Élaboration d'un contrat de conception graphique pour vous protéger (avec des modèles)

Avoir un contrat de conception graphique en place peut être la dernière chose à laquelle vous pensez lorsque vous débutez en tant que pigiste. Dans toute l'excitation de décrocher vos premiers gros clients, il peut être facile d'oublier à quel point il est important de vous protéger, vous et votre entreprise.

Un contrat de conception graphique fait exactement cela et aide à forger de meilleures relations entre vous et vos clients. Lisez la suite pour savoir exactement quelles fonctionnalités doivent être incluses dans un contrat de conception graphique et comment vous pouvez vous protéger, vous et vos clients, en cas de problème.

Qu'est-ce qu'un contrat de création graphique ?

Un contrat de conception graphique est un document juridiquement contraignant qui définit les termes d'un partenariat de travail entre un designer indépendant et son client.

Contrairement aux graphistes d'agence ou en interne, les freelances ne bénéficient pas des équipes RH ou juridiques de l'entreprise pour défendre leurs intérêts. Il est donc pertinent pour les graphistes indépendants de se protéger, ainsi que leur travail, par l'utilisation d'un contrat de conception graphique.

Le contrat de conception graphique indiquera par écrit le travail attendu du concepteur, le délai dans lequel il doit être achevé, le nombre de révisions qu'il est acceptable pour le client de demander et tout accord concernant la propriété et la propriété intellectuelle, entre autres caractéristiques. À cet égard, les conditions d'emploi sont beaucoup plus faciles à consulter qu'avec un contrat verbal.

Un contrat de conception graphique sera généralement rédigé par le graphiste indépendant et doit être convenu et signé par le concepteur et le client avant le début des travaux sur un projet.

Ce que chaque contrat de conception graphique doit inclure

Il existe certaines caractéristiques et clauses communes qui devraient être présentes dans tout contrat de conception graphique indépendant, peu importe qui le signe.

Travail

La première caractéristique d'un contrat de graphisme indépendant sera souvent un aperçu du projet à réaliser.

Cela sera souvent basé en grande partie sur toute proposition de projet qui a été soumise au client et inclura des détails sur les services que vous fournirez en tant que graphiste indépendant et sur ce que le client recevra à la fin du projet.

Cette section du contrat de conception graphique garantit que vous et le client êtes sur la même longueur d'onde concernant les attentes du travail et vos responsabilités en tant que concepteur.

Livrables

La section des livrables d'un contrat de conception graphique est l'endroit où les détails exacts de ce que le client recevra doivent être répertoriés. Tout ce que vous fournirez au client dans le cadre du projet doit être répertorié ici, avec le plus de détails possible.

Cela inclut la liste des détails tels que les types de fichiers ou les variations de conception. Même le mode de livraison peut être indiqué ici, par exemple, les dessins seront-ils envoyés par e-mail ou livrés sur une clé USB ?

Il peut également être judicieux d'inclure une clause qui couvre tous les éléments de conception supplémentaires que le client peut demander en plus de la portée initiale du projet.

Révisions

Donner à vos clients la possibilité de demander des révisions à un projet est une bonne idée, car cela démontre de la flexibilité et un désir de produire un travail dont toutes les parties sont satisfaites. Cependant, il est important de ne pas devenir victime d'une dérive de la portée.

C'est à ce moment que les clients commencent à demander des travaux supplémentaires sous couvert de révisions, qui n'étaient pas inclus dans l'étendue des travaux convenue. Afin d'éviter cela, vous pouvez détailler exactement le nombre de révisions que vous accepterez du client dans le cadre du travail d'origine.

Parallèlement à cela, indiquez clairement le montant que vous facturerez en supplément pour les révisions supplémentaires qui ne relèvent pas de ce mandat. Par exemple, certains pigistes peuvent inclure deux ou trois révisions dans leur tarif initial, avec une prime supplémentaire requise pour toute révision au-delà. 16% des entreprises déclarent qu'elles paieraient plus cher pour plus de révisions sur leurs projets de conception graphique.

Modalités de paiement

Vient ensuite la section du contrat qui peut mettre de nombreux pigistes mal à l'aise ; les modalités de paiement. Bien sûr, il ne devrait y avoir rien d'embarrassant à demander un paiement équitable pour vos services, alors ne vous précipitez pas dans cette section par embarras sans lui accorder le temps et l'attention qu'elle mérite.

