安排远程会议的最佳实践，以便每个人每次都准时出现

大多数人在持续超过 30-60 分钟的远程会议期间难以保持专注。 在那之后，他们开始漂移并失去焦点。 保持别人的注意力已经够难的了，但如果你还要与后来者打交道，那么需要注意的窗口就更小了。

迟到往往有几个原因，我们稍后会在这里回顾。 让人们负责并按时出现的最佳方法是使用自动提醒。 在本文中，我们将详细介绍该主题，以便您更好地了解如何安排和组织您的活动。

为什么人们不参加远程会议？

通常，人们更有可能出现在他们认为有价值的活动中。 如果与会者根本没有出现，他们可能认为远程会议对他们来说并不重要。 可能是你的价值主张不够强大。 不管是什么原因，与会者通常会逃避责任，干脆不参加他们认为浪费时间的活动。

迟到有点不同。 它们通常不是故意忽视的迹象。 人们没有准时出现的情况更为常见，因为他们只是忘记了时间并且没有得到足够的提醒。

未出现和迟到

普通人的精神非常忙碌，即使他们的日程安排是空的！ 由于有无穷无尽的数字内容需要关注，人们忘记事情是很正常的，即使他们可能在几天或几周前就已经安排好了。 老实说，心不在焉的时刻可能发生在我们最好的人身上。

另一方面，如果您看到很多没有演出和迟到的情况，那么开始考虑您可以做些什么来改善这种情况并不是一个坏主意。 如果您没有自动化安排流程，那么您正在为与会者创建更多工作。 他们不仅必须在日历中找到有效的时间，而且还必须手动检查该日历或为自己设置提醒。

即使日历事件是由双方创建的，会议似乎也不够有利可图，无法在与会者心目中占据重要位置。 事实上，人类的大脑是这样连接的，它故意忘记所有不重要的事情，以便能够将所有注意力集中在重要的事情上。

因此，在我们继续实施解决方案之前，重要的是先要有一些同情心，不要把忽视过于个人化。

设置日程安排应用程序以确保与会者出现

您可以通过向与会者提出明确的价值主张来减少迟到和未出现的次数。 但是自动化流程将完成剩下的工作，因此可以轻松记住即将到来的日期和时间。

调度应用程序使任何规模的企业都可以更轻松地完成此任务。 每当您与某人分享您的链接时，他们都可以选择适合他们的时间并填写表格。 确认后，他们将收到一封确认电子邮件和日历活动。 此外，您可以安排在关键时刻发出的提醒电子邮件或短信，例如活动前一天或活动前一小时。

这些通知使与会者更难找借口忘记在他们的日历上写下会议。 时间段也会自动填入您的在线日历，以便您收到通知并随时参考。 客户信息将保存并与您共享以供将来使用。

以下是日程安排应用程序如何作为促进会议出席率的促进者。

• 主持远程会议：虚拟会议消除了团队和与会者在会议期间物理在同一地点的需要。 在 covid-19 大流行期间，远程会议越来越普遍。

• 记住您的会议：在会议前后定期提醒和跟进，确保您自己的团队跟上进度。 与会者详细信息通过多个渠道记录，因此您的员工可以访问会议数据以提前准备。

• 消除未出现的情况：当重要人物没有出现在您的会议上时，整个时间段都可能被浪费掉。 如果这种情况经常发生，那么对于企业来说，这将成为可以轻松避免的成本。

• 提高出勤率：显示所有在线会议摘要的专用日程安排页面大大增加了出勤率。 此外，可以在这里轻松安排新会议，如果需要，可以重新安排旧会议。

• 简化客户对话：需要与客户举行的会议比普通的内部讨论需要更多的计划。 来回协调是一个常见的挫折点，因此简化流程是一个好主意。

• 生成独特的 Zoom 会议 URL； Zoom是最常用的网络会议应用程序之一，但该技术可用于任何集成会议工具。 Apppointlet允许您通过点击几下独特的链接来主持 Zoom 会议。 这使过程更简单，工作流程更顺畅。 其他以相同方式工作的常见视频会议选项包括 Google Meet、MS Teams、Join.Me、GoToMeeting 和 Webex。

