Cele mai bune practici pentru a programa întâlniri de la distanță, astfel încât toată lumea să se prezinte la timp, de fiecare dată

Majoritatea oamenilor au dificultăți în a rămâne concentrați în timpul întâlnirilor la distanță care durează mai mult de 30-60 de minute. După aceea, încep să se deplaseze în derivă și să-și piardă concentrarea. Păstrarea atenției cuiva este destul de greu, dar dacă aveți de-a face și cu întârziați, există o fereastră și mai mică de atenție cu care să lucrați.

Sosiri târzii tind să apară din câteva motive, pe care le vom analiza aici în curând. Cel mai bun mod de a menține oamenii responsabili și de a se prezenta la timp este cu mementourile automate. În acest articol, vom trata acest subiect în detaliu, astfel încât să aveți o mai bună înțelegere a modului în care vă programați și structura angajamentele.

De ce nu apar oamenii la întâlniri la distanță?

De regulă, oamenii sunt mai susceptibili să se prezinte la evenimente pe care le consideră valoroase. Dacă participanții pur și simplu nu apar deloc, este posibil ca ei să nu creadă că întâlnirea la distanță este foarte importantă pentru ei. Este posibil ca propunerea ta de valoare să nu fi fost suficient de puternică . Oricare ar fi motivul, este obișnuit ca participanții să evite responsabilitatea și pur și simplu să nu se prezinte la evenimentele pe care le consideră o pierdere de timp.

Sosirile târzii sunt puțin diferite. Ele nu sunt de obicei un indiciu al neglijenței deliberate. Este mai frecvent ca oamenii să nu apară punctual pentru că pur și simplu și-au pierdut noțiunea timpului și nu au avut un memento adecvat.

Neprezentări și sosiri târzii

Omul obișnuit este foarte ocupat mental, chiar și atunci când programul este gol! Având în vedere conținut digital nesfârșit, este normal ca oamenii să uite de lucruri chiar și atunci când l-au programat cu zile sau săptămâni în urmă. Sincer, momentele de lipsă de minte se întâmplă probabil celor mai buni dintre noi.

Pe de altă parte, dacă vedeți o mulțime de neprezentări și sosiri întârziate, nu este o idee rea să începeți să vă gândiți la ce puteți face pentru a îmbunătăți situația. Dacă nu automatizați fluxul de programare, atunci creați mai multă muncă pentru participant. Nu numai că trebuie să găsească o oră în calendarul lor care să funcționeze, dar trebuie să verifice acel calendar manual sau să seteze un memento pentru ei înșiși.

Chiar și atunci când evenimentul din calendar este creat de ambele părți, întâlnirea poate să nu pară suficient de profitabilă pentru a ocupa un loc important în mintea participanților. De fapt, mintea umană este conectată în așa fel încât uită intenționat toate lucrurile neimportante pentru a putea îndrepta toată atenția către cele importante.

Deci, înainte de a trece la implementarea unei soluții, este important să începem prin a avea o oarecare compasiune și să nu luăm neglijarea prea personal.

Configurați o aplicație de programare pentru a vă asigura că participanții apar

Puteți reduce numărul de sosiri întârziate și de neprezentări făcând o propunere clară de valoare pentru participant. Dar automatizarea procesului le va lua restul drumului, astfel încât să vă amintiți cu ușurință data și ora viitoare.

Aplicațiile de programare fac acest lucru mai ușor de realizat pentru companiile de orice dimensiune. Ori de câte ori împărtășiți linkul cu cineva, acesta poate alege o oră potrivită pentru el și poate completa un formular. După confirmare, vor primi un e-mail de confirmare și un eveniment din calendar. În plus, puteți programa e-mailuri de memento sau SMS-uri care apar în momente cheie, cum ar fi cu o zi înainte sau cu o oră înaintea evenimentului dvs.

Aceste notificări îngreunează participanții să-și facă o scuză pentru a uita să noteze întâlnirea în calendarul său. Intervalul orar este completat automat și în calendarul dvs. online, astfel încât să fiți notificat și să îl puteți referi oricând. Informațiile despre client sunt salvate și partajate cu dvs. pentru utilizare ulterioară.

