¿Por qué las empresas utilizan software de productividad colaborativa en línea?

Si alguna vez se pregunta por qué otras empresas usan software de productividad colaborativa en línea, probablemente sea por una de varias razones: en primer lugar; no está seguro de lo que significa exactamente.

En segundo lugar, su empresa carece de herramientas modernas de productividad para los empleados.

O en tercer lugar, es escéptico sobre los beneficios de implementar una nueva tecnología de colaboración en términos de si va a mover la aguja de manera notable.

Si te encuentras reflexionando sobre alguno de estos, entonces has venido al lugar correcto. Hoy vamos a echar un vistazo a los conceptos básicos del software de productividad colaborativa en línea: por qué sus competidores los usan y si realmente necesita invertir en uno.

¿Qué es el software de productividad colaborativa en línea?

Una de las razones por las que la transformación digital puede ser frustrante para los líderes empresariales, los tomadores de decisiones y las partes interesadas es la falta de comprensión sobre cuáles son exactamente sus necesidades y qué soluciones tecnológicas deben implementarse para abordarlas.

Con respecto a las soluciones de colaboración y productividad, estas preocupaciones se neutralizan significativamente por el hecho de que prácticamente cualquier empresa con varios empleados, y en particular aquellas con varias oficinas, podría usar una suite de productividad para sus operaciones.

El "software de productividad colaborativa" es mejor conocido por la mayoría de las personas como un conjunto de aplicaciones como Microsoft 365 o Slack. En pocas palabras, son servicios en la nube que permiten la mensajería instantánea, el uso compartido de archivos y la colaboración entre aplicaciones integradas desde Word hasta GitHub.

Lo que necesita saber sobre las suites de productividad en la nube

Ahora respondamos la pregunta de por qué las empresas se benefician del uso de suites de colaboración.

La necesidad de plataformas en la nube para facilitar una fuerza laboral más productiva en términos de intercambio de datos y colaboración ha aumentado en los últimos años.

Esto ha sido impulsado en gran medida por los beneficios obtenidos por las empresas que implementan estas soluciones, incluso mucho antes de que la pandemia de COVID obligara a muchos a buscarlas.

La importancia de los datos

La frase "big data" se usa mucho cuando se trata de transformación digital, pero ¿qué significa y cómo es pertinente para las PYMES y el software de colaboración?

Incluso las empresas más pequeñas albergan enormes conjuntos de datos, en parte porque el software se ha vuelto mucho más hábil para cuantificar información que en años anteriores.

Por supuesto, lo que las organizaciones normalmente querrán utilizar más será el software que analiza la información y proporciona datos procesables, como es común en las plataformas de marketing y ventas.

Pero aún necesitan un medio para acceder y compartir esos datos lo más rápido posible, al tiempo que evitan cualquier posible aparición de silos de datos que puedan inhibir la productividad, y ahí es donde entra en juego el software de colaboración.

Piense en ello como un tejido conectivo que permite a los empleados intercambiar datos al instante, ya sea que estén en la oficina o trabajando de forma remota.

¿Por qué es importante compartir datos?

Además de librar a una empresa de los silos de datos, la necesidad de un software de productividad colaborativo en línea para manejar de manera más efectiva la información dentro de una organización juega un papel importante para garantizar que estén basados ​​en datos.

En 2022, la capacidad de las empresas para agregar y compartir sus datos sin problemas es una necesidad y una de las principales razones por las que están invirtiendo más en tecnología que lo permita.

De hecho, Salesforce descubrió que el 86 % de las pymes culpan a la falta de colaboración o a la comunicación ineficaz de las fallas en el lugar de trabajo.

Esta necesidad de un entorno en el que la información se pueda compartir fácilmente a través de la nube ha llevado a un aumento en la aceptación, siendo las aplicaciones de trabajo en equipo las soluciones más buscadas, y las herramientas más deseadas son la edición colaborativa de documentos, las aplicaciones de colaboración y las videoconferencias en línea. .

Las organizaciones basadas en datos tienen 23 veces más probabilidades de adquirir clientes, 6 veces más probabilidades de retener clientes y 19 veces más probabilidades de ser rentables como resultado

Ganancias de productividad

Cuando se trata de invertir en tecnología, los tomadores de decisiones quieren poder ver un retorno tangible de esa inversión.

No es raro que los proyectos de transformación digital tengan problemas cuando las partes interesadas luchan por ver qué beneficios les brindan sus nuevas soluciones.

Con las plataformas de productividad colaborativa, los beneficios obtenidos con respecto a la productividad operativa y de los empleados son más fáciles de medir, y una de las razones por las que ha habido una aceptación tan entusiasta de estos sistemas.

Los participantes en un proyecto de investigación de Stanford que estaban preparados para actuar en colaboración permanecieron en su tarea un 64 % más que sus compañeros solitarios, al mismo tiempo que informaron niveles más altos de compromiso, niveles más bajos de fatiga y una tasa de éxito más alta.

No sorprenderá a los líderes empresariales que los equipos que trabajan en colaboración sean más innovadores, más productivos y más eficientes que los trabajadores individuales.

Esta es una de las razones por las que estamos viendo tanta inversión en tecnología que permite una mayor colaboración en las empresas: después de la flexibilidad, la productividad es el segundo mayor impulsor de la inversión en plataformas UCaaS para pymes.

Necesidades cambiantes de la fuerza laboral

La realidad del lugar de trabajo moderno está siendo moldeada con mayor frecuencia por la flexibilidad y las actitudes cambiantes cada año.

Si bien la pregunta de por qué las empresas usan software de productividad colaborativa en línea puede responderse desde una perspectiva comercial en términos de mayor producción operativa; también está la otra cara de la moneda: ofrecer a los empleados las herramientas que necesitan para sentirse satisfechos en el lugar de trabajo.

Así como la adopción de estas soluciones estaba en aumento antes de la pandemia, también estaban cambiando las actitudes con respecto al trabajo remoto y la tecnología de comunicación moderna: los eventos de 2020 impulsaron una tendencia existente.

Se encontró un aumento del 176% en la instalación de aplicaciones de colaboración en dispositivos empresariales después de la crisis de COVID-19 solo en mayo de 2020.

Con respecto al cambio de actitudes, las generaciones más jóvenes como los Millennials, que ahora constituyen la mayoría de la fuerza laboral de los EE. UU., son más exigentes en lo que respecta a la adopción de tecnología. Por ejemplo, las tres cuartas partes de los Millennials creen que una configuración de trabajo desde cualquier lugar o trabajo remoto es una política importante de la empresa.

En otras palabras, está en el mejor interés de una empresa implementar tecnología que les permita ofrecer flexibilidad a sus lugares de trabajo para atraer nuevos candidatos que ingresen a la fuerza laboral nacional.

Línea de fondo

Si se pregunta por qué es tan importante para una PYME en el entorno empresarial actual implementar un software de productividad colaborativo, entonces los tres impulsores que hemos visto hoy son excelentes puntos de partida.

Un mejor medio para compartir, manejar e intercambiar datos; ganancias de productividad para sus equipos y empleados; y el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados actuales y futuros querrán ser parte: todos estos factores son clave para hacer avanzar un negocio.

Casi todas las empresas podrían usar suites de colaboración, incluso las pequeñas y medianas empresas con pocos miembros del personal. Para estas empresas, se han puesto a disposición versiones gratuitas de Microsoft Teams, por ejemplo: los proveedores están reconociendo que las empresas de cualquier tamaño quieren estas herramientas y están haciendo un esfuerzo para acomodarlas.

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