Herkesin Her Seferinde Zamanında Gelmesi İçin Uzak Toplantılar Planlamak için En İyi Uygulamalar

Çoğu insan, 30-60 dakikadan uzun süren uzak toplantılar sırasında odaklanmada zorluk yaşar. Bundan sonra, sürüklenmeye ve odaklarını kaybetmeye başlarlar. Birinin dikkatini çekmek yeterince zordur, ancak geç kalanlarla da uğraşıyorsanız, üzerinde çalışmak için daha da küçük bir dikkat penceresi vardır.

Geç varışlar genellikle birkaç nedenden dolayı meydana gelir ve bunları birazdan burada inceleyeceğiz. İnsanları sorumlu tutmanın ve zamanında gelmenin en iyi yolu otomatik hatırlatıcılardır. Bu makalede, etkileşimlerinizi nasıl planlayacağınız ve yapılandıracağınız konusunda daha iyi bir fikir sahibi olmanız için bu konuyu ayrıntılı olarak ele alacağız.

İnsanlar neden uzak toplantılara gelmiyor?

Kural olarak, insanların değerli buldukları etkinliklere katılma olasılıkları daha yüksektir. Katılımcılar hiç gelmiyorsa, uzak toplantının onlar için çok önemli olduğunu düşünmemiş olabilirler. Değer öneriniz yeterince güçlü olmayabilir . Sebep ne olursa olsun, katılımcıların sorumluluktan kaçınmaları ve zaman kaybı olarak gördükleri etkinliklere katılmamaları yaygındır.

Geç varışlar biraz farklıdır. Genellikle kasıtlı ihmalin bir göstergesi değildirler. İnsanların zamanında gelmemeleri daha yaygın çünkü zamanın nasıl geçtiğini anlamadılar ve yeterli hatırlatıcıya sahip değiller.

No-show ve geç varışlar

Ortalama bir insan, programları boş olsa bile zihinsel olarak çok meşgul! Sabitlenecek sonsuz dijital içerikle, insanların günler veya haftalar önce planlamış olsalar bile bazı şeyleri unutmaları normaldir. Dürüst olmak gerekirse, dalgınlık anları muhtemelen en iyilerimizin başına gelir.

Diğer taraftan, çok fazla programa gelmeme ve geç varış görüyorsanız, durumu iyileştirmek için neler yapabileceğinizi düşünmeye başlamak kötü bir fikir değildir. Zamanlama akışını otomatikleştirmiyorsanız, katılımcı için daha fazla iş yaratıyorsunuz demektir. Yalnızca takvimlerinde çalışan bir zaman bulmakla kalmaz, aynı zamanda o takvimi manuel olarak kontrol etmeleri veya kendilerine bir hatırlatıcı ayarlamaları gerekir.

Takvim etkinliği her iki tarafça oluşturulduğunda bile, toplantı katılımcıların zihninde önemli bir yer tutacak kadar kazançlı görünmeyebilir. Aslında, insan zihni, tüm dikkati önemli olanlara yöneltebilmek için tüm önemsiz şeyleri bilerek unutacak şekilde yapılandırılmıştır.

Bu nedenle, bir çözümü uygulamaya geçmeden önce, biraz şefkat göstererek ve ihmali fazla kişisel almayarak başlamak önemlidir.

Katılımcıların geldiğinden emin olmak için bir zamanlama uygulaması kurun

Katılımcıya net bir değer önerisinde bulunarak geç gelme ve gelmeme sayısını azaltabilirsiniz. Ancak süreci otomatikleştirmek onları yolun geri kalanını alacaktır, böylece yaklaşan tarih ve saati hatırlamak zahmetsiz olacaktır.

Zamanlama uygulamaları, her büyüklükteki işletme için bunu gerçekleştirmeyi kolaylaştırır. Bağlantınızı biriyle paylaştığınız zaman, kendileri için uygun bir zaman seçip bir form doldurabilirler. Onayladıktan sonra, bir onay e-postası ve takvim etkinliği alacaklardır. Ayrıca, etkinliğinizden bir gün önce veya bir saat önce olduğu gibi önemli anlarda gönderilen hatırlatma e-postalarını veya SMS'lerini planlayabilirsiniz.

Bu bildirimler, katılımcının toplantıyı takvimine yazmayı unutması konusunda bir mazeret bulmasını zorlaştırmaktadır. Zaman aralığı çevrimiçi takviminizde de otomatik olarak doldurulur, böylece bildirim alırsınız ve istediğiniz zaman başvurabilirsiniz. Müşteri bilgileri kaydedilir ve ileride kullanmak üzere sizinle paylaşılır.

