Mejores prácticas para programar reuniones remotas para que todos lleguen a tiempo, siempre

La mayoría de las personas tienen dificultades para mantenerse concentradas durante las reuniones remotas que duran más de 30 a 60 minutos. Después de eso, comienzan a desviarse y perder el foco. Mantener la atención de alguien ya es bastante difícil, pero si también está tratando con los que llegan tarde, hay una ventana de atención aún más pequeña con la que trabajar.

Las llegadas tardías tienden a ocurrir por algunas razones, que revisaremos aquí en breve. La mejor manera de hacer que las personas rindan cuentas y lleguen a tiempo es con recordatorios automáticos. En este artículo, cubriremos este tema en detalle para que tenga una mejor idea de cómo programar y estructurar sus compromisos.

¿Por qué la gente no se presenta a las reuniones remotas?

Como regla general, es más probable que las personas se presenten a los eventos que consideran valiosos. Si los asistentes simplemente no se presentan, es posible que no pensaran que la reunión remota era muy importante para ellos. Puede ser que su propuesta de valor no haya sido lo suficientemente fuerte . Cualquiera que sea el motivo, es común que los asistentes eviten rendir cuentas y simplemente no se presenten en eventos que consideran una pérdida de tiempo.

Las llegadas tardías son un poco diferentes. Por lo general, no son una indicación de negligencia deliberada. Es más común que las personas no se presenten puntualmente porque simplemente perdieron la noción del tiempo y no tuvieron un recordatorio adecuado.

No-shows y llegadas tardías

La persona promedio está muy ocupada mentalmente, ¡incluso cuando su agenda está vacía! Con un sinfín de contenido digital para obsesionarse, es normal que las personas se olviden de las cosas, incluso cuando pueden haberlo programado hace días o semanas. Honestamente, los momentos de distracción probablemente le sucedan a los mejores de nosotros.

Por otro lado, si ve muchas ausencias y llegadas tardías, no es una mala idea comenzar a pensar en qué puede hacer para mejorar la situación. Si no está automatizando el flujo de programación, entonces está creando más trabajo para el asistente. No solo tienen que encontrar una hora en su calendario que funcione, sino que también tienen que consultar ese calendario manualmente o establecer un recordatorio para ellos mismos.

Incluso cuando ambas partes crean el evento del calendario, es posible que la reunión no parezca lo suficientemente lucrativa como para ocupar un lugar importante en la mente de los asistentes. De hecho, la mente humana está conectada de tal manera que olvida deliberadamente todas las cosas sin importancia para poder dirigir toda la atención hacia las importantes.

Entonces, antes de pasar a implementar una solución, es importante comenzar por tener algo de compasión y no tomar la negligencia demasiado personalmente.

Configure una aplicación de programación para asegurarse de que los asistentes se presenten

Puede reducir la cantidad de llegadas tardías y ausencias al hacer una propuesta de valor clara para el asistente. Pero la automatización del proceso les llevará el resto del camino, por lo que es fácil recordar la próxima fecha y hora.

Las aplicaciones de programación hacen que esto sea más fácil de lograr para empresas de cualquier tamaño. Cada vez que comparte su enlace con alguien, pueden elegir un momento que les funcione y completar un formulario. Al confirmar, recibirán un correo electrónico de confirmación y un evento en el calendario. Además, puede programar correos electrónicos o SMS de recordatorio que se envían en momentos clave, como el día anterior o una hora antes de su evento.

Estas notificaciones hacen que sea más difícil para el asistente dar una excusa por olvidarse de anotar la reunión en su calendario. El intervalo de tiempo también se completa automáticamente en su calendario en línea, de modo que se le notifique y pueda consultarlo en cualquier momento. La información del cliente se guarda y se comparte con usted para uso futuro.

Así es como una aplicación de programación puede actuar como facilitador para mejorar la asistencia a las reuniones.

• Organizar reuniones remotas: las reuniones virtuales eliminan la necesidad de que el equipo y los asistentes estén físicamente en el mismo lugar durante la reunión. Durante la pandemia de covid-19, las reuniones remotas son cada vez más comunes.

• Recuerde sus reuniones: los recordatorios regulares y los seguimientos antes y después de las reuniones aseguran que su propio equipo se mantenga actualizado. Los detalles de los asistentes se registran a través de varios canales, por lo que su personal puede acceder a los datos de la reunión para prepararse con anticipación.

• Eliminar las ausencias: cuando las personas importantes no se presentan a su reunión, existe el riesgo de que todo el período de tiempo se desperdicie. Si eso sucede regularmente, se convierte en un costo para las empresas que podría evitarse fácilmente.

