Práticas recomendadas para agendar reuniões remotas para que todos apareçam na hora, sempre

A maioria das pessoas tem dificuldade em manter o foco durante reuniões remotas que duram mais de 30 a 60 minutos. Depois disso, eles começam a se desviar e perder o foco. Manter a atenção de alguém já é bastante difícil, mas se você também está lidando com retardatários, há uma janela de atenção ainda menor para trabalhar.

Chegadas tardias tendem a acontecer por alguns motivos, que analisaremos aqui em breve. A melhor maneira de manter as pessoas responsáveis ​​e chegar a tempo é com lembretes automatizados. Neste artigo, abordaremos esse tópico em detalhes para que você tenha uma noção melhor de como agendar e estruturar seus compromissos.

Por que as pessoas não aparecem para reuniões remotas?

Como regra, as pessoas são mais propensas a comparecer a eventos que consideram valiosos. Se os participantes simplesmente não estiverem aparecendo, é possível que eles não achem que a reunião remota foi muito importante para eles. Pode ser que sua proposta de valor não tenha sido forte o suficiente . Seja qual for o motivo, é comum que os participantes evitem a responsabilidade e simplesmente não compareçam a eventos que consideram uma perda de tempo.

As chegadas tardias são um pouco diferentes. Eles geralmente não são uma indicação de negligência deliberada. É mais comum que as pessoas não apareçam pontualmente porque simplesmente perderam a noção do tempo e não tiveram um lembrete adequado.

No-shows e chegadas tardias

A pessoa média está muito ocupada mentalmente, mesmo quando sua agenda está vazia! Com conteúdo digital infinito para se fixar, é normal que as pessoas se esqueçam das coisas mesmo quando elas podem ter agendado dias ou semanas atrás. Honestamente, momentos de distração provavelmente acontecem com o melhor de nós.

Por outro lado, se você estiver vendo muitos não comparecimentos e atrasos, não é uma má ideia começar a pensar no que pode fazer para melhorar a situação. Se você não estiver automatizando o fluxo de agendamento, estará criando mais trabalho para o participante. Eles não apenas precisam encontrar um horário em seu calendário que funcione, mas também precisam verificar esse calendário manualmente ou definir um lembrete para si mesmos.

Mesmo quando o evento do calendário é criado por ambas as partes, a reunião pode não parecer lucrativa o suficiente para ocupar um lugar importante na mente dos participantes. De fato, a mente humana está conectada de tal forma que esquece propositalmente todas as coisas sem importância para poder direcionar toda a atenção para as importantes.

Portanto, antes de seguirmos para a implementação de uma solução, é importante começar com um pouco de compaixão e não levar a negligência para o lado pessoal.

Configure um aplicativo de agendamento para garantir que os participantes apareçam

Você pode reduzir o número de chegadas tardias e não comparecimentos fazendo uma proposta de valor clara para o participante. Mas automatizar o processo irá levá-los pelo resto do caminho, de modo que é fácil lembrar a próxima data e hora.

Os aplicativos de agendamento tornam isso mais fácil para empresas de qualquer tamanho. Sempre que você compartilhar seu link com alguém, essa pessoa pode escolher um horário que funcione para ela e preencher um formulário. Ao confirmar, eles receberão um e-mail de confirmação e um evento do calendário. Além disso, você pode agendar e-mails de lembrete ou SMS que são enviados em momentos importantes, como no dia anterior ou uma hora antes do seu evento.

Essas notificações tornam mais difícil para o participante dar uma desculpa para esquecer de anotar a reunião em seu calendário. O intervalo de tempo também é preenchido automaticamente em seu calendário online, para que você seja notificado e possa consultá-lo a qualquer momento. As informações do cliente são salvas e compartilhadas com você para uso futuro.

Veja de que outra forma um aplicativo de agendamento pode atuar como um facilitador para melhorar a participação nas reuniões.

• Hospedando reuniões remotas: as reuniões virtuais eliminam a necessidade de a equipe e os participantes estarem fisicamente no mesmo local durante a reunião. Durante a pandemia de covid-19, as reuniões remotas são cada vez mais comuns.

• Lembre-se de suas reuniões: lembretes e acompanhamentos regulares antes e depois das reuniões garantem que sua própria equipe permaneça atualizada. Os detalhes do participante são registrados por meio de vários canais, para que sua equipe possa acessar os dados da reunião para se preparar com antecedência.

• Eliminando no-shows: quando pessoas importantes não aparecem em sua reunião, existe o risco de que todo o período de tempo seja desperdiçado. Se isso acontecer regularmente, torna-se um custo para as empresas que poderia ser facilmente evitado.