Bir planlama uygulamasının toplantılara katılımı iyileştirmede başka nasıl bir kolaylaştırıcı görevi görebileceği aşağıda açıklanmıştır.

• Uzaktan toplantılara ev sahipliği yapma: Sanal toplantılar, ekibin ve katılımcıların toplantı sırasında fiziksel olarak aynı yerde olma ihtiyacını ortadan kaldırır. Covid-19 salgını sırasında, uzaktan toplantılar giderek daha yaygın hale geldi.

• Toplantılarınızı hatırlayın: Toplantılardan önce ve sonra düzenli hatırlatıcılar ve takipler, kendi ekibinizin hızlanmasını sağlar. Katılımcı ayrıntıları birkaç kanal aracılığıyla kaydedilir, böylece personeliniz önceden hazırlanmak üzere toplantı verilerine erişebilir.

• No-show'ları ortadan kaldırmak: Önemli kişiler toplantınıza gelmediğinde, tüm zamanın boşa gitme riski vardır. Bu düzenli olarak gerçekleşirse, işletmeler için kolayca önlenebilecek bir maliyet haline gelir.

• Katılımı iyileştirin: Sırada olan tüm toplantıların bir özetini gösteren özel bir zamanlama sayfası katılımı büyük ölçüde artırır. Ayrıca, yeni toplantılar burada kolayca planlanabilir ve gerektiğinde eskiler yeniden planlanabilir.

• Müşteri görüşmelerini kolaylaştırın: Müşterilerle yapılması gereken toplantılar, sıradan şirket içi tartışmalardan daha fazla planlama gerektirir. İleri geri koordinasyon, ortak bir hayal kırıklığı noktasıdır, bu nedenle süreci düzene sokmak harika bir fikirdir.

• Benzersiz Zoom toplantı URL'leri oluşturun; Zoom en çok kullanılan web konferans uygulamalarından biridir, ancak bu teknik herhangi bir entegre toplantı aracı için kullanılabilir. Appointlet , birkaç tıklamayla benzersiz bağlantılarla Zoom toplantılarına ev sahipliği yapmanızı sağlar. Bu, süreci basitleştirir ve iş akışını daha sorunsuz hale getirir. Aynı şekilde çalışan diğer yaygın video konferans seçenekleri arasında Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting ve Webex bulunur.

• Otomatik onay ve hatırlatıcılar: Haftada yalnızca birkaç kez görüşmeniz varsa veya üst düzey yöneticilerle iş yapıyorsanız, toplantı onay ve hatırlatma metinlerini elle göndermek sorun değildir. Ancak sıradan insanlarla günlük olarak tanıştığınızda, ayak uydurmak mantıksız bir angarya haline gelir. Hepsini bir zamanlama aracıyla otomatikleştirmek çok yardımcı olabilir.
• Saat dilimleri arasında çeviri yapın: Farklı saat dilimlerinde gerçekleşen toplantılar, yaygın bir kafa karışıklığı kaynağıdır. İnsanlar zaman dönüşümlerini yapmayı bile hatırlarlarsa, her zaman insan hatasına yer vardır. Çevrimiçi zamanlama araçları, bunu, katılımcının tarayıcısının saat dilimini algılayarak ve bunu toplantı sahibinin uygunluk durumunu çevirmek için kullanarak çözer.
• Ekip üyeleriyle koordinasyon: Birden fazla ekip üyesini içeren müşteri toplantıları, doğru çevrimiçi zamanlama aracıyla kolayca koordine edilebilir. Appointlet, toplantıları bir ekip arasında dağıtmaya yardımcı olmak için yuvarlak deneme gibi toplantı sahibi atama özelliklerine sahiptir. Alternatif olarak, aracı tek bir toplantı için birden çok ekip üyesi zamanlamasını hizalamak için de kullanabilirsiniz.

Bir zamanlama uygulamasıyla ziyarete gelmemeyi en aza indirin

Çevrimiçi bir zamanlama aracının, konuşmada asla ortaya çıkmadığında çalıştığını biliyorsunuz, ancak eylemleriniz toplantılarınızın kalitesini artıracak ve katılımcıların ihtiyaçları olduğu için değil, istedikleri için katılmalarını sağlayacaktır.

İşte adım adım oraya nasıl gidileceği.

