Praktik Terbaik untuk Menjadwalkan Rapat Jarak Jauh Agar Semua Orang Datang Tepat Waktu, Setiap Saat

Kebanyakan orang mengalami kesulitan untuk tetap fokus selama rapat jarak jauh yang berlangsung lebih dari 30-60 menit. Setelah itu, mereka mulai hanyut dan kehilangan fokus. Menjaga perhatian seseorang cukup sulit, tetapi jika Anda juga berurusan dengan orang yang datang terlambat, ada jendela perhatian yang lebih kecil untuk dikerjakan.

Kedatangan terlambat cenderung terjadi karena beberapa alasan, yang akan segera kami ulas di sini. Cara terbaik untuk membuat orang bertanggung jawab dan muncul tepat waktu adalah dengan pengingat otomatis. Dalam artikel ini kami akan membahas topik ini secara mendetail sehingga Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang cara menjadwalkan dan menyusun keterlibatan Anda.

Mengapa orang tidak muncul untuk rapat jarak jauh?

Sebagai aturan, orang lebih cenderung muncul untuk acara yang mereka anggap berharga. Jika peserta tidak muncul sama sekali, mungkin mereka tidak menganggap rapat jarak jauh itu sangat penting bagi mereka. Mungkin proposisi nilai Anda tidak cukup kuat . Apa pun alasannya, biasanya para peserta menghindari pertanggungjawaban dan tidak hadir di acara yang mereka anggap membuang-buang waktu.

Kedatangan terlambat sedikit berbeda. Mereka biasanya bukan indikasi pengabaian yang disengaja. Ini lebih umum bahwa orang tidak muncul tepat waktu karena mereka hanya lupa waktu dan tidak memiliki pengingat yang memadai.

Ketidakhadiran dan kedatangan terlambat

Rata-rata orang sangat sibuk secara mental, bahkan ketika jadwal mereka kosong! Dengan konten digital yang tak ada habisnya untuk difiksasi, wajar jika orang melupakan banyak hal meskipun mereka mungkin telah menjadwalkannya berhari-hari atau berminggu-minggu yang lalu. Sejujurnya, saat-saat linglung mungkin terjadi pada yang terbaik dari kita.

Di sisi lain, jika Anda melihat banyak ketidakhadiran dan kedatangan terlambat, bukanlah ide yang buruk untuk mulai memikirkan apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaiki situasi. Jika Anda tidak mengotomatiskan alur penjadwalan, maka Anda membuat lebih banyak pekerjaan untuk peserta. Mereka tidak hanya harus menemukan waktu di kalender mereka yang berfungsi, tetapi mereka harus memeriksa kalender itu secara manual atau mengatur pengingat untuk diri mereka sendiri.

Bahkan ketika acara kalender dibuat oleh kedua belah pihak, pertemuan tersebut mungkin tidak tampak cukup menguntungkan untuk menempati tempat penting di benak para peserta. Padahal, pikiran manusia terprogram sedemikian rupa sehingga dengan sengaja melupakan semua hal yang tidak penting untuk dapat mengarahkan semua perhatian ke hal-hal yang penting.

Jadi sebelum kita melanjutkan untuk menerapkan solusi, penting untuk memulai dengan berbelas kasih dan tidak mengabaikannya secara pribadi.

Siapkan aplikasi penjadwalan untuk memastikan hadirin muncul

Anda dapat mengurangi jumlah kedatangan terlambat dan ketidakhadiran dengan membuat proposisi nilai yang jelas kepada peserta. Tetapi mengotomatisasi proses akan membawa mereka ke sisa perjalanan, sehingga mudah untuk mengingat tanggal dan waktu yang akan datang.

Penjadwalan aplikasi membuat ini lebih mudah untuk dicapai untuk bisnis dari berbagai ukuran. Setiap kali Anda membagikan tautan Anda dengan seseorang, mereka dapat memilih waktu yang sesuai untuk mereka dan mengisi formulir. Setelah mengonfirmasi, mereka akan menerima email konfirmasi dan acara kalender. Plus Anda dapat menjadwalkan email pengingat atau SMS yang keluar pada saat-saat penting, seperti sehari sebelum atau satu jam sebelum acara Anda.

Pemberitahuan ini mempersulit peserta untuk membuat alasan tentang lupa menuliskan rapat di kalender mereka. Slot waktu juga otomatis terisi di kalender online Anda, sehingga Anda diberi tahu dan dapat merujuknya kapan saja. Informasi klien disimpan dan dibagikan dengan Anda untuk penggunaan di masa mendatang.

