全員が時間通りに出席できるようにリモート ミーティングをスケジュールするためのベスト プラクティス

ほとんどの人は、30 ～ 60 分以上続くリモート会議中に集中力を維持するのが困難です。 その後、彼らは漂流し始め、集中力を失います。 誰かの注意を引き続けることは十分に難しいことですが、遅刻者にも対処している場合は、注意を向ける機会がさらに少なくなります。

遅刻はいくつかの理由で発生する傾向があります。 人々に説明責任を持たせ、時間通りに到着する最善の方法は、自動リマインダーを使用することです。 この記事では、このトピックについて詳しく説明し、エンゲージメントのスケジュールと構成の方法をよりよく理解できるようにします。

リモート会議に参加しないのはなぜですか?

原則として、人々は価値があると思うイベントに参加する可能性が高くなります。 出席者がまったく出席しない場合は、リモート会議が自分にとって重要であるとは考えていなかった可能性があります。 価値提案が十分に強力ではなかった可能性があります。 理由が何であれ、出席者が説明責任を回避し、時間の無駄と見なすイベントに参加しないことはよくあることです。

遅刻はちょっと違う。 それらは通常、意図的な怠慢を示しているわけではありません。 単に時間を忘れて、適切なリマインダーを持っていなかったために、人々が時間通りに現れないことの方が一般的です.

ノーショーと遅刻

スケジュールが空いていても、平均的な人は精神的にとても忙しいです！ 夢中になるデジタル コンテンツが無限にあるため、数日または数週間前に予定を立てていたとしても、忘れてしまうのは普通のことです。 正直なところ、ぼんやりした瞬間はおそらく私たちの最高の瞬間に起こります.

反対に、欠席や遅刻が多い場合は、状況を改善するために何ができるかを考え始めるのも悪くありません。 スケジューリング フローを自動化していない場合は、出席者の作業が増えることになります。 カレンダーで有効な時間を見つけるだけでなく、そのカレンダーを手動で確認するか、自分でリマインダーを設定する必要があります。

カレンダー イベントが両方の当事者によって作成された場合でも、その会議は、出席者の心に重要な位置を占めるほど儲かるようには見えない場合があります。 実際、人間の心は、すべての注意を重要なものに向けることができるように、重要でないものをすべて意図的に忘れるように配線されています。

したがって、解決策の実装に移る前に、思いやりを持ち、無視を個人的に受け取らないことから始めることが重要です。

スケジュール アプリを設定して、出席者が確実に出席するようにする

出席者に明確な価値提案を行うことで、遅刻や欠席を減らすことができます。 しかし、プロセスを自動化することで残りの作業を行うことができるため、次回の日付と時刻を覚えておくのは簡単です。

スケジュール アプリを使用すると、あらゆる規模の企業でこれを簡単に実現できます。 リンクを誰かと共有するときはいつでも、相手は都合のよい時間を選んでフォームに記入することができます。 確認すると、確認メールとカレンダー イベントが送信されます。 さらに、イベントの前日や 1 時間前など、重要な瞬間に送信されるリマインダー メールや SMS をスケジュールできます。

これらの通知により、出席者は予定表に会議を書き留めるのを忘れたことについて言い訳をすることが難しくなります。 時間枠はオンライン カレンダーにも自動的に入力されるため、通知を受けていつでも参照できます。 クライアント情報は保存され、将来の使用のために共有されます。

スケジュール アプリが会議への出席を改善するファシリテーターとして機能する方法は次のとおりです。

• リモート会議の開催:仮想会議では、会議中にチームと出席者が物理的に同じ場所にいる必要がなくなります。 covid-19 パンデミックの間、リモート会議はますます一般的になりました。

• 会議を覚えておく: 会議の前後に定期的なリマインダーとフォローアップを行うことで、チームが最新の状態に保たれます。 出席者の詳細は複数のチャネルを通じて記録されるため、スタッフは会議データにアクセスして事前に準備できます。

• ノーショーの排除:重要な人物が会議に出席しない場合、その期間全体が無駄になるリスクがあります。 それが定期的に発生する場合、それは簡単に回避できるビジネスのコストになります。

• 出席率の向上:予定されているすべての会議の概要を表示する専用のスケジュール ページにより、出席率が大幅に向上します。 さらに、新しい会議はここで簡単にスケジュールでき、古い会議は必要に応じて再スケジュールできます。