Des détails sur le moment où le paiement est attendu et sous quelle forme il peut être effectué doivent être inclus ici. En règle générale, le paiement sera effectué avant que le client ne reçoive le produit final.

Si vous avez besoin d'un dépôt, des détails sur le moment et la manière dont il doit être effectué doivent également être inclus ici. Avoir un dépôt en place est un bon moyen de vous protéger contre le fait de ne pas être payé du tout et vous aide à voir à quel point le client est investi dans vous et votre travail.

Si vous devez être payé en plusieurs fois, un calendrier de paiement détaillé peut également être inclus. Vous pouvez également inclure des détails sur les frais de retard que vous pourriez souhaiter facturer pour les paiements manqués conformément à ce calendrier.

Temps

Cette section du contrat vous permet d'inclure vos heures de travail et de définir les délais qui ont été convenus. Non seulement vous devez inclure la date limite pour l'ensemble du projet, mais également pour chaque phase du projet en cours de route.

Ces détails donneront non seulement à votre client la tranquillité d'esprit de savoir que son travail sera terminé à temps, mais vous permettront également de structurer plus facilement votre temps et de rester organisé et motivé.

En incluant vos heures de travail ici, vous devriez, espérons-le, réduire les cas dans lesquels un client vous contactera en dehors de vos heures de bureau.

Droits d'auteur et propriété intellectuelle

Cette section du contrat de conception graphique définira les droits que le client, et vous en tant que graphiste, aurez sur le projet achevé.

En tant que pigiste, il est utile de pouvoir montrer les projets antérieurs sur lesquels vous avez travaillé lors de la présentation à de nouveaux clients. 63% des clients déclarent que la qualité du portfolio d'un graphiste est ce qui leur a valu la commission. C'est donc une bonne idée d'obtenir la permission du client d'ajouter son projet à votre portfolio par écrit.

Il existe quatre catégories courantes de propriété de la propriété intellectuelle (PI), et tout travail que vous produisez pour un client relèvera probablement de l'une d'entre elles :

• Licence pour une utilisation limitée
  Une licence à usage limité peut être utilisée pour limiter où et quand un client peut utiliser le travail que vous avez produit. Dans certains cas, cela peut vous permettre de fournir les mêmes livrables à plusieurs clients. Il est couramment utilisé pour des travaux relativement génériques, tels que des illustrations éditoriales.
• Licence exclusive
  Une licence exclusive est similaire à une licence à usage limité, mais dans ce cas, les livrables fournis sont à l'usage exclusif du client d'origine. Cette licence est couramment utilisée pour les documents spécifiques à un client particulier, tels que les campagnes publicitaires.
• Cession de droits
  Une cession de droits consiste à transférer la propriété exclusive du projet au client une fois celui-ci achevé. Cette licence est couramment utilisée pour les produits livrables qui seront utilisés pendant une période prolongée et impliquent une identité d'entreprise unique, telle que des conceptions de logo ou de mascotte.
• Travailler pour se faire embaucher
  Il s'agit d'un type de licence rarement utilisé, ce qui signifie que le client est automatiquement considéré comme le seul titulaire des droits d'auteur et créateur de tous les livrables fournis par le pigiste. Le travail contre rémunération est le plus souvent utilisé si un pigiste travaille sur place pour un client et utilise son équipement.

Conflit d'intérêt

Une clause de conflit d'intérêts peut être incluse dans un contrat de conception graphique pour donner la tranquillité d'esprit au client. Il établira que le graphiste indépendant n'acceptera aucun autre client ou projet qui créerait un conflit d'intérêts potentiel avec ses clients existants et serait préjudiciable à ses intérêts commerciaux.

Clauses de résiliation

En tant que pigiste, vous comprendrez l'importance de planifier le pire des cas. Parfois, le travail n'est pas terminé, soit en raison de circonstances imprévues, soit parce qu'un client a annulé le projet.

Il est donc important que vous incluiez des clauses dans votre contrat pour vous protéger si cela se produisait. Une clause de résiliation précisera ce qui se passe si vous ou votre client devez annuler le projet.

Une clause de résiliation doit également préciser qui détient les droits d'auteur sur tout travail déjà terminé au moment de l'annulation, et si le client encourra des frais en annulant un projet en cours.

4 modèles de contrat de conception graphique pour vous aider à démarrer

Si l'idée de créer un contrat de conception graphique pour vous-même vous cause du stress, ne vous inquiétez pas. Il existe de nombreux modèles de contrats indépendants disponibles en ligne qui peuvent être personnalisés pour répondre à vos besoins personnels, vous aidant ainsi à vous protéger en tant qu'indépendant.

