Mengapa Perusahaan Menggunakan Perangkat Lunak Produktivitas Kolaboratif Online?

Jika Anda pernah bertanya mengapa perusahaan lain menggunakan perangkat lunak produktivitas kolaboratif online, itu mungkin karena salah satu dari beberapa alasan: pertama; Anda tidak yakin apa artinya.

Kedua, bisnis Anda tidak memiliki alat produktivitas modern untuk karyawan.

Atau ketiga, Anda skeptis terhadap manfaat penerapan teknologi kolaborasi baru dalam hal apakah itu akan menggerakkan jarum dengan cara yang nyata.

Jika Anda menemukan diri Anda merenungkan salah satu dari ini, maka Anda telah datang ke tempat yang tepat. Hari ini, kita akan melihat dasar-dasar perangkat lunak produktivitas kolaboratif online—mengapa pesaing Anda menggunakannya dan jika Anda benar-benar perlu berinvestasi dalam perangkat lunak tersebut.

Apa itu Perangkat Lunak Produktivitas Kolaboratif Online?

Salah satu alasan transformasi digital dapat membuat frustasi para pemimpin bisnis, pengambil keputusan, dan pemangku kepentingan adalah kurangnya pemahaman tentang apa kebutuhan mereka dan solusi teknologi mana yang harus diterapkan untuk mengatasinya.

Berkenaan dengan solusi kolaborasi dan produktivitas, kekhawatiran ini dinetralkan secara signifikan oleh fakta bahwa hampir semua bisnis dengan banyak karyawan—dan khususnya mereka yang memiliki banyak kantor—dapat menggunakan rangkaian produktivitas untuk operasi mereka.

“Perangkat lunak produktivitas kolaboratif” lebih dikenal oleh kebanyakan orang sebagai rangkaian aplikasi seperti Microsoft 365 atau Slack. Sederhananya, mereka adalah layanan cloud yang memungkinkan pengiriman pesan instan, berbagi file, dan kolaborasi di seluruh aplikasi terintegrasi dari Word ke GitHub.

Yang Perlu Anda Ketahui Tentang Cloud Productivity Suites

Sekarang mari kita jawab pertanyaan mengapa bisnis mendapat manfaat dari penggunaan suite kolaborasi.

Kebutuhan akan platform cloud untuk memfasilitasi tenaga kerja yang lebih produktif dalam hal berbagi data dan kolaborasi telah meningkat dalam beberapa tahun terakhir.

Ini sebagian besar didorong oleh manfaat yang diwujudkan oleh perusahaan yang menerapkan solusi ini, bahkan jauh sebelum pandemi COVID memaksa banyak orang untuk mencarinya.

Pentingnya Data

Ungkapan “big data” banyak dilontarkan ketika menyangkut transformasi digital, tetapi apa artinya dan bagaimana kaitannya dengan UKM dan perangkat lunak kolaborasi?

Bahkan bisnis terkecil memiliki kumpulan data yang sangat besar, sebagian karena perangkat lunak telah menjadi jauh lebih mahir dalam menghitung informasi daripada tahun-tahun sebelumnya.

Tentu saja, apa yang biasanya paling ingin dimanfaatkan oleh organisasi adalah perangkat lunak yang menganalisis informasi dan menyediakan data yang dapat ditindaklanjuti, seperti yang biasa terjadi pada platform pemasaran dan penjualan.

Namun mereka masih membutuhkan sarana untuk mengakses dan membagikan data tersebut secepat mungkin, sambil juga menghindari potensi munculnya silo data yang dapat menghambat produktivitas—dan di situlah perangkat lunak kolaborasi berperan.

Anggap saja sebagai jaringan ikat yang memungkinkan karyawan untuk bertukar data secara instan, baik mereka di kantor atau bekerja dari jarak jauh.

Mengapa Berbagi Data Itu Penting?

Selain membersihkan bisnis dari silo data, kebutuhan akan perangkat lunak produktivitas kolaboratif online untuk menangani informasi secara lebih efektif dalam suatu organisasi memainkan peran besar dalam memastikan mereka didorong oleh data.

Pada tahun 2022, kemampuan bisnis untuk menggabungkan dan membagikan data mereka dengan mulus adalah suatu keharusan dan salah satu alasan utama mereka berinvestasi lebih banyak dalam teknologi yang memungkinkan hal ini.

Faktanya, Salesforce menemukan bahwa 86% UKM menyalahkan kurangnya kolaborasi atau komunikasi yang tidak efektif sebagai penyebab kegagalan di tempat kerja.