• 顧客との会話を合理化する: 顧客とのミーティングは、通常の社内での話し合いよりも多くの計画を立てる必要があります。 前後の調整はフラストレーションの共通点であるため、プロセスを合理化することは素晴らしいアイデアです。

• 一意の Zoom ミーティング URL を生成します。 Zoomは最もよく使用される Web 会議アプリの 1 つですが、この手法は統合された会議ツールに使用できます。 Appointletを使用すると、数回クリックするだけで固有のリンクを使用して Zoom ミーティングをホストできます。 これにより、プロセスが簡素化され、ワー​​クフローがスムーズになります。 同様に機能するその他の一般的なビデオ会議オプションには、Google Meet、MS Teams、Join.Me、GoToMeeting、Webex などがあります。

• 自動化された確認とリマインダー:会議の確認とリマインダーのテキストを手で送信するのは、週に数回しかない場合や、一流の幹部とやり取りしている場合には問題ありません。 しかし、日常的に一般の人々と会うと、ついていくのは理不尽な雑用になります。 スケジューリング ツールを使用してすべてを自動化すると、非常に役立ちます。
• タイム ゾーン間の翻訳:異なるタイム ゾーンで開催される会議は、よくある混乱の原因です。 人々が時間の変換を行うことを覚えていたとしても、人的ミスの余地は常にあります。 オンライン スケジューリング ツールは、出席者のブラウザのタイム ゾーンを検出し、それを使用して会議の主催者の空き時間を翻訳することで、この問題を解決します。
• チーム メンバーとの調整:複数のチーム メンバーが参加するクライアント ミーティングは、適切なオンライン スケジューリング ツールを使用して簡単に調整できます。 Appointlet には、ラウンド ロビンなどの主催者割り当て機能があり、会議をチーム全体に分散するのに役立ちます。 または、このツールを使用して、1 つの会議で複数のチーム メンバーのスケジュールを調整することもできます。

スケジューリング アプリでノーショーを最小限に抑える

オンライン スケジューリング ツールは、会話にまったく出てこないときに機能していることを知っていますが、あなたの行動は会議の質を向上させ、参加者が必要だからではなく、参加したいから参加するようにします。

段階的にそこにたどり着く方法は次のとおりです。

仮想会議の開催

仮想会議は、重要な意思決定や人間関係の構築には最適ではないかもしれませんが、定期的なキャッチアップとチェックインには、対面での会議よりも確実に効果的です。 参加者は物理的にそこにいる必要はありません。この労力を取り除くと、出席者は自動的に増加します。 その上、画面共有、仮想ホワイトボード、小会議室などの機能は対面での体験を再現するため、とにかく大きな違いはありません.

また、環境に配慮している場合、仮想会議は多くのリソースを占有せず、廃棄物の生成を最小限に抑えるため、環境にやさしいです。

会議を忘れるのはあまりにも簡単です

しかし、オンライン スケジュール アプリでは、それが非常に難しくなります。 ほとんどのスケジューリング アプリは、使用している仮想カレンダーに接続し、そこで会議スロットを自動的に更新します。 また、衝突が発生した場合は通知されるため、再スケジュールをリクエストできます。

また、リモートの同僚が事前にあなたの空き時間を知り、スケジュールに合った会議時間を選択できるように、利用可能な時間をロックすることもできます。

ノーショーはビジネスに悪い

現れない人を待つのに費やす時間は貴重な資産であり、実際にビジネス価値を生み出すより良いタスクに費やすことができます. 起業家として、あなたはすでに、これがあなたのビジネスにとってどれだけの機会損失をもたらすかを知っています.

