Najlepsze praktyki w zakresie planowania zdalnych spotkań, aby wszyscy pojawiali się na czas, za każdym razem

Większość ludzi ma trudności z utrzymaniem koncentracji podczas zdalnych spotkań, które trwają dłużej niż 30-60 minut. Potem zaczynają dryfować i tracą koncentrację. Utrzymanie czyjejś uwagi jest wystarczająco trudne, ale jeśli masz do czynienia również ze spóźnialskimi, istnieje jeszcze mniejsze okno uwagi, z którym można pracować.

Późne przyjazdy zdarzają się z kilku powodów, które wkrótce omówimy. Najlepszym sposobem, aby ludzie byli odpowiedzialni i pojawiali się na czas, są automatyczne przypomnienia. W tym artykule szczegółowo omówimy ten temat, aby lepiej zrozumieć, jak planować i organizować swoje zobowiązania.

Dlaczego ludzie nie pojawiają się na zdalnych spotkaniach?

Z reguły ludzie częściej pojawiają się na wydarzeniach, które uznają za wartościowe. Jeśli uczestnicy po prostu w ogóle się nie pojawiają, możliwe, że nie sądzili, że zdalne spotkanie było dla nich bardzo ważne. Możliwe, że twoja propozycja wartości nie była wystarczająco silna . Bez względu na przyczynę, uczestnicy często unikają odpowiedzialności i po prostu nie pojawiają się na wydarzeniach, które uważają za stratę czasu.

Późne przyjazdy są nieco inne. Zazwyczaj nie są oznaką celowego zaniedbania. Częściej zdarza się, że ludzie nie pojawiają się punktualnie, ponieważ po prostu stracili poczucie czasu i nie mieli odpowiedniego przypomnienia.

Nieprzyjazdy i spóźnienia

Przeciętny człowiek jest bardzo zajęty umysłowo, nawet gdy jego harmonogram jest pusty! Przy niekończącej się zawartości cyfrowej, na której można się skupić, to normalne, że ludzie zapominają o rzeczach, nawet jeśli zaplanowali to kilka dni lub tygodni temu. Szczerze mówiąc, chwile roztargnienia prawdopodobnie zdarzają się najlepszym z nas.

Z drugiej strony, jeśli widzisz wiele nieobecności i spóźnień, nie jest złym pomysłem, aby zacząć myśleć o tym, co możesz zrobić, aby poprawić sytuację. Jeśli nie automatyzujesz przepływu planowania, oznacza to, że tworzysz więcej pracy dla uczestnika. Nie tylko muszą znaleźć w swoim kalendarzu czas, który działa, ale muszą sprawdzić ten kalendarz ręcznie lub ustawić dla siebie przypomnienie.

Nawet jeśli wydarzenie w kalendarzu jest tworzone przez obie strony, spotkanie może nie wydawać się wystarczająco lukratywne, aby zająć ważne miejsce w umysłach uczestników. W rzeczywistości ludzki umysł jest podłączony w taki sposób, że celowo zapomina o wszystkich nieistotnych rzeczach, aby móc skierować całą uwagę na te ważne.

Więc zanim przejdziemy do wdrażania rozwiązania, ważne jest, aby zacząć od współczucia i nie brać zaniedbania zbyt osobiście.

Skonfiguruj aplikację do planowania, aby upewnić się, że uczestnicy się pojawią

Możesz zmniejszyć liczbę spóźnień i niepojawień, przedstawiając uczestnikowi wyraźną propozycję wartości. Ale zautomatyzowanie procesu zajmie im resztę drogi, dzięki czemu bez trudu zapamiętają nadchodzącą datę i godzinę.

Aplikacje do planowania ułatwiają realizację tego zadania dla firm dowolnej wielkości. Za każdym razem, gdy udostępnisz komuś link, ta osoba może wybrać odpowiednią dla siebie godzinę i wypełnić formularz. Po potwierdzeniu otrzymają wiadomość e-mail z potwierdzeniem i wydarzenie w kalendarzu. Dodatkowo możesz zaplanować e-maile z przypomnieniem lub SMS-y, które wychodzą w kluczowych momentach, na przykład dzień wcześniej lub godzinę przed wydarzeniem.

Te powiadomienia utrudniają uczestnikowi usprawiedliwienie zapomnienia o zapisaniu spotkania w swoim kalendarzu. Przedział czasowy jest automatycznie wypełniany również w Twoim kalendarzu online, dzięki czemu otrzymujesz powiadomienie i możesz się do niego odwołać w dowolnym momencie. Informacje o kliencie są zapisywane i udostępniane Tobie do wykorzystania w przyszłości.

