Meilleures pratiques pour planifier des réunions à distance afin que tout le monde se présente à l'heure, à chaque fois

La plupart des gens ont du mal à rester concentrés lors de réunions à distance qui durent plus de 30 à 60 minutes. Après cela, ils commencent à dériver et à perdre leur concentration. Garder l'attention de quelqu'un est déjà assez difficile, mais si vous avez également affaire à des retardataires, il y a une fenêtre d'attention encore plus petite avec laquelle travailler.

Les arrivées tardives ont tendance à se produire pour plusieurs raisons, que nous passerons en revue ici sous peu. La meilleure façon de tenir les gens responsables et de se présenter à l'heure consiste à utiliser des rappels automatisés. Dans cet article, nous aborderons ce sujet en détail afin que vous ayez une meilleure idée de la façon de planifier et de structurer vos engagements.

Pourquoi les gens ne se présentent-ils pas aux réunions à distance ?

En règle générale, les gens sont plus susceptibles de se présenter à des événements qu'ils trouvent utiles. Si les participants ne se présentent tout simplement pas du tout, il est possible qu'ils ne pensaient pas que la réunion à distance était très importante pour eux. Il se peut que votre proposition de valeur n'était pas assez forte . Quelle que soit la raison, il est courant que les participants évitent de rendre des comptes et se contentent de ne pas se présenter à des événements qu'ils considèrent comme une perte de temps.

Les arrivées tardives sont un peu différentes. Ils ne sont généralement pas une indication de négligence délibérée. Il est plus courant que les gens ne se présentent pas à l'heure parce qu'ils ont simplement perdu la notion du temps et n'ont pas eu de rappel adéquat.

No-shows et arrivées tardives

La personne moyenne est très occupée mentalement, même lorsque son emploi du temps est vide ! Avec un contenu numérique sans fin sur lequel se concentrer, il est normal que les gens oublient des choses même lorsqu'ils l'ont peut-être planifié il y a des jours ou des semaines. Honnêtement, les moments d'inattention arrivent probablement aux meilleurs d'entre nous.

D'un autre côté, si vous voyez beaucoup de non-présentations et d'arrivées tardives, ce n'est pas une mauvaise idée de commencer à réfléchir à ce que vous pouvez faire pour améliorer la situation. Si vous n'automatisez pas le flux de planification, vous créez plus de travail pour le participant. Non seulement ils doivent trouver une heure dans leur calendrier qui fonctionne, mais ils doivent également vérifier ce calendrier manuellement ou définir un rappel pour eux-mêmes.

Même lorsque l'événement du calendrier est créé par les deux parties, la réunion peut ne pas sembler suffisamment lucrative pour occuper une place importante dans l'esprit des participants. En fait, l'esprit humain est câblé de telle manière qu'il oublie délibérément toutes les choses sans importance pour pouvoir diriger toute l'attention vers les plus importantes.

Donc, avant de passer à la mise en œuvre d'une solution, il est important de commencer par faire preuve de compassion et de ne pas prendre la négligence trop personnellement.

Configurez une application de planification pour vous assurer que les participants se présentent

Vous pouvez réduire le nombre d'arrivées tardives et de non-présentations en faisant une proposition de valeur claire au participant. Mais l'automatisation du processus leur fera faire le reste du chemin, de sorte qu'il est facile de se souvenir de la date et de l'heure à venir.

Les applications de planification facilitent cette tâche pour les entreprises de toutes tailles. Chaque fois que vous partagez votre lien avec quelqu'un, il peut choisir une heure qui lui convient et remplir un formulaire. Après confirmation, ils recevront un e-mail de confirmation et un événement de calendrier. De plus, vous pouvez programmer des e-mails ou des SMS de rappel qui seront envoyés à des moments clés, comme la veille ou une heure avant votre événement.