• Mejore la asistencia: una página de programación dedicada que muestra un resumen de todas las reuniones que están en línea aumenta considerablemente la asistencia. Además, las nuevas reuniones se pueden programar fácilmente aquí, y las más antiguas se pueden reprogramar si es necesario.

• Agilice las conversaciones con los clientes: las reuniones que deben celebrarse con los clientes requieren más planificación que las conversaciones internas ordinarias. La coordinación de ida y vuelta es un punto común de frustración, por lo que simplificar el proceso es una gran idea.

• Genere URL de reunión de Zoom únicas; Zoom es una de las aplicaciones de conferencias web más utilizadas, sin embargo, esta técnica se puede utilizar para cualquier herramienta de reunión integrada. Appointlet le permite organizar reuniones de Zoom con enlaces únicos en unos pocos clics. Esto hace que el proceso sea más simple y el flujo de trabajo más fluido. Otras opciones comunes de videoconferencia que funcionan de la misma manera incluyen Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting y Webex.

• Confirmación y recordatorios automatizados: enviar textos de confirmación y recordatorios de reuniones a mano está bien si solo tiene unas pocas veces por semana, o si está tratando con ejecutivos de alto nivel. Pero cuando te encuentras con gente común todos los días, se convierte en una tarea irrazonable para mantenerse al día. Automatizar todo esto con una herramienta de programación puede ser de gran ayuda.
• Traducir entre zonas horarias: las reuniones que tienen lugar en diferentes zonas horarias son una fuente común de confusión. Si la gente se acuerda de hacer las conversiones de tiempo, siempre hay lugar para el error humano. Las herramientas de programación en línea resuelven esto al detectar la zona horaria del navegador del asistente y usarla para traducir la disponibilidad del anfitrión de la reunión.
• Coordine con los miembros del equipo: las reuniones de clientes que involucran a varios miembros del equipo se pueden coordinar fácilmente con la herramienta de programación en línea adecuada. Appointlet tiene funciones de asignación de anfitriones como round robin para ayudar a distribuir las reuniones en un equipo. O, alternativamente, también puede usar la herramienta para alinear los horarios de varios miembros del equipo para una sola reunión.

Minimice las ausencias con una aplicación de programación

Usted sabe que una herramienta de programación en línea está funcionando cuando nunca aparece en una conversación y, sin embargo, sus actos mejorarán la calidad de sus reuniones y harán que los participantes asistan no porque lo necesiten sino porque lo deseen.

Aquí está cómo llegar paso a paso.

Organizar reuniones virtuales

Las reuniones virtuales pueden no ser las mejores para la toma de decisiones importantes o la construcción de relaciones, pero para ponerse al día y hacer controles regulares, definitivamente son más efectivas que las reuniones en persona. Los participantes no necesitan estar allí físicamente, y cuando eliminas esta mano de obra, la asistencia aumenta automáticamente. Además, funciones como compartir pantalla, pizarras virtuales y salas de reuniones replican la experiencia en persona, por lo que no hay mucha diferencia de todos modos.

Además, si eres una persona preocupada por el medio ambiente, las reuniones virtuales son respetuosas con el medio ambiente, ya que no consumen muchos recursos y minimizan la producción de residuos.

Es muy fácil olvidar una reunión

Pero una aplicación de programación en línea lo hace muy difícil. La mayoría de las aplicaciones de programación se conectan con su calendario virtual, sin importar cuál esté usando, y actualizan el espacio de la reunión allí automáticamente. También le informan si hay algún conflicto para que pueda solicitar una reprogramación.

También puede bloquear sus horas disponibles para que sus colegas remotos sepan de su disponibilidad con anticipación y seleccionen una hora de reunión que se adapte a su horario.

Las ausencias son malas para el negocio

El tiempo dedicado a esperar a alguien que nunca se presenta es un activo valioso que podría dedicarse a mejores tareas que realmente generen valor comercial. Como emprendedor, ya sabe el costo de oportunidad que esto puede tener para su negocio.

Las aplicaciones de programación de citas pueden ser fundamentales para controlar este costo, ya que eliminan por completo cualquier excusa que puedan tener las ausencias. Además, dado que configurará la reunión después de ver su disponibilidad a través de la aplicación, sería muy grosero de su parte no presentarse.

Mejore la asistencia con una página de programación

La mayoría de las aplicaciones de reserva de citas brindan a los usuarios una página de programación central que actúa como un panel para toda la información relacionada con la reunión. Puede ver lo que se ha programado en el pasado y lo que está por venir en el futuro. Puede marcar fechas importantes para lanzamientos de productos, comunicados de prensa, reuniones con clientes y demás.

