Saatnya Meninggalkan Intranet Anda dan Beralih ke Aplikasi Karyawan – 6 Alasan Mengapa

Selama beberapa dekade, para manajer telah menggunakan apa yang mereka miliki untuk menyebarkan informasi di seluruh perusahaan. Untuk waktu yang lama, ini termasuk menulis semuanya dengan pena dan kertas atau mengadakan rapat di satu ruangan dengan semua karyawan Anda. Dengan kemajuan teknologi, proses ini menjadi sedikit lebih efisien karena Anda dapat melakukan semuanya secara online melalui intranet.

Sementara intranet nyaman, manajer menemukan kelemahan berikut:

• Tidak fleksibel
• Sulit untuk memperbarui
• Membutuhkan tim teknologi
• Beberapa email perlu dikirim untuk memperbarui karyawan
• Tidak ramah pengguna
• Sulit dinavigasi
• Onboarding membutuhkan waktu berjam-jam

Namun, di zaman sekarang ini, ini sudah ketinggalan zaman! Jika Anda siap untuk meninggalkan internet, lompat ke delapan alasan mengapa aplikasi karyawan adalah jalan ke depan. Jika Anda tidak cukup mengerti di bawah, kami akan memberikan informasi lebih lanjut tentang intranet dan apa yang termasuk di dalamnya.

Apa itu Intranet?

Intranet adalah perangkat lunak yang diciptakan untuk membantu berbagi informasi internal di seluruh perusahaan. Tujuannya adalah untuk memberikan kemudahan bagi karyawan dalam mencari dokumen perusahaan dan untuk meningkatkan komunikasi secara keseluruhan.

Namun, intranet hanya tersedia bagi mereka yang bekerja untuk perusahaan. Oleh karena itu vendor, kontraktor, pemasok, dan kontak luar lainnya tidak memiliki akses ke portal.

Apa yang Termasuk Intranet?

Intranet adalah portal yang menyediakan sistem terpusat untuk perusahaan. Portal ini mencakup pendistribusian pengetahuan, protokol, dan dokumen lain yang diperlukan.

Sampai saat ini, intranet adalah cara yang bagus untuk menyebarkan informasi ke seluruh perusahaan. Oleh karena itu untuk karyawan tanpa meja, itu tidak efektif. Ketika Anda melihat lebih dekat, alat ini hanya berguna untuk karyawan kantoran, dan itu masih bisa diperdebatkan!

Dengan peningkatan karyawan tanpa meja di layanan lapangan, seperti ritel, makanan dan minuman, konstruksi, manufaktur, dan banyak lagi, intranet menjadi tidak efisien. Intranet tidak berfungsi untuk karyawan yang tidak memiliki meja, terutama karena beberapa intranet bahkan tidak menggunakan internet. Aplikasi karyawan adalah jawaban hari ini untuk intranet.

Apa itu Aplikasi Karyawan?

Aplikasi karyawan memungkinkan semua pekerja Anda mengakses informasi perusahaan di mana saja dan kapan saja. Aplikasi ini dapat diatur dalam beberapa menit tanpa tim teknologi dan karyawan Anda dapat bergabung sendiri. Tidak perlu meluangkan waktu dari jadwal sibuk Anda untuk melatih karyawan. Mereka mengunduhnya dan memulai, sesederhana itu!

Tidak ada lagi portal yang berat, cukup tambahkan materi sesuai kebutuhan. Semua informasi ditambahkan secara real-time dan dapat ditambahkan dari mana saja dan kapan saja. Perbarui karyawan Anda melalui aplikasi tentang protokol, aturan keselamatan, dll. Tidak perlu mengirim email yang berpotensi terlewatkan. Sebuah aplikasi karyawan memungkinkan Anda memperbarui tim Anda dengan mudah dan Anda memiliki kemampuan untuk melacak siapa yang melihatnya.

Mari selami alasan mengapa aplikasi karyawan adalah jalan maju di dunia modern.

6 Alasan Mengapa Saatnya Meninggalkan Intranet

Dalam penelitian terbaru oleh media digital terkini, hanya 13% yang mengakses intranet mereka setiap hari, sementara 31% tidak pernah membukanya. Pekerja kantoran yang disurvei melaporkan bahwa alasan rendahnya penggunaan adalah karena intranet tidak mudah diakses dan hanya sulit digunakan.

Namun, untuk karyawan tanpa meja, alasan yang sama berlaku, mempraktikkannya bahkan lebih sulit. Hanya karena mereka tidak duduk di belakang meja. Misalnya, karyawan ritel Anda mengajukan rak untuk penjualan baru tetapi perlu tahu persis ke mana perginya. Untuk melakukan ini, mereka harus meninggalkan lantai toko untuk mencari meja, mencetak planogram dan kemudian kembali. Itu tidak masuk akal!