Ces notifications rendent plus difficile pour le participant de trouver une excuse pour avoir oublié d'écrire la réunion sur son calendrier. Le créneau horaire est également rempli automatiquement sur votre calendrier en ligne, afin que vous soyez averti et que vous puissiez le consulter à tout moment. Les informations du client sont enregistrées et partagées avec vous pour une utilisation future.

Voici comment une application de planification peut agir comme un facilitateur pour améliorer la participation aux réunions.

• Organiser des réunions à distance : les réunions virtuelles éliminent le besoin pour l'équipe et les participants d'être physiquement au même endroit pendant la réunion. Pendant la pandémie de covid-19, les réunions à distance sont de plus en plus monnaie courante.

• Souvenez-vous de vos réunions : des rappels et des suivis réguliers avant et après les réunions garantissent que votre propre équipe reste au courant. Les détails des participants sont enregistrés via plusieurs canaux, afin que votre personnel puisse accéder aux données de la réunion pour se préparer à l'avance.

• Éliminer les absences : lorsque des personnes importantes ne se présentent pas à votre réunion, il y a un risque que toute la période soit perdue. Si cela se produit régulièrement, cela devient un coût pour les entreprises qui pourrait facilement être évité.

• Améliorez la participation : une page de planification dédiée qui affiche un résumé de toutes les réunions en cours augmente considérablement la participation. De plus, de nouvelles réunions peuvent être facilement programmées ici, et les plus anciennes peuvent être reprogrammées si nécessaire.

• Rationalisez les conversations avec les clients : les réunions qui doivent avoir lieu avec les clients nécessitent plus de planification que les discussions internes ordinaires. La coordination dans les deux sens est un point de frustration commun, donc rationaliser le processus est une excellente idée.

• Générez des URL de réunion Zoom uniques ; Zoom est l'une des applications de conférence Web les plus utilisées, mais cette technique peut être utilisée pour n'importe quel outil de réunion intégré. Appointlet vous permet d'héberger des réunions Zoom avec des liens uniques en quelques clics. Cela rend le processus plus simple et le flux de travail plus fluide. Les autres options de visioconférence courantes qui fonctionnent de la même manière incluent Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting et Webex.

• Confirmation et rappels automatisés : envoyer manuellement des SMS de confirmation et de rappel de réunion convient si vous n'avez que quelques fois par semaine ou si vous avez affaire à des cadres supérieurs. Mais lorsque vous rencontrez des gens ordinaires au quotidien, cela devient une corvée déraisonnable à suivre. Automatiser tout cela avec un outil de planification peut être d'une grande aide.
• Traduire entre les fuseaux horaires : les réunions qui se déroulent dans différents fuseaux horaires sont une source courante de confusion. Si les gens se souviennent même de faire les conversions de temps, il y a toujours de la place pour l'erreur humaine. Les outils de planification en ligne résolvent ce problème en détectant le fuseau horaire du navigateur du participant et en l'utilisant pour traduire la disponibilité de l'hôte de la réunion.
• Coordonner avec les membres de l'équipe : les réunions avec les clients impliquant plusieurs membres de l'équipe peuvent être facilement coordonnées avec le bon outil de planification en ligne. Appointlet dispose de fonctionnalités d'affectation d'hôte telles que la répétition alternée pour aider à répartir les réunions au sein d'une équipe. Ou bien, vous pouvez également utiliser l'outil pour aligner les horaires de plusieurs membres de l'équipe pour une seule réunion.

Minimisez les absences avec une application de planification

Vous savez qu'un outil de planification en ligne fonctionne lorsqu'il n'apparaît jamais dans une conversation, et pourtant vos actions amélioreront la qualité de vos réunions et inciteront les participants à y assister non pas parce qu'ils en ont besoin mais parce qu'ils le souhaitent.

Voici comment y arriver étape par étape.

