แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดกำหนดการประชุมทางไกลเพื่อให้ทุกคนปรากฏตัวตรงเวลาทุกครั้ง

คนส่วนใหญ่มีปัญหาในการจดจ่ออยู่กับการประชุมทางไกลซึ่งกินเวลานานกว่า 30-60 นาที หลังจากนั้นพวกเขาก็เริ่มล่องลอยและสูญเสียโฟกัส การรักษาความสนใจของใครบางคนนั้นยากพอ แต่หากคุณต้องรับมือกับผู้ที่มาสายด้วย ก็จะมีหน้าต่างให้ความสนใจเล็กๆ น้อยๆ ให้ทำงานด้วย

การมาสายมักจะเกิดขึ้นด้วยเหตุผลบางประการ ซึ่งเราจะตรวจสอบที่นี่ในไม่ช้า วิธีที่ดีที่สุดในการทำให้ผู้คนรับผิดชอบและแสดงตัวตรงเวลาคือการเตือนอัตโนมัติ ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงหัวข้อนี้อย่างละเอียด เพื่อให้คุณเข้าใจวิธีกำหนดเวลาและจัดโครงสร้างการนัดหมายของคุณได้ดีขึ้น

ทำไมคนไม่ปรากฏตัวในการประชุมทางไกล?

ตามกฎแล้ว ผู้คนมักจะเข้าร่วมกิจกรรมที่พวกเขาเห็นว่ามีค่ามากกว่า หากผู้เข้าร่วมประชุมไม่ปรากฏตัวเลย อาจเป็นไปได้ว่าพวกเขาไม่คิดว่าการประชุมทางไกลมีความสำคัญต่อพวกเขามากนัก อาจเป็นไปได้ว่าคุณค่าของคุณไม่ แข็งแกร่ง พอ ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม เป็นเรื่องปกติที่ผู้เข้าร่วมจะหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบและไม่ปรากฏตัวในเหตุการณ์ที่พวกเขาเห็นว่าเป็นการเสียเวลา

การมาถึงล่าช้าจะแตกต่างออกไปเล็กน้อย สิ่งเหล่านี้มักไม่ได้บ่งบอกถึงการละเลยโดยเจตนา เป็นเรื่องปกติที่ผู้คนจะไม่แสดงตัวตรงเวลาเพราะพวกเขาลืมเวลาและไม่มีการเตือนใจที่เพียงพอ

ไม่มาปรากฏตัวและมาสาย

คนทั่วไปมีงานยุ่งมาก แม้ว่าตารางงานจะว่าง! ด้วยเนื้อหาดิจิทัลที่ไม่สิ้นสุดที่ต้องจับจ้อง เป็นเรื่องปกติที่ผู้คนจะลืมสิ่งต่างๆ แม้ว่าพวกเขาจะกำหนดเวลาไว้หลายวันหรือหลายสัปดาห์ก่อน สุจริตช่วงเวลาของการขาดความคิดอาจเกิดขึ้นกับสิ่งที่ดีที่สุดของเรา

ในทางกลับกัน หากคุณไม่เห็นการแสดงจำนวนมากและการมาสาย ไม่ควรเริ่มคิดถึงสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงสถานการณ์ หากคุณไม่ได้ทำให้ขั้นตอนการจัดกำหนดการเป็นแบบอัตโนมัติ แสดงว่าคุณกำลังสร้างงานเพิ่มเติมสำหรับผู้เข้าร่วม พวกเขาไม่เพียงแต่ต้องหาเวลาในปฏิทินที่ใช้งานได้ แต่ยังต้องตรวจสอบปฏิทินนั้นด้วยตนเองหรือตั้งการเตือนสำหรับตนเอง

แม้ว่าเหตุการณ์ในปฏิทินจะถูกสร้างขึ้นโดยทั้งสองฝ่าย การประชุมอาจดูไม่ร่ำรวยพอที่จะเป็นสถานที่สำคัญในใจของผู้เข้าร่วมประชุม อันที่จริง จิตใจของมนุษย์นั้นเชื่อมโยงกันในลักษณะที่จงใจลืมสิ่งที่ไม่สำคัญทั้งหมด เพื่อให้สามารถมุ่งความสนใจทั้งหมดไปยังสิ่งที่สำคัญได้

