安排遠程會議的最佳實踐，以便每個人每次都準時出現

大多數人在持續超過 30-60 分鐘的遠程會議期間難以保持專注。 在那之後，他們開始漂移並失去焦點。 保持別人的注意力已經夠難的了，但如果你還要與後來者打交道，那麼需要注意的窗口就更小了。

遲到往往有幾個原因，我們稍後會在這裡回顧。 讓人們負責並按時出現的最佳方法是使用自動提醒。 在本文中，我們將詳細介紹該主題，以便您更好地了解如何安排和組織您的活動。

為什麼人們不參加遠程會議？

通常，人們更有可能出現在他們認為有價值的活動中。 如果與會者根本沒有出現，他們可能認為遠程會議對他們來說並不重要。 可能是你的價值主張不夠強大。 不管是什麼原因，與會者通常會逃避責任，乾脆不參加他們認為浪費時間的活動。

遲到有點不同。 它們通常不是故意忽視的跡象。 人們沒有準時出現的情況更為常見，因為他們只是忘記了時間並且沒有得到足夠的提醒。

未出現和遲到

普通人的精神非常忙碌，即使他們的日程安排是空的！ 由於有無窮無盡的數字內容需要關注，人們忘記事情是很正常的，即使他們可能在幾天或幾週前就已經安排好了。 老實說，心不在焉的時刻可能發生在我們最好的人身上。

另一方面，如果您看到很多沒有演出和遲到的情況，那麼開始考慮您可以做些什麼來改善這種情況並不是一個壞主意。 如果您沒有自動化安排流程，那麼您正在為與會者創建更多工作。 他們不僅必須在日曆中找到有效的時間，而且還必須手動檢查該日曆或為自己設置提醒。

即使日曆事件是由雙方創建的，會議似乎也不夠有利可圖，無法在與會者心目中佔據重要位置。 事實上，人類的大腦是這樣連接的，它故意忘記所有不重要的事情，以便能夠將所有註意力集中在重要的事情上。

因此，在我們繼續實施解決方案之前，重要的是先要有一些同情心，不要把忽視過於個人化。

設置日程安排應用程序以確保與會者出現

您可以通過向與會者提出明確的價值主張來減少遲到和未出現的次數。 但是自動化流程將完成剩下的工作，因此可以輕鬆記住即將到來的日期和時間。

調度應用程序使任何規模的企業都可以更輕鬆地完成此任務。 每當您與某人分享您的鏈接時，他們都可以選擇適合他們的時間並填寫表格。 確認後，他們將收到一封確認電子郵件和日曆活動。 此外，您可以安排在關鍵時刻發出的提醒電子郵件或短信，例如活動前一天或活動前一小時。

這些通知使與會者更難找藉口忘記在他們的日曆上寫下會議。 時間段也會自動填入您的在線日曆，以便您收到通知並隨時參考。 客戶信息將保存並與您共享以供將來使用。

以下是日程安排應用程序如何作為促進會議出席率的促進者。

• 主持遠程會議：虛擬會議消除了團隊和與會者在會議期間物理在同一地點的需要。 在 covid-19 大流行期間，遠程會議越來越普遍。

• 記住您的會議：在會議前後定期提醒和跟進，確保您自己的團隊跟上進度。 與會者詳細信息通過多個渠道記錄，因此您的員工可以訪問會議數據以提前準備。

• 消除未出現的情況：當重要人物沒有出現在您的會議上時，整個時間段都可能被浪費掉。 如果這種情況經常發生，那麼對於企業來說，這將成為可以輕鬆避免的成本。

• 提高出勤率：顯示所有在線會議摘要的專用日程安排頁面大大增加了出勤率。 此外，可以在這裡輕鬆安排新會議，如果需要，可以重新安排舊會議。

• 簡化客戶對話：需要與客戶舉行的會議比普通的內部討論需要更多的計劃。 來回協調是一個常見的挫折點，因此簡化流程是一個好主意。

• 生成獨特的 Zoom 會議 URL； Zoom是最常用的網絡會議應用程序之一，但該技術可用於任何集成會議工具。 Apppointlet允許您通過點擊幾下獨特的鏈接來主持 Zoom 會議。 這使過程更簡單，工作流程更順暢。 其他以相同方式工作的常見視頻會議選項包括 Google Meet、MS Teams、Join.Me、GoToMeeting 和 Webex。

