Análisis de flujo de efectivo explicado: cómo revisar su estado de flujo de efectivo

Cuando revisa los números de su empresa, dedica tiempo a tres estados financieros clave: el estado de pérdidas y ganancias (también conocido como P&L o estado de resultados), el balance general y el estado de flujo de caja. Estas tres declaraciones le brindan una imagen completa de su negocio desde una perspectiva financiera y le dicen exactamente cómo le está yendo a su negocio.

Revisar sus resultados reales le indica lo que sucedió en su negocio en el pasado. Pero, el verdadero poder de estas declaraciones surge cuando las analiza en comparación con lo que había planeado y cuáles son sus metas futuras. Cuando haga esto, sabrá si su negocio está en camino de cumplir sus objetivos o si se está quedando corto y necesita cambiar su estrategia.

¿Qué es un análisis de flujo de efectivo?

Comparar su plan con sus resultados reales para su P&L y su balance general es bastante sencillo. Pero hacer un análisis de flujo de efectivo, es decir, revisar su estado de flujo de efectivo, puede ser un poco más confuso.

Esto se debe a que, en su mayor parte, el estado de flujo de efectivo registra cambios en diferentes áreas de su negocio en lugar de números absolutos. Para obtener un resumen de cómo funciona su estado de flujo de efectivo y una explicación de cada fila, consulte nuestra explicación detallada.

Por qué es importante el estado de flujo de efectivo

Desde un punto de vista contable, su negocio puede parecer rentable. Sin embargo, sin saber cuánto efectivo tiene disponible, sin hacer un seguimiento de los gastos pendientes y otros factores de riesgo, esa rentabilidad puede desaparecer rápidamente. Es por eso que revisar su estado de flujo de efectivo es tan crucial, ya que está destinado a ayudarlo a comprender la salud de su negocio.

¿Cómo se analiza el flujo de caja?

Incluso si comprende completamente cómo leer su estado de flujo de efectivo, probablemente todavía tenga algunas preguntas que querrá poder responder como parte de la revisión financiera mensual de su negocio. Estas son las cinco preguntas y explicaciones más comunes para que pueda entender qué buscar cuando realiza un análisis de flujo de efectivo que incluye comparar su plan con sus resultados reales.

1. Las ganancias aumentaron, entonces, ¿por qué no tengo más efectivo en el banco?

Esta es probablemente la pregunta más común que tienen las empresas. Las ventas han sido excelentes y se ha mantenido dentro de su presupuesto de gastos. Esto ha generado algunas ganancias sólidas, pero su “cambio neto en efectivo” (la cantidad de efectivo generada que su empresa agregó a su cuenta bancaria) no es tanto como esperaba. ¿Cómo puede ser esto?

Las ganancias y el efectivo no son lo mismo

La respuesta simple es que las ganancias y el efectivo son cosas diferentes. El hecho de que haya realizado ventas no significa que sus clientes realmente le hayan pagado. Si eres como la mayoría de las empresas y facturas a tus clientes, es posible que tarden algún tiempo en pagarte.

Para ver si este es el caso, querrá ver la línea de "cambio en las cuentas por cobrar" de su flujo de efectivo. Si este número es bajo, o incluso negativo, significa que sus clientes no le han pagado mucho a pesar de que ya ha reservado las ventas.

Pagó sus facturas o tuvo un cambio en las cuentas por pagar

Cuando paga sus facturas también puede afectar su situación de efectivo. Si pagó más facturas de las que originalmente planeó, esto reducirá su efectivo.

Mire su línea de "cambio en cuentas por pagar" de su flujo de caja para ver. Si el número aquí es más de lo que planeó, entonces pagó más facturas de las que había planeado pagar. Esto podría estar bien porque no desea acumular muchas facturas impagas, pero fácilmente podría ser la fuente de su efectivo reducido.

Parte de su efectivo está inmovilizado en el inventario

También debe echar un vistazo a la línea de "cambio en el inventario" de su estado de flujo de efectivo para ver si ahí fue donde se fue su efectivo. Si el número es más bajo de lo esperado, podría deberse a que necesitaba comprar más inventario para respaldar sus mayores ventas. El número podría incluso ser negativo si compró más inventario del que vendió.

Esto podría ser algo bueno en el panorama general para su negocio y podría explicar a dónde va su efectivo.

2. ¿Es bueno un cambio negativo en las cuentas por cobrar?

Desafortunadamente, no hay una respuesta correcta a esta pregunta. La verdadera respuesta es "depende". Primero, veamos qué significa un número negativo en “cambio en cuentas por cobrar”.

Un número negativo significa que los clientes le deben más dinero y aún no le han pagado. Entonces, ¿qué pudo haber causado este aumento en las facturas pendientes? Bueno, es probable que haya dos razones.

Tus ventas aumentaron

Una de las razones por las que este número podría ser negativo es por el aumento de las ventas. Si sus ventas aumentaron más de lo planeado, envió más facturas y sus clientes aún no le han pagado. Querrá que estos clientes paguen eventualmente, por supuesto.

