모든 사람이 항상 정시에 참석할 수 있도록 원격 회의를 예약하는 모범 사례

대부분의 사람들은 30-60분 이상 지속되는 원격 회의에서 집중을 유지하는 데 어려움을 겪습니다. 그 후, 그들은 표류하기 시작하고 초점을 잃습니다. 다른 사람의 관심을 유지하는 것은 충분히 어렵지만, 늦게 온 사람도 상대해야 하는 경우 작업할 수 있는 관심의 범위가 훨씬 더 좁습니다.

늦게 도착하는 것은 몇 가지 이유로 발생하는 경향이 있습니다. 이에 대해서는 여기에서 곧 검토하겠습니다. 사람들에게 책임을 묻고 정시에 출석하는 가장 좋은 방법은 자동 알림을 사용하는 것입니다. 이 기사에서는 이 주제를 자세히 다루므로 계약을 계획하고 구성하는 방법을 더 잘 이해할 수 있습니다.

사람들이 원격 회의에 나타나지 않는 이유는 무엇입니까?

일반적으로 사람들은 자신이 가치 있다고 생각하는 이벤트에 참석할 가능성이 더 높습니다. 참석자가 전혀 나타나지 않는 경우 원격 회의가 자신에게 매우 중요하다고 생각하지 않았을 수 있습니다. 귀하의 가치 제안이 충분히 강력하지 않았기 때문일 수 있습니다 . 이유가 무엇이든 참석자는 책임을 회피하고 단순히 시간 낭비라고 생각하는 이벤트에 불참하는 것이 일반적입니다.

늦은 도착은 조금 다릅니다. 그들은 일반적으로 고의적인 방치의 표시가 아닙니다. 사람들이 단순히 시간을 놓치고 적절한 알림이 없기 때문에 제시간에 나타나지 않는 것이 더 일반적입니다.

노쇼 및 지각

평범한 사람은 일정이 비어 있어도 정신적으로 매우 바쁘다! 고정할 수 있는 끝없는 디지털 콘텐츠로 인해 사람들은 며칠 또는 몇 주 전에 예약한 일을 잊어버리는 것이 일반적입니다. 솔직히 말해서, 정신이 없는 순간은 아마도 우리에게 가장 잘 일어날 것입니다.

반대로 노쇼와 늦게 도착하는 경우가 많다면 상황을 개선하기 위해 무엇을 할 수 있을지 생각해보는 것도 나쁘지 않습니다. 일정 흐름을 자동화하지 않으면 참석자를 위해 더 많은 작업을 생성하게 됩니다. 캘린더에서 작동하는 시간을 찾아야 할 뿐만 아니라 해당 캘린더를 수동으로 확인하거나 스스로 미리 알림을 설정해야 합니다.

일정 이벤트가 양 당사자에 의해 생성된 경우에도 회의가 참석자의 마음에 중요한 자리를 차지할 만큼 충분히 수익성이 없어 보일 수 있습니다. 사실, 인간의 마음은 모든 관심을 중요한 것에 집중할 수 있도록 의도적으로 중요하지 않은 모든 것을 잊어버리는 방식으로 연결되어 있습니다.

따라서 솔루션 구현으로 넘어가기 전에 동정심을 갖고 방치를 너무 개인적으로 받아들이지 않는 것부터 시작하는 것이 중요합니다.

참석자가 표시되도록 일정 앱 설정

참석자에게 명확한 가치 제안을 함으로써 지각 및 노쇼의 수를 줄일 수 있습니다. 그러나 프로세스를 자동화하면 나머지 시간이 소요되므로 다가오는 날짜와 시간을 쉽게 기억할 수 있습니다.

일정 앱을 사용하면 모든 규모의 비즈니스에서 이 작업을 더 쉽게 수행할 수 있습니다. 다른 사람과 링크를 공유할 때마다 그 사람은 자신에게 적합한 시간을 선택하고 양식을 작성할 수 있습니다. 확인하면 확인 이메일과 일정 이벤트를 받게 됩니다. 또한 이벤트 전날이나 1시간 전과 같은 중요한 순간에 알림 이메일이나 SMS가 발송되도록 예약할 수 있습니다.