• 自動確認和提醒：如果您每週只有幾次會議確認和提醒文本，或者您正在與高層管理人員打交道，那麼手動發送會議確認和提醒文本是可以的。 但是當你每天與普通人見面時，跟上它就變成了一件不合理的苦差事。 使用調度工具自動化他的所有工作可能會有很大幫助。
• 在時區之間轉換：跨時區舉行的會議是一個常見的混淆來源。 如果人們甚至記得進行時間轉換，那麼總會有人為錯誤的餘地。 在線安排工具通過檢測與會者瀏覽器的時區並使用它來轉換會議主持人的可用性來解決這個問題。
• 與團隊成員協調：涉及多個團隊成員的客戶會議可以通過正確的在線安排工具輕鬆協調。 Apppointlet 具有輪詢等主持人分配功能，可幫助在團隊中分配會議。 或者，您也可以使用該工具為單個會議調整多個團隊成員的日程安排。

使用日程安排應用程序最大限度地減少未出現

您知道在線日程安排工具在對話中從未出現時正在發揮作用，但是您的行為將提高會議的質量，並使參與者參加不是因為他們需要而是因為他們想要參加。

以下是如何一步一步到達那裡。

主持虛擬會議

虛擬會議對於重要的決策或建立關係可能不是最好的，但對於定期的追趕和簽到來說，它們肯定比面對面的會議更有效。 參與者不需要親自到場，當您取消這項工作時，出勤率會自動增加。 此外，屏幕共享、虛擬白板和分組討論室等功能複制了面對面的體驗，因此無論如何都沒有太大區別。

此外，如果您是一個有環保意識的人，那麼虛擬會議是環保的，因為它們不會佔用大量資源並最大限度地減少廢物產生。

忘記開會太容易了

但是一個在線調度應用程序讓它變得非常困難。 大多數日程安排應用程序都與您的虛擬日曆連接，無論您使用的是哪一個，並自動更新那裡的會議時段。 如果有任何衝突，他們還會通知您，以便您可以要求重新安排。

您還可以鎖定您的空閒時間，以便您的遠程同事提前知道您的空閒時間，並選擇適合您日程的會議時間。

未出現對業務不利

花在等待從未出現的人身上的時間是寶貴的資產，可以花在更好的任務上，從而真正推動業務價值。 作為一名企業家，您已經知道這會給您的企業帶來多少機會成本。

預約安排應用程序可以幫助控制此成本，因為它們完全消除了未出現的任何藉口。 另外，由於您將在通過應用程序查看他們的可用性後設置會議，因此他們不出現是非常粗魯的。

通過調度頁面提高出勤率

大多數預約應用程序為用戶提供了一個中央日程安排頁面，該頁面充當所有會議相關信息的儀表板。 您可以查看過去已安排的內容以及將來的內容。 您可以標記產品發布、新聞稿、客戶會議等的重要日期。

當員工能夠一目了然地查看所有內容時，遺漏某些內容的機會就會大大降低。 他們確切地知道什麼時候該做什麼。 這會提高生產力，從而提高會議出席率。

簡化客戶對話

如果您曾經從事過銷售工作，那麼您一定知道召開客戶會議有多難，尤其是在虛擬環境中。 來回發送大量電子郵件，會議被重新安排一百萬次。 其中 90% 會在此過程中浪費掉，客戶最終會因為麻煩而退出。

調度應用程序帶走了所有這些，取而代之的是一個方便的客戶預訂頁面。 此預訂頁面可以設置在網站上，也可以通過 URL 共享。 客戶可以從這個頁面輕鬆選擇一個可用的時間段，選擇他們喜歡的員工，​​並填寫他們的聯繫信息。 會議自動預約，並通知公司。

一些工具甚至允許您添加其他選項，例如常見問題解答部分或會議預訂頁面上的聊天機器人。 這使客戶可以輕鬆地與您的企業溝通並獲得及時的響應。

生成唯一的 Zoom 會議 URL

Apppointlet 等工具與 Zoom、Microsoft Teams、Google Meet 等眾多網絡會議應用程序集成，輕鬆進行虛擬會議。 與 Zoom 建立連接後，只需單擊幾下即可生成唯一的會議 URL。

安排虛擬會議後，將自動生成此鏈接並與參與者共享。 它還將附加到為這些會議創建的日曆事件中，以便參與者在找到它時不會遇到任何麻煩，以防它在電子郵件中丟失。

自動確認和提醒

這很容易成為在線調度應用程序必須提供的最佳功能。 您不再需要撥打電話或發送電子郵件來確認與參與者的會議時間。 您需要做的就是將參與者添加到會議中，系統會自動要求他們確認。

您還可以為已完成的會議設置自動提醒和跟進。 該應用程序將在一定的時間間隔自動向會議參與者發送電子郵件和短信提醒。 您可能需要指定這些提醒之間的頻率和間隔，其餘的由應用程序處理。

在時區之間轉換

在全球環境中運營的企業經常需要與國外的人會面。 在不同時區設置這樣的會議可能會非常令人困惑，因為您必須做大量的數學運算才能確保您不會犯任何錯誤。

像 Apppointlet 這樣的應用程序會根據當地時區為主持人和與會者翻譯會議時間。 您也可以指定本地時區以外的時區，但軟件會自動選擇您所在的時區作為默認設置。 如果您不希望發生這種情況，您可以鎖定時區，以便根據您的時區向所有參與者顯示會議時間。