No estás recolectando lo suficientemente rápido

Otra razón por la que el número puede no ser tan alto como usted desea es que no está cobrando a sus clientes lo suficientemente rápido. Es posible que deba perseguir a los clientes morosos y asegurarse de que paguen sus facturas.

De cualquier manera, querrá asegurarse de tener suficiente efectivo en el banco para esperar mientras espera que los clientes le paguen. Es por eso que no solo querrá comparar sus resultados reales con su plan, sino también revisar su plan para que tenga un pronóstico de flujo de caja preciso en el futuro.

3. ¿Debería preocuparme por un cambio mayor al planeado en las cuentas por pagar?

Una vez más, la respuesta aquí es "depende". Un número mayor al planificado en “cambio en las cuentas por pagar” significa que está cobrando facturas que debe pagar eventualmente y simplemente no las está pagando todavía.

Tal vez esto esté bien y no necesite pagar sus facturas todavía. Pero, tampoco quiere ser moroso en sus pagos. Si tiene poco efectivo, retrasar algunos pagos puede ser una buena idea. Sin embargo, querrá vigilar este número y asegurarse de que no continúe siendo significativamente mayor de lo que planeó.

4. ¿Qué significa para mi negocio un cambio mayor en el inventario?

Si tiene un número positivo en la línea de "cambio en el inventario" de su flujo de efectivo, eso significa que ha vendido más productos a sus clientes de los que ha comprado a sus proveedores durante el mes. Por el contrario, si el número es negativo, ha comprado más inventario de sus proveedores que el que ha vendido a los clientes.

Ninguna situación es "mala" para su negocio; realmente depende de cuánto inventario desee tener disponible y con qué frecuencia compre inventario. Si posee una tienda de bicicletas, por ejemplo, solo puede comprar inventario nuevo unas pocas veces al año. Si posee una tienda de comestibles, es probable que compre inventario nuevo varias veces a la semana.

Por lo tanto, si el "cambio en el inventario" es un número mayor (más positivo) de lo que había planeado, ha vendido más productos de los que ha comprado y es posible que deba ordenar más inventario pronto.

Si el “cambio en el inventario” es menor (más negativo) de lo que había planeado, ha comprado más inventario del que ha vendido y tal vez necesite concentrarse más en las ventas antes de comprar más inventario.

5. ¿Qué sucede si el cambio neto en efectivo no es tan positivo como se planeó?

La línea de "cambio neto en efectivo" de su flujo de efectivo totaliza todas las entradas y salidas de efectivo en su negocio. Es esencialmente la cantidad de efectivo que está agregando (o restando) a su cuenta bancaria. Si el número es positivo, más saldo de efectivo ha crecido durante el mes. Si el número es negativo, está terminando el mes con menos efectivo del que tenía al principio.

Si el número no es tan positivo como esperaba, hay algunos lugares para comenzar a buscar.

Cuentas por cobrar

En primer lugar, es posible que sus clientes no le paguen tan rápido como esperaba. Si su línea de "cambio en cuentas por cobrar" es negativa, este es un buen indicador de que le deben algo de dinero. Revise su balance general para ver exactamente cuánto se le debe.

Cuentas por pagar

En segundo lugar, verifique sus cuentas por pagar. Tal vez esté pagando sus cuentas más rápido de lo planeado y debería reducir la velocidad. Nuevamente, consulte su hoja de balance para ver si el saldo de sus cuentas por pagar es más bajo de lo esperado.

Inventario

Tercero, revise su inventario. Si realizó compras de inventario adicionales, esto ciertamente puede afectar su posición de efectivo.

ventas y gastos

Por supuesto, también debe mirar sus ventas y gastos generales. Si está al día con las ventas y los gastos, el mejor lugar para comenzar es analizar los tres problemas descritos anteriormente. Si no está encaminado con las ventas o los gastos, eso también afectará su posición de efectivo.

Use su análisis de flujo de efectivo para guiar los cambios tácticos y estratégicos

En general, revisar su estado de flujo de efectivo y comparar su plan con sus resultados reales le dirá cómo entra y sale el efectivo de su negocio. Y, lo que es más importante, le dará pistas sobre dónde buscar para hacer cambios en su negocio si las cosas no salen según lo planeado.

Cuando haya terminado su análisis de flujo de efectivo, ahora tiene la oportunidad de realizar cambios estratégicos en su negocio. Su análisis debe producir una lista de tareas de las mejoras que desea realizar en su negocio. Tal vez necesite negociar mejores condiciones de pago con sus proveedores o descubrir cómo puede hacer que sus clientes le paguen más rápido. Es posible que desee volver a pensar cuándo reordenar el inventario y el tamaño de esos pedidos.

Si el tiempo que pasa revisando sus finanzas y comparando su plan con sus resultados reales produce ideas prácticas para mejorar su negocio, está administrando su negocio de manera inteligente para el crecimiento.