Cuando los empleados pueden ver todo de un vistazo, las posibilidades de perderse algo se reducen considerablemente. Saben exactamente qué hacer, cuándo. Esto se traduce en una mayor productividad y por ende una mayor asistencia a las reuniones.

Agilice la conversación con el cliente

Si alguna vez ha trabajado en ventas, debe saber lo difícil que es organizar reuniones con clientes, especialmente en un entorno virtual. Hay toneladas de correos electrónicos que van y vienen, y las reuniones se reprograman un millón de veces. El 90% de estos se desperdician en el proceso, y los clientes finalmente se echan atrás debido a la molestia.

Las aplicaciones de programación eliminan todo esto y lo reemplazan con una conveniente página de reserva para el cliente. Esta página de reserva se puede configurar en un sitio web o se puede compartir a través de una URL. Los clientes pueden elegir fácilmente un intervalo de tiempo disponible en esta página, seleccionar a su miembro del personal preferido y completar su información de contacto. La reunión se reserva automáticamente y se notifica a la empresa.

Algunas herramientas incluso le permiten agregar opciones adicionales, como una sección de preguntas frecuentes o un chatbot en la página de reserva de reuniones. Esto permite a los clientes comunicarse fácilmente con su empresa y obtener respuestas rápidas.

Genere URL de reunión de Zoom únicas

Herramientas como Appointlet se integran con muchas aplicaciones de conferencias web como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc., para realizar fácilmente reuniones virtuales. Una vez que esté conectado con Zoom, todo lo que necesita son unos pocos clics para generar direcciones URL únicas para las reuniones.

Este enlace se generará automáticamente y se compartirá con los participantes una vez que programe una reunión virtual. También se adjuntará al evento de calendario creado para estas reuniones para que los participantes no tengan problemas para encontrarlo en caso de que se pierda en los correos electrónicos.

Confirmación y recordatorios automatizados

Esta es fácilmente la mejor característica que ofrecen las aplicaciones de programación en línea. Ya no necesita hacer llamadas telefónicas o enviar correos electrónicos para confirmar la hora de la reunión con los participantes. Todo lo que necesita hacer es agregar a los participantes a la reunión y automáticamente se les pedirá que confirmen.

También puede configurar recordatorios y seguimientos automáticos para las reuniones que han finalizado. La aplicación enviará automáticamente recordatorios por correo electrónico y SMS a los participantes de la reunión en ciertos intervalos. Es posible que deba especificar la frecuencia y la brecha entre estos recordatorios, y la aplicación se encargará del resto.

Traduce entre zonas horarias

Las empresas que operan en un entorno global necesitan constantemente tener reuniones con personas en el extranjero. Establecer este tipo de reuniones en diferentes zonas horarias puede ser muy confuso, ya que tendrás que hacer una buena cantidad de matemáticas para asegurarte de no cometer ningún error.

Aplicaciones como Appointlet traducen los horarios de las reuniones según la zona horaria local, tanto para los anfitriones como para los asistentes. También puede especificar una zona horaria que no sea la local, pero el software seleccionará automáticamente la que se encuentre como configuración predeterminada. Si no desea que esto suceda, puede bloquear la zona horaria para que los horarios de las reuniones se muestren a todos los participantes de acuerdo con su zona horaria.

Coordinar con los miembros del equipo.

Todos los temas de programación que hemos tratado hasta ahora crecen exponencialmente a medida que aumenta el número de participantes. El problema empeora aún más cuando necesita que varios miembros de su equipo estén presentes para una reunión con un cliente.

Afortunadamente, Appointlet también tiene una solución para esto. Con sus funciones de programación de equipos, puede programar reuniones con varios miembros y también especificar el anfitrión. El anfitrión obtendrá derechos administrativos en la aplicación de conferencia integrada que está utilizando y el resto del equipo será invitado como participante.

Cómo programar reuniones de equipo remotas

Las reuniones virtuales grupales pueden no ser una gran idea si es necesario que haya una comunicación constante entre los participantes. No querrás pasar por la tortura de hacer que 50 personas apaguen sus micrófonos cuando todos quieren saltar y hablar simultáneamente. Además, en ausencia de un lenguaje corporal claro, esta comunicación se complicaría aún más. Hágase un favor y celebre tales reuniones cara a cara.

Sin embargo, si el propósito es simplemente presentar algo o realizar una sesión de capacitación, las reuniones virtuales del equipo pueden ser la opción ideal. Además del obvio ahorro de costos que obtiene al no tener que organizar una gran sala de conferencias, el proceso de programación es mucho más conveniente.