Mengingat masyarakat modern kita terdiri dari 2,7 miliar pekerja tanpa meja, para pekerja ini membutuhkan platform modern untuk membantu mereka memenuhi peran mereka. Dengan intranet, itu tidak mungkin! Bahkan jika ada versi internet, biasanya tidak mobile-friendly. Ketika Anda mempraktikkannya, itu tidak bekerja untuk banyak industri jasa lapangan!

Kiat Connecteam: Anggota tim lebih cenderung masuk ke aplikasi karyawan, karena itu benar-benar ada di telapak tangan mereka. Mereka dapat mengakses informasi perusahaan, materi, dan lainnya saat bepergian. Karyawan dapat mengakses informasi dari aplikasi dengan mengklik tombol. Tidak ada alasan bagi mereka untuk meninggalkan tempat kerja untuk mencari komputer. Setiap orang memiliki akses ke aplikasi, baik di desktop maupun seluler. Oleh karena itu, pekerja ritel akan memiliki bahan di telapak tangan mereka, tanpa harus meninggalkan lantai toko!

Masyarakat saat ini mendasarkan produknya pada pengalaman yang ramah pengguna, dan intranet sama sekali tidak cocok dengan kategori itu! Aplikasi yang tepat adalah perbedaan antara karyawan Anda yang menggunakan dan berinteraksi dengannya atau tidak.

Intranet membutuhkan pelatihan berjam-jam karena tidak mudah dinavigasi. Karyawan mungkin menghindari intranet sama sekali, bahkan setelah pelatihan, karena kerumitannya. Informasi yang Anda butuhkan pada saat itu membutuhkan waktu berjam-jam untuk ditemukan, yang berarti bahwa sebagian besar karyawan menjauh karena mereka tidak dapat kehilangan waktu untuk mengejar informasi penting.

Karyawan menggunakan solusi perangkat lunak usang yang sudah cukup sulit untuk dinavigasi dan diterapkan dalam keseharian mereka. Selain itu, intranet tidak seperti perangkat lunak apa pun yang mereka kenal sehingga kurva pembelajarannya curam.

Tip Connecteam: Dengan aplikasi karyawan, orientasi sangat mudah. Yang perlu Anda lakukan adalah mengunduh dan memulai. Seperti kebanyakan aplikasi sosial yang digunakan siapa pun saat ini, navigasinya sederhana dan mudah dipahami sendiri. Tidak ada kurva belajar.

Penggunaannya sangat mudah, bahkan orang yang tidak paham teknologi dapat menggunakan aplikasi ini tanpa pelatihan! Aplikasi ini ramah pengguna dan intuitif. Berbeda dengan intranet yang kikuk dan sulit dinavigasi sebagaimana disebutkan dalam survei media digital terkini.

Intranet tidak dipersonalisasi untuk kebutuhan kerja setiap karyawan, oleh karena itu ketika pekerja mencari materi yang spesifik untuk peran pekerjaan, lokasi, atau departemen mereka, dibutuhkan waktu berjam-jam untuk menelusuri intranet. Bahkan setelah menghabiskan berjam-jam mencari, Anda mungkin telah mengambil dokumen yang salah. Intranet tidak intuitif yang berarti bahwa bahkan jika Anda tahu apa yang Anda cari, itu tidak berarti Anda akan menemukannya!

Ini sebagian besar disebabkan oleh fakta bahwa intranet bukanlah perangkat lunak yang paling logis atau dipersonalisasi, dan oleh karena itu sifatnya rumit. Intranet hanya menjadi database dengan data yang tidak digunakan siapa pun. Ini hanya membuang-buang sumber daya yang baik!

Tip Connecteam: Tidak seperti intranet yang sudah ketinggalan zaman, Anda dapat sepenuhnya mempersonalisasi aplikasi karyawan agar sesuai dengan bisnis Anda. Sebagai permulaan, manajer dapat menambahkan dokumen khusus untuk setiap peran di perusahaan. Ini berarti bahwa pekerja tidak perlu lagi menelusuri setiap dokumen, karena setiap file yang dapat diakses di aplikasi mereka terkait dengan pekerjaan, departemen, lokasi, atau kebutuhan khusus lainnya yang relevan.

Selanjutnya, untuk personalisasi tambahan, Anda dapat menyertakan logo dan merek perusahaan Anda, yang memungkinkan karyawan benar-benar merasa menjadi bagian dari perusahaan.

Salah satu masalah terbesar dengan intranet adalah bahwa hal itu tidak melibatkan karyawan Anda karena tidak mempromosikan komunikasi dua arah. Ini adalah representasi yang buruk dari perusahaan Anda, rasanya seperti alat luar daripada terkait langsung dengan perusahaan dan budayanya. Selain itu, ini berfungsi sebagai komunikasi top-down, tanpa ada cara bagi karyawan untuk terlibat. Studi membuktikan bahwa keterlibatan karyawan sangat penting untuk motivasi dan retensi, oleh karena itu jika Anda tidak menggunakan alat untuk mendorong ini, Anda bisa kehilangan karyawan Anda karena pesaing Anda.