• 自动确认和提醒：如果您每周只有几次会议确认和提醒文本，或者您正在与高层管理人员打交道，那么手动发送会议确认和提醒文本是可以的。 但是当你每天与普通人见面时，跟上它就变成了一件不合理的苦差事。 使用调度工具自动化他的所有工作可能会有很大帮助。
• 在时区之间转换：跨时区举行的会议是一个常见的混淆来源。 如果人们甚至记得进行时间转换，那么总会有人为错误的余地。 在线安排工具通过检测与会者浏览器的时区并使用它来转换会议主持人的可用性来解决这个问题。
• 与团队成员协调：涉及多个团队成员的客户会议可以通过正确的在线安排工具轻松协调。 Apppointlet 具有轮询等主持人分配功能，可帮助在团队中分配会议。 或者，您也可以使用该工具为单个会议调整多个团队成员的日程安排。

使用日程安排应用程序最大限度地减少未出现

您知道在线日程安排工具在对话中从未出现时正在发挥作用，但是您的行为将提高会议的质量，并使参与者参加不是因为他们需要而是因为他们想要参加。

以下是如何一步一步到达那里。

主持虚拟会议

虚拟会议对于重要的决策或建立关系可能不是最好的，但对于定期的追赶和签到来说，它们肯定比面对面的会议更有效。 参与者不需要亲自到场，当您取消这项工作时，出勤率会自动增加。 此外，屏幕共享、虚拟白板和分组讨论室等功能复制了面对面的体验，因此无论如何都没有太大区别。

此外，如果您是一个有环保意识的人，那么虚拟会议是环保的，因为它们不会占用大量资源并最大限度地减少废物产生。

忘记开会太容易了

但是一个在线调度应用程序让它变得非常困难。 大多数日程安排应用程序都与您的虚拟日历连接，无论您使用的是哪一个，并自动更新那里的会议时段。 如果有任何冲突，他们还会通知您，以便您可以要求重新安排。

您还可以锁定您的空闲时间，以便您的远程同事提前知道您的空闲时间，并选择适合您日程的会议时间。

未出现对业务不利

花在等待从未出现的人身上的时间是宝贵的资产，可以花在更好的任务上，从而真正推动业务价值。 作为一名企业家，您已经知道这会给您的企业带来多少机会成本。

预约安排应用程序可以帮助控制此成本，因为它们完全消除了未出现的任何借口。 另外，由于您将在通过应用程序查看他们的可用性后设置会议，因此他们不出现是非常粗鲁的。

通过调度页面提高出勤率

大多数预约应用程序为用户提供了一个中央日程安排页面，该页面充当所有会议相关信息的仪表板。 您可以查看过去已安排的内容以及将来的内容。 您可以标记产品发布、新闻稿、客户会议等的重要日期。

当员工能够一目了然地查看所有内容时，遗漏某些内容的机会就会大大降低。 他们确切地知道什么时候该做什么。 这会提高生产力，从而提高会议出席率。

简化客户对话

如果您曾经从事过销售工作，那么您一定知道召开客户会议有多难，尤其是在虚拟环境中。 来回发送大量电子邮件，会议被重新安排一百万次。 其中 90% 会在此过程中浪费掉，客户最终会因为麻烦而退出。

调度应用程序带走了所有这些，取而代之的是一个方便的客户预订页面。 此预订页面可以设置在网站上，也可以通过 URL 共享。 客户可以从这个页面轻松选择一个可用的时间段，选择他们喜欢的员工，并填写他们的联系信息。 会议自动预约，并通知公司。

一些工具甚至允许您添加其他选项，例如常见问题解答部分或会议预订页面上的聊天机器人。 这使客户可以轻松地与您的企业沟通并获得及时的响应。

生成唯一的 Zoom 会议 URL

Apppointlet 等工具与 Zoom、Microsoft Teams、Google Meet 等众多网络会议应用程序集成，轻松进行虚拟会议。 与 Zoom 建立连接后，只需单击几下即可生成唯一的会议 URL。

安排虚拟会议后，将自动生成此链接并与参与者共享。 它还将附加到为这些会议创建的日历事件中，以便参与者在找到它时不会遇到任何麻烦，以防它在电子邮件中丢失。

自动确认和提醒

这很容易成为在线调度应用程序必须提供的最佳功能。 您不再需要拨打电话或发送电子邮件来确认与参与者的会议时间。 您需要做的就是将参与者添加到会议中，系统会自动要求他们确认。

您还可以为已完成的会议设置自动提醒和跟进。 该应用程序将在一定的时间间隔自动向会议参与者发送电子邮件和短信提醒。 您可能需要指定这些提醒之间的频率和间隔，其余的由应用程序处理。

在时区之间转换

在全球环境中运营的企业经常需要与国外的人会面。 在不同时区设置这样的会议可能会非常令人困惑，因为您必须做大量的数学运算才能确保您不会犯任何错误。

像 Apppointlet 这样的应用程序会根据当地时区为主持人和与会者翻译会议时间。 您也可以指定本地时区以外的时区，但软件会自动选择您所在的时区作为默认设置。 如果您不希望发生这种情况，您可以锁定时区，以便根据您的时区向所有参与者显示会议时间。