ดังนั้น ก่อนที่เราจะดำเนินการแก้ไขปัญหา สิ่งสำคัญคือต้องเริ่มต้นด้วยความเห็นอกเห็นใจและอย่าละเลยการละเลยเป็นการส่วนตัวมากเกินไป

ตั้งค่าแอพกำหนดเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมจะปรากฏขึ้น

คุณสามารถลดจำนวนผู้ที่มาสายและไม่มาแสดงตัวด้วยการนำเสนอคุณค่าที่ชัดเจนแก่ผู้เข้าร่วมประชุม แต่การทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติจะใช้เวลาที่เหลือ เพื่อที่จะจดจำวันที่และเวลาที่กำลังจะมาถึงได้อย่างง่ายดาย

แอปการจัดตารางเวลาช่วยให้ธุรกิจทุกขนาดสำเร็จได้ง่ายขึ้น เมื่อใดก็ตามที่คุณแชร์ลิงก์กับผู้อื่น พวกเขาสามารถเลือกเวลาที่เหมาะกับตนและกรอกแบบฟอร์มได้ เมื่อยืนยันแล้ว พวกเขาจะได้รับอีเมลยืนยันและกิจกรรมในปฏิทิน นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดเวลาอีเมลเตือนความจำหรือ SMS ที่จะออกไปในช่วงเวลาสำคัญ เช่น วันก่อนหรือหนึ่งชั่วโมงก่อนกิจกรรมของคุณ

การแจ้งเตือนเหล่านี้ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมหาข้ออ้างเกี่ยวกับการลืมเขียนการประชุมในปฏิทินได้ยากขึ้น ช่วงเวลาจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติในปฏิทินออนไลน์ของคุณเช่นกัน เพื่อให้คุณได้รับแจ้งและสามารถอ้างอิงได้ตลอดเวลา ข้อมูลลูกค้าจะถูกบันทึกและแชร์กับคุณเพื่อใช้ในอนาคต

ต่อไปนี้คือวิธีอื่นที่แอปจัดกำหนดการสามารถทำหน้าที่เป็นผู้อำนวยความสะดวกในการปรับปรุงการเข้าร่วมประชุม

• การจัดการประชุมทาง ไกล: การ ประชุมเสมือนจริงทำให้ไม่จำเป็นต้องให้ทีมและผู้เข้าร่วมประชุมอยู่ที่เดิมในระหว่างการประชุม ในช่วงการระบาดของ covid-19 การประชุมทางไกลเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น

• จดจำการประชุมของคุณ: การช่วยเตือนและติดตามผลเป็นประจำทั้งก่อนและหลังการประชุมทำให้มั่นใจว่าทีมของคุณจะไม่พลาดการติดต่อ รายละเอียดของผู้เข้าร่วมจะถูกบันทึกผ่านหลายช่องทาง เพื่อให้เจ้าหน้าที่ของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลการประชุมเพื่อเตรียมการล่วงหน้าได้

• การขจัดไม่แสดงตัว: เมื่อบุคคลสำคัญไม่มาประชุม มีความเสี่ยงที่เวลาทั้งหมดอาจสูญเปล่า หากเกิดขึ้นเป็นประจำ จะกลายเป็นต้นทุนสำหรับธุรกิจที่หลีกเลี่ยงได้ง่าย

• ปรับปรุงการเข้าร่วมประชุม: หน้าการจัดกำหนดการเฉพาะที่แสดงสรุปการประชุมทั้งหมดที่เข้าแถวจะเพิ่มการเข้าร่วมอย่างมาก นอกจากนี้ยังสามารถจัดกำหนดการการประชุมใหม่ได้อย่างง่ายดายที่นี่ และการประชุมที่เก่ากว่าสามารถจัดกำหนดการใหม่ได้หากต้องการ

• ปรับปรุงการสนทนากับลูกค้า: การ ประชุมที่จำเป็นต้องจัดขึ้นกับลูกค้าจำเป็นต้องมีการวางแผนมากกว่าการสนทนาภายในองค์กรทั่วไป การประสานงานไปมาเป็นจุดทั่วไปของความยุ่งยาก ดังนั้นการปรับปรุงกระบวนการจึงเป็นความคิดที่ดี

