Best Practices zum Planen von Remote-Meetings, damit alle pünktlich erscheinen, jedes Mal

Die meisten Menschen haben Schwierigkeiten, bei Remote-Meetings, die länger als 30-60 Minuten dauern, konzentriert zu bleiben. Danach beginnen sie abzudriften und verlieren den Fokus. Die Aufmerksamkeit von jemandem zu behalten ist schwer genug, aber wenn Sie es auch mit Nachzüglern zu tun haben, gibt es ein noch kleineres Aufmerksamkeitsfenster, mit dem Sie arbeiten können.

Verspätete Ankünfte treten in der Regel aus mehreren Gründen auf, auf die wir hier in Kürze eingehen werden. Der beste Weg, um die Mitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen und pünktlich zu erscheinen, sind automatische Erinnerungen. In diesem Artikel behandeln wir dieses Thema ausführlich, damit Sie ein besseres Gefühl dafür bekommen, wie Sie Ihre Engagements planen und strukturieren.

Warum erscheinen die Leute nicht zu Remote-Meetings?

In der Regel erscheinen Menschen eher zu Veranstaltungen, die sie für wertvoll halten. Wenn die Teilnehmer einfach gar nicht erscheinen, ist es möglich, dass sie das Remote-Meeting nicht für sehr wichtig hielten. Es kann sein, dass Ihr Leistungsversprechen nicht stark genug war . Was auch immer der Grund sein mag, es ist üblich, dass die Teilnehmer sich der Verantwortung entziehen und einfach nicht zu Veranstaltungen erscheinen, die sie als Zeitverschwendung ansehen.

Bei verspäteter Ankunft sieht es etwas anders aus. Sie sind in der Regel kein Hinweis auf vorsätzliche Vernachlässigung. Es kommt häufiger vor, dass Leute nicht pünktlich erscheinen, weil sie einfach die Zeit vergessen und keine angemessene Erinnerung haben.

Nichterscheinen und verspätete Ankunft

Die durchschnittliche Person ist geistig sehr beschäftigt, selbst wenn ihr Terminkalender leer ist! Bei endlosen digitalen Inhalten, auf die man sich konzentrieren kann, ist es normal, dass Menschen Dinge vergessen, selbst wenn sie sie vor Tagen oder Wochen geplant haben. Ehrlich gesagt, Momente der Geistesabwesenheit passieren wahrscheinlich den Besten von uns.

Auf der anderen Seite, wenn Sie viele Nichterscheinen und verspätete Ankunft sehen, ist es keine schlechte Idee, darüber nachzudenken, was Sie tun können, um die Situation zu verbessern. Wenn Sie den Planungsablauf nicht automatisieren, schaffen Sie mehr Arbeit für den Teilnehmer. Sie müssen nicht nur eine passende Zeit in ihrem Kalender finden, sondern diesen Kalender manuell überprüfen oder eine Erinnerung für sich selbst festlegen.

Selbst wenn das Kalenderereignis von beiden Parteien erstellt wird, scheint das Meeting möglicherweise nicht lukrativ genug zu sein, um in den Köpfen der Teilnehmer einen wichtigen Platz einzunehmen. Tatsächlich ist der menschliche Verstand so verdrahtet, dass er alle unwichtigen Dinge absichtlich vergisst, um alle Aufmerksamkeit auf die wichtigen richten zu können.

Bevor wir also mit der Implementierung einer Lösung fortfahren, ist es wichtig, zunächst etwas Mitgefühl zu haben und die Vernachlässigung nicht zu persönlich zu nehmen.

Richten Sie eine Planungs-App ein, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer erscheinen

Sie können die Anzahl der Verspätungen und Nichterscheinen reduzieren, indem Sie dem Teilnehmer ein klares Wertversprechen machen. Aber die Automatisierung des Prozesses wird ihnen den Rest des Weges abnehmen, sodass sie sich mühelos an das bevorstehende Datum und die Uhrzeit erinnern können.

Planungs-Apps erleichtern dies für Unternehmen jeder Größe. Wann immer Sie Ihren Link mit jemandem teilen, kann er eine für ihn passende Zeit auswählen und ein Formular ausfüllen. Nach der Bestätigung erhalten sie eine Bestätigungs-E-Mail und einen Kalendertermin. Außerdem können Sie Erinnerungs-E-Mails oder -SMS planen, die zu wichtigen Zeitpunkten versendet werden, z. B. am Tag vor oder eine Stunde vor Ihrer Veranstaltung.

Diese Benachrichtigungen erschweren es dem Teilnehmer, sich zu entschuldigen, dass er vergessen hat, das Meeting in seinen Kalender einzutragen. Das Zeitfenster wird automatisch auch in Ihrem Online-Kalender ausgefüllt, sodass Sie benachrichtigt werden und jederzeit darauf zurückgreifen können. Die Kundeninformationen werden gespeichert und für die zukünftige Verwendung mit Ihnen geteilt.

Hier erfahren Sie, wie eine Planungs-App sonst als Vermittler bei der Verbesserung der Teilnahme an Besprechungen fungieren kann.

• Hosten von Remote-Meetings: Virtuelle Meetings machen es überflüssig, dass das Team und die Teilnehmer während des Meetings physisch am selben Ort sein müssen. Während der Covid-19-Pandemie sind Remote-Meetings immer häufiger geworden.