1. Modèle de contrat indépendant PandaDoc

Le modèle de contrat de freelance PandaDoc est un excellent exemple d'un contrat de freelance qui vous aidera à vous protéger dans vos efforts de freelance. Il contient toutes les caractéristiques clés que nous avons couvertes ci-dessus que vous devriez rechercher dans un contrat de conception graphique, ainsi que des clauses supplémentaires concernant la limitation de responsabilité, l'inspection et l'acceptation, et l'assurance.

Les contrats sont facilement personnalisables, avec une bibliothèque de choix de clauses pré-approuvées vous permettant de générer des contrats en quelques minutes qui vous serviront toute votre vie. Les intégrations CRM de PandaDoc facilitent l'extraction des données client dans vos documents, accélérant encore plus le processus.

En utilisant PandaDoc, vous pouvez facilement collaborer sur des contrats avec d'autres parties, avec des fonctionnalités de commentaire et de chat vous permettant de signaler facilement les domaines de préoccupation, vous aidant à générer des documents qui satisfont tout le monde.

PandaDoc propose un essai gratuit de 14 jours, avec des forfaits à partir de 19 USD par utilisateur et par mois.

2. Contrat de graphiste indépendant Simply-Docs

Le contrat de graphiste indépendant Simply-Docs a été conçu spécifiquement pour les graphistes indépendants. Il est entièrement conforme à l'IR35 et garantit que le pigiste est toujours traité comme un entrepreneur indépendant et non comme un employé de facto de son client.

Des clauses standard sont incluses qui couvrent les frais, la résiliation et la propriété intellectuelle, avec d'autres clauses moins courantes couvrant le statut de travailleur indépendant du pigiste, la loi et la juridiction, et le règlement extrajudiciaire des litiges.

Simply-Docs est une société basée au Royaume-Uni qui a accès à tous les documents d'un dossier spécifique pour 35 £ + TVA par an (environ 40 USD). Les dossiers comprennent les «Documents d'emploi», les «Documents d'entreprise» et les «Documents commerciaux», où se trouve l'accord du graphiste indépendant.

3. Contrat de graphiste Jotform

Le contrat de graphiste Jotform peut être rempli et signé sur n'importe quel appareil, ce qui le rend parfait pour les graphistes indépendants qui peuvent travailler à domicile ou en déplacement. La conception du contrat peut être personnalisée, puis facilement partagée avec les clients via un lien.

À l'aide du générateur de contrat par glisser-déposer, des modifications de conception visuelle peuvent être apportées, les termes et conditions peuvent être mis à jour et votre propre logo personnel peut être ajouté.

Jotform propose un plan de démarrage gratuit qui vous permet de créer 5 formulaires et de faire 100 soumissions par mois. Les plans payants commencent à 34 $ par mois (facturés annuellement), pour 25 formulaires et 1 000 soumissions par mois.

4. Modèle de contrat de pigiste Millo

Voici un modèle de contrat indépendant rédigé par la conceptrice et développeur Web Jill Anderson à l'usage des lecteurs de Millo. Bien qu'il ne vienne pas avec certaines des fonctionnalités sophistiquées offertes par certaines des plates-formes de génération de contrats répertoriées ci-dessus, il s'agit néanmoins d'un contrat efficace.

De plus, son utilisation est gratuite, ce qui en fait le choix idéal pour les pigistes dans une gamme d'industries créatives, qui commencent tout juste leur parcours de pigiste.

5 raisons pour lesquelles vous devriez toujours utiliser un contrat de conception graphique

Dans un monde idéal, chaque projet que vous acceptez en tant que pigiste se déroulerait sans heurts. Malheureusement, nous ne vivons pas dans un monde idéal et les projets peuvent parfois devenir compliqués. Les contrats de conception graphique indépendants sont utilisés pour protéger vos intérêts et ceux de vos clients dans ces cas.

Plutôt que d'attendre que le pire se produise, c'est une bonne idée d'être proactif et de commencer à utiliser la pratique de la génération de contrats pour chaque projet. Voici quelques-uns des avantages à utiliser un contrat de conception graphique en tant que pigiste.

1. Assurez-vous d'être payé correctement

Certains clients peuvent être réticents à débourser l'argent que vous avez gagné grâce à votre travail acharné. Dans le cas malheureux où cela se produirait, faire signer un contrat de conception graphique par votre client peut vous fournir un recours légal.