Inilah cara lain aplikasi penjadwalan dapat bertindak sebagai fasilitator dalam meningkatkan kehadiran di rapat.

• Menyelenggarakan rapat jarak jauh: Rapat virtual menghilangkan kebutuhan tim dan peserta untuk berada di tempat yang sama secara fisik selama rapat. Di masa pandemi Covid-19, rapat jarak jauh menjadi hal yang lumrah.

• Ingat rapat Anda: Pengingat dan tindak lanjut rutin sebelum dan sesudah rapat memastikan bahwa tim Anda sendiri selalu mengikuti perkembangan. Detail peserta direkam melalui beberapa saluran, sehingga staf Anda dapat mengakses data rapat untuk persiapan sebelumnya.

• Menghilangkan ketidakhadiran: Ketika orang-orang penting tidak muncul di pertemuan Anda, ada risiko bahwa seluruh periode waktu bisa terbuang percuma. Jika itu terjadi secara teratur, itu menjadi biaya bagi bisnis yang dapat dengan mudah dihindari.

• Tingkatkan kehadiran: Halaman penjadwalan khusus yang menunjukkan ringkasan semua rapat yang sejalan sangat meningkatkan kehadiran. Selain itu, rapat baru dapat dengan mudah dijadwalkan di sini, dan rapat lama dapat dijadwalkan ulang jika diperlukan.

• Merampingkan percakapan pelanggan: Rapat yang perlu diadakan dengan pelanggan memerlukan lebih banyak perencanaan daripada diskusi internal biasa. Koordinasi bolak-balik adalah titik frustrasi yang umum, jadi merampingkan proses adalah ide bagus.

• Hasilkan URL rapat Zoom yang unik; Zoom adalah salah satu aplikasi konferensi web yang paling banyak digunakan, namun teknik ini dapat digunakan untuk alat rapat terintegrasi apa pun. Appointlet memungkinkan Anda menyelenggarakan rapat Zoom dengan tautan unik dalam beberapa klik. Ini membuat proses lebih sederhana dan alur kerja lebih lancar. Opsi konferensi video umum lainnya yang bekerja dengan cara yang sama termasuk Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting, dan Webex.

• Konfirmasi dan pengingat otomatis: Mengirim konfirmasi rapat dan teks pengingat dengan tangan tidak masalah jika Anda hanya memiliki beberapa kali per minggu, atau jika Anda berurusan dengan eksekutif tingkat atas. Tetapi ketika Anda bertemu dengan orang biasa setiap hari, itu menjadi tugas yang tidak masuk akal untuk diikuti. Mengotomatiskan semuanya dengan alat penjadwalan dapat sangat membantu.
• Menerjemahkan antar zona waktu: Rapat yang berlangsung di zona waktu yang berbeda merupakan sumber kebingungan yang umum. Jika orang bahkan ingat untuk melakukan konversi waktu, selalu ada ruang untuk kesalahan manusia. Alat penjadwalan online memecahkan masalah ini dengan mendeteksi zona waktu browser peserta dan menggunakannya untuk menerjemahkan ketersediaan penyelenggara rapat.
• Berkoordinasi dengan anggota tim: Pertemuan klien yang melibatkan banyak anggota tim dapat dengan mudah dikoordinasikan dengan alat penjadwalan online yang tepat. Appointlet memiliki fitur penugasan tuan rumah seperti round robin untuk membantu mendistribusikan rapat ke seluruh tim. Atau sebagai alternatif, Anda juga dapat menggunakan alat untuk menyelaraskan beberapa jadwal anggota tim untuk satu rapat.

Minimalkan ketidakhadiran dengan aplikasi penjadwalan

Anda tahu bahwa alat penjadwalan online berfungsi ketika tidak pernah muncul dalam percakapan, namun tindakan Anda akan meningkatkan kualitas rapat Anda dan membuat peserta hadir bukan karena mereka perlu tetapi karena mereka ingin.

Berikut adalah cara menuju ke sana langkah demi langkah.

