Рекомендации по планированию удаленных совещаний, чтобы все приходили вовремя и каждый раз

Большинству людей трудно сохранять концентрацию во время удаленных совещаний, которые длятся более 30-60 минут. После этого они начинают дрейфовать и теряют фокус. Удерживать чье-то внимание достаточно сложно, но если вы также имеете дело с опоздавшими, вам придется работать с еще меньшим окном внимания.

Опоздания, как правило, происходят по нескольким причинам, которые мы вскоре рассмотрим здесь. Лучший способ держать людей подотчетными и приходить вовремя — это автоматические напоминания. В этой статье мы подробно рассмотрим эту тему, чтобы вы лучше поняли, как планировать и структурировать свои встречи.

Почему люди не приходят на удаленные встречи?

Как правило, люди чаще приходят на мероприятия, которые они считают ценными. Если участники просто не приходят, возможно, они не думали, что удаленная встреча была для них очень важна. Возможно, ваше ценностное предложение было недостаточно сильным . Какой бы ни была причина, участники обычно избегают ответственности и просто не появляются на мероприятиях, которые они считают пустой тратой своего времени.

Опоздавшие — это немного другое. Обычно они не являются признаком преднамеренного пренебрежения. Чаще люди не приходят вовремя, потому что они просто потеряли счет времени и не имеют адекватного напоминания.

Неявки и опоздания

Средний человек очень занят умственно, даже когда его график пуст! С бесконечным цифровым контентом, на котором можно зацикливаться, это нормально, что люди забывают о вещах, даже если они запланировали это несколько дней или недель назад. Честно говоря, моменты рассеянности, вероятно, случаются с лучшими из нас.

С другой стороны, если вы наблюдаете много неявок и опозданий, было бы неплохо начать думать о том, что вы можете сделать, чтобы улучшить ситуацию. Если вы не автоматизируете процесс планирования, вы создаете дополнительную работу для участника. Им нужно не только найти подходящее время в своем календаре, но и проверить этот календарь вручную или установить себе напоминание.

Даже если событие календаря создается обеими сторонами, встреча может показаться недостаточно прибыльной, чтобы занимать важное место в умах участников. На самом деле человеческий разум устроен таким образом, что он намеренно забывает все неважное, чтобы иметь возможность направить все внимание на важное.

Поэтому, прежде чем мы перейдем к реализации решения, важно начать с некоторого сострадания и не принимать пренебрежение слишком близко к сердцу.

Настройте приложение для планирования, чтобы убедиться, что посетители приходят

Вы можете уменьшить количество опозданий и неявок, сделав четкое ценностное предложение посетителю. Но автоматизация процесса продвинет их до конца, так что запомнить предстоящую дату и время не составит труда.

Приложения для планирования упрощают эту задачу для предприятий любого размера. Всякий раз, когда вы делитесь своей ссылкой с кем-то, они могут выбрать удобное для них время и заполнить форму. После подтверждения они получат подтверждение по электронной почте и событие календаря. Кроме того, вы можете запланировать напоминания по электронной почте или SMS, которые отправляются в ключевые моменты, например, накануне или за час до вашего мероприятия.

Эти уведомления мешают участнику найти оправдание тому, что он забыл записать встречу в своем календаре. Временной интервал также автоматически заполняется в вашем онлайн-календаре, чтобы вы были уведомлены и могли ссылаться на него в любое время. Информация о клиенте сохраняется и передается вам для будущего использования.

Вот как еще приложение для планирования может помочь улучшить посещаемость собраний.

• Проведение удаленных собраний. Виртуальные собрания избавляют команду и участников от необходимости физически находиться в одном и том же месте во время собрания. Во время пандемии covid-19 удаленные встречи становятся все более распространенным явлением.

• Помните о своих встречах: регулярные напоминания и последующие действия как до, так и после встреч гарантируют, что ваша собственная команда будет в курсе событий. Сведения об участниках записываются по нескольким каналам, поэтому ваши сотрудники могут получить доступ к данным собрания для подготовки заранее.

• Устранение неявок: когда важные люди не появляются на вашей встрече, есть риск, что весь период времени может быть потрачен впустую. Если это происходит регулярно, это становится издержками для бизнеса, которых можно легко избежать.

• Повышение посещаемости. Специальная страница расписания, на которой показана сводка всех предстоящих совещаний, значительно увеличивает посещаемость. Кроме того, здесь можно легко запланировать новые встречи, а старые можно перенести при необходимости.