Iată cum altfel poate o aplicație de programare să acționeze ca un facilitator în îmbunătățirea prezenței la întâlniri.

• Găzduire de întâlniri la distanță: întâlnirile virtuale elimină nevoia ca echipa și participanții să fie în același loc fizic în timpul întâlnirii. În timpul pandemiei de covid-19, întâlnirile la distanță sunt din ce în ce mai obișnuite.

• Amintiți-vă întâlnirile: mementourile și urmăririle regulate, atât înainte, cât și după întâlniri, vă asigură că propria echipă rămâne la curent. Detaliile participanților sunt înregistrate prin mai multe canale, astfel încât personalul dumneavoastră să poată accesa datele întâlnirii pentru a le pregăti în avans.

• Eliminarea neprezentărilor: atunci când persoane importante nu apar la întâlnirea dvs., există riscul ca întreaga perioadă de timp să se piardă. Dacă acest lucru se întâmplă în mod regulat, devine un cost pentru afaceri care ar putea fi ușor evitat.

• Îmbunătățiți prezența: o pagină de programare dedicată, care arată un rezumat al tuturor întâlnirilor care sunt în linie, crește foarte mult prezența. În plus, întâlnirile noi pot fi programate cu ușurință aici, iar cele mai vechi pot fi reprogramate dacă este necesar.

• Eficientizați conversațiile cu clienții: întâlnirile care trebuie să aibă loc cu clienții necesită mai multă planificare decât discuțiile obișnuite interne. Coordonarea înainte și înapoi este un punct comun de frustrare, așa că eficientizarea procesului este o idee grozavă.

• Generați adrese URL unice de întâlnire Zoom; Zoom este una dintre cele mai utilizate aplicații de conferințe web, totuși această tehnică poate fi folosită pentru orice instrument de întâlnire integrat. Appointlet vă permite să găzduiți întâlniri Zoom cu link-uri unice în câteva clicuri. Acest lucru face procesul mai simplu și fluxul de lucru mai fluid. Alte opțiuni comune de conferințe video care funcționează în același mod includ Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting și Webex.

• Confirmare automată și mementouri: trimiterea manuală a mesajelor de confirmare a întâlnirii și a mementourilor este bine dacă aveți doar câteva ori pe săptămână sau dacă aveți de-a face cu directori de top. Dar când te întâlnești cu oameni obișnuiți în fiecare zi, devine o corvoadă nerezonabilă să ții pasul. Automatizarea tuturor cu un instrument de programare poate fi de mare ajutor.
• Traduceți între fusuri orare: întâlnirile care au loc în diferite fusuri orare sunt o sursă comună de confuzie. Dacă oamenii chiar își amintesc să facă conversiile în timp, există întotdeauna loc pentru eroare umană. Instrumentele de programare online rezolvă acest lucru prin detectarea fusului orar al browserului participantului și folosindu-l pentru a traduce disponibilitatea gazdei întâlnirii.
• Coordonați cu membrii echipei: întâlnirile cu clienții care implică mai mulți membri ai echipei pot fi coordonate cu ușurință cu instrumentul de programare online potrivit. Appointlet are funcții de atribuire a gazdei, cum ar fi round robin, pentru a ajuta la distribuirea întâlnirilor într-o echipă. Sau, alternativ, puteți utiliza și instrumentul pentru a alinia programul mai multor membri ai echipei pentru o singură întâlnire.

Minimizați neprezentările cu o aplicație de programare

Știți că un instrument de programare online funcționează atunci când nu apare niciodată în conversație și, totuși, actele voastre vor îmbunătăți calitatea întâlnirilor dvs. și vor face participanții să participe nu pentru că au nevoie, ci pentru că doresc.

Iată cum să ajungi acolo pas cu pas.

Găzduire de întâlniri virtuale

Întâlnirile virtuale s-ar putea să nu fie cele mai bune pentru luarea unor decizii importante sau pentru construirea de relații, dar pentru prinderi și verificări regulate, sunt cu siguranță mai eficiente decât întâlnirile personale. Participanții nu trebuie să fie acolo fizic, iar atunci când eliminați această muncă, prezența crește automat. În plus, funcții precum partajarea ecranului, tablele virtuale și camerele de lucru reproduce experiența personală, deci oricum nu există prea multă diferență.

