7 conseils d'experts pour gérer la planification des congés de vos employés

À l'approche des fêtes de fin d'année, la planification efficace des horaires des employés n'a jamais été aussi importante ou difficile.

La disponibilité limitée des employés et les nombreuses demandes de congé pendant une période aussi occupée de l'année peuvent être un casse-tête. Lorsqu'elle est mal gérée, une planification inefficace des congés peut vous laisser à court de personnel et affecter le moral des employés.

Mais voici la bonne nouvelle : Noël est arrivé en avance pour vous cette année. Dans cet article, nous explorons comment vous pouvez simplifier la planification de vos vacances en suivant ces étapes simples.

Définir les attentes tôt

La première étape pour créer un horaire de travail efficace pendant les vacances consiste à tenir compte des besoins de votre entreprise. La période des Fêtes est-elle l'une des périodes les plus occupées de l'année pour votre entreprise? Si oui, de combien d'employés avez-vous besoin pour le couvrir?

Sinon, est-ce une opportunité de ralentir et de fonctionner avec un personnel limité ? La clarté à ce sujet vous permet d'expliquer à vos employés à quoi s'attendre - et ce qu'on attend d'eux - en ce qui concerne la période des fêtes.

Une fois que vous savez ce que vous attendez de vos employés, développez vos politiques et processus autour des horaires de travail pendant les vacances et des demandes de congés. Par exemple, vous pouvez définir une date limite pour que les employés soumettent des demandes de congé ou exiger que chaque employé travaille au moins un week-end par mois pendant la période des fêtes.

Réfléchissez à la manière de gérer les demandes conflictuelles de congé. Vous pouvez donner la préférence aux employés qui ont couvert la saison des fêtes précédente ou exiger que les employés ayant moins d'un an d'ancienneté soient disponibles. Vous pouvez également définir plusieurs jours d'« interdiction » pendant lesquels tous les employés sont tenus de travailler.

Faites-le le plus tôt possible. Connaître les dates des vacances dès le début de l'année vous donne suffisamment de temps pour planifier votre calendrier de vacances.

Communiquez clairement et souvent avec vos employés

Une fois que vous avez décidé comment aborder vos politiques et processus de planification des congés, communiquez-les à vos employés. Faites-le le plus tôt possible pour vous assurer que vos employés ne soient pas pris par surprise et qu'ils puissent gérer leurs obligations personnelles pendant leurs quarts de travail.

Discuter de la question des horaires de vacances avec vos employés leur donne la possibilité de faire part de leurs préoccupations, de faire des suggestions et de poser toutes leurs questions. En encourageant un dialogue ouvert, vous créez un sentiment de camaraderie autour de la question. Plutôt que d'être obligés de travailler, vos employés sentent qu'ils ont leur mot à dire dans les décisions de planification des congés.

Ce processus vous aide également à connaître les préférences individuelles de vos employés. Vous constaterez peut-être que certains employés sont prêts à se porter volontaires pour travailler certains quarts de vacances en échange d'en retirer d'autres.

Une communication claire sur les horaires de vacances vous donne également, à vous et à vos travailleurs, une certitude. Ils peuvent décider quand ils veulent utiliser leurs congés payés (PTO) et vous pouvez maintenir votre planification d'entreprise et réduire le risque de problèmes de personnel survenant pendant la période des vacances.

Envisagez d'offrir des vacances d'entreprise

Si votre entreprise en a les moyens, envisagez d'offrir à vos employés des congés payés. Bien que la loi ne l'exige pas, de nombreux employeurs choisissent d'offrir à leurs employés des congés payés certains jours fériés, tels que la fête du travail, le jour de l'indépendance, le jour des anciens combattants, le jour de Thanksgiving, la veille de Noël (24 décembre), le jour de Noël (25 décembre) et le jour de l'an. Jour.

La fermeture pendant la période des fêtes n'est pas une option pour toutes les entreprises, en particulier celles des secteurs de l'hôtellerie ou du tourisme. Mais si vous le pouvez, les congés d'entreprise sont un avantage supplémentaire que vous pouvez offrir à vos employés. C'est un bon moyen de montrer votre intérêt pour leur bien-être et de créer de la bonne volonté auprès de vos employés.

Les jours fériés de l'entreprise peuvent également encourager vos employés à se porter volontaires pour travailler d'autres jours pendant la période des fêtes, ou au moins réduire en partie l'inconvénient d'avoir à travailler d'autres jours fériés.