• สร้าง URL การประชุม Zoom ที่ไม่ซ้ำใคร Zoom เป็นหนึ่งในแอปการประชุมทางเว็บที่มีคนใช้มากที่สุด อย่างไรก็ตาม เทคนิคนี้ใช้ได้กับเครื่องมือการประชุมที่ผสานรวมเข้าด้วยกัน Appointlet ให้คุณจัดการประชุม Zoom ด้วยลิงก์ที่ไม่ซ้ำใครในไม่กี่คลิก ทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและเวิร์กโฟลว์ราบรื่นขึ้น ตัวเลือกการประชุมทางวิดีโอทั่วไปอื่นๆ ที่ทำงานในลักษณะเดียวกัน ได้แก่ Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting และ Webex

• การ ยืนยันและการแจ้งเตือนอัตโนมัติ: การส่งข้อความยืนยันการประชุมและการแจ้งเตือนด้วยมือนั้นเป็นเรื่องปกติ หากคุณมีเวลาเพียงไม่กี่ครั้งต่อสัปดาห์ หรือหากคุณกำลังติดต่อกับผู้บริหารระดับสูง แต่เมื่อคุณพบปะกับคนทั่วไปในแต่ละวัน มันจะกลายเป็นงานบ้านที่ไม่สมเหตุผลในการติดตาม การทำงานทั้งหมดของเขาโดยอัตโนมัติด้วยเครื่องมือจัดกำหนดการสามารถช่วยได้มาก
• แปลระหว่างเขตเวลา: การประชุมที่เกิดขึ้นในเขตเวลาต่างๆ ทำให้เกิดความสับสน หากผู้คนจำแม้กระทั่งการแปลงเวลา ก็ยังมีที่ว่างสำหรับความผิดพลาดของมนุษย์ เครื่องมือจัดกำหนดการออนไลน์แก้ปัญหานี้โดยการตรวจจับโซนเวลาของเบราว์เซอร์ของผู้เข้าร่วมประชุมและใช้เพื่อแปลความพร้อมใช้งานของโฮสต์การประชุม
• ประสานงานกับสมาชิกในทีม: การประชุมลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับสมาชิกในทีมหลายคนสามารถประสานงานได้อย่างง่ายดายด้วยเครื่องมือจัดกำหนดการออนไลน์ที่เหมาะสม Appointlet มีคุณสมบัติการมอบหมายโฮสต์ เช่น Round robin เพื่อช่วยกระจายการประชุมทั่วทั้งทีม หรืออีกวิธีหนึ่ง คุณยังสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อจัดกำหนดการสมาชิกในทีมหลาย ๆ คนสำหรับการประชุมครั้งเดียว

ลดจำนวนการไม่แสดงตัวด้วยแอปตั้งเวลา

คุณทราบดีว่าเครื่องมือจัดกำหนดการออนไลน์ใช้งานได้เมื่อไม่เคยเกิดขึ้นในการสนทนา แต่การกระทำของคุณจะปรับปรุงคุณภาพการประชุมของคุณและทำให้ผู้เข้าร่วมเข้าร่วมไม่ใช่เพราะจำเป็น แต่เป็นเพราะพวกเขาต้องการ

นี่คือวิธีการไปทีละขั้นตอน

การจัดประชุมเสมือนจริง

การประชุมเสมือนจริงอาจไม่ใช่สิ่งที่ดีที่สุดสำหรับการตัดสินใจที่สำคัญหรือการสร้างความสัมพันธ์ แต่สำหรับการพบปะและเช็คอินเป็นประจำ การประชุมเหล่านี้มีประสิทธิภาพมากกว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวอย่างแน่นอน ผู้เข้าร่วมไม่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่น และเมื่อคุณเอางานนี้ออก ผู้เข้าร่วมจะเพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ คุณลักษณะต่างๆ เช่น การแชร์หน้าจอ กระดานไวท์บอร์ดเสมือนจริง และห้องกลุ่มย่อย จะจำลองประสบการณ์แบบตัวต่อตัว ดังนั้นจึงไม่แตกต่างกันมากนัก