이러한 알림은 참석자가 일정에 회의를 기록하는 것을 잊은 것에 대한 변명을 더 어렵게 만듭니다. 시간 슬롯은 온라인 캘린더에도 자동으로 채워져 알림을 받고 언제든지 참조할 수 있습니다. 고객 정보는 저장되어 향후 사용을 위해 귀하와 공유됩니다.

일정 앱이 회의 참석률을 높이는 촉진자 역할을 할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.

• 원격 회의 호스팅: 가상 회의를 사용하면 회의 중에 팀과 참석자가 물리적으로 같은 장소에 있을 필요가 없습니다. 코로나19 팬데믹(세계적 대유행) 동안 원격 회의가 점점 보편화되고 있습니다.

• 회의 기억하기: 회의 전후에 정기적인 알림과 후속 조치를 통해 팀이 최신 상태를 유지할 수 있습니다. 참석자 세부 정보는 여러 채널을 통해 기록되므로 직원이 회의 데이터에 액세스하여 미리 준비할 수 있습니다.

• 노쇼 제거: 중요한 사람들이 회의에 나타나지 않으면 전체 시간이 낭비될 위험이 있습니다. 이런 일이 주기적으로 일어난다면 기업 입장에서는 쉽게 피할 수 있는 비용이 된다.

• 출석 개선: 현재 진행 중인 모든 회의의 요약을 보여주는 전용 일정 페이지는 출석을 크게 증가시킵니다. 또한 여기에서 새 회의를 쉽게 예약할 수 있으며 필요한 경우 이전 회의를 다시 예약할 수 있습니다.

• 고객 대화 간소화: 고객 과 함께 해야 하는 회의는 일반적인 사내 토론보다 더 많은 계획이 필요합니다. 앞뒤 조정은 좌절의 공통 지점이므로 프로세스를 간소화하는 것이 좋습니다.

• 고유한 Zoom 회의 URL 생성 Zoom 은 가장 많이 사용되는 웹 회의 앱 중 하나이지만 이 기술은 모든 통합 회의 도구에 사용할 수 있습니다. Appointlet 을 사용하면 몇 번의 클릭으로 고유한 링크를 사용하여 Zoom 회의를 주최할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로세스가 더 간단해지고 워크플로가 더 원활해집니다. 동일한 방식으로 작동하는 다른 일반적인 화상 회의 옵션에는 Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting 및 Webex가 있습니다.

• 자동 확인 및 미리 알림: 일주일에 몇 번만 회의 확인 및 미리 알림 문자를 보내는 것이 좋으며, 최고 경영진을 상대하는 경우에는 괜찮습니다. 하지만 일상에서 평범한 사람들을 만나다 보면 따라잡기에는 무리한 일이 된다. 스케줄링 도구로 그의 모든 것을 자동화하면 큰 도움이 될 수 있습니다.
• 시간대 간 번역: 서로 다른 시간대에서 열리는 회의는 일반적인 혼란의 원인입니다. 사람들이 시간 변환을 수행하는 것을 기억하기라도 한다면 사람이 실수할 여지가 항상 있습니다. 온라인 예약 도구는 참석자 브라우저의 시간대를 감지하고 이를 사용하여 회의 호스트의 가용성을 번역함으로써 이 문제를 해결합니다.
• 팀 구성원과 조정: 여러 팀 구성원이 참여하는 클라이언트 회의는 올바른 온라인 일정 도구를 사용하여 쉽게 조정할 수 있습니다. Appointlet에는 라운드 로빈과 같은 호스트 할당 기능이 있어 팀 전체에 회의를 분산할 수 있습니다. 또는 도구를 사용하여 단일 회의에 대해 여러 팀 구성원 일정을 조정할 수도 있습니다.

일정 앱으로 노쇼 최소화

온라인 일정 도구가 대화에 나오지 않을 때 작동한다는 것을 알고 있지만, 당신의 행동은 회의의 질을 향상시키고 참가자가 필요해서가 아니라 원하기 때문에 참석하게 할 것입니다.

여기까지 가는 방법을 단계별로 설명합니다.