与团队成员协调

到目前为止，我们讨论的所有日程安排问题都随着参与者数量的增加而呈指数增长。 当您需要团队的多个成员出席客户会议时，问题会变得更糟。

幸运的是，Apppointlet 也有一个解决方案。 借助其团队安排功能，您可以安排与多个成员的会议并指定主持人。 主持人将获得您正在使用的集成会议应用程序的管理权限，并且团队的其他成员将被邀请作为参与者。

如何安排远程团队会议

如果参与者之间需要不断地来回交流，那么小组虚拟会议可能不是一个好主意。 当每个人都想同时说话时，你不想经历让 50 个人关掉麦克风的折磨。 另外，在没有清晰的肢体语言的情况下，这种交流会变得更加混乱。 帮自己一个忙，面对面举行这样的会议。

但是，如果目的只是展示某些东西或进行培训，那么虚拟团队会议可能是理想的选择。 除了不必安排大型会议室明显节省成本外，安排过程也更加方便。

您需要做的就是在 Apppointlet 中创建一个小组会议类型，并根据需要设置日程安排规则。 您可以指定在特定时间允许参加会议的最大与会者人数，以避免虚拟空间过度拥挤。

对于虚拟会议，您需要将 Apppointlet 与您选择的在线视频会议软件集成。 您可以在会议地点选择此软件，然后继续进行其余操作。

常问问题

如果您不熟悉虚拟会议和日程安排，这可能有点难以处理。 如果您在任何步骤都无法理解任何内容，这些常见问题解答可能会帮助您。

如何与远程团队开会？

远程团队可以通过在线视频通话软件（例如 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams 等）进行虚拟会议。您可以通过 Apppointlet 等安排应用程序安排与多个团队成员的会议，然后继续通过前面提到的任何一个应用程序。

什么是最适合在线会议的网络会议应用程序？

全球领先的公司正在使用许多网络会议应用程序。 最好的包括 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Skype、Slack、GoToMeeting、ClickMeeting、Cisco Webex 和 ezTalks Meetings。

如何为已安排的远程会议设置与会者提醒？

事实证明，与会者提醒在最大限度地减少缺席和提高会议出席率方面有很大帮助。 诸如 Apppointlet 之类的日程安排工具允许您为已安排的会议发送自动提醒。 这些提醒可以通过电子邮件、SMS 或其他形式的消息发送。

如何在国际上主持远程会议？

国际远程会议可以通过 Apppointlet 等在线安排应用程序轻松安排。 Apppointlet 允许您轻松地在不同时区设置会议。 会议时间会根据与会者和主持人的本地时区自动转换。

我应该如何主持远程商务会议？

您可以通过电话会议虚拟地主持远程商务会议。 虚拟会议更容易计划和执行，因为大部分手动工作都是通过软件自动完成的。 您可以使用诸如 Apppointlet 之类的日程安排工具来安排会议，并使用诸如 Zoom 之类的视频会议工具来召开会议。

远程工作人员通常在哪里举行会议？

远程工作人员通常通过在线日程安排和会议应用程序举行会议。 在线日程安排应用程序使团队协调变得容易，会议的设置也毫不费力。 设置完成后，可以在 Zoom 或 Google Meet 等虚拟会议软件上进行。

如何减轻远程会议的压力？

远程工作和会议可能会带来压力，但您可以通过让与会者尽可能多的灵活性来减轻压力。 与明确的议程项目进行较短的会议，并尝试在它们之间保持缓冲以保持他们的注意力。 此外，尽可能多地使用协作工具和功能（屏幕共享、白板、谷歌文档、会议记录应用程序等），让事情变得更容易。

一天中进行远程会议的最佳时间是什么时候？

现代研究表明，进行远程会议的最佳时间是在一周的中间三天，即下午 2 点到 2:30 左右。 这背后的原因是，这个时间不算早，也不算晚，距离一周开始已经过去一两天了。 工作团队已经焕然一新，准备开会设定新目标。

进行富有成效的远程会议的秘诀：越短越好。

您可以使用世界上所有的技术，但仍然没有足够高效的会议。 归根结底，您仍在与人打交道，如果他们在您的会议中没有发现任何价值，他们就不会出现。

进行有效的远程会议的关键是限制会议时间并制定明确的议程。 缩短时间将使您的团队获得最大的关注，因此，他们最终会变得更有效率。