與團隊成員協調

到目前為止，我們討論的所有日程安排問題都隨著參與者數量的增加而呈指數增長。 當您需要團隊的多個成員出席客戶會議時，問題會變得更糟。

幸運的是，Apppointlet 也有一個解決方案。 借助其團隊安排功能，您可以安排與多個成員的會議並指定主持人。 主持人將獲得您正在使用的集成會議應用程序的管理權限，並且團​​隊的其他成員將被邀請作為參與者。

如何安排遠程團隊會議

如果參與者之間需要不斷地來回交流，那麼小組虛擬會議可能不是一個好主意。 當每個人都想同時說話時，你不想經歷讓 50 個人關掉麥克風的折磨。 另外，在沒有清晰的肢體語言的情況下，這種交流會變得更加混亂。 幫自己一個忙，面對面舉行這樣的會議。

但是，如果目的只是展示某些東西或進行培訓，那麼虛擬團隊會議可能是理想的選擇。 除了不必安排大型會議室明顯節省成本外，安排過程也更加方便。

您需要做的就是在 Apppointlet 中創建一個小組會議類型，並根據需要設置日程安排規則。 您可以指定在特定時間允許參加會議的最大與會者人數，以避免虛擬空間過度擁擠。

對於虛擬會議，您需要將 Apppointlet 與您選擇的在線視頻會議軟件集成。 您可以在會議地點選擇此軟件，然後繼續進行其餘操作。

常問問題

如果您不熟悉虛擬會議和日程安排，這可能有點難以處理。 如果您在任何步驟都無法理解任何內容，這些常見問題解答可能會幫助您。

如何與遠程團隊開會？

遠程團隊可以通過在線視頻通話軟件（例如 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams 等）進行虛擬會議。您可以通過 Apppointlet 等安排應用程序安排與多個團隊成員的會議，然後繼續通過前面提到的任何一個應用程序。

什麼是最適合在線會議的網絡會議應用程序？

全球領先的公司正在使用許多網絡會議應用程序。 最好的包括 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Skype、Slack、GoToMeeting、ClickMeeting、Cisco Webex 和 ezTalks Meetings。

如何為已安排的遠程會議設置與會者提醒？

事實證明，與會者提醒在最大限度地減少缺席和提高會議出席率方面有很大幫助。 諸如 Apppointlet 之類的日程安排工具允許您為已安排的會議發送自動提醒。 這些提醒可以通過電子郵件、SMS 或其他形式的消息發送。

如何在國際上主持遠程會議？

國際遠程會議可以通過 Apppointlet 等在線安排應用程序輕鬆安排。 Apppointlet 允許您輕鬆地在不同時區設置會議。 會議時間會根據與會者和主持人的本地時區自動轉換。

我應該如何主持遠程商務會議？

您可以通過電話會議虛擬地主持遠程商務會議。 虛擬會議更容易計劃和執行，因為大部分手動工作都是通過軟件自動完成的。 您可以使用諸如 Apppointlet 之類的日程安排工具來安排會議，並使用諸如 Zoom 之類的視頻會議工具來召開會議。

遠程工作人員通常在哪裡舉行會議？

遠程工作人員通常通過在線日程安排和會議應用程序舉行會議。 在線日程安排應用程序使團隊協調變得容易，會議的設置也毫不費力。 設置完成後，可以在 Zoom 或 Google Meet 等虛擬會議軟件上進行。

如何減輕遠程會議的壓力？

遠程工作和會議可能會帶來壓力，但您可以通過讓與會者盡可能多的靈活性來減輕壓力。 與明確的議程項目進行較短的會議，並嘗試在它們之間保持緩衝以保持他們的注意力。 此外，盡可能多地使用協作工具和功能（屏幕共享、白板、谷歌文檔、會議記錄應用程序等），讓事情變得更容易。

一天中進行遠程會議的最佳時間是什麼時候？

現代研究表明，進行遠程會議的最佳時間是在一周的中間三天，即下午 2 點到 2:30 左右。 這背後的原因是，這個時間不算早，也不算晚，距離一周開始已經過去一兩天了。 工作團隊已經煥然一新，準備開會設定新目標。

進行富有成效的遠程會議的秘訣：越短越好。

您可以使用世界上所有的技術，但仍然沒有足夠高效的會議。 歸根結底，您仍在與人打交道，如果他們在您的會議中沒有發現任何價值，他們就不會出現。

進行有效的遠程會議的關鍵是限制會議時間並製定明確的議程。 縮短時間將使您的團隊獲得最大的關注，因此，他們最終會變得更有效率。