Tip Connecteam: Aplikasi karyawan sangat mirip dengan aplikasi sosial yang kemungkinan besar sudah digunakan oleh tim Anda. Mereka menyenangkan dan terlibat dalam desain mereka dengan kemampuan penuh untuk menyukai, berkomentar, dan berbagi GIF, emoji, gambar, dll. Sebagian besar aplikasi karyawan dibuat dengan lapisan keterlibatan tambahan untuk membantu retensi dan motivasi; fitur yang memastikan lapisan keterlibatan ini adalah obrolan, pembaruan, jajak pendapat, survei, dan banyak lagi.

Saat Anda menambahkan materi baru atau bahkan memperbarui materi yang sudah ada ke intranet, tidak ada cara untuk melacak siapa yang mengakses dan melihat materi yang diperbarui. Mengirim email atau pesan teks untuk mengingatkan semua orang tentang perubahan itu berantakan dan tidak efisien. Lebih sering daripada tidak, karyawan melewatkan pembaruan dan terus menggunakan metode lama. Anda berakhir dengan informasi yang berguna tersesat dalam sistem!

Tip Connecteam: Sebagian besar aplikasi karyawan dirancang untuk memastikan tidak ada yang gagal. Manajer dapat mengatur pengingat otomatis yang dikirim ke karyawan yang relevan – berdasarkan lokasi, peran pekerjaan, departemen, dll. – dan Anda dapat melacak siapa yang membuka dan membaca materi yang diperbarui. Jika seorang karyawan tidak membaca materi baru yang Anda bagikan, Anda memiliki data itu di ujung jari Anda sehingga Anda dapat mengirimi mereka pengingat lagi!

Selain itu, setelah Anda memperbarui materi, semua karyawan Anda segera memilikinya di ponsel mereka sehingga setiap kali mereka mengakses materi yang dibutuhkan, itu adalah versi terbaru. Ini sudah jelas dengan pandemi, di mana aturan dan peraturan berubah dari menit ke menit. Membuat perubahan dan memperbarui aplikasi karyawan Anda mudah dan cepat, dan fakta bahwa itu dapat diakses secara langsung saat bepergian memungkinkan Anda menjangkau tenaga kerja Anda secara real-time.

Intranet tidak mudah dirawat dan seringkali membutuhkan teknisi TI untuk memperbarui sistem. Ini bisa tepat waktu, mahal, dan juga berarti Anda harus menunggu sampai teknologi TI Anda punya waktu untuk keluar dan memperbaruinya. Oleh karena itu, rumit untuk menyelesaikan proses tanpa bantuan.

Selain itu, jika asisten teknis keluar untuk memperbarui sistem, ini dapat berarti bahwa karyawan tidak dapat mengakses sistem selama berjam-jam, hingga pembaruan selesai. Oleh karena itu, Anda kehilangan waktu yang berharga dan karyawan Anda dibiarkan menunggu tanpa data yang mereka butuhkan. Menyelesaikan tugas dapat memakan waktu dua kali lipat karena pekerja menunggu untuk mendapatkan kembali akses.

Tip Connecteam: Aplikasi karyawan dirancang untuk bekerja tanpa memerlukan asisten teknis karena Anda dapat menambahkan dan memperbarui materi sendiri. Sebagian besar aplikasi mengharuskan pengguna memiliki izin admin untuk dapat membuat pembaruan sendiri yang berarti bahwa pembaruan dilakukan secara real-time dan kapan pun Anda butuhkan dan inginkan. Anda tidak dibiarkan menunggu berjam-jam atau mengandalkan bantuan dari luar untuk mencoba dan menyelesaikan sesuatu.

Connecteam – Aplikasi Karyawan Terkemuka

Intranet pernah menjadi perangkat lunak saat Anda perlu menyimpan dokumen. Namun, di era modern intranet tidak bisa mengikuti! Itulah alasan sederhana mengapa banyak perusahaan beralih ke aplikasi karyawan dan pemimpin pasar adalah Connecteam.

Connecteam memberi semua karyawan Anda akses langsung ke pembaruan, pengumuman, dan kebijakan perusahaan saat bepergian. Tidak perlu membuang waktu untuk bolak-balik dari kantor untuk membuka desktop hanya untuk memeriksa prosedur atau materi tertentu. Pekerja cukup membuka aplikasi di ponsel mereka sendiri, yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik mereka.

Dari sudut pandang manajer, berikut ini adalah manfaat terbesar beralih dari intranet ke Connecteam:

• Fleksibel
• Mudah diperbarui
• Tidak diperlukan tim teknologi
• Tidak ada lagi email yang perlu dikirim untuk memperbarui karyawan
• Mudah digunakan
• Mudah dinavigasi
• Tidak perlu pelatihan

Dengan begitu mudah digunakan, intuitif dan menyenangkan untuk digunakan semua orang, Anda akan bertanya-tanya bagaimana Anda bisa mengatasinya tanpa itu!

Pesan Demo Hari Ini!

Temui tim kami dan cari tahu bagaimana Connecteam dapat mengubah bisnis Anda sehari-hari!

Pesan sekarang!