นอกจากนี้ หากคุณเป็นคนที่ใส่ใจสิ่งแวดล้อม การประชุมเสมือนจริงก็เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม เนื่องจากไม่ต้องใช้ทรัพยากรมากและลดการผลิตของเสียให้เหลือน้อยที่สุด

มันง่ายเกินไปที่จะลืมการประชุม

แต่แอปตั้งเวลาออนไลน์ทำให้ยากมาก แอปการตั้งเวลาส่วนใหญ่จะเชื่อมต่อกับปฏิทินเสมือนของคุณ ไม่ว่าคุณจะใช้ปฏิทินใด และอัปเดตช่องการประชุมที่นั่นโดยอัตโนมัติ พวกเขายังแจ้งให้คุณทราบหากมีการปะทะกันเพื่อให้คุณสามารถขอเลื่อนเวลาได้

คุณยังสามารถล็อคชั่วโมงที่ว่างของคุณ เพื่อให้เพื่อนร่วมงานที่อยู่ห่างไกลของคุณทราบถึงความพร้อมของคุณล่วงหน้า และเลือกเวลาประชุมที่เหมาะสมกับตารางเวลาของคุณ

การไม่มาแสดงตัวไม่ดีต่อธุรกิจ

เวลาที่ใช้ในการรอคนที่ไม่เคยปรากฏตัวเป็นทรัพย์สินล้ำค่าที่สามารถใช้กับงานที่ดีกว่าซึ่งจะช่วยเพิ่มมูลค่าทางธุรกิจได้จริง ในฐานะผู้ประกอบการ คุณรู้อยู่แล้วว่าค่าเสียโอกาสสำหรับธุรกิจของคุณมีค่าใช้จ่ายเท่าไร

แอพกำหนดเวลานัดหมายสามารถเป็นเครื่องมือในการควบคุมค่าใช้จ่ายนี้ เนื่องจากช่วยขจัดข้อแก้ตัวใด ๆ ที่การไม่มาปรากฏตัว นอกจากนี้ เนื่องจากคุณจะตั้งค่าการประชุมหลังจากดูความพร้อมใช้งานผ่านแอปแล้ว พวกเขาจะหยาบคายมากที่จะไม่ปรากฏตัว

ปรับปรุงการเข้าร่วมด้วยหน้ากำหนดการ

แอปจองการนัดหมายส่วนใหญ่จะให้ผู้ใช้มีหน้าการจัดกำหนดการส่วนกลางที่ทำหน้าที่เป็นแดชบอร์ดสำหรับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการประชุมทั้งหมด คุณสามารถดูสิ่งที่กำหนดไว้ในอดีตและสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้นในอนาคต คุณสามารถทำเครื่องหมายวันสำคัญสำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ข่าวประชาสัมพันธ์ การประชุมกับลูกค้า และอื่นๆ

เมื่อพนักงานสามารถดูทุกอย่างได้ในพริบตา โอกาสในการพลาดบางสิ่งบางอย่างก็ลดลงอย่างมาก พวกเขารู้ดีว่าต้องทำอะไร เมื่อไร ส่งผลให้มีประสิทธิผลมากขึ้นและทำให้มีผู้เข้าร่วมประชุมมากขึ้น

ปรับปรุงการสนทนากับลูกค้า

หากคุณเคยทำงานด้านการขายมาก่อน คุณต้องรู้ว่าการจัดการประชุมกับลูกค้านั้นยากเพียงใด โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง มีอีเมลส่งกลับไปกลับมาเป็นจำนวนมาก และการประชุมได้รับการจัดกำหนดการใหม่เป็นล้านครั้ง 90% ของสิ่งเหล่านี้ไปเสียในกระบวนการ และในที่สุดลูกค้าก็กลับออกไปเนื่องจากความยุ่งยาก

แอพการจัดตารางเวลานำสิ่งเหล่านี้ออกไปและแทนที่ด้วยหน้าการจองของลูกค้าที่สะดวกสบาย หน้าการจองนี้สามารถตั้งค่าบนเว็บไซต์หรือแชร์ผ่าน URL ลูกค้าสามารถเลือกช่วงเวลาที่ใช้งานได้จากหน้านี้ เลือกพนักงานที่ต้องการ และกรอกข้อมูลการติดต่อ การประชุมจะถูกจองโดยอัตโนมัติและบริษัทจะได้รับแจ้ง