Kebutuhan akan lingkungan di mana informasi dapat dibagikan dengan mudah melalui cloud telah menyebabkan lonjakan penyerapan, dengan aplikasi kerja tim solusi yang paling dicari, dan alat yang paling diinginkan adalah pengeditan dokumen kolaboratif, aplikasi kolaborasi, dan konferensi video online. .

Organisasi berbasis data 23 kali lebih mungkin untuk mendapatkan pelanggan, 6 kali lebih mungkin untuk mempertahankan pelanggan, dan 19 kali lebih mungkin untuk menguntungkan sebagai hasilnya

Keuntungan Produktivitas

Ketika berbicara tentang investasi di bidang teknologi, para pengambil keputusan ingin dapat melihat pengembalian yang nyata atas investasi tersebut.

Bukan hal yang aneh jika proyek transformasi digital mengalami masalah ketika para pemangku kepentingan berjuang untuk melihat manfaat apa yang diberikan oleh solusi baru mereka.

Dengan platform produktivitas kolaboratif, manfaat yang diperoleh sehubungan dengan produktivitas karyawan dan operasional lebih mudah diukur, dan salah satu alasan mengapa ada penerapan yang begitu antusias dalam sistem ini.

Peserta dalam proyek penelitian Stanford yang siap untuk bertindak secara kolaboratif terjebak pada tugas mereka 64% lebih lama daripada rekan-rekan mereka yang soliter, sementara juga melaporkan tingkat keterlibatan yang lebih tinggi, tingkat kelelahan yang lebih rendah, dan tingkat keberhasilan yang lebih tinggi.

Tidak mengherankan bagi para pemimpin bisnis bahwa tim yang bekerja secara kolaboratif lebih inovatif, lebih produktif, dan lebih efisien daripada pekerja tunggal.

Inilah salah satu alasan kami melihat begitu banyak investasi dalam teknologi yang memungkinkan lebih banyak kolaborasi dalam bisnis—setelah fleksibilitas, produktivitas adalah pendorong investasi terbesar kedua di platform UCaaS untuk UKM.

Perubahan Kebutuhan Tenaga Kerja

Realitas tempat kerja modern lebih sering dibentuk oleh fleksibilitas dan perubahan sikap setiap tahun.

Sementara pertanyaan mengapa perusahaan menggunakan perangkat lunak produktivitas kolaboratif online dapat dijawab dari perspektif bisnis dalam hal peningkatan output operasional; ada juga sisi lain dari koin—yaitu menawarkan kepada karyawan alat yang mereka butuhkan untuk puas di tempat kerja.

Sama seperti penggunaan solusi ini yang meningkat sebelum pandemi dalam hal apa pun, demikian juga perubahan sikap terkait pekerjaan jarak jauh dan teknologi komunikasi modern—peristiwa di tahun 2020 mendorong tren yang ada.

Peningkatan 176% dalam pemasangan aplikasi kolaborasi pada perangkat perusahaan ditemukan setelah krisis COVID-19 pada Mei 2020.

Berkenaan dengan perubahan sikap, generasi muda seperti Milenial, yang kini menjadi mayoritas tenaga kerja AS, lebih menuntut dalam hal adopsi teknologi. Misalnya, tiga perempat Milenial percaya bahwa pengaturan kerja dari mana saja atau kerja jarak jauh adalah kebijakan perusahaan yang penting.

Dengan kata lain, adalah kepentingan terbaik bisnis untuk menerapkan teknologi yang memungkinkan mereka menawarkan fleksibilitas ke tempat kerja mereka untuk menarik kandidat baru memasuki angkatan kerja nasional.

Intinya

Jika Anda bertanya-tanya mengapa sangat penting bagi UKM di lingkungan bisnis saat ini untuk menerapkan perangkat lunak produktivitas kolaboratif, maka tiga pendorong yang telah kita lihat hari ini adalah titik awal yang sangat baik.

Cara yang lebih baik untuk berbagi, menangani, dan bertukar data; keuntungan produktivitas untuk tim dan karyawan Anda; dan pembentukan lingkungan kerja di mana karyawan saat ini dan calon karyawan ingin menjadi bagian dari—semua faktor ini adalah kunci dalam memajukan bisnis.

Hampir semua bisnis dapat menggunakan suite kolaborasi, bahkan UKM kecil dengan sedikit anggota staf. Untuk bisnis ini, versi gratis Microsoft Teams, misalnya, telah tersedia—penyedia menyadari bahwa perusahaan dengan ukuran berapa pun menginginkan alat ini dan berusaha untuk mengakomodasinya.

Berlangganan ke blog kami untuk menerima lebih banyak wawasan tentang teknologi bisnis dan tetap mengikuti perkembangan pemasaran, keamanan siber, serta berita dan tren teknologi lainnya.