Pourquoi les entreprises utilisent-elles des logiciels de productivité collaborative en ligne ?

Si jamais vous vous demandez pourquoi d'autres entreprises utilisent un logiciel de productivité collaborative en ligne, c'est probablement pour l'une des raisons suivantes : premièrement ; vous ne savez pas exactement ce que cela signifie.

Deuxièmement, votre entreprise manque d'outils de productivité modernes pour les employés.

Ou troisièmement, vous êtes sceptique quant aux avantages de la mise en œuvre d'une nouvelle technologie de collaboration quant à savoir si elle va déplacer l'aiguille de manière notable.

Si vous réfléchissez à l'un de ces éléments, vous êtes au bon endroit. Aujourd'hui, nous allons examiner les bases des logiciels de productivité collaborative en ligne : pourquoi vos concurrents les utilisent et si vous avez vraiment besoin d'investir dans un logiciel.

Qu'est-ce qu'un logiciel de productivité collaborative en ligne ?

L'une des raisons pour lesquelles la transformation numérique peut être frustrante pour les chefs d'entreprise, les décideurs et les parties prenantes est le manque de compréhension de leurs besoins exacts et des solutions technologiques à mettre en œuvre pour y répondre.

En ce qui concerne les solutions de collaboration et de productivité, ces préoccupations sont considérablement atténuées par le fait que pratiquement toutes les entreprises comptant plusieurs employés, et en particulier celles qui ont plusieurs bureaux, pourraient utiliser une suite de productivité pour leurs opérations.

Le « logiciel de productivité collaborative » est mieux connu de la plupart des gens comme une suite d'applications comme Microsoft 365 ou Slack. En termes simples, ce sont des services cloud qui permettent la messagerie instantanée, le partage de fichiers et la collaboration entre les applications intégrées de Word à GitHub.

Ce que vous devez savoir sur les suites de productivité cloud

Répondons maintenant à la question de savoir pourquoi les entreprises bénéficient de l'utilisation de suites de collaboration.

Le besoin de plates-formes cloud pour faciliter une main-d'œuvre plus productive en termes de partage de données et de collaboration a augmenté ces dernières années.

Cela s'explique en grande partie par les avantages réalisés par les entreprises mettant en œuvre ces solutions, même bien avant que la pandémie de COVID n'oblige de nombreuses personnes à les rechercher.

L'importance des données

L'expression « big data » est souvent évoquée lorsqu'il s'agit de transformation numérique, mais qu'est-ce que cela signifie et en quoi est-elle pertinente pour les PME et les logiciels de collaboration ?

Même les plus petites entreprises hébergent d'énormes ensembles de données, en partie parce que les logiciels sont devenus beaucoup plus aptes à quantifier les informations que les années précédentes.

Bien sûr, ce que les organisations souhaitent généralement utiliser le plus, ce sont les logiciels qui analysent les informations et fournissent des données exploitables, comme c'est souvent le cas avec les plateformes de marketing et de vente.

Mais ils ont toujours besoin d'un moyen d'accéder à ces données et de les partager le plus rapidement possible, tout en évitant toute émergence potentielle de silos de données susceptibles d'inhiber la productivité, et c'est là qu'interviennent les logiciels de collaboration.

Considérez-le comme un tissu conjonctif qui permet aux employés d'échanger instantanément des données, qu'ils soient au bureau ou à distance.

Pourquoi le partage de données est-il important ?

En plus de débarrasser une entreprise des silos de données, le besoin d'un logiciel de productivité collaborative en ligne pour gérer plus efficacement les informations au sein d'une organisation joue un rôle important pour garantir qu'elles sont axées sur les données.

En 2022, la possibilité pour les entreprises d'agréger et de partager leurs données de manière transparente est une nécessité et l'une des principales raisons pour lesquelles elles investissent davantage dans les technologies qui le permettent.

En fait, Salesforce a constaté que 86 % des PME attribuent le manque de collaboration ou une communication inefficace aux échecs sur le lieu de travail.