เครื่องมือบางอย่างยังอนุญาตให้คุณเพิ่มตัวเลือกเพิ่มเติม เช่น ส่วนคำถามที่พบบ่อยหรือแชทบ็อตในหน้าการจองการประชุม ซึ่งช่วยให้ลูกค้าสามารถสื่อสารกับธุรกิจของคุณและรับคำตอบอย่างรวดเร็ว

สร้าง URL การประชุม Zoom ที่ไม่ซ้ำใคร

เครื่องมือต่างๆ เช่น Appointlet ทำงานร่วมกับแอปการประชุมทางเว็บจำนวนมาก เช่น Zoom, Microsoft Teams, Google Meet เป็นต้น เพื่อดำเนินการประชุมเสมือนจริงได้อย่างง่ายดาย เมื่อคุณเชื่อมต่อกับ Zoom เรียบร้อยแล้ว เพียงไม่กี่คลิกเพื่อสร้าง URL เฉพาะสำหรับการประชุม

ลิงก์นี้จะถูกสร้างขึ้นและแชร์กับผู้เข้าร่วมโดยอัตโนมัติเมื่อคุณกำหนดเวลาการประชุมเสมือน นอกจากนี้ยังจะแนบไปกับกิจกรรมในปฏิทินที่สร้างขึ้นสำหรับการประชุมเหล่านี้ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมไม่มีปัญหาในการค้นหาในกรณีที่อีเมลหายไป

การยืนยันและเตือนความจำอัตโนมัติ

อันนี้เป็นแอพตั้งเวลาออนไลน์ที่ดีที่สุดที่มีให้ คุณไม่จำเป็นต้องโทรออกหรือส่งอีเมลเพื่อยืนยันเวลาประชุมกับผู้เข้าร่วมอีกต่อไป สิ่งที่คุณต้องทำคือเพิ่มผู้เข้าร่วมในการประชุม และพวกเขาจะถูกขอให้ยืนยันโดยอัตโนมัติ

คุณยังสามารถตั้งค่าการเตือนอัตโนมัติและติดตามผลการประชุมที่สรุปผลได้ แอปจะส่งอีเมลและการแจ้งเตือนทาง SMS ไปยังผู้เข้าร่วมประชุมตามช่วงเวลาต่างๆ โดยอัตโนมัติ คุณอาจต้องระบุความถี่และช่องว่างระหว่างการเตือนความจำเหล่านี้ แล้วแอปจะจัดการส่วนที่เหลือเอง

แปลระหว่างเขตเวลา

ธุรกิจที่ดำเนินงานในสภาพแวดล้อมระดับโลกจำเป็นต้องพบปะกับผู้คนในต่างประเทศอยู่เสมอ การตั้งค่าการประชุมดังกล่าวในเขตเวลาต่างๆ อาจทำให้สับสนได้ เนื่องจากคุณจะต้องใช้คณิตศาสตร์ในปริมาณที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทำผิดพลาด

แอพอย่าง Appointlet แปลเวลาการประชุมตามโซนเวลาท้องถิ่น ทั้งสำหรับโฮสต์และผู้เข้าร่วมประชุม คุณยังสามารถระบุเขตเวลาอื่นที่ไม่ใช่เขตเวลาท้องถิ่นของคุณได้ แต่ซอฟต์แวร์จะเลือกเขตเวลาที่คุณอยู่โดยอัตโนมัติเป็นการตั้งค่าเริ่มต้น ถ้าคุณไม่ต้องการให้สิ่งนี้เกิดขึ้น คุณสามารถล็อกเขตเวลาเพื่อให้เวลาการประชุมแสดงให้ผู้เข้าร่วมทุกคนเห็นตามเขตเวลาของคุณ

ประสานงานกับสมาชิกในทีม

ปัญหาการจัดตารางเวลาทั้งหมดที่เราได้พูดคุยกันจนถึงขณะนี้เพิ่มขึ้นแบบทวีคูณเมื่อจำนวนผู้เข้าร่วมเพิ่มขึ้น ปัญหาจะยิ่งแย่ลงไปอีกเมื่อคุณต้องการให้สมาชิกในทีมหลายคนเข้าร่วมการประชุมกับลูกค้า