• Оптимизация бесед с клиентами. Встречи, которые необходимо провести с клиентами, требуют большего планирования, чем обычные внутренние обсуждения. Координация туда-сюда — обычная точка разочарования, поэтому оптимизация процесса — отличная идея.

• Создавайте уникальные URL-адреса собраний Zoom; Zoom — одно из наиболее часто используемых приложений для веб-конференций, однако этот метод можно использовать для любого интегрированного инструмента для проведения совещаний. Apppointlet позволяет проводить встречи Zoom с уникальными ссылками в несколько кликов. Это делает процесс проще, а рабочий процесс более плавным. Другие распространенные варианты видеоконференций, которые работают таким же образом, включают Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting и Webex.

• Автоматическое подтверждение и напоминания. Отправка текстов подтверждения и напоминания о встрече вручную — это нормально, если вы проводите встречи всего несколько раз в неделю или если вы имеете дело с руководителями высшего уровня. Но когда вы ежедневно встречаетесь с обычными людьми, становится непосильной рутиной идти в ногу с ними. Автоматизация всего этого с помощью инструмента планирования может очень помочь.
• Перевод между часовыми поясами: встречи, которые происходят в разных часовых поясах, часто вызывают путаницу. Если люди даже не забудут сделать преобразование времени, всегда остается место для человеческой ошибки. Онлайн-инструменты планирования решают эту проблему, определяя часовой пояс браузера посетителя и используя его для перевода доступности организатора собрания.
• Координация с членами команды: встречи с клиентами, в которых участвуют несколько членов команды, можно легко координировать с помощью подходящего онлайн-инструмента планирования. В Apppointlet есть функции назначения организаторов, такие как циклический перебор, которые помогают распределять встречи по команде. Или, в качестве альтернативы, вы также можете использовать этот инструмент для согласования расписаний нескольких членов команды для одной встречи.

Сведите к минимуму неявки с помощью приложения для планирования

Вы знаете, что инструмент онлайн-планирования работает, когда он никогда не упоминается в разговоре, и все же ваши действия улучшат качество ваших встреч и заставят участников присутствовать не потому, что им нужно, а потому, что они этого хотят.

Вот как добраться туда шаг за шагом.

Проведение виртуальных встреч

Виртуальные встречи могут быть не лучшим вариантом для принятия важных решений или построения отношений, но для регулярных наверстываний и проверок они определенно более эффективны, чем личные встречи. Участникам не нужно присутствовать физически, а когда вы убираете этот труд, посещаемость автоматически увеличивается. Кроме того, такие функции, как совместное использование экрана, виртуальные доски и комнаты отдыха, копируют личный опыт, так что в любом случае большой разницы нет.

Кроме того, если вы заботитесь об окружающей среде, виртуальные встречи безвредны для окружающей среды, поскольку они не занимают много ресурсов и сводят к минимуму производство отходов.

Слишком легко забыть встречу

Но онлайн-приложение для планирования делает это очень сложным. Большинство приложений для планирования подключаются к вашему виртуальному календарю, независимо от того, какой из них вы используете, и автоматически обновляют место встречи. Они также сообщают вам, если есть какие-либо конфликты, чтобы вы могли запросить перенос.

Вы также можете заблокировать доступные часы, чтобы ваши удаленные коллеги заранее знали о вашей доступности и выбирали время встречи, которое соответствует вашему расписанию.

Неявки вредны для бизнеса

Время, потраченное на ожидание человека, который так и не появился, является ценным активом, который можно потратить на более качественные задачи, которые действительно повышают ценность бизнеса. Как предприниматель, вы уже знаете, сколько это может стоить для вашего бизнеса.

Приложения для планирования встреч могут сыграть важную роль в контроле этих затрат, поскольку они полностью исключают любые оправдания, которые могут быть у неявок. Кроме того, поскольку вы будете назначать встречу после просмотра их доступности через приложение, было бы очень грубо с их стороны не появиться.

Увеличьте посещаемость с помощью страницы расписания

Большинство приложений для бронирования встреч предоставляют пользователям центральную страницу планирования, которая действует как панель управления для всей информации, связанной с собранием. Вы можете просмотреть, что было запланировано в прошлом и что произойдет в будущем. Вы можете отмечать важные даты запуска продуктов, пресс-релизов, встреч с клиентами и многого другого.