Organiser des réunions virtuelles

Les réunions virtuelles ne sont peut-être pas les meilleures pour la prise de décision importante ou l'établissement de relations, mais pour les rattrapages et les vérifications réguliers, elles sont certainement plus efficaces que les réunions en personne. Les participants n'ont pas besoin d'être là physiquement, et lorsque vous supprimez ce travail, la fréquentation augmente automatiquement. En outre, des fonctionnalités telles que le partage d'écran, les tableaux blancs virtuels et les salles de sous-commission reproduisent l'expérience en personne, il n'y a donc pas beaucoup de différence de toute façon.

De plus, si vous êtes une personne soucieuse de l'environnement, les réunions virtuelles sont respectueuses de l'environnement car elles ne consomment pas beaucoup de ressources et minimisent la production de déchets.

C'est trop facile d'oublier une réunion

Mais une application de planification en ligne rend les choses très difficiles. La plupart des applications de planification se connectent à votre calendrier virtuel, quel que soit celui que vous utilisez, et y mettent automatiquement à jour le créneau de réunion. Ils vous informent également s'il y a des conflits afin que vous puissiez demander un report.

Vous pouvez également verrouiller vos heures de disponibilité afin que vos collègues distants connaissent à l'avance votre disponibilité et sélectionnent une heure de réunion qui convient à votre emploi du temps.

Les non-présentations sont mauvaises pour les affaires

Le temps passé à attendre quelqu'un qui ne se présente jamais est un atout précieux qui pourrait être consacré à de meilleures tâches qui génèrent réellement de la valeur commerciale. En tant qu'entrepreneur, vous savez déjà à quel point cela peut représenter un coût d'opportunité pour votre entreprise.

Les applications de planification de rendez-vous peuvent contribuer à contrôler ce coût car elles éliminent complètement toutes les excuses que les non-présentations pourraient avoir. De plus, puisque vous organiserez la réunion après avoir vérifié leur disponibilité via l'application, il serait très impoli de leur part de ne pas se présenter.

Améliorez la fréquentation avec une page de planification

La plupart des applications de prise de rendez-vous fournissent aux utilisateurs une page de planification centrale qui sert de tableau de bord pour toutes les informations relatives aux réunions. Vous pouvez voir ce qui a été programmé dans le passé et ce qui s'en vient dans le futur. Vous pouvez marquer des dates importantes pour les lancements de produits, les communiqués de presse, les réunions avec les clients, etc.

Lorsque les employés peuvent tout voir en un coup d'œil, les risques de manquer quelque chose sont considérablement réduits. Ils savent exactement quoi faire, quand. Il en résulte une plus grande productivité et donc une plus grande participation aux réunions.

Rationalisez la conversation client

Si vous avez déjà travaillé dans la vente, vous devez savoir à quel point il est difficile d'organiser des rendez-vous clients, surtout dans un cadre virtuel. Il y a des tonnes d'e-mails qui vont et viennent, et les réunions sont reprogrammées un million de fois. 90% d'entre eux sont gaspillés dans le processus, et les clients finissent par reculer en raison des tracas.

Les applications de planification suppriment tout cela et le remplacent par une page de réservation client pratique. Cette page de réservation peut être configurée sur un site Web ou peut être partagée via une URL. Les clients peuvent facilement choisir un créneau horaire disponible sur cette page, sélectionner le membre de leur personnel préféré et remplir leurs coordonnées. La réunion est automatiquement réservée et l'entreprise en est informée.

Certains outils permettent même d'ajouter des options supplémentaires, comme une section FAQ ou un chatbot sur la page de réservation de réunion. Cela permet aux clients de communiquer facilement avec votre entreprise et d'obtenir des réponses rapides.

Générer des URL de réunion Zoom uniques

Des outils tels qu'Apointlet s'intègrent à de nombreuses applications de conférence Web telles que Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc., pour organiser facilement des réunions virtuelles. Une fois connecté à Zoom, il suffit de quelques clics pour générer des URL uniques pour les réunions.