Sanal toplantılara ev sahipliği yapmak

Sanal toplantılar, önemli kararlar almak veya ilişkiler kurmak için en iyisi olmayabilir, ancak düzenli bilgilendirmeler ve kontroller için kesinlikle yüz yüze toplantılardan daha etkilidirler. Katılımcıların fiziksel olarak orada olmalarına gerek yoktur ve bu emeği kaldırdığınızda katılım otomatik olarak artar. Ayrıca, ekran paylaşımı, sanal beyaz tahtalar ve ara odaları gibi özellikler, yüz yüze deneyimi çoğaltır, bu nedenle zaten pek bir fark yoktur.

Ayrıca, çevre bilincine sahip bir kişiyseniz, sanal toplantılar çok fazla kaynak tüketmediği ve atık üretimini en aza indirdiği için çevre dostudur.

Bir toplantıyı unutmak çok kolay

Ancak bir çevrimiçi zamanlama uygulaması bunu çok zorlaştırıyor. Çoğu zamanlama uygulaması, hangisini kullanırsanız kullanın sanal takviminize bağlanır ve oradaki toplantı alanını otomatik olarak günceller. Ayrıca, herhangi bir çakışma olup olmadığını size bildirirler, böylece yeniden planlama talebinde bulunabilirsiniz.

Ayrıca, uzaktaki iş arkadaşlarınızın müsaitlik durumunuzu önceden bilmesi ve programınıza uygun bir toplantı saati seçmesi için müsait saatlerinizi kilitleyebilirsiniz.

No-show iş için kötü

Asla ortaya çıkmayan birini beklemek için harcanan zaman, aslında iş değerini artıran daha iyi görevlere harcanabilecek değerli bir varlıktır. Bir girişimci olarak, bunun işletmeniz için ne kadar bir fırsat maliyeti olabileceğini zaten biliyorsunuz.

Randevu planlama uygulamaları, no-show'ların sahip olabileceği mazeretleri tamamen ortadan kaldırdıkları için bu maliyeti kontrol etmede etkili olabilir. Ayrıca, uygulama aracılığıyla uygunluk durumuna baktıktan sonra toplantıyı ayarlayacağınız için, gelmemeleri çok kabalık olur.

Bir zamanlama sayfasıyla katılımı iyileştirin

Çoğu randevu rezervasyonu uygulaması, kullanıcılara toplantıyla ilgili tüm bilgiler için bir gösterge panosu görevi gören merkezi bir zamanlama sayfası sağlar. Geçmişte nelerin planlandığını ve gelecekte nelerin olacağını görüntüleyebilirsiniz. Ürün lansmanları, basın bültenleri, müşteri toplantıları vb. için önemli tarihleri ​​işaretleyebilirsiniz.

Çalışanlar her şeyi bir bakışta görüntüleyebildiklerinde, bir şeyleri kaçırma ihtimalleri büyük ölçüde azalır. Neyi, ne zaman yapacaklarını çok iyi biliyorlar. Bu, daha fazla üretkenlik ve dolayısıyla toplantılara daha fazla katılım ile sonuçlanır.

Müşteri görüşmesini kolaylaştırın

Daha önce satışta çalıştıysanız, özellikle sanal bir ortamda müşteri toplantıları ayarlamanın ne kadar zor olduğunu bilmelisiniz. Tonlarca e-posta gidip geliyor ve toplantılar milyonlarca kez yeniden planlanıyor. Bunların %90'ı bu süreçte boşa gidiyor ve müşteriler güçlük nedeniyle sonunda geri dönüyor.

Planlama uygulamaları tüm bunları ortadan kaldırır ve yerine uygun bir müşteri rezervasyon sayfası koyar. Bu rezervasyon sayfası bir web sitesinde kurulabilir veya bir URL aracılığıyla paylaşılabilir. Müşteriler bu sayfadan kolayca müsait bir zaman aralığı seçebilir, tercih ettikleri personeli seçebilir ve iletişim bilgilerini doldurabilir. Toplantı otomatik olarak rezerve edilir ve şirkete bilgi verilir.

Bazı araçlar, SSS bölümü veya toplantı rezervasyonu sayfasında bir sohbet robotu gibi ek seçenekler eklemenize bile izin verir. Bu, müşterilerin işletmenizle kolayca iletişim kurmasını ve hızlı yanıtlar almasını sağlar.

Benzersiz Zoom toplantı URL'leri oluşturun

Appointlet gibi araçlar, sanal toplantıları kolayca yürütmek için Zoom, Microsoft Teams, Google Meet vb. gibi birçok web konferansı uygulamasıyla entegre olur. Zoom'a bağlandıktan sonra, toplantılar için benzersiz URL'ler oluşturmak için birkaç tıklama yeterlidir.