• Melhore a participação: uma página de agendamento dedicada que mostra um resumo de todas as reuniões que estão na fila aumenta muito a participação. Além disso, novas reuniões podem ser facilmente agendadas aqui, e as mais antigas podem ser reagendadas, se necessário.

• Simplifique as conversas com os clientes: as reuniões que precisam ser realizadas com os clientes exigem mais planejamento do que as discussões internas comuns. A coordenação de ida e volta é um ponto comum de frustração, portanto, simplificar o processo é uma ótima ideia.

• Gere URLs exclusivos de reunião do Zoom; O Zoom é um dos aplicativos de webconferência mais usados, porém essa técnica pode ser usada para qualquer ferramenta de reunião integrada. O Appointlet permite que você organize reuniões do Zoom com links exclusivos em apenas alguns cliques. Isso torna o processo mais simples e o fluxo de trabalho mais suave. Outras opções comuns de videoconferência que funcionam da mesma maneira incluem Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting e Webex.

• Confirmação e lembretes automatizados: enviar mensagens de confirmação e lembretes de reuniões manualmente é bom se você tiver apenas algumas vezes por semana ou se estiver lidando com executivos de alto nível. Mas quando você se encontra com pessoas comuns diariamente, torna-se uma tarefa irracional acompanhar. Automatizar tudo isso com uma ferramenta de agendamento pode ser de grande ajuda.
• Traduzir entre fusos horários: reuniões que ocorrem em fusos horários diferentes são uma fonte comum de confusão. Se as pessoas se lembrarem de fazer as conversões de tempo, sempre haverá espaço para erro humano. As ferramentas de agendamento online resolvem isso detectando o fuso horário do navegador do participante e usando-o para traduzir a disponibilidade do organizador da reunião.
• Coordenar com os membros da equipe: reuniões com clientes que envolvem vários membros da equipe podem ser facilmente coordenadas com a ferramenta de agendamento online certa. O Appointlet possui recursos de atribuição de host, como round robin, para ajudar a distribuir reuniões em uma equipe. Ou, como alternativa, você também pode usar a ferramenta para alinhar as agendas de vários membros da equipe para uma única reunião.

Minimize os não comparecimentos com um aplicativo de agendamento

Você sabe que uma ferramenta de agendamento online está funcionando quando nunca aparece na conversa e, no entanto, seus atos melhorarão a qualidade de suas reuniões e farão com que os participantes compareçam não porque precisam, mas porque querem.

Aqui está como chegar lá passo a passo.

Hospedando reuniões virtuais

As reuniões virtuais podem não ser as melhores para a tomada de decisões importantes ou para a construção de relacionamentos, mas para atualizações e check-ins regulares, elas são definitivamente mais eficazes do que as reuniões presenciais. Os participantes não precisam estar lá fisicamente, e quando você retira essa mão de obra, a assiduidade aumenta automaticamente. Além disso, recursos como compartilhamento de tela, quadros brancos virtuais e salas de descanso replicam a experiência pessoal, portanto, não há muita diferença.

Além disso, se você é uma pessoa preocupada com o meio ambiente, as reuniões virtuais são ecologicamente corretas, pois não consomem muitos recursos e minimizam a produção de resíduos.

É muito fácil esquecer uma reunião

Mas um aplicativo de agendamento online torna isso muito difícil. A maioria dos aplicativos de agendamento se conecta ao seu calendário virtual, não importa qual você esteja usando, e atualiza o horário da reunião automaticamente. Eles também informam se houver algum conflito para que você possa solicitar o reagendamento.

Você também pode bloquear suas horas disponíveis para que seus colegas remotos saibam de sua disponibilidade com antecedência e selecione um horário de reunião adequado à sua agenda.

No-shows são ruins para os negócios

O tempo gasto esperando alguém que nunca aparece é um bem precioso que pode ser gasto em tarefas melhores que realmente geram valor comercial. Como empreendedor, você já sabe o quanto isso pode representar um custo de oportunidade para o seu negócio.

Os aplicativos de agendamento de consultas podem ser fundamentais para controlar esse custo, pois eliminam completamente quaisquer desculpas que os não comparecimentos possam ter. Além disso, como você marcará a reunião depois de verificar a disponibilidade deles pelo aplicativo, seria muito rude da parte deles não aparecer.

