Die Vorteile von Instant Messaging für Ihr Unternehmen

Haben Sie jemals das Gefühl, dass sich Ihr Unternehmen mit Lichtgeschwindigkeit bewegt? Es geht nicht nur um Sie. Wir alle haben jeden Tag mit unzähligen Informationen zu tun, und die Geschwindigkeit, mit der wir die benötigten Daten erhalten, hat einen großen Einfluss auf den Geschäftserfolg.

Gleichzeitig kann sich das Geschäft nun über weite Distanzen erstrecken. Viele Organisationen haben Auftragnehmer und entfernte Mitarbeiter aus der ganzen Welt.

Die Zeiten, in denen man zum Schreibtisch eines Kollegen schlendern musste, um eine Akte zu holen, oder zwei Tage auf Verkaufszahlen warten mussten, sind für viele von uns vorbei.

Geben Sie geschäftliches Instant Messaging ein.

Instant Messaging gibt es seit 1971, als es für Computer der US-Regierung entwickelt wurde. Es ermöglichte Menschen, sich in Echtzeit digitale Textnachrichten zu schicken.

Heute ist es ein leistungsstarkes Tool, das die Arbeitsweise Ihres Unternehmens verändern kann, indem es Ihnen ermöglicht, nicht nur Nachrichten, sondern auch Dateien, Statusaktualisierungen, Links und Erwähnungen zu senden.

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, warum Sie Instant Messaging für Unternehmen in Betracht ziehen sollten, welche Vorteile es bietet und wie Sie es erfolgreich einsetzen können.

Was sind die Vorteile von Instant Messaging für Ihr Unternehmen?

Instant Messaging kann verwendet werden, um mit Ihrem Team und sogar mit Ihren Kunden in Verbindung zu bleiben, egal ob sie im Außendienst oder am nächsten Schreibtisch sind. Hier sind nur einige Möglichkeiten, wie Sie es verwenden können:

• Kommunikation mit Kunden und Angebot von Dienstleistungen oder technischem Support
• Senden von Erinnerungen an Kunden und Teammitglieder über Besprechungen oder Termine
• Zusammenarbeit an Projekten durch Senden von Dateien und Updates in Echtzeit – besonders praktisch, wenn Ihr Team nicht an einem Ort ist
• Teammitglieder befragen oder sie nach Ideen oder Meinungen fragen
• Sich bei Mitarbeitern, einschließlich Mitarbeitern ohne Schreibtisch, erkundigen, wie es ihnen geht und ob sie Unterstützung bei ihrer Arbeit benötigen

Warum sollten Sie also Instant Messaging anstelle von E-Mail oder einer anderen Option verwenden? Diese Technologie bietet einige große Vorteile für Sie und Ihre Mitarbeiter.

Instant Messaging ist flexibel

Mit der heutigen Technologie können Sie Sprachnotizen hinterlassen, Dateien senden oder Klartext senden. Nachrichten können sofort gelesen werden oder wenn ein Mitarbeiter eine Minute Zeit hat. Wenn sich ein Mitarbeiter beispielsweise um einen Kunden kümmert oder sich außerhalb der Reichweite eines Mobilfunkmasts befindet, kann er einfach auf seine Nachrichten zugreifen und antworten, wenn er wieder verfügbar ist.

IM kann E-Mail und andere Kommunikationsformen ersetzen. Mitarbeiter müssen nicht in einen Posteingang schauen oder eine Plattform überprüfen – Nachrichten erscheinen oft gut sichtbar auf einem Bildschirm. Sie können von fast jedem mobilen Gerät oder Computer mit Internetverbindung aus aufgerufen werden.

Instant Messaging stellt die Konnektivität für Remote- und Hybrid-Mitarbeiter sicher

Wenn Sie Mitarbeiter ohne Schreibtisch, Remote-Mitarbeiter oder einfach nur Mitarbeiter haben, die manchmal zum Mittagessen ausgehen oder in ein anderes Firmenbüro gehen, können Sie mit IM in Kontakt bleiben. Sie können Ihre Mitarbeiter jederzeit erreichen, und mit einer Mitarbeiter-Chat-Lösung wie Connecteam können Sie sogar überprüfen, ob sie Ihre Nachricht erhalten und gelesen haben.

