Текстовые сообщения — это простой способ общения с клиентами и другими профессиональными контактами на ходу. Тем не менее, автокоррекция или неловко размещенный смайлик могут за считанные секунды перевернуть профессиональный разговор с ног на голову. Ключ в том, чтобы найти баланс между профессиональным, доступным и ясным. Вот как:

1. Назовите себя

Всегда представляйте себя в своем первом сообщении клиенту. Назовите свое полное имя и немного подробностей о том, откуда они вас знают и чего вы от них ожидаете. Четко сообщайте о своих намерениях, когда переписываетесь с клиентами, и вы не будете их раздражать или оставлять на «чтении». Например, сообщите своим клиентам заранее, что вы будете отправлять им текстовые сообщения только в том случае, если речь идет о срочных вопросах или если вам нужно быстро ответить «да» или «нет».

2. Тон

Когда вы пишете быстрые и конкретные сообщения, они могут показаться более резкими, чем обычно. С другой стороны, в многословных сообщениях отсутствуют естественные индикаторы общения, и их легко неверно истолковать. Мы предлагаем использовать тексты для получения информации, которая проста и не допускает недопонимания. Доброе приветствие, за которым следует прямой вопрос или утверждение, — идеальная золотая середина.

Имейте в виду, что общение по всем каналам должно соответствовать вашему бренду. Избегайте неестественных попыток остроумных замечаний или оживленного тона, если только это не соответствует общей идентичности вашего бренда, и клиенты, с которыми вы переписываетесь, хорошо знают об этом. С потенциальными клиентами или новыми рефералами лучше перестраховаться. Немного смягчите шутки и больше склоняйтесь к профессиональной стороне.

3. Будьте осторожны с сокращениями

Большинство агентов по недвижимости используют текстовые сообщения для профессионального и личного общения — часто по одному и тому же телефону. Когда вы привыкли вести непринужденную беседу посредством текстовых сообщений, легко вернуться к «нп» или «омг». Правило, о котором следует помнить, чтобы избежать путаницы: пишите только то, что вам удобно говорить вслух клиенту. Если вы не уверены, подходит ли тон, прочитайте сообщение вслух перед отправкой.

Держите всю контактную информацию вашего клиента организованной и легкодоступной с помощью CRM. Веб-сайты AgentFire естественным образом интегрируются со всеми ведущими CRM на рынке.

4. Перенесите тексты на другой носитель, если это необходимо

Никто не хочет слышать, что они потеряли дом своей мечты из-за SMS. Текстовые сообщения — слишком обычное средство, чтобы сообщать плохие новости. То же самое можно сказать о сложных новостях, подробных объяснениях и конфиденциальной информации. Вместо этого используйте текст, чтобы уведомить клиентов о том, что вы свяжетесь с ними по телефону по поводу их недавнего предложения, или отправьте им сообщение, чтобы предупредить их о том, что вы отправили им по электронной почте документацию, которую необходимо подписать, отправили им текст напоминания о встрече и т. д.

Во всех случаях финансовую информацию следует держать подальше от текстовых сообщений. SMS-сообщения не зашифрованы , а это означает, что существует реальный риск того, что операторы мобильной связи и хакеры низкого уровня получат доступ к вашим сообщениям.

5. Отвечайте быстро

Если вы агент по недвижимости, ваш телефон, вероятно, находится в вашей руке, когда вы читаете это. Известно, что агенты приклеены к своим телефонам днем ​​и ночью. Мир недвижимости не соблюдает обычные рабочие часы и дни, так почему вы должны?

Потому что всем нужен перерыв, вот почему.

В большинстве случаев агенты отвечают и должны отвечать сразу (если не в течение пары часов после получения сообщения). Более 24 часов без ответа на сообщение клиента может поставить под угрозу ваше доверие клиентов. Однако, если клиенты обращаются к вам в предрассветные часы утра или ночи, это признак того, что вам нужно уточнить свои границы.

Сообщите клиентам заранее, когда вы сможете отвечать на сообщения, и что вы в равной степени будете уважать их время. Для новых рефералов или контактов подготовьте текст автоответа или сообщение, которое вы можете легко скопировать и вставить, в котором указано ваше рабочее время. Если вы можете сдержать искушение прочитать сообщения сразу же, лучше всего оставить сообщения в нерабочее время «непрочитанными», пока вы действительно не будете готовы ответить.

6. Будьте экономны с эмодзи или полностью избегайте их

Проблема с смайликами возвращается к неправильному толкованию. Некоторые смайлики (например, такие как: ) имеют несколько значений и могут дать получателю неверное представление. Вы, как агент по недвижимости, должны судить о динамике ваших отношений с клиентами и вовлеченных в них личностях. Динамика между вами и человеком, с которым вы общаетесь, даст вам лучшее представление о том, будут ли смайлики иметь смысл или нет.

7. Не спамьте маркетинговыми текстами

Клиенты, доверившие вам свои личные номера телефонов, не ожидают получать назойливые рекламные тексты. Чтобы поддерживать хорошие отношения со своими клиентами, размещайте рекламный контент в менее личных средах, таких как социальные сети или электронная почта.

Маркетинговые сообщения, отправленные без согласия, могут даже быть наказаны по закону, в зависимости от вашей гиперлокальной области. Автоматические и массовые текстовые сообщения имеют особенно высокий риск быть отмеченными Федеральной комиссией по связи (FCC). Для этих типов текстов очень важно, чтобы клиенты выражали письменное согласие в виде подписанной формы или другого типа разрешения, которое можно записывать и управлять им.

8. Вычитка

Это говорит само за себя. Текст, полный орфографических и грамматических ошибок, заставляет вас выглядеть небрежно и торопливо. Перечитайте свой текст, прежде чем нажать «Отправить».

9. ПОЦЕЛУЙ

Если вы сомневаетесь, обратитесь к любимой фразе каждого школьного учителя английского языка: KISS Будь проще, тупица.

Как агент по недвижимости, четкая коммуникация имеет решающее значение для вашего успеха. Вы должны привыкнуть сжимать сложную информацию о недвижимости и упрощать ее для своих контактов. Не уверены, что ваш текст достаточно лаконичен, чтобы пройти тест KISS? Если ваш ответ длиннее двух-трех сообщений, переключитесь на звонок или электронную почту.

10. Изящно завершите разговор

Простое «Спасибо за обращение и хорошего дня» — пример того, как изящно завершить обмен текстовыми сообщениями. Какими бы непринужденными ни были текстовые сообщения, осознанное завершение разговора — это просто хороший вкус.

Вывод…

Гибкий, простой формат текстовых сообщений затрудняет понимание того, что подходит для клиентов, а что нет. Вы, агент по недвижимости, должны задавать тон текстовых разговоров и определять самый понятный способ общения с вашими контактами. В любом случае основные правила, приведенные выше, помогут вам сохранить профессионализм и ясность в любом профессиональном текстовом общении.