3 wichtige Überlegungen für genauere Verkaufsberichte

Veröffentlicht: 2022-06-26

Wenn Sie längere Zeit im Vertrieb gearbeitet haben, haben Sie wahrscheinlich schon den Satz gehört: „Vertrieb ist ein Spiel mit Zahlen.“ Es ist wahr. Eine profitable Vertriebsorganisation ist auf die sorgfältige Analyse von Erfolgsmetriken, Leistungsdaten und Verkaufsberichten angewiesen.

Wenn Ihre Verkaufsberichte unvollständig, ungenau oder einfach falsch sind, ist das Ergebnis einfach: fehlgeleiteter und ineffektiver Verkauf.

Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, Meldefehler zu vermeiden, bevor sie sich auf Ihr Vertriebsteam auswirken. Im Folgenden sind drei Faktoren aufgeführt, die Sie berücksichtigen sollten, um genauere Verkaufsberichte zu erstellen und eine profitablere Verkaufsstrategie umzusetzen.

1. Verkaufstechnologie  

Die Tools und Plattformen, aus denen Ihr Verkaufstechnologie-Stack besteht, spielen eine entscheidende Rolle für die Genauigkeit Ihrer Verkaufsberichte. Die richtigen Tools können wichtige Teile des Verkaufsprozesses vereinfachen, automatisieren und rationalisieren, sodass Ihr Team mehr Zeit für den Verkauf hat.

Die falschen Tools können jedoch genau das Gegenteil bewirken und wichtige Informationen komplexer, undurchsichtiger und unzugänglicher machen. Aus diesem Grund müssen Sie jedes Tool, das Sie in Ihren Tech-Stack einführen, sorgfältig prüfen. Berücksichtigen Sie die folgenden drei Faktoren:

  • Benutzerfreundlichkeit und Implementierung: Wenn ein Tool schwierig zu verwenden oder in einen bestehenden Workflow zu integrieren ist, wird es Ihrem Vertriebsteam wenig Nutzen bringen. Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter ein Tool als Zeitverschwendung ansehen, entwickeln sie Problemumgehungen, um diese Plattform zu umgehen. Dies führt zu teamübergreifenden Inkonsistenzen, Datenlücken und allgemeinem Chaos.

    Anstatt die teuersten oder auffälligsten Tools zu wählen, treffen Sie sich mit wichtigen Stakeholdern, um die Tools und Technologien zu identifizieren, die einfach zu erlernen und zu verwenden sind.

  • Integrationen und Flexibilität: Wie gut kommuniziert jedes Tool in Ihrem Tech-Stack mit den anderen? Teilen sie alle Daten? Verwendet jede Plattform die gleichen standardisierten Metriken? Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen nicht kennen oder die Antwort nein lautet, ist es an der Zeit, Ihren Tech-Stack zu überdenken.

    Wenn Ihre Daten oder Berichtsmetriken auf verschiedenen Plattformen isoliert gehalten werden, ist es schwierig, einen vollständigen Überblick über die Verkaufsleistung zu erhalten. Berichte, die aus unterschiedlichen Technologien gezogen werden, sind auch viel anfälliger für menschliche Fehler, da Zahlen gezogen, kombiniert und sortiert werden müssen.

  • Funktionen und Automatisierung: Das Ziel der meisten Tools ist es, Ihre Arbeit in irgendeiner Weise zu vereinfachen – und in diesem Zusammenhang ist es das Ziel Ihres Technologie-Stacks, menschliche Fehler zu eliminieren und alle Prozesse zu optimieren, die sich auf die Berichterstellung auswirken. Ziehen Sie Tools in Betracht, die die Datenerfassung, -eingabe und -analyse automatisieren.

Natürlich müssen Sie bei der Auswahl von Sales-Enablement-Technologie noch weitere Überlegungen anstellen. Aber die drei oben genannten Schlüsselpunkte können die Qualität und Genauigkeit Ihrer Verkaufsberichte drastisch verbessern.

2. Unternehmensausrichtung

Je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens gibt es mehrere Abteilungen und Teams, die den Vertriebserfolg beeinflussen. Um die Genauigkeit der Verkaufsberichte zu gewährleisten, muss jedes dieser Teams aufeinander abgestimmt sein. Dies sind nicht nur Teams innerhalb der Vertriebsabteilung – auch die Ausrichtung von Vertrieb und Marketing ist entscheidend.

Stellen Sie sich das so vor: Ein Lead betritt den oberen Teil Ihres Verkaufstrichters und folgt einer Version der Käuferreise, bevor er schließlich ein Kunde wird. Alle Teams oder Abteilungen, die diesen Prozess beeinflussen, müssen eng zusammenarbeiten, um die Einheitlichkeit auf ganzer Linie zu gewährleisten.

So könnten Sie diesen Prozess angehen:

  • Strategie mit Führung: Initiieren Sie die Unternehmensausrichtung, indem Sie sich mit Ihrem Führungsteam treffen. Besprechen Sie die Hauptziele des Unternehmens und erkundigen Sie sich nach den Arten der Berichterstattung, die jedes Teammitglied sehen möchte.

    Das Ziel ist es, jeden Abteilungsleiter auf die gleiche Seite zu bringen. Beginnen Sie mit dieser Diskussion ganz oben, um sicherzustellen, dass alle Abteilungen beteiligt sind und bei allen Änderungen an der Berichterstattung berücksichtigt werden.