Instant Messaging hält alle auf dem Laufenden

Manchmal muss man umschwenken. Vielleicht hat ein Kunde ein großes Projekt abgebrochen, oder die Führung hat beschlossen, mit einer Abteilung eine neue Richtung einzuschlagen. Keine Sorge – IM ermöglicht es Ihnen, wichtige Updates mit allen Betroffenen zu kommunizieren und Push-Benachrichtigungen an Einzelpersonen oder sogar ganze Teams auf einmal zu senden. Sie haben sogar eine digitale Spur darüber, wen Sie erreicht haben, sodass niemand ausgelassen wird.

Instant Messaging kann Ihr Team schützen

Angenommen, Sie leiten ein Team von Versorgungsarbeitern und Sie erhalten die Nachricht, dass ein großer Sturm aufzieht. Wenn einige Ihrer Teammitglieder vor Ort sind, können Sie IM verwenden, um eine Nachricht direkt an ihre Telefone zu senden und sie zu warnen, dorthin zu gelangen Sicherheit. IM kann daher ein wichtiger Teil Ihres Gesundheits- und Sicherheitsplans sein, wenn Zeit oft von entscheidender Bedeutung ist.

Instant Messaging spart Ihnen Zeit

Möchten Sie, dass Kunden Sie erreichen können, damit Sie Probleme schnell lösen können? Sie haben eine kurze Frage an einen Kollegen, möchten sich aber nicht in eine längere Diskussion verwickeln lassen? Mit IM müssen Sie keine E-Mail öffnen, zum Schreibtisch eines anderen gehen oder Telefon-Tag spielen. Mit ein paar Wischen über den Bildschirm und ein paar Worten erhalten Sie die Antworten, die Sie zum Erledigen von Aufgaben benötigen.

Instant Messaging macht Sie produktiver

Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen ganzen Informationsserver in Ihrer Tasche. Mit einem Mobilgerät und einer guten IM-Plattform können Ihre Mitarbeiter genau das genießen. Ihr Team kann problemlos Dateien, Bilder, Checklisten, Videos und fast alles andere, was es für einen Job benötigt, direkt von einem Mobiltelefon aus teilen.

Mit Instant Messaging können Sie auch in kleinen Zeitabschnitten mehr erledigen. Egal wo und zu welcher Zeit Sie sich ein paar Minuten lang um Kundenfragen kümmern oder den nächsten Schritt in einem Projekt machen – Ihr Arbeitsplatz befindet sich direkt in Ihrem Telefon.

Instant Messaging kann das Teamvertrauen und die Qualität Ihrer Kommunikation verbessern

Die Forschung beweist es. Eine Studie der City University of Hong Kong von Carol Xiaojuan Ou und Robert M. Davison befragte 253 Mitarbeiter und kam zu dem Schluss, dass die Vorteile von Instant Messaging die Nachteile überwiegen. Die Studie ergab insbesondere, dass IM die persönliche Kommunikation nachahmt (teilweise, weil sie in Echtzeit stattfindet) und dies dazu beiträgt, Vertrauen aufzubauen und die Qualität der Kommunikation zu verbessern.

Instant Messaging kann Ihr Unternehmen integrativer machen

Telefone und IM-Apps verfügen über erstaunliche Barrierefreiheitsfunktionen, von der Spracherkennung bis hin zur Möglichkeit, die Bildschirmhelligkeit und den Ton zu vergrößern oder zu erhöhen. Für alle, die mit Seh- oder Hörbehinderung leben, können diese Funktionen Sofortnachrichten leichter lesbar machen als Papierdokumente oder andere Kommunikationsformen. Und für neurodiverse Mitarbeiter und Kunden kann die Verwendung von IM weniger einschüchternd sein als ein persönliches Gespräch oder Telefongespräch.