De asemenea, dacă sunteți o persoană conștientă de mediu, întâlnirile virtuale sunt prietenoase cu mediul, deoarece nu ocupă multe resurse și reduc la minimum producția de deșeuri.

Este prea ușor să uiți o întâlnire

Dar o aplicație de programare online face acest lucru foarte greu. Majoritatea aplicațiilor de programare se conectează la calendarul dvs. virtual, indiferent pe care îl utilizați, și actualizează automat slotul întâlnirii acolo. De asemenea, vă informează dacă există confruntări, astfel încât să puteți solicita reprogramarea.

De asemenea, vă puteți bloca orele disponibile, astfel încât colegii dvs. de la distanță să cunoască disponibilitatea dvs. în avans și să selecteze o oră de întâlnire care se potrivește programului dvs.

Neprezentările sunt dăunătoare pentru afaceri

Timpul petrecut așteptând pe cineva care nu apare niciodată este un bun prețios care ar putea fi cheltuit pe sarcini mai bune care generează de fapt valoarea afacerii. În calitate de antreprenor, știi deja cât de mult poate fi un cost de oportunitate pentru afacerea ta.

Aplicațiile de programare a programării pot fi esențiale în controlul acestui cost, deoarece elimină complet orice scuze pe care le-ar putea avea neprezentările. În plus, din moment ce veți stabili întâlnirea după ce vă uitați la disponibilitatea lor prin aplicație, ar fi foarte nepoliticos din partea lor să nu apară.

Îmbunătățiți prezența cu o pagină de programare

Majoritatea aplicațiilor de rezervare de întâlniri oferă utilizatorilor o pagină centrală de programare care acționează ca un tablou de bord pentru toate informațiile legate de întâlnire. Puteți vedea ce a fost programat în trecut și ce urmează în viitor. Puteți marca date importante pentru lansări de produse, comunicate de presă, întâlniri cu clienții și altele.

Atunci când angajații sunt capabili să vadă totul dintr-o privire, șansele de a pierde ceva sunt mult reduse. Ei știu exact ce să facă, când. Acest lucru are ca rezultat o productivitate mai mare și, prin urmare, o prezență mai mare la întâlniri.

Simplificați conversația cu clientul

Dacă ai lucrat vreodată în vânzări, trebuie să știi cât de greu este să organizezi întâlniri cu clienții, mai ales într-un cadru virtual. Există tone de e-mailuri care merg înainte și înapoi, iar întâlnirile sunt reprogramate de un milion de ori. 90% dintre acestea se irosesc în acest proces, iar clienții în cele din urmă se retrag din cauza necazului.

Aplicațiile de programare elimină toate acestea și le înlocuiesc cu o pagină convenabilă de rezervare a clienților. Această pagină de rezervare poate fi configurată pe un site web sau poate fi partajată printr-o adresă URL. Clienții pot alege cu ușurință un interval orar disponibil din această pagină, își pot selecta membrul personalului preferat și își pot completa informațiile de contact. Întâlnirea este programată automat, iar compania este anunțată.

Unele instrumente vă permit chiar să adăugați opțiuni suplimentare, cum ar fi o secțiune de întrebări frecvente sau un chatbot pe pagina de rezervare a întâlnirilor. Acest lucru permite clienților să comunice cu ușurință cu afacerea dvs. și să obțină răspunsuri prompte.

Generați adrese URL unice de întâlnire Zoom

Instrumente precum Appointlet se integrează cu o mulțime de aplicații de conferințe web, cum ar fi Zoom, Microsoft Teams, Google Meet etc., pentru a conduce cu ușurință întâlniri virtuale. Odată ce sunteți conectat la Zoom, este nevoie de doar câteva clicuri pentru a genera adrese URL unice pentru întâlniri.