Sanal bir toplantı planladığınızda bu bağlantı otomatik olarak oluşturulacak ve katılımcılarla paylaşılacaktır. Ayrıca, bu toplantılar için oluşturulan takvim etkinliğine eklenecektir, böylece e-postalarda kaybolması durumunda katılımcıların bulmakta zorlanmaması sağlanır.

Otomatik onay ve hatırlatıcılar

Bu, çevrimiçi zamanlama uygulamalarının sunduğu en iyi özelliktir. Katılımcılarla toplantı zamanını onaylamak için artık telefon görüşmesi yapmanız veya e-posta göndermeniz gerekmez. Tek yapmanız gereken katılımcıları toplantıya eklemek ve otomatik olarak onaylamaları istenecek.

Ayrıca, tamamlanan toplantılar için otomatik hatırlatıcılar ve takipler ayarlayabilirsiniz. Uygulama, belirli aralıklarla toplantı katılımcılarına otomatik olarak e-posta ve SMS hatırlatıcıları gönderecektir. Bu hatırlatıcılar arasındaki sıklığı ve boşluğu belirtmeniz gerekebilir; gerisini uygulama halleder.

Saat dilimleri arasında çeviri yapar

Küresel bir ortamda faaliyet gösteren işletmelerin sürekli olarak yurtdışındaki insanlarla görüşmeleri gerekiyor. Bu tür toplantıları farklı zaman dilimlerinde ayarlamak çok kafa karıştırıcı olabilir çünkü hata yapmadığınızdan emin olmak için çok fazla matematik yapmanız gerekecek.

Appointlet gibi uygulamalar, hem toplantı sahipleri hem de katılımcılar için toplantı saatlerini yerel saat dilimine göre çevirir. Yerel saat diliminizden farklı bir saat dilimi de belirtebilirsiniz, ancak yazılım varsayılan ayar olarak sizin bulunduğunuzu otomatik olarak seçecektir. Bunun olmasını istemiyorsanız, toplantı saatlerinin tüm katılımcılara sizin saat diliminize göre gösterilmesi için saat dilimini kilitleyebilirsiniz.

Ekip üyeleri ile koordineli olmak

Şimdiye kadar tartıştığımız tüm zamanlama konuları, katılımcı sayısı arttıkça katlanarak büyüyor. Bir müşteri toplantısı için ekibinizden birden fazla üyeye ihtiyaç duyduğunuzda sorun daha da kötüleşir.

Neyse ki, Appointlet'in buna da bir çözümü var. Ekip planlama özellikleri ile birden fazla üye ile toplantılar planlayabilir ve ev sahibini de belirleyebilirsiniz. Toplantı sahibi, kullandığınız entegre konferans uygulamasında yönetici haklarına sahip olacak ve ekibin geri kalanı katılımcı olarak davet edilecektir.

Uzak ekip toplantıları nasıl planlanır

Katılımcılar arasında sürekli ileri geri iletişim olması gerekiyorsa, grup sanal toplantıları harika bir fikir olmayabilir. Herkes aynı anda konuşmak isterken 50 kişinin mikrofonlarını kapatmasının işkencesini yaşamak istemezsiniz. Ayrıca, net bir beden dilinin yokluğunda bu iletişim daha da berbat hale gelirdi. Kendinize bir iyilik yapın ve bu tür toplantıları yüz yüze yapın.

Ancak amaç yalnızca bir şey sunmak veya bir eğitim oturumu yürütmekse, sanal ekip toplantıları ideal seçim olabilir. Büyük bir konferans odası düzenlemek zorunda kalmamanın sağladığı bariz maliyet tasarrufunun yanı sıra, planlama süreci çok daha uygundur.

Tek yapmanız gereken Appointlet'te bir grup toplantı türü oluşturmak ve zamanlama kurallarını istediğiniz gibi ayarlamak. Sanal alanın aşırı kalabalıklaşmasını önlemek için belirli bir zamanda toplantıya katılmasına izin verilen maksimum katılımcı sayısını belirleyebilirsiniz.

Sanal toplantılar için, Appointlet'i seçtiğiniz bir çevrimiçi video konferans yazılımıyla entegre etmeniz gerekecektir. Bu yazılımı toplantı konumunda seçebilir ve ardından geri kalanına aynı şekilde devam edebilirsiniz.

SSS

Sanal toplantılar ve planlama konusunda yeniyseniz, bu biraz fazla olabilir. Herhangi bir adımda bir şey anlayamadıysanız, bu SSS size yardımcı olabilir.

Uzak bir ekiple nasıl toplantı yapabilirsiniz?