Oto, w jaki inny sposób aplikacja do planowania może działać jako pomocnik w poprawie frekwencji na spotkaniach.

• Organizowanie spotkań zdalnych: spotkania wirtualne eliminują potrzebę fizycznego przebywania zespołu i uczestników w tym samym miejscu podczas spotkania. Podczas pandemii Covid-19 coraz częściej spotyka się spotkania na odległość.

• Zapamiętaj swoje spotkania: Regularne przypomnienia i kontynuacje zarówno przed, jak i po spotkaniach zapewniają, że Twój zespół nadąża za tempem. Dane uczestników są rejestrowane za pośrednictwem kilku kanałów, dzięki czemu Twoi pracownicy mogą uzyskać dostęp do danych dotyczących spotkań, aby przygotować się z wyprzedzeniem.

• Eliminacja nie pojawienia się: Kiedy ważne osoby nie pojawiają się na Twoim spotkaniu, istnieje ryzyko, że cały czas może zostać zmarnowany. Jeśli zdarza się to regularnie, staje się to kosztem dla firm, którego można łatwo uniknąć.

• Popraw frekwencję: dedykowana strona planowania, która pokazuje podsumowanie wszystkich odbywających się spotkań, znacznie zwiększa frekwencję. Ponadto można tu łatwo zaplanować nowe spotkania, a w razie potrzeby zmienić termin starszych.

• Usprawnij rozmowy z klientami: spotkania, które muszą odbywać się z klientami, wymagają więcej planowania niż zwykłe dyskusje wewnętrzne. Koordynacja tam i z powrotem jest powszechnym punktem frustracji, więc usprawnienie procesu to świetny pomysł.

• Generuj unikalne adresy URL spotkań Zoom; Zoom to jedna z najczęściej używanych aplikacji do obsługi konferencji internetowych, jednak technikę tę można wykorzystać w dowolnym zintegrowanym narzędziu do obsługi spotkań. Appointlet umożliwia prowadzenie spotkań Zoom za pomocą unikalnych linków za pomocą kilku kliknięć. Dzięki temu proces jest prostszy, a przepływ pracy płynniejszy. Inne popularne opcje wideokonferencji, które działają w ten sam sposób, to Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting i Webex.

• Automatyczne potwierdzenie i przypomnienia: ręczne wysyłanie potwierdzeń spotkań i przypomnień jest w porządku, jeśli masz tylko kilka razy w tygodniu lub jeśli masz do czynienia z kierownictwem najwyższego szczebla. Ale kiedy spotykasz się na co dzień ze zwykłymi ludźmi, nadążanie za nimi staje się nierozsądnym obowiązkiem. Zautomatyzowanie ich wszystkich za pomocą narzędzia do planowania może być bardzo pomocne.
• Tłumacz między strefami czasowymi: spotkania odbywające się w różnych strefach czasowych są częstym źródłem nieporozumień. Jeśli ludzie nawet pamiętają o przeliczaniu czasu, zawsze jest miejsce na błąd ludzki. Narzędzia do planowania online rozwiązują ten problem, wykrywając strefę czasową przeglądarki uczestnika i używając jej do tłumaczenia dostępności gospodarza spotkania.
• Koordynuj z członkami zespołu: spotkania z klientami, w których uczestniczy wielu członków zespołu, można łatwo koordynować za pomocą odpowiedniego narzędzia do planowania online. Appointlet ma funkcje przypisywania hosta, takie jak round robin, które ułatwiają dystrybucję spotkań w zespole. Alternatywnie możesz również użyć narzędzia do wyrównania harmonogramów wielu członków zespołu dla jednego spotkania.

Zminimalizuj niedojazdy dzięki aplikacji do planowania

Wiesz, że narzędzie do planowania online działa, gdy nigdy nie pojawia się w rozmowie, a jednak Twoje działania poprawią jakość Twoich spotkań i sprawią, że uczestnicy będą uczestniczyć nie dlatego, że muszą, ale dlatego, że chcą.

Oto jak się tam dostać krok po kroku.