가상 회의 주최

가상 회의는 중요한 의사 결정이나 관계 구축에 가장 적합하지 않을 수 있지만 정기적인 확인 및 확인을 위해서는 직접 회의보다 확실히 더 효과적입니다. 참가자들은 물리적으로 거기에 있을 필요가 없으며, 이 노동력을 제거하면 출석이 자동으로 증가합니다. 게다가 화면 공유, 가상 화이트보드, 소그룹 채팅방과 같은 기능은 대면 경험을 복제하므로 어쨌든 큰 차이가 없습니다.

또한 환경을 생각하는 사람이라면 가상 회의가 많은 자원을 차지하지 않고 폐기물 생성을 최소화하기 때문에 환경 친화적입니다.

회의를 너무 쉽게 잊는다

그러나 온라인 일정 앱은 이를 매우 어렵게 만듭니다. 대부분의 일정 앱은 사용 중인 일정에 관계 없이 가상 일정과 연결되고 자동으로 회의 시간을 업데이트합니다. 또한 충돌이 있으면 일정 변경을 요청할 수 있도록 알려줍니다.

또한 원격 동료가 귀하의 참석 가능 여부를 미리 알리고 일정에 맞는 회의 시간을 선택할 수 있도록 사용 가능한 시간을 잠글 수 있습니다.

노쇼는 비즈니스에 좋지 않습니다.

나타나지 않는 사람을 기다리는 시간은 실제로 비즈니스 가치를 창출하는 더 나은 작업에 사용할 수 있는 소중한 자산입니다. 기업가로서 귀하는 이것이 귀하의 비즈니스에 얼마나 많은 기회 비용이 될 수 있는지 이미 알고 있습니다.

약속 예약 앱은 노쇼(no-show)로 인해 발생할 수 있는 모든 변명을 완전히 제거하므로 이 비용을 통제하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 앱을 통해 참석 여부를 확인한 후 회의를 설정하기 때문에 나타나지 않는 것은 매우 무례합니다.

일정 페이지로 출석률 향상

대부분의 약속 예약 앱은 모든 회의 관련 정보에 대한 대시보드 역할을 하는 중앙 일정 페이지를 사용자에게 제공합니다. 과거에 예정된 일과 앞으로 예정된 일을 볼 수 있습니다. 제품 출시, 보도 자료, 고객 회의 등에 중요한 날짜를 표시할 수 있습니다.

직원들이 모든 것을 한 눈에 볼 수 있게 되면 무언가를 놓칠 가능성이 크게 줄어듭니다. 그들은 언제 무엇을 해야 하는지 정확히 알고 있습니다. 그 결과 생산성이 향상되어 회의 참석률이 높아집니다.

고객 대화 간소화

영업 분야에서 일한 적이 있다면 특히 가상 환경에서 고객 회의를 설정하는 것이 얼마나 어려운지 알아야 합니다. 수많은 이메일이 왔다갔다하고 회의 일정이 백만 번이나 다시 잡힙니다. 이 중 90%는 과정에서 낭비되고 고객은 번거로움으로 결국 뒤로 물러납니다.

예약 앱은 이 모든 것을 없애고 편리한 고객 예약 페이지로 대체합니다. 이 예약 페이지는 웹사이트에서 설정하거나 URL을 통해 공유할 수 있습니다. 고객은 이 페이지에서 사용 가능한 시간대를 쉽게 선택하고 선호하는 직원을 선택하고 연락처 정보를 입력할 수 있습니다. 회의는 자동으로 예약되고 회사에 통보됩니다.

일부 도구에서는 FAQ 섹션 또는 회의 예약 페이지의 챗봇과 같은 추가 옵션을 추가할 수도 있습니다. 이를 통해 고객은 귀하의 비즈니스와 쉽게 커뮤니케이션하고 신속한 응답을 받을 수 있습니다.

고유한 Zoom 회의 URL 생성

Appointlet과 같은 도구는 Zoom, Microsoft Teams, Google Meet 등과 같은 많은 웹 회의 앱과 통합되어 가상 회의를 쉽게 진행할 수 있습니다. Zoom에 연결되면 몇 번의 클릭만으로 회의를 위한 고유한 URL을 생성할 수 있습니다.