予約スケジューリングアプリは、ノーショーの言い訳を完全に排除するため、このコストを抑えるのに役立ちます. さらに、アプリで空き状況を確認してから会議を設定するので、出席しないのは非常に失礼です。

スケジューリング ページで出席を改善する

ほとんどの予定予約アプリは、すべての会議関連情報のダッシュボードとして機能する中央スケジュール ページをユーザーに提供します。 過去に予定されていたものと、今後予定されているものを表示できます。 製品の発売、プレス リリース、クライアント ミーティングなどの重要な日付をマークできます。

従業員がすべてを一目で確認できるようになると、何かを見逃す可能性が大幅に減少します。 彼らは、いつ何をすべきかを正確に知っています。 その結果、生産性が向上し、会議への出席率が向上します。

顧客との会話を合理化する

セールスの仕事をしたことがあるなら、特に仮想環境で顧客とのミーティングを設定するのがいかに難しいかを知っているはずです。 大量のメールがやり取りされ、会議のスケジュールは何百万回も変更されます。 これらの 90% はプロセスで無駄になり、顧客は面倒のために最終的に撤退します。

スケジュール アプリは、これらすべてを取り除き、便利な顧客予約ページに置き換えます。 この予約ページは、Web サイトに設定するか、URL を介して共有することができます。 顧客は、このページから利用可能な時間枠を簡単に選択し、希望するスタッフ メンバーを選択して、連絡先情報を入力できます。 会議は自動的に予約され、会社に通知されます。

一部のツールでは、FAQ セクションや会議予約ページのチャットボットなど、追加のオプションを追加することもできます。 これにより、顧客はあなたのビジネスと簡単にコミュニケーションを取り、迅速な対応を得ることができます。

一意の Zoom ミーティング URL を生成する

Appointlet などのツールは、Zoom、Microsoft Teams、Google Meet などの多くの Web 会議アプリと統合して、仮想会議を簡単に実施できます。 Zoom に接続したら、数回クリックするだけで、ミーティング用の一意の URL を生成できます。

仮想会議をスケジュールすると、このリンクが自動的に生成され、参加者と共有されます。 これらの会議用に作成されたカレンダー イベントにも添付されるため、電子メールで紛失した場合に参加者が見つけるのに苦労することはありません。

自動確認とリマインダー

これは、オンライン スケジューリング アプリが提供する最高の機能です。 参加者との会議時間を確認するために電話をかけたり、メールを送信したりする必要はなくなりました。 参加者を会議に追加するだけで、参加者は自動的に確認を求められます。

終了した会議の自動リマインダーとフォローアップを設定することもできます。 アプリは、特定の間隔で会議の参加者に電子メールと SMS リマインダーを自動的に送信します。 これらのリマインダー間の間隔と頻度を指定する必要がある場合があり、残りはアプリが処理します。

タイムゾーン間の翻訳

グローバルな環境で事業を展開する企業では、常に海外の人とのミーティングが必要です。 異なるタイム ゾーンでこのような会議を設定することは、エラーを起こさないようにするためだけにかなりの数の計算を行う必要があるため、非常に混乱する可能性があります。

Appointlet などのアプリは、主催者と出席者の両方について、ローカル タイム ゾーンに従って会議時間を翻訳します。 ローカル以外のタイム ゾーンを指定することもできますが、ソフトウェアは自動的に現在のタイム ゾーンをデフォルト設定として選択します。 これが発生したくない場合は、タイム ゾーンをロックして、タイム ゾーンに従ってすべての参加者にミーティングの時間が表示されるようにすることができます。

チームメンバーと調整する

これまで議論してきたスケジューリングの問題はすべて、参加者の数が増えるにつれて指数関数的に大きくなります。 クライアントとのミーティングにチームの複数のメンバーが出席する必要がある場合、問題はさらに悪化します。

幸いなことに、Appointlet にはこの問題に対する解決策もあります。 チーム スケジューリング機能を使用すると、複数のメンバーとのミーティングをスケジュールし、主催者も指定できます。 主催者は、使用している統合会議アプリの管理者権限を取得し、チームの残りのメンバーは参加者として招待されます。

リモート チーム ミーティングをスケジュールする方法

参加者間で頻繁にやり取りする必要がある場合、グループの仮想会議は良い考えではないかもしれません。 全員が飛び込んで同時に話したいときに、50 人がマイクをオフにするという苦痛を経験したくありません。 さらに、明確なボディ ランゲージがないと、このコミュニケーションはさらに混乱します。 自分自身に好意を持ち、そのような会議を対面で開催してください。

ただし、目的が単に何かを提示したり、トレーニング セッションを実施したりすることである場合は、仮想チーム ミーティングが理想的な選択肢となる可能性があります。 大規模な会議室を手配する必要がないことから得られる明らかなコスト削減に加えて、スケジューリング プロセスははるかに便利です。