Prowadzenie wirtualnych spotkań

Spotkania wirtualne mogą nie są najlepsze do podejmowania ważnych decyzji lub budowania relacji, ale do regularnych nadrabiania zaległości i odpraw są zdecydowanie bardziej skuteczne niż spotkania osobiste. Uczestnicy nie muszą być tam fizycznie, a po usunięciu tej pracy frekwencja automatycznie wzrasta. Poza tym funkcje, takie jak współdzielenie ekranu, wirtualne tablice i pokoje podgrup, odtwarzają osobiste wrażenia, więc i tak nie ma dużej różnicy.

Ponadto, jeśli jesteś osobą dbającą o środowisko, wirtualne spotkania są przyjazne dla środowiska, ponieważ nie pochłaniają wielu zasobów i minimalizują produkcję odpadów.

Zbyt łatwo zapomnieć o spotkaniu

Ale aplikacja do planowania online bardzo to utrudnia. Większość aplikacji do planowania łączy się z kalendarzem wirtualnym, niezależnie od tego, którego używasz, i automatycznie aktualizuje w nim miejsce spotkania. Poinformują Cię również o jakichkolwiek starciach, abyś mógł poprosić o zmianę terminu.

Możesz także zablokować dostępne godziny, aby Twoi zdalni współpracownicy wiedzieli o Twojej dostępności z wyprzedzeniem i wybrać godzinę spotkania, która pasuje do Twojego harmonogramu.

Nieobecność jest zła dla biznesu

Czas spędzony na oczekiwaniu na kogoś, kto nigdy się nie pojawia, jest cennym zasobem, który można przeznaczyć na lepsze zadania, które faktycznie zwiększają wartość biznesową. Jako przedsiębiorca wiesz już, ile może to kosztować alternatywa dla Twojej firmy.

Aplikacje do planowania spotkań mogą odegrać kluczową rolę w kontrolowaniu tych kosztów, ponieważ całkowicie eliminują wszelkie wymówki, które mogą mieć nieprzyjaciółki. Dodatkowo, ponieważ będziesz konfigurować spotkanie po sprawdzeniu ich dostępności za pośrednictwem aplikacji, byłoby bardzo niegrzeczne z ich strony, gdyby się nie pojawili.

Popraw frekwencję dzięki stronie planowania

Większość aplikacji do rezerwacji spotkań zapewnia użytkownikom centralną stronę planowania, która działa jako pulpit nawigacyjny dla wszystkich informacji związanych ze spotkaniami. Możesz zobaczyć, co zostało zaplanowane w przeszłości i co nadchodzi w przyszłości. Możesz oznaczyć ważne daty premier produktów, komunikatów prasowych, spotkań z klientami i tak dalej.

Gdy pracownicy są w stanie zobaczyć wszystko na pierwszy rzut oka, szanse, że coś przeoczą, są znacznie zmniejszone. Wiedzą dokładnie, co i kiedy robić. Skutkuje to większą produktywnością, a co za tym idzie większą frekwencją na spotkaniach.

Usprawnij rozmowę z klientem

Jeśli kiedykolwiek pracowałeś w sprzedaży, musisz wiedzieć, jak trudno jest zorganizować spotkania z klientami, zwłaszcza w środowisku wirtualnym. Jest mnóstwo e-maili w tę i z powrotem, a spotkania są przekładane milion razy. 90% z nich marnuje się w procesie, a klienci ostatecznie wycofują się z powodu kłopotów.

Aplikacje do planowania zabierają to wszystko i zastępują wygodną stroną rezerwacji dla klientów. Tę stronę rezerwacji można skonfigurować na stronie internetowej lub udostępnić za pośrednictwem adresu URL. Klienci mogą łatwo wybrać dostępny przedział czasowy na tej stronie, wybrać preferowanego członka personelu i wypełnić swoje dane kontaktowe. Spotkanie jest automatycznie rezerwowane, a firma zostaje powiadomiona.

Niektóre narzędzia pozwalają nawet dodać dodatkowe opcje, takie jak sekcja FAQ lub chatbot na stronie rezerwacji spotkań. Dzięki temu klienci mogą łatwo komunikować się z Twoją firmą i uzyskiwać szybkie odpowiedzi.

Generuj unikalne adresy URL spotkań Zoom

Narzędzia takie jak Appointlet integrują się z wieloma aplikacjami do obsługi konferencji internetowych, takimi jak Zoom, Microsoft Teams, Google Meet itp., aby łatwo prowadzić wirtualne spotkania. Po połączeniu się z Zoom wystarczy kilka kliknięć, aby wygenerować unikalne adresy URL spotkań.