Todo lo que necesita hacer es crear un tipo de reunión de grupo en Appointlet y configurar las reglas de programación a su gusto. Puede especificar el número máximo de asistentes permitidos para asistir a la reunión en un momento determinado para evitar la saturación del espacio virtual.

Para reuniones virtuales, deberá integrar Appointlet con un software de videoconferencia en línea de su elección. Puede seleccionar este software en la ubicación de la reunión y luego continuar con el resto de la misma manera.

Preguntas más frecuentes

Si es nuevo en las reuniones virtuales y la programación, esto podría haber sido demasiado difícil de manejar. Si no pudo entender nada en algún paso, estas preguntas frecuentes pueden ayudarlo.

¿Cómo puedes tener reuniones con un equipo remoto?

Los equipos remotos pueden tener reuniones virtuales que pueden llevarse a cabo a través de un software de videollamadas en línea como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, etc. Puede programar reuniones con varios miembros del equipo a través de una aplicación de programación como Appointlet y luego continuar teniendo la sesión a través de cualquiera de las aplicaciones mencionadas anteriormente.

¿Cuál es la mejor aplicación de conferencia web para reuniones en línea?

Hay muchas aplicaciones de conferencias web que están siendo utilizadas por empresas líderes en todo el mundo. Los mejores incluyen Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex y ezTalks Meetings.

¿Cómo configuro recordatorios de asistentes para una reunión remota programada?

Los recordatorios de los asistentes han demostrado ser de gran ayuda para minimizar las ausencias y mejorar la asistencia a las reuniones. Las herramientas de programación como Appointlet le permiten enviar recordatorios automáticos para reuniones programadas. Estos recordatorios pueden enviarse por correo electrónico, SMS u otras formas de mensajes.

¿Cómo organizo reuniones remotas a nivel internacional?

Las reuniones remotas internacionales se pueden programar fácilmente a través de aplicaciones de programación en línea como Appointlet. Appointlet le permite programar reuniones en diferentes zonas horarias con facilidad. La hora de la reunión se traduce automáticamente según la zona horaria local tanto para los asistentes a la reunión como para el anfitrión.

¿Cómo debo organizar reuniones de negocios remotas?

Puede organizar reuniones de negocios remotas virtualmente a través de llamadas de conferencia. Las reuniones virtuales son más fáciles de planificar y ejecutar, ya que la mayor parte del trabajo manual está automatizado con software. Puede usar herramientas de programación como Appointlet para configurar la reunión y una herramienta de videoconferencia como Zoom para llevar a cabo la reunión.

¿Dónde suelen celebrar sus reuniones los trabajadores remotos?

Los trabajadores remotos normalmente realizan reuniones a través de aplicaciones de conferencias y programación en línea. Las aplicaciones de programación en línea facilitan la coordinación del equipo y las reuniones se organizan con un mínimo esfuerzo. Una vez que se configuran, se pueden realizar en un software de conferencia virtual como Zoom o Google Meet.

¿Cómo reduzco el estrés de las reuniones remotas?

El trabajo remoto y las reuniones pueden ser estresantes, pero puede reducir el estrés al permitir que los asistentes tengan tanta flexibilidad como sea posible. Tenga reuniones más cortas con puntos de agenda claros y trate de mantener distancias entre ellos para mantenerlos atentos. Además, use tantas herramientas y funciones de colaboración (pantalla compartida, pizarras, documentos de Google, una aplicación de notas de reuniones, etc.) como pueda para facilitar aún más las cosas.

¿Cuál es el mejor momento del día para realizar reuniones remotas?

La investigación moderna sugiere que el mejor momento para realizar reuniones remotas es entre los tres días de la semana, alrededor de las 2 a las 2:30 p. m. La razón detrás de esto es que esta vez no es ni demasiado temprano ni demasiado tarde, y ya han pasado uno o dos días desde que comenzó la semana. Los equipos de trabajo se han renovado y están listos para tener reuniones para establecer nuevas metas.

El secreto para tener reuniones remotas productivas: cuanto más cortas, mejor.

Puede usar toda la tecnología del mundo y aun así no tener reuniones que sean lo suficientemente productivas. Al final del día, todavía está tratando con humanos y si no encuentran ningún valor en sus reuniones, no se presentarán.

La clave para tener reuniones remotas efectivas es limitar el tiempo de la reunión y tener una agenda clara. Acortar la cantidad de tiempo obtendrá la máxima atención de su equipo y, como resultado, terminarán siendo más productivos.