Appointlet でグループ会議タイプを作成し、必要に応じてスケジュール ルールを設定するだけです。 仮想空間の混雑を避けるために、特定の時間に会議に参加できる最大出席者数を指定できます。

仮想会議の場合、Appointlet を任意のオンライン ビデオ会議ソフトウェアと統合する必要があります。 会議の場所でこのソフトウェアを選択し、残りは同じように進めることができます。

よくある質問

仮想会議やスケジューリングに慣れていない場合、これは少し多すぎて処理できないかもしれません。 どのステップでも何も理解できなかった場合は、これらの FAQ が役立つかもしれません。

リモートチームとのミーティングはどのように行うことができますか?

リモート チームは、Zoom、Google Meet、Microsoft Teams などのオンライン ビデオ通話ソフトウェアを使用して仮想会議を行うことができます。Appointlet などのスケジューリング アプリを使用して複数のチーム メンバーとの会議をスケジュールし、前述のアプリのいずれか。

オンライン会議に最適な Web 会議アプリは?

世界中の大手企業で使用されている Web 会議アプリは数多くあります。 最適なものには、Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Skype、Slack、GoToMeeting、ClickMeeting、Cisco Webex、および ezTalks Meetings が含まれます。

スケジュールされたリモート ミーティングの出席者リマインダーを設定するにはどうすればよいですか?

出席者のリマインダーは、ノーショーを最小限に抑え、会議への出席を改善するのに非常に役立つことが証明されています. Appointlet などのスケジュール ツールを使用すると、スケジュールされた会議の自動リマインダーを送信できます。 これらのリマインダーは、電子メール、SMS、またはその他の形式のメッセージで送信できます。

リモート会議を国際的にホストするにはどうすればよいですか?

国際的なリモート会議は、Appointlet などのオンライン スケジュール アプリを使用して簡単にスケジュールできます。 Appointlet を使用すると、さまざまなタイム ゾーンにまたがる会議を簡単に設定できます。 会議の時間は、会議の出席者と主催者の両方のローカル タイム ゾーンに従って自動的に変換されます。

リモート ビジネス ミーティングを主催するにはどうすればよいですか?

電話会議を通じて、仮想的にリモート ビジネス ミーティングを開催できます。 仮想会議は、ほとんどの手作業がソフトウェアで自動化されているため、計画と実行が容易です。 Appointlet などのスケジューリング ツールを使用してミーティングを設定し、Zoom などのビデオ会議ツールを使用してミーティングを実施することができます。

通常、リモート ワーカーはどこで会議を開催しますか?

リモート ワーカーは通常、オンラインのスケジューリング アプリや会議アプリを使用して会議を開催します。 オンライン スケジュール アプリを使用すると、チームの調整が容易になり、最小限の労力で会議を設定できます。 セットアップが完了したら、Zoom や Google Meet などの仮想会議ソフトウェアで実施できます。

リモート会議のストレスを軽減するにはどうすればよいですか?

リモートワークや会議はストレスがたまる可能性がありますが、参加者にできるだけ柔軟性を持たせることでストレスを軽減できます。 明確な議題項目で短い会議を行い、それらの間にバッファーを維持して、注意を向けるようにします。 また、できるだけ多くのコラボレーション ツールと機能 (画面共有、ホワイトボード、Google ドキュメント、会議メモ アプリなど) を使用して、作業をさらに簡単にします。

リモート会議を行うのに最適な時間帯は?

最新の調査によると、リモート会議を行うのに最適な時間は、週の真ん中の 3 日間、午後 2 時から 2 時 30 分頃です。 その理由は、この時間は早すぎず遅すぎず、週が始まってからすでに 1 日か 2 日経っているためです。 作業チームは一新し、新しい目標を設定するための会議を開く準備ができています。

生産的なリモート ミーティングの秘訣は、短いほど良いということです。

世界中のすべてのテクノロジーを使用できますが、十分に生産的な会議を行うことはできません。 結局のところ、あなたはまだ人間と取引していて、彼らがあなたの会議に何の価値も見出せなければ、彼らは姿を現しません。

リモート会議を効果的に行うための鍵は、会議の時間を制限し、明確な議題を用意することです。 時間を短縮することで、チームの注目を最大限に集めることができ、その結果、チームの生産性が向上します。