Por que as empresas usam software de produtividade colaborativa online?

Se você se perguntar por que outras empresas usam software de produtividade colaborativa online, provavelmente é por uma das várias razões: primeiro; você não tem certeza exatamente o que isso significa.

Em segundo lugar, sua empresa carece de ferramentas modernas de produtividade para os funcionários.

Ou, em terceiro lugar, você está cético em relação aos benefícios da implementação de uma nova tecnologia de colaboração em termos de saber se ela vai mover a agulha de maneira perceptível.

Se você está pensando em qualquer um desses, então você veio ao lugar certo. Hoje, vamos dar uma olhada nos fundamentos do software de produtividade colaborativa online – por que seus concorrentes os usam e se você realmente precisa investir em um.

O que é software de produtividade colaborativa online?

Uma das razões pelas quais a transformação digital pode ser frustrante para líderes de negócios, tomadores de decisão e partes interessadas é a falta de compreensão sobre exatamente quais são suas necessidades e quais soluções tecnológicas devem ser implementadas para abordá-las.

No que diz respeito às soluções de colaboração e produtividade, essas preocupações são neutralizadas significativamente pelo fato de que praticamente qualquer empresa com vários funcionários – e particularmente aquelas com vários escritórios – pode usar um pacote de produtividade para suas operações.

“Software de produtividade colaborativa” é mais conhecido pela maioria das pessoas como um conjunto de aplicativos como Microsoft 365 ou Slack. Simplificando, são serviços em nuvem que permitem mensagens instantâneas, compartilhamento de arquivos e colaboração em aplicativos integrados do Word ao GitHub.

O que você precisa saber sobre os pacotes de produtividade na nuvem

Agora vamos responder à pergunta de por que as empresas se beneficiam do uso de suítes de colaboração.

A necessidade de plataformas em nuvem para facilitar uma força de trabalho mais produtiva em termos de compartilhamento de dados e colaboração tem aumentado nos últimos anos.

Isso foi em grande parte impulsionado pelos benefícios percebidos pelas empresas que implementam essas soluções, mesmo antes da pandemia do COVID forçar a mão de muitos a procurá-las.

A Importância dos Dados

A frase “big data” é muito usada quando se trata de transformação digital, mas o que isso significa e como é pertinente a SMBs e software de colaboração?

Mesmo as menores empresas abrigam enormes conjuntos de dados, em parte porque o software se tornou muito mais hábil em quantificar informações do que em anos anteriores.

Obviamente, o que as organizações normalmente mais desejam usar é um software que analisa informações e fornece dados acionáveis, como é comum em plataformas de marketing e vendas.

Mas eles ainda precisam de um meio para acessar e compartilhar esses dados o mais rápido possível, evitando qualquer possível surgimento de silos de dados que possam inibir a produtividade - e é aí que entra o software de colaboração.

Pense nisso como um tecido conjuntivo que permite que os funcionários troquem dados instantaneamente, estejam eles no escritório ou trabalhando remotamente.

Por que o compartilhamento de dados é importante?

Além de livrar uma empresa dos silos de dados, a necessidade de um software de produtividade colaborativa online para lidar com as informações com mais eficiência dentro de uma organização desempenha um papel importante na garantia de que elas sejam orientadas por dados.

Em 2022, a capacidade das empresas de agregar e compartilhar perfeitamente seus dados é uma necessidade e uma das principais razões pelas quais estão investindo mais em tecnologia que permite isso.

Na verdade, a Salesforce descobriu que 86% das PMEs culpam a falta de colaboração ou comunicação ineficaz por falhas no local de trabalho.

Essa necessidade de um ambiente no qual as informações possam ser compartilhadas facilmente por meio da nuvem levou a um aumento na aceitação, sendo os aplicativos de trabalho em equipe as soluções mais procuradas e as ferramentas mais desejadas sendo a edição colaborativa de documentos, aplicativos de colaboração e videoconferência online .

As organizações orientadas a dados têm 23 vezes mais chances de adquirir clientes, 6 vezes mais chances de reter clientes e 19 vezes mais chances de serem lucrativas como resultado

Ganhos de produtividade

Quando se trata de investimento em tecnologia, os tomadores de decisão querem ver um retorno tangível desse investimento.

Não é incomum que projetos de transformação digital tenham problemas quando as partes interessadas estão lutando para ver o benefício que suas novas soluções estão trazendo.

Com plataformas de produtividade colaborativa, os benefícios obtidos em relação à produtividade dos funcionários e operacionais são mais fáceis de medir, e uma das razões pelas quais tem havido uma aceitação tão entusiasmada desses sistemas.

Participantes de um projeto de pesquisa de Stanford que foram preparados para agir colaborativamente ficaram 64% mais presos em suas tarefas do que seus colegas solitários, ao mesmo tempo em que relataram níveis mais altos de engajamento, níveis mais baixos de fadiga e uma taxa de sucesso mais alta.

Não será nenhuma surpresa para os líderes de negócios que as equipes que trabalham de forma colaborativa sejam mais inovadoras, mais produtivas e mais eficientes do que os trabalhadores individuais.

Esse é um dos motivos pelos quais estamos vendo tanto investimento em tecnologia que permite mais colaboração nas empresas – depois da flexibilidade, a produtividade é o segundo maior fator de investimento em plataformas UCaaS para SMBs.

Mudanças nas Necessidades da Força de Trabalho

A realidade do local de trabalho moderno está sendo mais frequentemente moldada pela flexibilidade e mudança de atitudes a cada ano.

Enquanto a questão de por que as empresas usam software de produtividade colaborativa on-line pode ser respondida de uma perspectiva de negócios em termos de aumento da produção operacional; há também o outro lado da moeda, ou seja, oferecer aos funcionários as ferramentas de que precisam para estarem satisfeitos no local de trabalho.

Assim como a adoção dessas soluções estava aumentando antes da pandemia, também estavam mudando as atitudes em relação ao trabalho remoto e à tecnologia de comunicação moderna – os eventos de 2020 turbinaram uma tendência existente.

Um aumento de 176% na instalação de aplicativos de colaboração em dispositivos corporativos foi encontrado após a crise do COVID-19 apenas em maio de 2020.

Com relação à mudança de atitudes, as gerações mais jovens, como os Millennials, que agora compõem a maioria da força de trabalho dos EUA, são mais exigentes quando se trata de adoção de tecnologia. Por exemplo, três quartos dos Millennials acreditam que uma configuração de trabalho em qualquer lugar ou trabalho remoto é uma política importante da empresa.

Em outras palavras, é do interesse próprio de uma empresa implementar tecnologia que permita oferecer flexibilidade aos seus locais de trabalho para atrair novos candidatos que ingressam na força de trabalho nacional.

Resultado final

Se você está se perguntando por que exatamente é tão importante para uma SMB no ambiente de negócios de hoje implementar software de produtividade colaborativa, então os três drivers que analisamos hoje são excelentes pontos de partida.

Um meio melhor de compartilhamento, manuseio e troca de dados; ganhos de produtividade para suas equipes e colaboradores; e o estabelecimento de um ambiente de trabalho no qual os funcionários atuais e futuros queiram fazer parte – todos esses fatores são fundamentais para levar um negócio adiante.

Quase todas as empresas podem usar suítes de colaboração, mesmo pequenas SMBs com poucos membros da equipe. Para essas empresas, versões gratuitas do Microsoft Teams, por exemplo, foram disponibilizadas – os provedores estão reconhecendo que empresas de qualquer tamanho desejam essas ferramentas e estão se esforçando para acomodá-las.

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