Когда сотрудники могут видеть все с первого взгляда, шансы что-то упустить значительно снижаются. Они точно знают, что и когда делать. Это приводит к большей производительности и, следовательно, к большей посещаемости совещаний.

Оптимизируйте общение с клиентами

Если вы когда-либо работали в сфере продаж, вы должны знать, как сложно организовывать встречи с клиентами, особенно в виртуальной среде. Есть тонны электронных писем, идущих туда и обратно, и встречи переносятся миллион раз. 90% из них пропадают в процессе, и клиенты в конечном итоге отказываются от них из-за хлопот.

Приложения для планирования убирают все это и заменяют удобной страницей бронирования клиентов. Эта страница бронирования может быть настроена на веб-сайте или может быть опубликована через URL-адрес. Клиенты могут легко выбрать доступный временной интервал на этой странице, выбрать предпочтительного сотрудника и заполнить свою контактную информацию. Встреча назначается автоматически, и компания уведомляется.

Некоторые инструменты даже позволяют добавлять дополнительные параметры, такие как раздел часто задаваемых вопросов или чат-бот на странице бронирования встречи. Это позволяет клиентам легко общаться с вашим бизнесом и получать быстрые ответы.

Создавайте уникальные URL-адреса собраний Zoom

Такие инструменты, как Appointlet, интегрируются с множеством приложений для веб-конференций, таких как Zoom, Microsoft Teams, Google Meet и т. д., для удобного проведения виртуальных собраний. После того, как вы подключитесь к Zoom, вам потребуется всего несколько кликов, чтобы сгенерировать уникальные URL-адреса для встреч.

Эта ссылка будет автоматически сгенерирована и предоставлена ​​участникам после того, как вы запланируете виртуальную встречу. Он также будет прикреплен к событию календаря, созданному для этих встреч, чтобы у участников не возникло проблем с его поиском, если оно потеряется в электронных письмах.

Автоматическое подтверждение и напоминания

Это лучшая функция, которую могут предложить приложения для онлайн-планирования. Вам больше не нужно звонить по телефону или отправлять электронные письма, чтобы подтвердить время встречи с участниками. Все, что вам нужно сделать, это добавить участников к собранию, и им автоматически будет предложено подтвердить.

Вы также можете настроить автоматические напоминания и последующие действия для встреч, которые были завершены. Приложение через определенные промежутки времени будет автоматически отправлять напоминания по электронной почте и SMS участникам встречи. Возможно, вам придется указать частоту и промежутки между этими напоминаниями, а приложение позаботится обо всем остальном.

Переводит между часовыми поясами

Компании, работающие в глобальной среде, постоянно нуждаются во встречах с людьми за границей. Организация таких встреч в разных часовых поясах может быть очень запутанной, поскольку вам придется проделать много математических расчетов, чтобы убедиться, что вы не делаете ошибок.

Такие приложения, как Appointlet, переводят время встречи в соответствии с местным часовым поясом как для организаторов, так и для посетителей. Вы также можете указать часовой пояс, отличный от вашего местного, но программа автоматически выберет тот, в котором вы находитесь, в качестве настройки по умолчанию. Если вы не хотите, чтобы это произошло, вы можете заблокировать часовой пояс, чтобы время встречи показывалось всем участникам в соответствии с вашим часовым поясом.

Координировать действия с членами команды

Все вопросы расписания, которые мы обсуждали до сих пор, растут в геометрической прогрессии по мере увеличения числа участников. Проблема становится еще хуже, когда вам нужно, чтобы несколько членов вашей команды присутствовали на встрече с клиентом.

К счастью, у Apppointlet есть решение и для этого. Благодаря функциям группового планирования вы можете планировать встречи с несколькими участниками, а также указывать организатора. Организатор получит права администратора в используемом вами интегрированном приложении для конференц-связи, а остальная часть команды будет приглашена в качестве участников.

Как планировать удаленные встречи команды

Групповые виртуальные встречи могут быть не очень хорошей идеей, если между участниками должна быть постоянная обратная связь. Вы же не хотите мучиться, заставляя 50 человек выключать свои микрофоны, когда все хотят подключиться и говорить одновременно. Кроме того, в отсутствие четкого языка тела это общение стало бы еще более запутанным. Сделайте себе одолжение и проводите такие встречи лицом к лицу.