Menyelenggarakan pertemuan virtual

Rapat virtual mungkin bukan yang terbaik untuk pengambilan keputusan penting atau membangun hubungan, tetapi untuk pertemuan rutin dan check-in, pasti lebih efektif daripada pertemuan langsung. Para peserta tidak perlu berada di sana secara fisik, dan ketika Anda menghapus tenaga kerja ini, kehadiran secara otomatis meningkat. Selain itu, fitur seperti berbagi layar, papan tulis virtual, dan ruang kerja sama mereplikasi pengalaman tatap muka, jadi tidak ada banyak perbedaan.

Juga, jika Anda adalah orang yang sadar lingkungan, pertemuan virtual ramah lingkungan karena tidak memakan banyak sumber daya dan meminimalkan produksi limbah.

Terlalu mudah untuk melupakan sebuah pertemuan

Tetapi aplikasi penjadwalan online membuatnya sangat sulit. Sebagian besar aplikasi penjadwalan terhubung dengan kalender virtual Anda, apa pun yang Anda gunakan, dan memperbarui slot rapat di sana secara otomatis. Mereka juga memberi tahu Anda jika ada bentrokan sehingga Anda dapat meminta untuk menjadwal ulang.

Anda juga dapat mengunci jam yang tersedia sehingga kolega jarak jauh Anda mengetahui ketersediaan Anda sebelumnya dan memilih waktu rapat yang sesuai dengan jadwal Anda.

Tidak hadir tidak baik untuk bisnis

Waktu yang dihabiskan untuk menunggu seseorang yang tidak pernah muncul adalah aset berharga yang dapat digunakan untuk tugas yang lebih baik yang benar-benar mendorong nilai bisnis. Sebagai seorang pengusaha, Anda sudah tahu seberapa besar biaya peluang ini untuk bisnis Anda.

Aplikasi penjadwalan janji temu dapat berperan dalam mengendalikan biaya ini karena aplikasi tersebut sepenuhnya menghilangkan alasan ketidakhadiran. Plus, karena Anda akan mengatur pertemuan setelah melihat ketersediaan mereka melalui aplikasi, akan sangat tidak sopan jika mereka tidak muncul.

Tingkatkan kehadiran dengan halaman penjadwalan

Sebagian besar aplikasi pemesanan janji temu memberi pengguna halaman penjadwalan terpusat yang berfungsi sebagai dasbor untuk semua informasi terkait rapat. Anda dapat melihat apa yang telah dijadwalkan di masa lalu dan apa yang akan datang di masa depan. Anda dapat menandai tanggal penting untuk peluncuran produk, siaran pers, pertemuan klien, dan yang lainnya.

Ketika karyawan dapat melihat semuanya secara sekilas, kemungkinan kehilangan sesuatu akan sangat berkurang. Mereka tahu persis apa yang harus dilakukan, kapan. Hal ini menghasilkan produktivitas yang lebih besar dan karenanya kehadiran yang lebih besar di rapat.

Merampingkan percakapan pelanggan

Jika Anda pernah bekerja di bidang penjualan, Anda pasti tahu betapa sulitnya mengatur pertemuan pelanggan, terutama dalam pengaturan virtual. Ada banyak sekali email yang bolak-balik, dan rapat dijadwal ulang jutaan kali. 90% dari ini sia-sia dalam proses, dan pelanggan akhirnya mundur karena kerumitan.

Aplikasi penjadwalan menghilangkan semua ini dan menggantinya dengan halaman pemesanan pelanggan yang nyaman. Halaman pemesanan ini dapat diatur di situs web atau dapat dibagikan melalui URL. Pelanggan dapat dengan mudah memilih slot waktu yang tersedia dari halaman ini, memilih anggota staf pilihan mereka, dan mengisi informasi kontak mereka. Rapat secara otomatis dipesan, dan perusahaan diberitahu.

Beberapa alat bahkan memungkinkan Anda untuk menambahkan opsi tambahan, seperti bagian FAQ atau chatbot di halaman pemesanan rapat. Hal ini memungkinkan pelanggan untuk dengan mudah berkomunikasi dengan bisnis Anda dan mendapatkan tanggapan yang cepat.

Hasilkan URL rapat Zoom yang unik

Alat seperti Appointlet terintegrasi dengan banyak aplikasi konferensi web seperti Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, dll., untuk melakukan rapat virtual dengan mudah. Setelah Anda terhubung dengan Zoom, yang diperlukan hanyalah beberapa klik untuk menghasilkan URL unik untuk rapat.

Tautan ini akan dibuat dan dibagikan secara otomatis dengan peserta setelah Anda menjadwalkan rapat virtual. Itu juga akan dilampirkan ke acara kalender yang dibuat untuk rapat ini sehingga para peserta tidak kesulitan menemukannya jika hilang dalam email.