Avoir des clauses qui définissent les livrables exacts que vous fournirez et la portée du projet vous aidera à vous protéger contre les clients qui pourraient essayer de ne payer qu'une partie de vos honoraires, affirmant que le projet n'a pas été achevé comme convenu.

Détailler ce qui constitue une révision acceptable et combien vous facturerez pour des révisions supplémentaires vous aidera à vous protéger contre les clients qui essaient d'obtenir des documents supplémentaires sous le couvert de révisions.

2. Bâtir la confiance

En tant que créatif, non seulement un contrat indépendant protège vos propres intérêts, mais il définit également les droits de propriété des clients avec lesquels vous travaillez. Parallèlement à cela, les clients reçoivent également un calendrier dans lequel les paiements doivent être effectués et quand ils peuvent s'attendre à ce que les livrables soient remis.

Cela signifie que la mise en place d'un contrat de conception graphique en tant que pigiste aide à établir la confiance entre vous et vos clients. Cela montre que vous prenez votre entreprise au sérieux et rassure les clients sur le fait qu'ils peuvent s'attendre à ce que leurs projets soient achevés en temps opportun et selon des normes élevées.

15% de ceux qui travaillent avec des designers indépendants ont déclaré que ne pas pouvoir faire confiance au designer était la pire partie de l'expérience. Un contrat de conception graphique peut aider à atténuer cela, à garantir la confiance de vos clients et, espérons-le, à vous faire gagner plus de projets à l'avenir.

3. Définir une échelle de temps réaliste

L'utilisation d'un contrat de conception graphique permet de tenir les deux parties au courant du calendrier sur lequel vous travaillerez. Cela vous aide à structurer votre temps et devrait, espérons-le, réduire les risques que les clients vous recherchent frénétiquement pour des mises à jour tous les deux jours.

Il peut également être utile de fixer une date de fin pour vos services à vos clients. Cela vous aidera à vous protéger au cas où des clients commenceraient à vous demander des révisions des mois après que vous ayez soumis vos versions finales des livrables.

4. Empêcher le fluage de la portée

La dérive de la portée est un problème courant pour de nombreux pigistes, les clients essayant sournoisement de demander plus de travail que ce qui avait été convenu à l'origine, sans renégocier votre tarif.

Vous souhaiterez peut-être fournir des travaux supplémentaires en dehors de la portée d'origine en signe de bonne volonté, si cela ne prend pas trop de temps ou d'efforts. Cela peut aider à renforcer votre réputation en tant que pigiste et pourrait conduire à répéter le travail à l'avenir. Cependant, certains clients, si on leur donne un pouce, prendront un mile.

Un contrat de conception graphique vous protège contre le risque de projets dont l'ampleur ne cesse de croître. En détaillant l'accord initial sur le travail à effectuer et les livrables qui seront fournis dans le cadre du projet fini, vous pouvez vous protéger contre les clients qui souhaitent profiter de votre bonhomie.

5. Traiter la résiliation

Bien que la résiliation d'un projet soit un dernier recours pour de nombreux pigistes, il peut malheureusement arriver que vous n'ayez d'autre choix que d'annuler un projet avant son achèvement. Une clause de résiliation permet de vous protéger dans le cas où des circonstances indépendantes de votre volonté vous obligeraient à réduire votre charge de travail.

Cela vous protégera également dans le cas où un client déciderait de se séparer de vous avant la fin d'un projet. Les clients peuvent parfois souhaiter aller dans une direction différente avec un projet, potentiellement avec un graphiste différent. Un contrat de conception graphique vous aidera à vous assurer que vous serez payé équitablement pour le travail que vous avez déjà produit dans le cas où cela se produirait.

Rédigez votre contrat de conception graphique maintenant

L'utilisation d'un contrat de conception graphique est le meilleur moyen de protéger vos intérêts en tant que freelance et les intérêts de vos clients.

Cela vous aidera à définir les termes de votre partenariat et à fournir un calendrier auquel les deux parties pourront s'en tenir, en ce qui concerne le travail lui-même et sa rémunération. Un contrat de conception graphique devrait aider à éliminer toute confusion entourant la propriété et les droits de propriété intellectuelle, ainsi que ce qui se passera en cas de résiliation.

La mise en place d'un contrat de conception graphique vous procurera la tranquillité d'esprit. Vous pourrez ainsi cesser de vous soucier des conditions de votre emploi et vous concentrer plutôt sur la création de conceptions vraiment percutantes.

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