Однако, если цель состоит в том, чтобы просто представить что-то или провести тренировку, виртуальные командные встречи могут быть идеальным выбором. Помимо очевидной экономии средств, которую вы получаете за счет отсутствия необходимости организовывать большой конференц-зал, процесс планирования гораздо удобнее.

Все, что вам нужно сделать, это создать тип группового собрания в Appointlet и настроить правила планирования по своему усмотрению. Вы можете указать максимальное количество участников, которым разрешено присутствовать на собрании в определенное время, чтобы избежать переполнения виртуального пространства.

Для виртуальных встреч вам потребуется интегрировать Appointlet с выбранным вами программным обеспечением для онлайн-видеоконференций. Вы можете выбрать это программное обеспечение в месте встречи, а затем продолжить работу с остальными точно так же.

Часто задаваемые вопросы

Если вы новичок в виртуальных встречах и планировании, это может быть слишком сложно. Если вы не смогли ничего понять на каком-либо этапе, эти часто задаваемые вопросы могут вам помочь.

Как вы можете проводить встречи с удаленной командой?

Удаленные команды могут проводить виртуальные встречи, которые можно проводить с помощью программного обеспечения для онлайн-видеозвонков, такого как Zoom, Google Meet, Microsoft Teams и т. д. Вы можете планировать встречи с несколькими членами команды с помощью приложения для планирования, такого как Appointlet, а затем продолжать сеанс через любое из ранее упомянутых приложений.

Какое лучшее приложение для веб-конференций для онлайн-встреч?

Существует множество приложений для веб-конференций, которые используются ведущими компаниями по всему миру. Лучшие из них включают Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex и ezTalks Meetings.

Как настроить напоминания участникам о запланированном удаленном собрании?

Напоминания посетителям оказались очень полезными в минимизации неявок и повышении посещаемости собраний. Инструменты планирования, такие как Appointlet, позволяют отправлять автоматические напоминания о запланированных встречах. Эти напоминания могут быть отправлены по электронной почте, SMS или другим формам сообщений.

Как проводить удаленные встречи на международном уровне?

Международные удаленные встречи можно легко запланировать с помощью онлайн-приложений для планирования, таких как Apppointlet. Appointlet позволяет с легкостью назначать встречи в разных часовых поясах. Время собрания автоматически переводится в соответствии с местным часовым поясом как для участников собрания, так и для организатора.

Как проводить удаленные деловые встречи?

Вы можете проводить удаленные деловые встречи практически с помощью конференц-связи. Виртуальные встречи легче планировать и проводить, поскольку большая часть ручной работы автоматизирована с помощью программного обеспечения. Вы можете использовать инструменты планирования, такие как Appointlet, для организации встречи и инструмент видеоконференции, такой как Zoom, для проведения встречи.

Где удаленные работники обычно проводят свои собрания?

Удаленные работники обычно проводят встречи с помощью онлайн-планирования и приложений для конференций. Онлайн-приложения для планирования упрощают координацию команды, а встречи организуются с минимальными усилиями. После настройки их можно проводить в программном обеспечении для виртуальных конференций, таком как Zoom или Google Meet.

Как уменьшить стресс от удаленных совещаний?

Удаленная работа и встречи могут быть стрессовыми, но вы можете уменьшить стресс, предоставив участникам как можно больше гибкости. Проводите более короткие встречи с четкими пунктами повестки дня и старайтесь сохранять буферы между ними, чтобы они оставались внимательными. Кроме того, используйте как можно больше инструментов и функций для совместной работы (демонстрация экрана, интерактивные доски, документы Google, приложение для заметок о собраниях и т. д.), чтобы сделать работу еще проще.

В какое время суток лучше всего проводить удаленные совещания?

Современные исследования показывают, что лучшее время для проведения удаленных совещаний — это середина трех дней недели, примерно с 14:00 до 14:30. Причина этого в том, что на этот раз не слишком рано и не слишком поздно, и с начала недели прошел уже день или два. Рабочие группы освежились и готовы к встречам для постановки новых целей.

Секрет продуктивных удаленных совещаний: чем короче, тем лучше.

Вы можете использовать все технологии мира и все равно не проводить достаточно продуктивных совещаний. В конце концов, вы все еще имеете дело с людьми, и если они не найдут никакой ценности в ваших встречах, они не появятся.

Ключом к проведению эффективных удаленных совещаний является ограничение времени собрания и наличие четкой повестки дня. Сокращение времени привлечет максимальное внимание вашей команды, и в результате они станут более продуктивными.