Konfirmasi dan pengingat otomatis

Yang ini dengan mudah adalah fitur terbaik yang ditawarkan aplikasi penjadwalan online. Anda tidak perlu lagi melakukan panggilan telepon atau mengirim email untuk mengonfirmasi waktu rapat dengan peserta. Yang perlu Anda lakukan hanyalah menambahkan peserta ke rapat, dan mereka akan secara otomatis diminta untuk mengonfirmasi.

Anda juga dapat mengatur pengingat otomatis dan tindak lanjut untuk rapat yang telah diselesaikan. Aplikasi akan secara otomatis mengirimkan email dan SMS pengingat kepada peserta rapat pada interval tertentu. Anda mungkin perlu menentukan frekuensi dan jarak antara pengingat ini, dan aplikasi akan mengurus sisanya.

Menerjemahkan antar zona waktu

Bisnis yang beroperasi di lingkungan global terus-menerus perlu mengadakan pertemuan dengan orang-orang di luar negeri. Menyiapkan pertemuan semacam itu di zona waktu yang berbeda bisa sangat membingungkan karena Anda harus melakukan banyak matematika hanya untuk memastikan Anda tidak membuat kesalahan.

Aplikasi seperti Appointlet menerjemahkan waktu rapat sesuai dengan zona waktu lokal, baik untuk tuan rumah maupun peserta. Anda juga dapat menentukan zona waktu selain zona lokal Anda, tetapi perangkat lunak akan secara otomatis memilih zona waktu Anda sebagai pengaturan default. Jika Anda tidak ingin hal ini terjadi, Anda dapat mengunci zona waktu sehingga waktu rapat ditampilkan kepada semua peserta sesuai dengan zona waktu Anda.

Berkoordinasi dengan anggota tim

Semua masalah penjadwalan yang telah kita diskusikan sampai sekarang tumbuh secara eksponensial seiring dengan meningkatnya jumlah peserta. Masalahnya menjadi lebih buruk ketika Anda membutuhkan banyak anggota tim Anda hadir untuk pertemuan klien.

Untungnya, Appointlet memiliki solusi untuk yang satu ini juga. Dengan fitur penjadwalan tim, Anda dapat menjadwalkan rapat dengan banyak anggota dan menentukan tuan rumah juga. Tuan rumah akan mendapatkan hak administratif dalam aplikasi konferensi terintegrasi yang Anda gunakan dan anggota tim lainnya akan diundang sebagai peserta.

Cara menjadwalkan rapat tim jarak jauh

Pertemuan virtual kelompok mungkin bukan ide yang bagus jika perlu ada komunikasi bolak-balik yang konstan antara para peserta. Anda tidak ingin melalui siksaan untuk membuat 50 orang mematikan mikrofon mereka ketika semua orang ingin masuk dan berbicara secara bersamaan. Ditambah lagi, dengan tidak adanya bahasa tubuh yang jelas, komunikasi ini akan semakin kacau. Bantulah diri Anda sendiri dan adakan pertemuan semacam itu secara langsung.

Namun, jika tujuannya hanya untuk mempresentasikan sesuatu atau melakukan sesi pelatihan, rapat tim virtual mungkin merupakan pilihan yang ideal. Selain penghematan biaya yang jelas Anda dapatkan karena tidak perlu mengatur ruang konferensi yang besar, proses penjadwalan jauh lebih nyaman.

Yang perlu Anda lakukan adalah membuat jenis rapat grup di Appointlet dan mengatur aturan penjadwalan sesuka Anda. Anda dapat menentukan jumlah maksimum peserta yang diizinkan untuk menghadiri rapat pada waktu tertentu untuk menghindari kepadatan ruang virtual.

Untuk rapat virtual, Anda perlu mengintegrasikan Appointlet dengan perangkat lunak konferensi video online pilihan Anda. Anda dapat memilih perangkat lunak ini di lokasi pertemuan dan kemudian melanjutkan dengan sisanya sama saja.

FAQ

Jika Anda baru mengenal rapat dan penjadwalan virtual, ini mungkin terlalu banyak untuk ditangani. Jika Anda tidak dapat memahami apa pun pada langkah apa pun, FAQ ini mungkin dapat membantu Anda.

Bagaimana Anda bisa mengadakan rapat dengan tim jarak jauh?