Instant Messaging kann Ihnen beim Aufbau Ihrer Unternehmenskultur helfen

IM ist nicht nur nützlich, um die Arbeit zu erledigen. Es kann auch dazu beitragen, die Unternehmenskultur zu festigen. Möchten Sie einem Teammitglied eine Geburtstagsnachricht senden? Sie können dies mit einem Meme (und einem Link zu einer Geschenkkarte) über IM tun. Müssen Sie bei einem Kollegen vorbeischauen, der viel zu tun hat? Eine schnelle Sofortnachricht erledigt es. IM ist nicht nur gut fürs Geschäft. Es kann auch gut für den Zusammenhalt und die Moral des Teams sein.

Instant Messaging kann Ihr Endergebnis verbessern

Etwa 73 % der Kunden bevorzugen Live-Chat bei der Kommunikation mit Unternehmen, und Kunden, die Live-Chat nutzen, geben 60 % mehr aus als diejenigen, die dies nicht tun. Für Kunden kann der Chat eine attraktive Alternative zum langen Telefonieren in der Warteschleife sein.

Mit IM kann der Live-Chat direkt auf die Telefone Ihrer Mitarbeiter gehen, sodass sie Kunden in Echtzeit antworten können. Dies kann Ihnen helfen, mehr Verkäufe abzuschließen und die Kundenzufriedenheit und das Vertrauen zu verbessern. Wenn Kunden Ihr Team einfach und sofort erreichen können, fördert dies auch Ihr Unternehmen als geradlinige und transparente Organisation. Schließlich werden Kunden nicht am Telefon von Abteilung zu Abteilung herumgereicht oder warten auf eine E-Mail-Antwort.

Instant Messaging kann die Teamkreativität verbessern

Da es so flexibel ist, kann IM eine Möglichkeit sein, Innovation und Kreativität in Ihrem Unternehmen zu fördern. Angenommen, Sie stoßen bei einem Projekt auf ein Problem. Mit IM können Sie einen Team-Chat erstellen oder sogar eine Nachricht an das gesamte Unternehmen senden und nach Ideen fragen. In Echtzeit können Mitarbeiter ihre Gedanken einbringen und Ihr Team kann das Chatprotokoll durchsehen, um die besten Lösungen zu finden. Auf diese Weise kann IM problemlos als Brainstorming-Sitzung oder als mobiles Whiteboard fungieren.

Die lockere Art der IM-Kommunikation kann ebenfalls hilfreich sein. Im Gegensatz zu einem formellen Bericht oder einer persönlichen Brainstorming-Sitzung, bei der die Leute gebeten werden, sich vor einem Raum zu äußern, kann Instant Messaging eine Möglichkeit sein, mit geringem Druck einen Beitrag zu leisten. Teammitglieder können schnell einen Ausschnitt einer Idee hinzufügen, wenn sie sich dazu inspiriert fühlen. Die Ungezwungenheit kann es den Mitarbeitern auch erleichtern, Ideen auszutauschen, die noch nicht vollständig ausgearbeitet sind. Und man weiß nie, wann der Funke einer dieser Ideen genau das ist, wonach man gesucht hat.

Instant Messaging hilft Ihnen, Aufzeichnungen zu führen

Haben Sie jemals ein persönliches Gespräch geführt und sich gewünscht, Sie könnten zurückspulen, um eine Idee festzuhalten oder einen wichtigen Begriff zu wiederholen? IM führt eine digitale Spur für Sie. Ganz gleich, ob Sie ein neues Teammitglied auf den neuesten Stand bringen möchten, worüber Sie in einem Meeting gesprochen haben, oder ob Sie zu Compliance-Zwecken eine Aufzeichnung Ihrer Interaktionen mit einem Kunden benötigen – Instant Messaging führt ein Protokoll. Sie können es bei Bedarf sogar speichern und hochladen.

Was sind die Best Practices für Business Instant Messaging?

Es reicht nicht aus, einfach eine App herunterzuladen, die kostenloses Instant Messaging für Unternehmen verspricht. Sie müssen sicherstellen, dass Sie die richtige Technologie auswählen und sie dann richtig verwenden. Hier ist wie.