이 링크는 가상 회의를 예약하면 자동으로 생성되어 참가자와 공유됩니다. 또한 이러한 회의를 위해 생성된 일정 이벤트에 첨부되어 참가자가 이메일에서 분실한 경우에 찾는 데 문제가 없도록 합니다.

자동 확인 및 알림

이것은 온라인 일정 앱이 제공해야 하는 최고의 기능입니다. 더 이상 참가자와의 회의 시간을 확인하기 위해 전화를 걸거나 이메일을 보낼 필요가 없습니다. 참가자를 회의에 추가하기만 하면 자동으로 확인 메시지가 표시됩니다.

또한 완료된 회의에 대해 자동 알림 및 후속 조치를 설정할 수 있습니다. 앱은 일정 간격으로 회의 참가자에게 이메일 및 SMS 알림을 자동으로 보냅니다. 이러한 미리 알림 사이의 간격과 빈도를 지정해야 할 수 있으며 나머지는 앱에서 처리합니다.

시간대 간 번역

글로벌 환경에서 운영되는 비즈니스는 끊임없이 해외 사람들과의 만남이 필요합니다. 다른 시간대에 걸쳐 이러한 회의를 설정하는 것은 오류가 발생하지 않도록 하기 위해 많은 양의 수학을 수행해야 하기 때문에 매우 혼란스러울 수 있습니다.

Appointlet과 같은 앱은 주최자와 참석자 모두의 현지 시간대에 따라 회의 시간을 번역합니다. 현지 시간대 이외의 시간대를 지정할 수도 있지만 소프트웨어는 기본 설정으로 현재 있는 시간대를 자동으로 선택합니다. 이러한 일이 발생하지 않도록 하려면 시간대를 잠그면 회의 시간이 귀하의 시간대에 따라 모든 참가자에게 표시됩니다.

팀원들과 조율

지금까지 논의한 모든 일정 문제는 참가자 수가 증가함에 따라 기하급수적으로 증가합니다. 고객 회의에 여러 팀원이 참석해야 하는 경우 문제는 더욱 악화됩니다.

다행히 Appointlet에는 이에 대한 솔루션도 있습니다. 팀 예약 기능을 사용하면 여러 구성원과 회의를 예약하고 호스트도 지정할 수 있습니다. 호스트는 사용 중인 통합 회의 앱에서 관리 권한을 가지며 나머지 팀은 참가자로 초대됩니다.

원격 팀 회의를 예약하는 방법

그룹 가상 회의는 참가자 간에 지속적인 커뮤니케이션이 필요한 경우 좋은 아이디어가 아닐 수 있습니다. 모두가 동시에 뛰어들어 말하고 싶어 할 때 50명의 사람들이 마이크를 끄도록 하는 고문을 겪고 싶지는 않습니다. 게다가, 명확한 바디 랭귀지가 없다면 이 의사소통은 훨씬 더 엉망이 될 것입니다. 호의를 베풀고 그러한 회의를 직접 만나십시오.

그러나 목적이 단순히 무언가를 발표하거나 교육 세션을 수행하는 것이라면 가상 팀 회의가 이상적인 선택이 될 수 있습니다. 큰 회의실을 마련할 필요가 없어 확실한 비용 절감 효과를 얻을 수 있을 뿐만 아니라 일정 예약 프로세스가 훨씬 더 편리합니다.

Appointlet에서 그룹 회의 유형을 만들고 원하는 대로 일정 규칙을 설정하기만 하면 됩니다. 가상 공간이 과밀해지는 것을 방지하기 위해 특정 시간에 회의에 참석할 수 있는 최대 참석자 수를 지정할 수 있습니다.

가상 회의의 경우 Appointlet을 선택한 온라인 화상 회의 소프트웨어와 통합해야 합니다. 회의 장소에서 이 소프트웨어를 선택한 다음 나머지는 동일하게 진행할 수 있습니다.

자주하는 질문

가상 회의 및 일정을 처음 접하는 경우 처리하기에는 너무 많은 작업일 수 있습니다. 어떤 단계에서도 이해할 수 없는 것이 있다면 이 FAQ가 도움이 될 수 있습니다.

원격 팀과 어떻게 회의를 할 수 있습니까?