Ce lien sera automatiquement généré et partagé avec les participants une fois que vous aurez programmé une réunion virtuelle. Il sera également joint à l'événement de calendrier créé pour ces réunions afin que les participants n'aient aucun mal à le retrouver au cas où il se perdrait dans les e-mails.

Confirmation et rappels automatisés

Celui-ci est facilement la meilleure fonctionnalité que les applications de planification en ligne ont à offrir. Vous n'avez plus besoin de passer des appels téléphoniques ou d'envoyer des e-mails pour confirmer l'heure de la réunion avec les participants. Tout ce que vous avez à faire est d'ajouter les participants à la réunion, et ils seront automatiquement invités à confirmer.

Vous pouvez également configurer des rappels et des suivis automatisés pour les réunions qui ont été finalisées. L'application enverra automatiquement des rappels par e-mail et SMS aux participants à la réunion à certains intervalles. Vous devrez peut-être spécifier la fréquence et l'écart entre ces rappels, et l'application se chargera du reste.

Traduit entre les fuseaux horaires

Les entreprises qui opèrent dans un environnement mondial ont constamment besoin de rencontrer des personnes à l'étranger. La mise en place de telles réunions sur différents fuseaux horaires peut être très déroutante car vous devrez faire une bonne quantité de mathématiques juste pour vous assurer de ne pas faire d'erreurs.

Des applications comme Appointlet traduisent les heures de réunion en fonction du fuseau horaire local, à la fois pour les hôtes et les participants. Vous pouvez également spécifier un fuseau horaire autre que votre fuseau horaire local, mais le logiciel choisira automatiquement celui dans lequel vous vous trouvez comme paramètre par défaut. Si vous ne souhaitez pas que cela se produise, vous pouvez verrouiller le fuseau horaire afin que les heures de réunion soient affichées à tous les participants en fonction de votre fuseau horaire.

Coordonner avec les membres de l'équipe

Tous les problèmes de planification dont nous avons discuté jusqu'à présent augmentent de façon exponentielle à mesure que le nombre de participants augmente. Le problème s'aggrave encore lorsque plusieurs membres de votre équipe doivent être présents pour une réunion avec un client.

Heureusement, Appointlet a également une solution pour celui-ci. Grâce à ses fonctionnalités de planification d'équipe, vous pouvez planifier des réunions avec plusieurs membres et également spécifier l'hôte. L'hôte obtiendra des droits administratifs dans l'application de conférence intégrée que vous utilisez et le reste de l'équipe sera invité en tant que participants.

Comment planifier des réunions d'équipe à distance

Les réunions virtuelles de groupe peuvent ne pas être une bonne idée s'il doit y avoir une communication constante entre les participants. Vous ne voulez pas subir la torture d'obliger 50 personnes à éteindre leurs micros alors que tout le monde veut intervenir et parler simultanément. De plus, en l'absence d'un langage corporel clair, cette communication serait encore plus gâchée. Faites-vous une faveur et tenez de telles réunions en face à face.

Cependant, si le but est simplement de présenter quelque chose ou de mener une session de formation, les réunions d'équipe virtuelles peuvent être le choix idéal. Outre les économies évidentes que vous obtenez en n'ayant pas à aménager une grande salle de conférence, le processus de planification est beaucoup plus pratique.

Tout ce que vous avez à faire est de créer un type de réunion de groupe dans Appointlet et de configurer les règles de planification comme vous le souhaitez. Vous pouvez spécifier le nombre maximum de participants autorisés à assister à la réunion à un moment donné pour éviter le surpeuplement de l'espace virtuel.

Pour les réunions virtuelles, vous devrez intégrer Appointlet avec un logiciel de visioconférence en ligne de votre choix. Vous pouvez sélectionner ce logiciel dans le lieu de la réunion, puis continuer avec le reste de la même manière.

FAQ

Si vous débutez dans les réunions virtuelles et la planification, cela a peut-être été un peu trop difficile à gérer. Si vous n'avez rien compris à aucune étape, ces FAQ pourraient vous aider.