Ten link zostanie automatycznie wygenerowany i udostępniony uczestnikom po zaplanowaniu wirtualnego spotkania. Zostanie on również dołączony do wydarzenia w kalendarzu utworzonego dla tych spotkań, aby uczestnicy nie mieli żadnych problemów ze znalezieniem go w przypadku zagubienia się w e-mailach.

Automatyczne potwierdzanie i przypomnienia

Ten jest z pewnością najlepszą funkcją, jaką mają do zaoferowania aplikacje do planowania online. Nie musisz już dzwonić ani wysyłać e-maili, aby potwierdzić godzinę spotkania z uczestnikami. Wystarczy, że dodasz uczestników do spotkania, a zostaną oni automatycznie poproszeni o potwierdzenie.

Możesz także ustawić automatyczne przypomnienia i uzupełnienia dotyczące sfinalizowanych spotkań. Aplikacja będzie automatycznie wysyłać przypomnienia e-mail i SMS do uczestników spotkania w określonych odstępach czasu. Może być konieczne określenie częstotliwości i odstępu między tymi przypomnieniami, a aplikacja zajmie się resztą.

Tłumaczy między strefami czasowymi

Firmy działające w globalnym środowisku nieustannie potrzebują spotkań z ludźmi z zagranicy. Organizowanie takich spotkań w różnych strefach czasowych może być bardzo mylące, ponieważ będziesz musiał wykonać sporo matematyki, aby upewnić się, że nie popełnisz żadnych błędów.

Aplikacje takie jak Appointlet tłumaczą godziny spotkań zgodnie z lokalną strefą czasową, zarówno dla gospodarzy, jak i uczestników. Możesz również określić strefę czasową inną niż lokalna, ale oprogramowanie automatycznie wybierze tę, w której się znajdujesz, jako ustawienie domyślne. Jeśli nie chcesz, aby tak się stało, możesz zablokować strefę czasową, aby godziny spotkań były wyświetlane wszystkim uczestnikom zgodnie ze strefą czasową.

Koordynuj z członkami zespołu

Wszystkie kwestie związane z harmonogramem, które omawialiśmy do tej pory, rosną wykładniczo wraz ze wzrostem liczby uczestników. Problem staje się jeszcze gorszy, gdy potrzebujesz obecności wielu członków swojego zespołu na spotkaniu z klientem.

Na szczęście Appointlet ma rozwiązanie również na to. Dzięki funkcjom planowania zespołu możesz planować spotkania z wieloma członkami, a także określić gospodarza. Gospodarz otrzyma uprawnienia administracyjne w zintegrowanej aplikacji do obsługi konferencji, której używasz, a reszta zespołu zostanie zaproszona jako uczestnicy.

Jak zaplanować zdalne spotkania zespołu

Wirtualne spotkania grupowe mogą nie być świetnym pomysłem, jeśli istnieje potrzeba ciągłej komunikacji między uczestnikami. Nie chcesz przechodzić tortury zmuszania 50 osób do wyłączania mikrofonów, kiedy wszyscy chcą wskoczyć i rozmawiać jednocześnie. Dodatkowo, przy braku wyraźnej mowy ciała, ta komunikacja byłaby jeszcze bardziej zepsuta. Zrób sobie przysługę i organizuj takie spotkania twarzą w twarz.

Jeśli jednak celem jest po prostu zaprezentowanie czegoś lub przeprowadzenie szkolenia, wirtualne spotkania zespołu mogą być idealnym wyborem. Poza oczywistą oszczędnością kosztów wynikającą z braku konieczności aranżacji dużej sali konferencyjnej, proces planowania jest znacznie wygodniejszy.

Wszystko, co musisz zrobić, to utworzyć typ spotkania grupowego w Appointlet i skonfigurować zasady planowania według własnego uznania. Możesz określić maksymalną liczbę uczestników, którzy mogą uczestniczyć w spotkaniu w określonym czasie, aby uniknąć przepełnienia przestrzeni wirtualnej.

W przypadku spotkań wirtualnych musisz zintegrować Appointlet z wybranym przez siebie oprogramowaniem do wideokonferencji online. Możesz wybrać to oprogramowanie w miejscu spotkania, a następnie postępować tak samo z resztą.

FAQ

Jeśli jesteś nowy w wirtualnych spotkaniach i planowaniu, może to być trochę za trudne. Jeśli nie byłeś w stanie nic zrozumieć na jakimkolwiek etapie, te często zadawane pytania mogą ci pomóc.