Melhore o atendimento com uma página de agendamento

A maioria dos aplicativos de agendamento de compromissos fornece aos usuários uma página de agendamento central que funciona como um painel para todas as informações relacionadas à reunião. Você pode ver o que foi programado no passado e o que está por vir no futuro. Você pode marcar datas importantes para lançamentos de produtos, comunicados à imprensa, reuniões com clientes e outros enfeites.

Quando os funcionários são capazes de ver tudo de relance, as chances de perder algo são bastante reduzidas. Eles sabem exatamente o que fazer, quando. Isso resulta em maior produtividade e, consequentemente, maior participação nas reuniões.

Simplifique a conversa com o cliente

Se você já trabalhou com vendas, deve saber como é difícil marcar reuniões com clientes, principalmente em um ambiente virtual. Há toneladas de e-mails indo e vindo, e as reuniões são remarcadas um milhão de vezes. 90% deles são desperdiçados no processo, e os clientes acabam desistindo devido ao incômodo.

Os aplicativos de agendamento eliminam tudo isso e o substituem por uma página conveniente de reserva do cliente. Esta página de reserva pode ser configurada em um site ou pode ser compartilhada por meio de um URL. Os clientes podem facilmente escolher um horário disponível nesta página, selecionar seu funcionário preferido e preencher suas informações de contato. A reunião é agendada automaticamente e a empresa é notificada.

Algumas ferramentas ainda permitem que você adicione opções adicionais, como uma seção de perguntas frequentes ou um chatbot na página de agendamento de reuniões. Isso permite que os clientes se comuniquem facilmente com sua empresa e obtenham respostas imediatas.

Gere URLs exclusivos de reunião do Zoom

Ferramentas como o Appointlet integram-se a muitos aplicativos de conferência na web, como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc., para realizar reuniões virtuais com facilidade. Uma vez conectado ao Zoom, bastam alguns cliques para gerar URLs exclusivos para reuniões.

Esse link será gerado e compartilhado automaticamente com os participantes assim que você agendar uma reunião virtual. Ele também será anexado ao evento de calendário criado para essas reuniões para que os participantes não tenham problemas para encontrá-lo caso se perca nos e-mails.

Confirmação e lembretes automatizados

Este é facilmente o melhor recurso que os aplicativos de agendamento online têm a oferecer. Você não precisa mais fazer ligações ou enviar e-mails para confirmar o horário da reunião com os participantes. Tudo o que você precisa fazer é adicionar os participantes à reunião e eles serão automaticamente solicitados a confirmar.

Você também pode configurar lembretes e acompanhamentos automatizados para reuniões que foram finalizadas. O aplicativo enviará automaticamente lembretes por e-mail e SMS para os participantes da reunião em determinados intervalos. Você pode precisar especificar a frequência e o intervalo entre esses lembretes, e o aplicativo cuidará do resto.

Traduz entre fusos horários

As empresas que operam em um ambiente global precisam constantemente ter reuniões com pessoas no exterior. A configuração dessas reuniões em diferentes fusos horários pode ser muito confusa, pois você terá que fazer uma boa quantidade de matemática apenas para garantir que não cometa nenhum erro.

Aplicativos como o Appointlet traduzem os horários das reuniões de acordo com o fuso horário local, tanto para os anfitriões quanto para os participantes. Você também pode especificar um fuso horário diferente do local, mas o software escolherá automaticamente aquele em que você está como configuração padrão. Se você não quiser que isso aconteça, você pode bloquear o fuso horário para que os horários da reunião sejam mostrados a todos os participantes de acordo com seu fuso horário.

Coordenar com os membros da equipe

Todas as questões de agendamento que discutimos até agora crescem exponencialmente à medida que o número de participantes aumenta. O problema fica ainda pior quando você precisa de vários membros de sua equipe presentes para uma reunião com o cliente.

Felizmente, o Appointlet também tem uma solução para isso. Com seus recursos de agendamento de equipe, você pode agendar reuniões com vários membros e especificar o organizador também. O host obterá direitos administrativos no aplicativo de conferência integrado que você está usando e o restante da equipe será convidado como participante.

Como agendar reuniões de equipe remotas

Reuniões virtuais em grupo podem não ser uma boa ideia se houver necessidade de comunicação constante entre os participantes. Você não quer passar pela tortura de fazer 50 pessoas desligarem seus microfones quando todos querem entrar e falar simultaneamente. Além disso, na ausência de uma linguagem corporal clara, essa comunicação ficaria ainda mais confusa. Faça um favor a si mesmo e faça essas reuniões cara a cara.