Acest link va fi automat generat și partajat cu participanții odată ce programați o întâlnire virtuală. De asemenea, va fi atașat evenimentului din calendar creat pentru aceste întâlniri, astfel încât participanții să nu aibă probleme în a-l găsi în cazul în care se pierde în e-mailuri.

Confirmare automată și mementouri

Aceasta este cu ușurință cea mai bună caracteristică pe care aplicațiile de programare online o au de oferit. Nu mai trebuie să efectuați apeluri telefonice sau să trimiteți e-mailuri pentru a confirma ora întâlnirii cu participanții. Tot ce trebuie să faceți este să adăugați participanții la întâlnire și li se va cere automat să confirme.

De asemenea, puteți configura mementouri automate și urmăriri pentru întâlnirile care au fost finalizate. Aplicația va trimite automat mementouri prin e-mail și SMS participanților la întâlnire la anumite intervale. Poate fi necesar să specificați frecvența și diferența dintre aceste memento-uri, iar aplicația se va ocupa de restul.

Se traduce între fusurile orare

Afacerile care operează într-un mediu global au nevoie în mod constant de întâlniri cu oameni din străinătate. Configurarea unor astfel de întâlniri în diferite fusuri orare poate fi foarte confuză, deoarece va trebui să faceți o cantitate bună de matematică doar pentru a vă asigura că nu faceți erori.

Aplicații precum Appointlet traduc orele întâlnirilor în funcție de fusul orar local, atât pentru gazde, cât și pentru participanți. De asemenea, puteți specifica un alt fus orar decât cel local, dar software-ul îl va alege automat pe cel în care vă aflați ca setare implicită. Dacă nu doriți să se întâmple acest lucru, puteți bloca fusul orar, astfel încât orele întâlnirii să fie afișate tuturor participanților în funcție de fusul dvs. orar.

Coordoneaza cu membrii echipei

Toate problemele de programare pe care le-am discutat până acum cresc exponențial pe măsură ce numărul participanților crește. Problema se înrăutățește și atunci când aveți nevoie de prezența mai multor membri ai echipei dvs. la o întâlnire cu clienții.

Din fericire, Appointlet are o soluție și pentru aceasta. Cu funcțiile sale de programare a echipei, puteți programa întâlniri cu mai mulți membri și puteți specifica și gazda. Gazda va obține drepturi administrative în aplicația integrată de conferințe pe care o utilizați, iar restul echipei va fi invitat ca participanți.

Cum să programați întâlniri ale echipei de la distanță

Întâlnirile virtuale de grup ar putea să nu fie o idee grozavă dacă trebuie să existe o comunicare constantă înainte și înapoi între participanți. Nu vrei să treci prin tortura de a convinge 50 de oameni să-și închidă microfoanele atunci când toată lumea vrea să intre și să vorbească simultan. În plus, în absența unui limbaj clar al corpului, această comunicare ar deveni și mai încurcată. Fă-ți o favoare și ține astfel de întâlniri față în față.

Totuși, dacă scopul este pur și simplu de a prezenta ceva sau de a desfășura o sesiune de antrenament, întâlnirile virtuale ale echipei pot fi alegerea ideală. Pe lângă economiile evidente de costuri pe care le obții din faptul că nu trebuie să aranjezi o sală mare de conferințe, procesul de programare este mult mai convenabil.

Tot ce trebuie să faceți este să creați un tip de întâlnire de grup în Appointlet și să configurați regulile de programare după cum doriți. Puteți specifica numărul maxim de participanți permis să participe la întâlnire la un anumit moment pentru a evita supraaglomerarea spațiului virtual.

Pentru întâlniri virtuale, va trebui să integrați Appointlet cu un software de videoconferință online la alegere. Puteți selecta acest software în locația întâlnirii și apoi continuați cu restul la fel.

FAQ

Dacă sunteți nou în ceea ce privește întâlnirile virtuale și programarea, s-ar putea să fi fost puțin prea greu de gestionat. Dacă nu ați putut înțelege nimic la niciun pas, aceste întrebări frecvente vă pot ajuta.

Cum poți avea întâlniri cu o echipă de la distanță?