Jak możesz organizować spotkania ze zdalnym zespołem?

Zdalne zespoły mogą organizować spotkania wirtualne, które mogą być prowadzone za pomocą oprogramowania do rozmów wideo online, takiego jak Zoom, Google Meet, Microsoft Teams itp. Możesz planować spotkania z wieloma członkami zespołu za pomocą aplikacji do planowania, takiej jak Appointlet, a następnie kontynuować sesję przez jedną z wcześniej wymienionych aplikacji.

Jaka jest najlepsza aplikacja do obsługi konferencji internetowych do spotkań online?

Istnieje wiele aplikacji do obsługi konferencji internetowych, z których korzystają wiodące firmy na całym świecie. Najlepsze z nich to Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex i ezTalks Meetings.

Jak skonfigurować przypomnienia o uczestnikach zaplanowanego spotkania zdalnego?

Przypomnienia o uczestnikach okazały się bardzo pomocne w minimalizowaniu nie pojawienia się i poprawie frekwencji na spotkaniach. Narzędzia do planowania, takie jak Appointlet, umożliwiają wysyłanie automatycznych przypomnień o zaplanowanych spotkaniach. Te przypomnienia mogą być wysyłane za pośrednictwem poczty e-mail, SMS-ów lub innych form wiadomości.

Jak organizować spotkania zdalne na arenie międzynarodowej?

Międzynarodowe spotkania zdalne można łatwo planować za pomocą aplikacji do planowania online, takich jak Appointlet. Appointlet pozwala z łatwością ustalać spotkania w różnych strefach czasowych. Czas spotkania jest automatycznie tłumaczony zgodnie z lokalną strefą czasową zarówno dla uczestników spotkania, jak i gospodarza.

Jak powinienem organizować zdalne spotkania biznesowe?

Możesz organizować zdalne spotkania biznesowe wirtualnie za pomocą połączeń konferencyjnych. Spotkania wirtualne są łatwiejsze do zaplanowania i przeprowadzenia, ponieważ większość ręcznej pracy jest zautomatyzowana za pomocą oprogramowania. Możesz użyć narzędzi do planowania, takich jak Appointlet, aby ustawić spotkanie i narzędzia do wideokonferencji, takiego jak Zoom, do przeprowadzenia spotkania.

Gdzie zazwyczaj odbywają się spotkania pracowników zdalnych?

Pracownicy zdalni zwykle organizują spotkania za pośrednictwem aplikacji do planowania online i konferencji. Aplikacje do planowania online ułatwiają koordynację zespołu i organizowanie spotkań przy minimalnym wysiłku. Po skonfigurowaniu można je prowadzić w oprogramowaniu do wirtualnych konferencji, takim jak Zoom czy Google Meet.

Jak zmniejszyć stres związany ze zdalnymi spotkaniami?

Praca zdalna i spotkania mogą być stresujące, ale możesz zmniejszyć stres, zapewniając uczestnikom jak największą elastyczność. Organizuj krótsze spotkania z jasnymi punktami programu i staraj się zachować między nimi bufory, aby utrzymać ich uwagę. Ponadto używaj jak największej liczby narzędzi i funkcji do współpracy (udostępnianie ekranu, tablice, dokumenty Google, aplikacja do notatek ze spotkania itp.), aby jeszcze bardziej ułatwić pracę.

Jaka jest najlepsza pora dnia na prowadzenie zdalnych spotkań?

Współczesne badania sugerują, że najlepszą porą do prowadzenia zdalnych spotkań są środkowe trzy dni tygodnia, między 14 a 14:30. Powodem tego jest to, że ten czas nie jest ani za wcześnie, ani za późno, a od rozpoczęcia tygodnia minął już dzień lub dwa. Zespoły robocze odświeżyły się i są gotowe do spotkań w celu wyznaczenia nowych celów.

Sekret prowadzenia produktywnych spotkań zdalnych: im krótsze, tym lepiej.

Możesz korzystać ze wszystkich technologii na świecie i nadal nie mieć wystarczająco produktywnych spotkań. Pod koniec dnia nadal masz do czynienia z ludźmi i jeśli nie znajdą oni żadnej wartości na twoich spotkaniach, nie pojawią się.

Kluczem do skutecznych spotkań zdalnych jest ograniczenie czasu spotkania i ustalenie jasnego planu. Skrócenie czasu przyciągnie maksymalną uwagę Twojego zespołu, a co za tym idzie, będzie bardziej produktywny.