Comment organiser des réunions avec une équipe à distance ?

Les équipes distantes peuvent avoir des réunions virtuelles qui peuvent être menées via un logiciel d'appel vidéo en ligne tel que Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, etc. Vous pouvez planifier des réunions avec plusieurs membres de l'équipe via une application de planification comme Appointlet, puis continuer à avoir la session via l'une des applications mentionnées précédemment.

Quelle est la meilleure application de conférence Web pour les réunions en ligne ?

De nombreuses applications de conférence Web sont utilisées par des entreprises de premier plan à travers le monde. Les meilleurs incluent Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex et ezTalks Meetings.

Comment configurer des rappels de participants pour une réunion à distance planifiée ?

Les rappels aux participants se sont avérés d'une grande aide pour minimiser les absences et améliorer la participation aux réunions. Des outils de planification tels qu'Apointlet vous permettent d'envoyer des rappels automatisés pour les réunions planifiées. Ces rappels peuvent être envoyés par e-mail, SMS ou autres formes de messages.

Comment organiser des réunions à distance à l'international ?

Les réunions internationales à distance peuvent être facilement planifiées via des applications de planification en ligne comme Appointlet. Appointlet vous permet de définir facilement des réunions sur différents fuseaux horaires. L'heure de la réunion est automatiquement traduite en fonction du fuseau horaire local à la fois pour les participants à la réunion et pour l'hôte.

Comment organiser des réunions professionnelles à distance ?

Vous pouvez organiser virtuellement des réunions d'affaires à distance via des conférences téléphoniques. Les réunions virtuelles sont plus faciles à planifier et à exécuter car la plupart du travail manuel est automatisé avec un logiciel. Vous pouvez utiliser des outils de planification tels qu'Apointlet pour organiser la réunion et un outil de vidéoconférence tel que Zoom pour organiser la réunion.

Où les travailleurs à distance tiennent-ils généralement leurs réunions ?

Les télétravailleurs organisent normalement des réunions via des applications de planification et de conférence en ligne. Les applications de planification en ligne facilitent la coordination des équipes et les réunions sont organisées avec un minimum d'effort. Une fois configurés, ils peuvent être menés sur un logiciel de conférence virtuelle comme Zoom ou Google Meet.

Comment réduire le stress des réunions à distance ?

Le travail à distance et les réunions peuvent être stressants, mais vous pouvez réduire le stress en laissant aux participants autant de flexibilité que possible. Organisez des réunions plus courtes avec des points à l'ordre du jour clairs et essayez de garder des tampons entre eux pour les garder attentifs. Utilisez également autant d'outils et de fonctionnalités de collaboration (partage d'écran, tableaux blancs, google docs, une application de note de réunion, etc.) que possible pour rendre les choses encore plus faciles.

Quel est le meilleur moment de la journée pour organiser des réunions à distance ?

Les recherches modernes suggèrent que le meilleur moment pour organiser des réunions à distance se situe au milieu des trois jours de la semaine, entre 14h et 14h30. La raison derrière cela est que cette fois n'est ni trop tôt, ni trop tard, et cela fait déjà un jour ou deux depuis le début de la semaine. Les équipes de travail se sont rafraîchies et sont prêtes à se réunir pour fixer de nouveaux objectifs.

Le secret pour avoir des réunions à distance productives : plus elles sont courtes, mieux c'est.

Vous pouvez utiliser toutes les technologies du monde et ne pas avoir de réunions suffisamment productives. En fin de compte, vous avez toujours affaire à des humains et s'ils ne trouvent aucune valeur à vos réunions, ils ne se présenteront pas.

La clé pour avoir des réunions à distance efficaces est de limiter le temps de réunion et d'avoir un ordre du jour clair en place. Le raccourcissement du temps attirera l'attention maximale de votre équipe et, par conséquent, ils finiront par être plus productifs.