원격 팀은 Zoom, Google Meet, Microsoft Teams 등과 같은 온라인 화상 통화 소프트웨어를 통해 가상 회의를 진행할 수 있습니다. Appointlet과 같은 일정 앱을 통해 여러 팀 구성원과 회의를 예약한 다음 앞서 언급한 앱 중 하나입니다.

온라인 회의를 위한 최고의 웹 회의 앱은 무엇입니까?

전 세계 유수의 기업에서 사용하는 웹 회의 앱이 많이 있습니다. 가장 좋은 것은 Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex 및 ezTalks Meetings입니다.

예약된 원격 회의에 대한 참석자 미리 알림을 설정하려면 어떻게 합니까?

참석자 알림은 노쇼를 최소화하고 회의 참석을 개선하는 데 큰 도움이 되는 것으로 입증되었습니다. Appointlet과 같은 예약 도구를 사용하면 예약된 회의에 대해 자동 알림을 보낼 수 있습니다. 이러한 알림은 이메일, SMS 또는 기타 메시지 형식을 통해 전송될 수 있습니다.

국제적으로 원격 회의를 호스트하려면 어떻게 해야 합니까?

Appointlet과 같은 온라인 예약 앱을 통해 국제 원격 회의를 쉽게 예약할 수 있습니다. Appointlet을 사용하면 다양한 시간대에 걸쳐 회의를 쉽게 설정할 수 있습니다. 회의 시간은 회의 참석자와 주최자 모두 현지 시간대에 따라 자동으로 번역됩니다.

원격 비즈니스 회의는 어떻게 호스트해야 합니까?

전화 회의를 통해 가상으로 원격 비즈니스 회의를 주최할 수 있습니다. 가상 회의는 대부분의 수동 작업이 소프트웨어로 자동화되기 때문에 계획하고 실행하기가 더 쉽습니다. Appointlet과 같은 일정 도구를 사용하여 회의를 설정하고 Zoom과 같은 화상 회의 도구를 사용하여 회의를 진행할 수 있습니다.

원격 근무자는 일반적으로 어디에서 회의를 개최합니까?

원격 근무자는 일반적으로 온라인 일정 및 회의 앱을 통해 회의를 개최합니다. 온라인 일정 앱을 사용하면 팀을 쉽게 조정할 수 있으며 최소한의 노력으로 회의를 설정할 수 있습니다. 설정이 완료되면 Zoom 또는 Google Meet과 같은 가상 회의 소프트웨어에서 진행할 수 있습니다.

원격 회의의 스트레스를 줄이려면 어떻게 해야 합니까?

원격 작업과 회의는 스트레스가 될 수 있지만 참석자에게 최대한 많은 유연성을 제공하여 스트레스를 줄일 수 있습니다. 명확한 의제 항목으로 회의를 짧게 만들고 회의 사이에 버퍼를 유지하여 주의를 기울이도록 합니다. 또한 가능한 한 많은 협업 도구와 기능(화면 공유, 화이트보드, Google 문서, 회의 메모 앱 등)을 사용하여 작업을 훨씬 쉽게 만드십시오.

원격 회의를 진행하기에 가장 좋은 시간은 언제인가요?

현대 연구에 따르면 원격 회의를 수행하기에 가장 좋은 시간은 주중 3일 오후 2시에서 2시 30분경입니다. 그 이유는 이 시간이 너무 이르지도, 너무 늦지도 않은데, 벌써 한 주가 시작된 지 하루나 이틀이 지났기 때문입니다. 작업 팀은 신선하고 새로운 목표를 설정하기 위한 회의를 가질 준비가 되었습니다.

생산적인 원격 회의의 비밀: 짧을수록 좋습니다.

세상의 모든 기술을 사용할 수 있지만 여전히 생산적인 회의가 충분하지 않습니다. 결국, 당신은 여전히 ​​인간을 대하고 있고 그들이 당신의 회의에서 가치를 찾지 못하면 나타나지 않을 것입니다.

효과적인 원격 회의의 핵심은 회의 시간을 제한하고 명확한 의제를 마련하는 것입니다. 시간을 단축하면 팀에서 최대한의 관심을 얻을 수 있으며 결과적으로 생산성이 향상됩니다.