Tim jarak jauh dapat mengadakan rapat virtual yang dapat dilakukan melalui perangkat lunak panggilan video online seperti Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, dll. Anda dapat menjadwalkan rapat dengan beberapa anggota tim melalui aplikasi penjadwalan seperti Appointlet dan kemudian melanjutkan sesi melalui salah satu dari aplikasi yang disebutkan sebelumnya.

Apa aplikasi konferensi web terbaik untuk rapat online?

Ada banyak aplikasi konferensi web yang digunakan oleh perusahaan terkemuka di seluruh dunia. Yang terbaik termasuk Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex, dan ezTalks Meetings.

Bagaimana cara mengatur pengingat peserta untuk rapat jarak jauh yang dijadwalkan?

Pengingat peserta telah terbukti sangat membantu dalam meminimalkan ketidakhadiran dan meningkatkan kehadiran rapat. Alat penjadwalan seperti Appointlet memungkinkan Anda mengirim pengingat otomatis untuk rapat terjadwal. Pengingat ini dapat dikirim melalui email, SMS, atau bentuk pesan lainnya.

Bagaimana cara menyelenggarakan rapat jarak jauh secara internasional?

Rapat jarak jauh internasional dapat dengan mudah dijadwalkan melalui aplikasi penjadwalan online seperti Appointlet. Appointlet memungkinkan Anda untuk mengatur pertemuan di zona waktu yang berbeda dengan mudah. Waktu rapat secara otomatis diterjemahkan sesuai dengan zona waktu lokal baik untuk peserta rapat maupun tuan rumah.

Bagaimana saya harus menyelenggarakan pertemuan bisnis jarak jauh?

Anda dapat menyelenggarakan pertemuan bisnis jarak jauh secara virtual melalui panggilan konferensi. Rapat virtual lebih mudah direncanakan dan dijalankan karena sebagian besar pekerjaan manual diotomatisasi dengan perangkat lunak. Anda dapat menggunakan alat penjadwalan seperti Appointlet untuk mengatur rapat dan alat konferensi video seperti Zoom untuk mengadakan rapat.

Di mana pekerja jarak jauh biasanya mengadakan rapat?

Pekerja jarak jauh biasanya mengadakan rapat melalui penjadwalan online dan aplikasi konferensi. Aplikasi penjadwalan online memudahkan koordinasi tim dan rapat diatur dengan sedikit usaha. Setelah diatur, mereka dapat dilakukan pada perangkat lunak konferensi virtual seperti Zoom atau Google Meet.

Bagaimana cara mengurangi stres karena rapat jarak jauh?

Pekerjaan jarak jauh dan rapat dapat membuat stres, tetapi Anda dapat mengurangi stres dengan memberikan fleksibilitas sebanyak mungkin kepada peserta. Adakan pertemuan yang lebih singkat dengan agenda yang jelas dan cobalah untuk menjaga penyangga di antara mereka agar tetap penuh perhatian. Selain itu, gunakan sebanyak mungkin alat dan fitur kolaborasi (berbagi layar, papan tulis, google docs, aplikasi catatan rapat, dll.) untuk mempermudah segalanya.

Kapan waktu terbaik untuk melakukan rapat jarak jauh?

Penelitian modern menunjukkan bahwa waktu terbaik untuk melakukan rapat jarak jauh adalah di tengah-tengah tiga hari dalam seminggu, sekitar pukul 2 hingga 14:30. Alasan di balik ini adalah bahwa waktu ini tidak terlalu dini, juga tidak terlalu terlambat, dan sudah satu atau dua hari sejak minggu dimulai. Tim kerja telah menyegarkan diri dan siap mengadakan pertemuan untuk menetapkan tujuan baru.

Rahasia mengadakan rapat jarak jauh yang produktif: semakin pendek semakin baik.

Anda dapat menggunakan semua teknologi di dunia dan masih belum memiliki rapat yang cukup produktif. Pada akhirnya, Anda masih berurusan dengan manusia dan jika mereka tidak menemukan nilai apa pun dalam rapat Anda, mereka tidak akan muncul.

Kunci untuk mengadakan rapat jarak jauh yang efektif adalah dengan membatasi waktu rapat dan memiliki agenda yang jelas. Mempersingkat jumlah waktu akan mendapatkan perhatian maksimal dari tim Anda dan sebagai hasilnya, mereka akan menjadi lebih produktif.