โชคดีที่ Appointlet มีวิธีแก้ไขปัญหานี้เช่นกัน ด้วยฟีเจอร์การจัดตารางทีม คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมกับสมาชิกหลายคนและระบุโฮสต์ได้เช่นกัน โฮสต์จะได้รับสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบในแอปการประชุมแบบบูรณาการที่คุณใช้อยู่ และทีมที่เหลือจะได้รับเชิญให้เป็นผู้เข้าร่วม

วิธีกำหนดเวลาการประชุมทีมทางไกล

การประชุมเสมือนแบบกลุ่มอาจไม่ใช่ความคิดที่ดี หากจำเป็นต้องมีการสื่อสารไปมาระหว่างผู้เข้าร่วมอย่างสม่ำเสมอ คุณคงไม่อยากพบกับความทรมานที่ทำให้คน 50 คนต้องปิดไมค์เมื่อทุกคนต้องการกระโดดเข้ามาคุยพร้อมๆ กัน นอกจากนี้ หากไม่มีภาษากายที่ชัดเจน การสื่อสารนี้จะยิ่งยุ่งเหยิงมากขึ้นไปอีก ทำตัวเองให้เป็นประโยชน์และจัดการประชุมแบบเห็นหน้ากัน

อย่างไรก็ตาม หากมีวัตถุประสงค์เพียงเพื่อนำเสนอบางสิ่งหรือดำเนินการฝึกอบรม การประชุมทีมเสมือนอาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสมที่สุด นอกจากการประหยัดต้นทุนอย่างเห็นได้ชัดแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องจัดห้องประชุมขนาดใหญ่ กระบวนการจัดตารางเวลายังสะดวกกว่ามาก

สิ่งที่คุณต้องทำคือสร้างประเภทการประชุมกลุ่มใน Appointlet และตั้งค่ากฎการจัดกำหนดการตามที่คุณต้องการ คุณสามารถระบุจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมสูงสุดที่ได้รับอนุญาตให้เข้าร่วมการประชุมในช่วงเวลาหนึ่งๆ ได้ เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้พื้นที่เสมือนแน่นเกินไป

สำหรับการประชุมเสมือนจริง คุณจะต้องรวม Appointlet เข้ากับซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอออนไลน์ที่คุณเลือก คุณสามารถเลือกซอฟต์แวร์นี้ในสถานที่นัดพบ แล้วดำเนินการกับส่วนที่เหลือตามปกติ

คำถามที่พบบ่อย

หากคุณยังใหม่ต่อการประชุมและการจัดกำหนดการเสมือนจริง การดำเนินการนี้อาจยุ่งยากเกินไปเล็กน้อย หากคุณไม่สามารถเข้าใจอะไรได้ในทุกขั้นตอน คำถามที่พบบ่อยเหล่านี้อาจช่วยคุณได้

คุณจะมีการประชุมกับทีมระยะไกลได้อย่างไร?

ทีมทางไกลสามารถมีการประชุมเสมือนจริงที่อาจดำเนินการผ่านซอฟต์แวร์แฮงเอาท์วิดีโอออนไลน์ เช่น Zoom, Google Meet, Microsoft Teams เป็นต้น คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมกับสมาชิกในทีมหลายคนผ่านแอปกำหนดเวลาเช่น Appointlet จากนั้นทำเซสชั่นต่อไปได้ แอพใดแอพหนึ่งที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้

แอปการประชุมทางเว็บที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมออนไลน์คืออะไร

มีแอพการประชุมทางเว็บมากมายที่บริษัทชั้นนำทั่วโลกใช้อยู่ สิ่งที่ดีที่สุด ได้แก่ Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex และ ezTalks Meetings

ฉันจะตั้งค่าตัวเตือนผู้เข้าร่วมสำหรับการประชุมทางไกลตามกำหนดการได้อย่างไร

การแจ้งเตือนผู้เข้าร่วมได้รับการพิสูจน์แล้วว่าช่วยได้มากในการลดการไม่แสดงตัวและปรับปรุงการเข้าร่วมประชุม เครื่องมือจัดกำหนดการเช่น Appointlet ช่วยให้คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับการประชุมตามกำหนดการ การแจ้งเตือนเหล่านี้อาจส่งผ่านอีเมล SMS หรือข้อความรูปแบบอื่นๆ