Uzak ekipler, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams vb. gibi bir çevrimiçi görüntülü arama yazılımı aracılığıyla gerçekleştirilebilecek sanal toplantılara sahip olabilir. Appointlet gibi bir zamanlama uygulaması aracılığıyla birden fazla ekip üyesiyle toplantılar planlayabilir ve ardından oturumu aşağıdakiler aracılığıyla yapmaya devam edebilirsiniz. daha önce bahsedilen uygulamalardan herhangi biri.

Çevrimiçi toplantılar için en iyi web konferansı uygulaması nedir?

Dünyanın önde gelen şirketleri tarafından kullanılan birçok web konferans uygulaması var. En iyileri arasında Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex ve ezTalks Meetings bulunur.

Planlanmış bir uzak toplantı için nasıl katılımcı hatırlatıcı ayarlarım?

Katılımcı hatırlatıcılarının, gelmemeleri en aza indirmede ve toplantı katılımını iyileştirmede çok yardımcı olduğu kanıtlanmıştır. Appointlet gibi zamanlama araçları, planlanmış toplantılar için otomatik hatırlatıcılar göndermenize olanak tanır. Bu hatırlatıcılar e-posta, SMS veya diğer mesaj biçimleri yoluyla gönderilebilir.

Uzaktan toplantılara uluslararası düzeyde nasıl ev sahipliği yaparım?

Uluslararası uzaktan toplantılar, Appointlet gibi çevrimiçi zamanlama uygulamaları aracılığıyla kolayca planlanabilir. Appointlet, farklı saat dilimlerinde kolaylıkla toplantı ayarlamanıza olanak tanır. Toplantı saati, hem toplantı katılımcıları hem de toplantı sahibi için yerel saat dilimine göre otomatik olarak çevrilir.

Uzaktan iş toplantılarına nasıl ev sahipliği yapmalıyım?

Konferans görüşmeleri aracılığıyla sanal olarak uzak iş toplantılarına ev sahipliği yapabilirsiniz. Manuel çalışmaların çoğu yazılımla otomatikleştirildiğinden sanal toplantıların planlanması ve yürütülmesi daha kolaydır. Toplantıyı ayarlamak için Appointlet gibi zamanlama araçlarını ve toplantıyı yürütmek için Zoom gibi bir video konferans aracını kullanabilirsiniz.

Uzaktan çalışanlar toplantılarını genellikle nerede yapar?

Uzaktan çalışanlar normalde çevrimiçi zamanlama ve konferans uygulamaları aracılığıyla toplantılar düzenler. Çevrimiçi zamanlama uygulamaları, ekip koordinasyonunu kolaylaştırır ve toplantılar minimum çabayla ayarlanır. Kurulduktan sonra, Zoom veya Google Meet gibi sanal bir konferans yazılımında yürütülebilirler.

Uzaktan toplantıların stresini nasıl azaltabilirim?

Uzaktan çalışma ve toplantılar stresli olabilir ancak katılımcılara olabildiğince fazla esneklik sağlayarak stresi azaltabilirsiniz. Açık gündem maddeleriyle daha kısa toplantılar yapın ve onları dikkatli tutmak için aralarına tamponlar koymaya çalışın. Ayrıca, işleri daha da kolaylaştırmak için olabildiğince çok işbirliği aracı ve özelliği (ekran paylaşımı, beyaz tahtalar, google dokümanlar, toplantı notu uygulaması vb.) kullanın.

Uzaktan toplantılar yapmak için günün en iyi zamanı nedir?

Modern araştırmalar, uzaktan toplantı yapmak için en iyi zamanın haftanın ortasındaki üç günü, öğleden sonra 2 ile 14:30 arasında olduğunu gösteriyor. Bunun nedeni ise bu zamanın ne çok erken ne de çok geç olması ve haftanın başlamasından bu yana bir iki gün geçmiş olmasıdır. Çalışma ekipleri tazelendi ve yeni hedefler belirlemek için toplantılar yapmaya hazır.

Verimli uzaktan toplantılar yapmanın sırrı: ne kadar kısa olursa o kadar iyi.

Dünyadaki tüm teknolojiyi kullanabilirsiniz ve yine de yeterince verimli toplantılar yapamazsınız. Günün sonunda hala insanlarla uğraşıyorsunuz ve eğer toplantılarınızda herhangi bir değer bulamazlarsa ortaya çıkmazlar.

Etkili uzaktan toplantılar yapmanın anahtarı, toplantı süresini sınırlamak ve yerinde net bir gündeme sahip olmaktır. Süreyi kısaltmak ekibinizden maksimum ilgi görecek ve sonuç olarak daha üretken olacaklardır.