• Übertreiben Sie es nicht. Wenn Ihr Team ständig Sofortnachrichten versendet, kann es sich nicht auf seine Arbeit konzentrieren. Schlimmer noch, nach einer Weile können sie anfangen, Nachrichten zu ignorieren, wenn es zu viele davon gibt. Sie könnten wichtige Daten verpassen. Bevor Sie auf „ Senden“ klicken, fragen Sie immer, ob eine Sofortnachricht sofort gesendet werden soll. Würde diese Kommunikation besser in einer E-Mail funktionieren oder später in einer Nachricht mit ein paar anderen Informationen kombiniert? Speichern Sie IM für dringende Dinge, die Ihr Team jetzt wissen muss.
• Verwenden Sie nur eine technische Instant-Messaging-Option für Unternehmen. Wenn Ihre Mitarbeiter Sofortnachrichten auf drei verschiedenen Plattformen erhalten, werden die Dinge durch das Raster fallen. Versuchen Sie, nur eine Teamplattform zu verwenden. Mit der App von Connecteam können Sie Sofortnachrichten senden und mit Ihrem Team chatten, aber sie enthält auch leistungsstarke Schulungen, die Ihnen bei der Verwendung der App helfen. Darüber hinaus können Sie mit der App Ihre eigenen Schulungsmaterialien für Ihr Team erstellen, einschließlich Videoschulungen. Es enthält sogar Dokumentenspeicherung, Zeitplanung und andere Funktionen. Es ist eine All-in-One-Lösung, um Ihre Teams in Verbindung zu halten.
• Legen Sie einige Grundregeln für akzeptables Verhalten fest. IM mag zwanglos sein, aber was im geschäftlichen Instant Messaging passiert, sollte dennoch professionell sein. Erstelle und teile eine schriftliche Richtlinie mit deinem Team, in der dargelegt wird, was erlaubt ist und was nicht. Beispielsweise möchten Sie vielleicht eine „Nicht-Fluchen“-Regel oder Sie können verlangen, dass Manager in alle Chats mit Kunden einbezogen werden, um ein großartiges Kundenerlebnis zu gewährleisten.
• Stellen Sie sicher, dass die Online-Vertraulichkeitsregeln auch für Instant Messaging gelten. Einige Unternehmen legen Regeln darüber fest, welche Dateien und Informationen online geteilt werden dürfen und welche nicht, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen wie Kundenkontaktinformationen sicher aufbewahrt werden. Stellen Sie sicher, dass den Mitarbeitern klar ist, dass dies auch für IM gilt.
• Schulen Sie Ihr Team. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder, der für Sie arbeitet, mit den neuesten IM-Plattformen vertraut ist. Bieten Sie immer Schulungen an, wenn Sie eine neue IM-Plattform einführen oder wenn Ihre Plattform einem größeren Update unterzogen wird. Training bedeutet, dass jeder ein gleiches Verständnis für die Verwendung der Technologie hat. Es macht Ihr Team auch noch effizienter, weil es lernen kann, wie man all die coolen, weniger bekannten Funktionen Ihrer Plattform nutzt. Connecteam verfügt über ein Hilfecenter, das Sie durch die Connecteam-App führt, oder Sie können Connecteam-Schulungen nutzen, um Schulungsmaterialien zu erstellen, die Ihrem Team helfen, sich mit den Best Practices für IM zurechtzufinden.

Abrufen der Nachricht über Instant Messaging

Hier sind die großartigen Neuigkeiten über IM für Unternehmen: Technologie ist stärker integriert als je zuvor. Heute kann man mehr als nur SMS versenden. Sie können auch Dateien, Checklisten, Memes, Links und mehr senden. Verwenden Sie IM, um sich mit Kunden und Teams zu verbinden und so die Effizienz, den Umsatz und das Zeitmanagement zu verbessern. Alles beginnt mit ein paar Fingertipps und Wischbewegungen auf dem Bildschirm, um alle Vorteile von Instant Messaging für Ihr Unternehmen zu nutzen!