Echipele de la distanță pot avea întâlniri virtuale care pot fi desfășurate printr-un software de apel video online, cum ar fi Zoom, Google Meet, Microsoft Teams etc. Puteți programa întâlniri cu mai mulți membri ai echipei printr-o aplicație de programare precum Appointlet și apoi continuați să aveți sesiunea prin oricare dintre aplicațiile menționate mai devreme.

Care este cea mai bună aplicație de conferințe web pentru întâlniri online?

Există o mulțime de aplicații de conferințe web care sunt folosite de companii de top din întreaga lume. Cele mai bune includ Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex și ezTalks Meetings.

Cum configurez mementourile participanților pentru o întâlnire la distanță programată?

Mementourile participanților s-au dovedit a fi de mare ajutor în reducerea la minimum a neprezentărilor și pentru îmbunătățirea prezenței la întâlniri. Instrumentele de programare precum Appointlet vă permit să trimiteți mementouri automate pentru întâlnirile programate. Aceste memento-uri pot fi trimise prin e-mail, SMS sau alte forme de mesaje.

Cum găzduiesc întâlniri la distanță la nivel internațional?

Întâlnirile internaționale la distanță pot fi programate cu ușurință prin aplicații de programare online precum Appointlet. Appointlet vă permite să setați cu ușurință întâlniri în diferite fusuri orare. Ora întâlnirii este tradusă automat în funcție de fusul orar local atât pentru participanții la întâlnire, cât și pentru gazdă.

Cum ar trebui să găzduiesc întâlniri de afaceri la distanță?

Puteți găzdui virtual întâlniri de afaceri la distanță prin apeluri conferință. Întâlnirile virtuale sunt mai ușor de planificat și executat, deoarece cea mai mare parte a muncii manuale este automatizată cu software. Puteți utiliza instrumente de programare, cum ar fi Appointlet, pentru a configura întâlnirea și un instrument de videoconferință, cum ar fi Zoom, pentru a conduce întâlnirea.

Unde își țin în mod obișnuit întâlnirile lucrătorii de la distanță?

Lucrătorii de la distanță țin în mod normal întâlniri prin intermediul aplicațiilor online de programare și conferințe. Aplicațiile de programare online facilitează coordonarea echipei, iar întâlnirile sunt organizate cu un efort minim. Odată configurate, acestea pot fi efectuate pe un software de conferințe virtuale, cum ar fi Zoom sau Google Meet.

Cum reduc stresul întâlnirilor la distanță?

Munca la distanță și întâlnirile pot fi stresante, dar puteți reduce stresul permițând participanților cât mai multă flexibilitate. Aveți întâlniri mai scurte, cu puncte clare pe ordinea de zi și încercați să păstrați zone tampon între ele pentru a-i menține atenți. De asemenea, utilizați cât mai multe instrumente și funcții de colaborare (partajarea ecranului, table albe, documente Google, o aplicație pentru note de întâlnire etc.) pentru a face lucrurile și mai ușoare.

Care este cel mai bun moment al zilei pentru a conduce întâlniri la distanță?

Cercetările moderne sugerează că cel mai bun moment pentru a desfășura întâlniri la distanță este în mijlocul celor trei zile ale săptămânii, în jurul orei 14:00 până la 14:30. Motivul din spatele acestui lucru este că această oră nu este nici prea devreme, nici prea târziu și a trecut deja o zi sau două de când a început săptămâna. Echipele de lucru s-au împrospătat și sunt pregătite să aibă întâlniri pentru a stabili noi obiective.

Secretul pentru a avea întâlniri productive la distanță: cu cât mai scurte, cu atât mai bine.

Puteți folosi toată tehnologia din lume și tot nu aveți întâlniri suficient de productive. La sfârșitul zilei, încă ai de-a face cu oameni și dacă aceștia nu găsesc nicio valoare în întâlnirile tale, nu vor apărea.

Cheia pentru a avea întâlniri eficiente la distanță este să limitați timpul întâlnirii și să aveți o agendă clară. Scurtarea timpului va primi o atenție maximă din partea echipei dvs. și, ca rezultat, vor ajunge să fie mai productivi.