No entanto, se o objetivo é simplesmente apresentar algo ou realizar uma sessão de treinamento, as reuniões virtuais de equipe podem ser a escolha ideal. Além da óbvia economia de custos que você obtém por não ter que organizar uma grande sala de conferências, o processo de agendamento é muito mais conveniente.

Tudo o que você precisa fazer é criar um tipo de reunião de grupo no Appointlet e configurar as regras de agendamento conforme desejar. Você pode especificar o número máximo de participantes autorizados a participar da reunião em um determinado horário para evitar a superlotação do espaço virtual.

Para reuniões virtuais, você precisará integrar o Appointlet a um software de videoconferência online de sua escolha. Você pode selecionar este software no local da reunião e prosseguir com o resto da mesma forma.

Perguntas frequentes

Se você é novo em reuniões e agendamentos virtuais, isso pode ter sido um pouco demais para lidar. Se você não conseguiu entender nada em qualquer etapa, essas perguntas frequentes podem ajudá-lo.

Como você pode ter reuniões com uma equipe remota?

As equipes remotas podem ter reuniões virtuais que podem ser realizadas por meio de um software de videochamada online, como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, etc. Você pode agendar reuniões com vários membros da equipe por meio de um aplicativo de agendamento como o Appointlet e continuar a sessão por qualquer um dos aplicativos mencionados anteriormente.

Qual é o melhor aplicativo de webconferência para reuniões online?

Existem muitos aplicativos de webconferência que estão sendo usados ​​por empresas líderes em todo o mundo. Os melhores incluem Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex e ezTalks Meetings.

Como configuro lembretes de participantes para uma reunião remota agendada?

Os lembretes dos participantes provaram ser de grande ajuda para minimizar os não comparecimentos e melhorar a participação nas reuniões. Ferramentas de agendamento, como o Appointlet, permitem que você envie lembretes automatizados para reuniões agendadas. Esses lembretes podem ser enviados por e-mail, SMS ou outras formas de mensagens.

Como faço para organizar reuniões remotas internacionalmente?

Reuniões remotas internacionais podem ser facilmente agendadas por meio de aplicativos de agendamento online como o Appointlet. O Appointlet permite que você defina reuniões em diferentes fusos horários com facilidade. A hora da reunião é traduzida automaticamente de acordo com o fuso horário local, tanto para os participantes da reunião quanto para o organizador.

Como devo organizar reuniões de negócios remotas?

Você pode hospedar reuniões de negócios remotas virtualmente por meio de teleconferências. As reuniões virtuais são mais fáceis de planejar e executar, pois a maior parte do trabalho manual é automatizada com software. Você pode usar ferramentas de agendamento, como o Appointlet, para configurar a reunião e uma ferramenta de videoconferência, como o Zoom, para conduzir a reunião.

Onde os trabalhadores remotos normalmente realizam suas reuniões?

Os trabalhadores remotos normalmente realizam reuniões por meio de aplicativos de agendamento e conferência online. Os aplicativos de agendamento online facilitam a coordenação da equipe e as reuniões são configuradas com o mínimo de esforço. Depois de configurados, eles podem ser conduzidos em um software de conferência virtual, como Zoom ou Google Meet.

Como reduzir o estresse das reuniões remotas?

O trabalho remoto e as reuniões podem ser estressantes, mas você pode reduzir o estresse permitindo aos participantes a maior flexibilidade possível. Faça reuniões mais curtas com itens de agenda claros e tente manter intervalos entre elas para mantê-los atentos. Além disso, use o máximo de ferramentas e recursos de colaboração (compartilhamento de tela, quadros brancos, documentos do Google, um aplicativo de anotações de reunião etc.) que puder para facilitar ainda mais as coisas.

Qual é a melhor hora do dia para realizar reuniões remotas?

Pesquisas modernas sugerem que o melhor horário para realizar reuniões remotas é no meio dos três dias da semana, por volta das 14h às 14h30. A razão por trás disso é que desta vez não é muito cedo, nem muito tarde, e já faz um ou dois dias desde que a semana começou. As equipes de trabalho se renovaram e estão prontas para fazer reuniões para definir novas metas.

O segredo para ter reuniões remotas produtivas: quanto mais curtas, melhor.

Você pode usar toda a tecnologia do mundo e ainda não ter reuniões produtivas o suficiente. No final das contas, você ainda está lidando com humanos e se eles não encontrarem nenhum valor em suas reuniões, eles não aparecerão.

A chave para ter reuniões remotas eficazes é limitar o tempo da reunião e ter uma agenda clara. Encurtar a quantidade de tempo obterá o máximo de atenção de sua equipe e, como resultado, eles acabarão sendo mais produtivos.