Ce besoin d'un environnement dans lequel les informations peuvent être facilement partagées via le cloud a entraîné une augmentation de l'adoption, les applications de travail d'équipe étant les solutions les plus recherchées et les outils les plus recherchés étant l'édition collaborative de documents, les applications de collaboration et la vidéoconférence en ligne. .

Les organisations axées sur les données sont 23 fois plus susceptibles d'acquérir des clients, 6 fois plus susceptibles de conserver des clients et 19 fois plus susceptibles d'être rentables en conséquence

Gains de productivité

Lorsqu'il s'agit d'investir dans la technologie, les décideurs veulent être en mesure de voir un retour tangible sur cet investissement.

Il n'est pas rare que les projets de transformation numérique rencontrent des difficultés lorsque les parties prenantes ont du mal à voir quels avantages leurs nouvelles solutions leur apportent.

Avec les plates-formes de productivité collaboratives, les bénéfices obtenus en termes de productivité des employés et des opérations sont plus faciles à évaluer, et c'est l'une des raisons de l'enthousiasme suscité par ces systèmes.

Les participants à un projet de recherche de Stanford qui ont été préparés à agir en collaboration sont restés coincés dans leur tâche 64 % plus longtemps que leurs pairs solitaires, tout en signalant des niveaux d'engagement plus élevés, des niveaux de fatigue plus faibles et un taux de réussite plus élevé.

Les chefs d'entreprise ne seront pas surpris que les équipes qui travaillent en collaboration soient plus innovantes, plus productives et plus efficaces que les travailleurs indépendants.

C'est l'une des raisons pour lesquelles nous constatons tant d'investissements dans la technologie qui permettent une plus grande collaboration dans les entreprises. Après la flexibilité, la productivité est le deuxième moteur d'investissement dans les plateformes UCaaS pour les PME.

Besoins changeants de la main-d'œuvre

La réalité du lieu de travail moderne est de plus en plus façonnée par la flexibilité et l'évolution des attitudes chaque année.

Alors que la question de savoir pourquoi les entreprises utilisent des logiciels de productivité collaborative en ligne peut être résolue d'un point de vue commercial en termes de rendement opérationnel accru ; il y a aussi le revers de la médaille, à savoir offrir aux employés les outils dont ils ont besoin pour être satisfaits au travail.

Tout comme l'adoption de ces solutions était à la hausse avant la pandémie dans tous les cas, les attitudes changeaient également concernant le travail à distance et les technologies de communication modernes - les événements de 2020 ont accéléré une tendance existante.

Une augmentation de 176 % de l'installation d'applications de collaboration sur les appareils d'entreprise a été constatée après la crise du COVID-19 en mai 2020.

En ce qui concerne l'évolution des attitudes, les jeunes générations comme la génération Y, qui constituent désormais la majorité de la main-d'œuvre américaine, sont plus exigeantes en matière d'adoption de la technologie. Par exemple, les trois quarts des Millennials pensent qu'une configuration de travail de n'importe où ou un travail à distance est une politique d'entreprise importante.

En d'autres termes, il est dans l'intérêt d'une entreprise de mettre en œuvre une technologie qui lui permet d'offrir de la flexibilité à ses lieux de travail afin d'attirer de nouveaux candidats entrant sur le marché du travail national.

Conclusion

Si vous vous demandez exactement pourquoi il est si important pour une PME dans l'environnement commercial d'aujourd'hui d'implémenter un logiciel de productivité collaborative, alors les trois pilotes que nous avons examinés aujourd'hui sont d'excellents points de départ.

Un meilleur moyen de partager, de traiter et d'échanger des données ; des gains de productivité pour vos équipes et vos collaborateurs ; et la mise en place d'un environnement de travail dans lequel les employés actuels et potentiels voudront faire partie - tous ces facteurs sont essentiels pour faire avancer une entreprise.

Presque toutes les entreprises pourraient utiliser des suites de collaboration, même les petites PME avec peu de personnel. Pour ces entreprises, des versions gratuites de Microsoft Teams, par exemple, ont été mises à disposition - les fournisseurs reconnaissent que les entreprises de toutes tailles veulent ces outils et s'efforcent de les adapter.

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