Utiliser une application de planification des employés

Gérer la disponibilité de vos employés et les nombreuses demandes de congés pendant la période des fêtes peut être un casse-tête. Le faire manuellement prend du temps et peut entraîner des erreurs de planification et une mauvaise communication lorsque des modifications sont apportées.

Le moyen le plus simple de gérer la planification des congés de votre entreprise consiste à utiliser une application de planification des employés. Avec une application de planification, vos employés peuvent soumettre leurs demandes de congés et vous pouvez créer et communiquer votre horaire de travail pendant les vacances à partir d'un emplacement central.

Avec leur emploi du temps disponible depuis n'importe quel appareil, les employés peuvent consulter leur liste, échanger des quarts de travail et recevoir des notifications instantanées de toute mise à jour. Vous pouvez également voir rapidement qui est disponible un certain jour et l'intégrer à votre paie pour gérer les congés payés.

Payer les taux de vacances

Si vous avez besoin de personnel pour travailler certains jours fériés, envisagez de leur proposer des tarifs de vacances. Vous pouvez décider de les rémunérer à un taux plus élevé que d'habitude, par exemple, 1,5 fois ou même le double de leur taux de rémunération normal.

Cela reconnaît le sacrifice personnel qu'ils peuvent faire pour travailler ce jour-là. Cette approche peut également inciter les gens à se porter volontaires pour des quarts de travail impopulaires, comme le jour de l'An, réduisant ainsi le risque de se retrouver à court de personnel pendant les périodes de pointe.
Reconnaître les contributions de vos employés pendant la période des fêtes ne se limite pas au salaire. Vous pourriez envisager d'offrir des cadeaux de vacances à vos employés, d'organiser une fête de vacances au bureau, d'autoriser le travail à distance certains jours pour plus de flexibilité ou d'offrir une prise de force supplémentaire après la période des fêtes.

Planifiez stratégiquement

Pour de nombreuses entreprises, la saison des fêtes peut être l'une des périodes les plus occupées de l'année. Une planification efficace des vacances pour cette période implique non seulement de s'assurer que vous avez suffisamment de personnel, mais également la bonne combinaison de personnel.

Lors de la création d'un horaire de travail pendant les vacances, tenez compte des lacunes en matière de compétences. Vous devez vous assurer que les employés que vous recrutez ont des compétences complémentaires afin que tous les aspects de l'entreprise soient couverts pendant qu'elle fonctionne avec un personnel réduit. Une façon d'y parvenir est de jumeler des employés juniors ou des travailleurs saisonniers avec des employés plus expérimentés.

Si vous devez vous contenter de moins de personnel pendant la période des fêtes, assurez-vous que ceux qui sont inscrits sont préparés. Fournissez-leur toute formation dont ils pourraient avoir besoin bien à l'avance et assurez-vous que les employés prenant un congé préparent des instructions de transfert si nécessaire.

Envisagez d'embaucher des employés saisonniers

Si la saison des fêtes signifie que votre entreprise est en plein essor, envisagez d'embaucher temporairement des travailleurs saisonniers supplémentaires. Si vous empruntez cette voie, soyez très clair sur vos politiques de vacances et vos attentes en matière de planification pendant le processus d'embauche. Embaucher des employés saisonniers qui ne sont pas disponibles lorsque vous en avez besoin ne vous aidera pas à planifier vos vacances.

Il est également essentiel de préparer les employés saisonniers grâce à un processus d'intégration bien conçu. Bien que cela puisse être adapté de celui que vous utilisez pour les employés permanents, il doit encore couvrir toutes les informations dont ils ont besoin pour faire le travail.
Comme vos employés réguliers, vous pouvez donner aux travailleurs saisonniers l'accès à une application de planification pour enregistrer leur disponibilité. À partir de là, vous pouvez facilement gérer les échanges de quarts de travail et communiquer les mises à jour à l'ensemble de votre personnel.

La planification des vacances ne doit pas vous donner mal à la tête

Lors de la préparation de votre horaire de travail pour les vacances cette année, gardez à l'esprit les conseils ci-dessus pour le rendre aussi simple que possible. En développant des politiques et des procédures équitables concernant la planification des vacances dans votre organisation, vous pouvez communiquer vos attentes à un stade précoce aux employés.

Une application efficace de planification des employés est un bon premier pas vers une planification efficace des congés. Embaucher des employés saisonniers supplémentaires, offrir des congés payés ou d'autres avantages, ou fermer le bureau et donner à vos employés des vacances d'entreprise peut également vous aider, vous et vos employés, à profiter de la période des fêtes, au travail et en dehors.