  • Standardisieren Sie Ihre Metriken: Bevor Sie mit der Berichterstellung beginnen können, müssen Sie sich für mehrere entscheidende Punkte entscheiden, wie z. B. unternehmensweite Ziele, KPIs und die zur Erfolgsbestimmung verwendeten Verkaufsmetriken. Werden Sie hier konkret. Jede Unklarheit oder Verwirrung führt Sie letztendlich zu Ungenauigkeiten.

    Die Verwendung der gleichen Ziele und Metriken in allen Teams und Abteilungen erleichtert die Standardisierung von Arbeitsabläufen und ermöglicht einen besseren Einblick in den Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens.

  • Studieren Sie Ihre Ergebnisse: Auch nachdem Sie sich auf Ziele und Kennzahlen geeinigt haben, ist Ihre Arbeit noch nicht erledigt. Leider ist die Berichtsgenauigkeit keine Aufgabe vom Typ „einstellen und vergessen“. Stattdessen müssen Sie sich mit demselben Führungsteam treffen, um Ergebnisse zu besprechen, Unstimmigkeiten auszubügeln und den Berichtsprozess weiter zu optimieren.

Obwohl ungenaue Verkaufsberichte aus einer Vielzahl von Gründen auftreten, tragen sowohl Verwirrung als auch abteilungsübergreifende Inkonsistenzen stark dazu bei. Indem Sie Ihre verschiedenen Teams aufeinander abstimmen und die Kommunikation priorisieren, verhindern Sie proaktiv Flüchtigkeitsfehler bei der Berichterstattung.

3. Datenqualität

Gerade im Vertrieb sind Interessenten- und Kundendaten entscheidend für den Erfolg Ihrer Kontakt- und Nachverfolgungsprozesse. Ohne diese Informationen wäre es für Ihr Unternehmen unmöglich, potenzielle Käufer zu identifizieren, die Botschaften zu erstellen, um mit ihnen in Kontakt zu treten, und sie letztendlich zu zahlenden Kunden zu machen.

Unabhängig davon, ob Sie mit unvollständigen oder inkonsistenten Daten arbeiten, um Ihre Berichte zu erstellen oder Ihren nächsten Interessenten zu erreichen, können Daten von geringer Qualität fast allen wesentlichen Geschäftsfunktionen im Wege stehen. Betrachten Sie diese Statistiken:

  • 62 % der Unternehmen verlassen sich auf Marketingdaten, die zu 40 % ungenau sind
  • Bis zu 25 % der B2B-Datenbankkontakte enthalten kritische Fehler
  • 40 % der Geschäftsziele scheitern an ungenauen Daten
  • Es kostet 1 US-Dollar, einen Datensatz bei der Eingabe zu überprüfen, 10 US-Dollar, um ihn später zu bereinigen und zu bereinigen, und 100 US-Dollar, wenn nichts unternommen wird

Jetzt unterscheiden sich CRM-Daten und die Daten, die häufig zum Erstellen von Verkaufsberichten verwendet werden, drastisch. Was hat eine potenzielle Telefonnummer mit der Messung der Fähigkeit eines Teams zu tun, die Quotenerfüllung zu erreichen?

Bedenken Sie Folgendes: Die Mehrheit der Sales-Enablement-Tools bietet Sales Intelligence, Pipeline-Management, Workflow-Automatisierung, Dokumentenmanagement und vieles mehr. Damit diese Funktionalität jedoch ordnungsgemäß funktioniert, benötigen diese Tools vollständige und korrekte CRM-Daten. Schließlich werden Dinge wie Lead-Scoring, Lead-Routing und automatisiertes Follow-up von einem oder mehreren Datenpunkten eines Kontakts ausgelöst.

Aus diesem Grund ist es wichtig, den Zustand der internen Daten zu priorisieren. Unabhängig davon, ob Sie ein manuelles Datenbank-Audit durchführen oder mit einem professionellen Kontaktdatenanbieter zusammenarbeiten, ist es entscheidend, Ihre CRM-Daten regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, bevor sie zu verfallen beginnen. Und machen Sie keinen Fehler, Ihre Daten werden verfallen. Tatsächlich gehen selbst die konservativsten Schätzungen davon aus, dass B2B-Daten jährlich um mindestens 30 % verfallen.

Die zentralen Thesen

In unserem zunehmend wettbewerbsintensiven Vertriebsumfeld wenden sich die meisten Unternehmen einer datengesteuerten Vertriebsstrategie zu. Dies bedeutet im Wesentlichen, dass sich ganze Abteilungen auf Daten und Berichte verlassen, um jede einzelne Verkaufsentscheidung zu treffen. Aus diesem Grund war es noch nie so wichtig, Zugriff auf genaue Verkaufsberichte zu haben.

Kleine Fehler werden unweigerlich durch die Ritzen schlüpfen, aber mit ein wenig Voraussicht und Kommunikation können Sie die katastrophaleren Fehler bei der Berichterstattung vermeiden.

Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Verkaufsberichte Ihr Unternehmen verwüsten. Behalten Sie die oben genannten Überlegungen im Hinterkopf und Ihr gesamtes Unternehmen wird davon profitieren.


Über den Autor: Molly Clarke ist Senior Marketing Manager bei ZoomInfo, einer führenden B2B-Kontaktdatenbank, die Unternehmen hilft, Wachstum und Rentabilität zu beschleunigen. Molly schreibt für den Vertriebs- und Marketing-Blog von ZoomInfo zu Themen rund um Vertrieb, Marketing und Personalbeschaffung.