ฉันจะจัดการประชุมทางไกลระหว่างประเทศได้อย่างไร

การประชุมทางไกลระหว่างประเทศสามารถจัดกำหนดการได้อย่างง่ายดายผ่านแอพกำหนดเวลาออนไลน์ เช่น Appointlet Appointlet ช่วยให้คุณกำหนดการประชุมในเขตเวลาต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย เวลาประชุมจะถูกแปลโดยอัตโนมัติตามโซนเวลาท้องถิ่นทั้งสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมและโฮสต์

ฉันจะจัดการประชุมทางธุรกิจทางไกลได้อย่างไร

คุณสามารถจัดการประชุมทางธุรกิจทางไกลแบบเสมือนผ่านการประชุมทางโทรศัพท์ การประชุมเสมือนจริงนั้นง่ายต่อการวางแผนและดำเนินการ เนื่องจากการทำงานด้วยตนเองส่วนใหญ่เป็นแบบอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์ คุณสามารถใช้เครื่องมือจัดกำหนดการเช่น Appointlet เพื่อตั้งค่าการประชุมและเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอเช่น Zoom เพื่อดำเนินการประชุม

โดยทั่วไปแล้วผู้ปฏิบัติงานทางไกลจะจัดการประชุมที่ใด

โดยทั่วไปแล้วผู้ปฏิบัติงานระยะไกลจะจัดการประชุมผ่านแอพกำหนดเวลาและการประชุมออนไลน์ แอปกำหนดเวลาออนไลน์ทำให้การประสานงานในทีมเป็นเรื่องง่ายและตั้งค่าการประชุมโดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย เมื่อตั้งค่าแล้ว ก็สามารถดำเนินการกับซอฟต์แวร์การประชุมเสมือนได้ เช่น Zoom หรือ Google Meet

ฉันจะลดความเครียดจากการประชุมทางไกลได้อย่างไร

การทำงานและการประชุมทางไกลอาจทำให้เครียดได้ แต่คุณสามารถคลายความเครียดได้โดยให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีความยืดหยุ่นมากที่สุด จัดการประชุมให้สั้นลงโดยมีวาระที่ชัดเจนและพยายามรักษาบัฟเฟอร์ระหว่างกันเพื่อให้พวกเขาใส่ใจ นอกจากนี้ ให้ใช้เครื่องมือและคุณลักษณะในการทำงานร่วมกัน (แชร์หน้าจอ ไวท์บอร์ด Google เอกสาร แอปบันทึกการประชุม ฯลฯ) ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายยิ่งขึ้น

เวลาที่ดีที่สุดในการประชุมทางไกลคือเวลาใด

การวิจัยสมัยใหม่ชี้ให้เห็นว่าเวลาที่ดีที่สุดในการประชุมทางไกลคือช่วงกลางสัปดาห์สามวัน ประมาณ 14.00-14.30 น. เหตุผลเบื้องหลังคือเวลานี้ไม่เร็วเกินไปหรือสายเกินไป และมันก็ผ่านไปแล้วหนึ่งหรือสองวันนับตั้งแต่สัปดาห์เริ่มต้น ทีมงานได้สดชื่นขึ้นและพร้อมที่จะประชุมเพื่อกำหนดเป้าหมายใหม่

เคล็ดลับในการประชุมทางไกลอย่างมีประสิทธิผล ยิ่งสั้นยิ่งดี

คุณสามารถใช้เทคโนโลยีทั้งหมดในโลกและยังไม่มีการประชุมที่มีประสิทธิภาพเพียงพอ ท้ายที่สุด คุณยังคงติดต่อกับมนุษย์อยู่ และหากพวกเขาไม่พบคุณค่าใดๆ ในการประชุมของคุณ พวกเขาก็จะไม่ปรากฏตัวขึ้น

กุญแจสำคัญในการจัดการประชุมทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพคือการจำกัดเวลาการประชุมและมีวาระที่ชัดเจน การลดระยะเวลาจะได้รับความสนใจสูงสุดจากทีมของคุณและผลที่ตามมาก็คือพวกเขาจะมีประสิทธิผลมากขึ้น