• Erinnern Sie sich an Ihre Meetings: Regelmäßige Erinnerungen und Follow-ups vor und nach Meetings stellen sicher, dass Ihr eigenes Team auf dem Laufenden bleibt. Die Teilnehmerdaten werden über mehrere Kanäle aufgezeichnet, sodass Ihre Mitarbeiter auf die Besprechungsdaten zugreifen können, um sich im Voraus vorzubereiten.

• Vermeidung von Nichterscheinen: Wenn wichtige Personen nicht zu Ihrem Meeting erscheinen, besteht die Gefahr, dass die gesamte Zeit vergeudet wird. Wenn dies regelmäßig vorkommt, werden die Kosten für Unternehmen zu Kosten, die leicht vermieden werden könnten.

• Verbessern Sie die Teilnahme: Eine spezielle Planungsseite, die eine Zusammenfassung aller anstehenden Besprechungen anzeigt, erhöht die Teilnahme erheblich. Außerdem können hier neue Meetings einfach geplant und ältere bei Bedarf verschoben werden.

• Optimieren Sie Kundengespräche: Meetings, die mit Kunden abgehalten werden müssen, erfordern mehr Planung als gewöhnliche interne Gespräche. Die Hin- und Her-Koordination ist ein häufiger Punkt der Frustration, daher ist es eine großartige Idee, den Prozess zu rationalisieren.

• Generieren Sie eindeutige Zoom-Meeting-URLs; Zoom ist eine der am häufigsten verwendeten Webkonferenz-Apps, diese Technik kann jedoch für jedes integrierte Meeting-Tool verwendet werden. Mit Appointlet können Sie mit wenigen Klicks Zoom-Meetings mit einzigartigen Links veranstalten. Das macht den Prozess einfacher und den Arbeitsablauf reibungsloser. Andere gängige Videokonferenzoptionen, die auf die gleiche Weise funktionieren, sind Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting und Webex.

• Automatische Bestätigung und Erinnerungen: Das manuelle Versenden von Besprechungsbestätigungen und Erinnerungstexten ist in Ordnung, wenn Sie nur ein paar Mal pro Woche Zeit haben oder wenn Sie mit Top-Führungskräften zu tun haben. Aber wenn Sie sich täglich mit gewöhnlichen Menschen treffen, wird es zu einer unvernünftigen Aufgabe, Schritt zu halten. All dies mit einem Planungstool zu automatisieren, kann eine große Hilfe sein.
• Zwischen Zeitzonen übersetzen: Meetings, die in verschiedenen Zeitzonen stattfinden, sorgen häufig für Verwirrung. Wenn die Leute auch nur daran denken, die Zeitumrechnungen vorzunehmen, gibt es immer Raum für menschliches Versagen. Online-Planungstools lösen dieses Problem, indem sie die Zeitzone des Browsers des Teilnehmers erkennen und diese verwenden, um die Verfügbarkeit des Meeting-Gastgebers zu übersetzen.
• Koordinieren Sie sich mit Teammitgliedern: Kundenmeetings, an denen mehrere Teammitglieder beteiligt sind, können mit dem richtigen Online-Planungstool einfach koordiniert werden. Appointlet verfügt über Host-Zuweisungsfunktionen wie Round Robin, um Meetings im Team zu verteilen. Alternativ können Sie das Tool auch verwenden, um die Zeitpläne mehrerer Teammitglieder für ein einzelnes Meeting abzustimmen.

Minimieren Sie No-Shows mit einer Planungs-App

Sie wissen, dass ein Online-Terminplanungstool funktioniert, wenn es nie in Gesprächen auftaucht, und dennoch werden Ihre Aktionen die Qualität Ihrer Meetings verbessern und die Teilnehmer dazu bringen, daran teilzunehmen, nicht weil sie es müssen, sondern weil sie es wollen.

Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie dorthin gelangen.

Virtuelle Meetings veranstalten

Virtuelle Meetings sind vielleicht nicht das Beste für wichtige Entscheidungen oder den Aufbau von Beziehungen, aber für regelmäßige Treffen und Check-Ins sind sie definitiv effektiver als persönliche Meetings. Die Teilnehmer müssen nicht physisch anwesend sein, und wenn Sie diese Arbeit entfernen, erhöht sich die Anwesenheit automatisch. Außerdem bilden Funktionen wie Bildschirmfreigabe, virtuelle Whiteboards und Breakout-Räume die persönliche Erfahrung nach, sodass es sowieso keinen großen Unterschied gibt.

Wenn Sie umweltbewusst sind, sind virtuelle Meetings außerdem umweltfreundlich, da sie nicht viele Ressourcen verbrauchen und die Abfallproduktion minimieren.

Es ist zu einfach, ein Meeting zu vergessen

Aber eine Online-Terminplanungs-App macht es sehr schwer. Die meisten Planungs-Apps verbinden sich mit Ihrem virtuellen Kalender, egal welchen Sie verwenden, und aktualisieren den Meeting-Slot dort automatisch. Sie informieren Sie auch, wenn es zu Konflikten kommt, damit Sie eine Verschiebung beantragen können.

Sie können auch Ihre verfügbaren Stunden sperren, damit Ihre Remote-Kollegen Ihre Verfügbarkeit im Voraus wissen und eine Besprechungszeit auswählen, die zu Ihrem Zeitplan passt.

No-Shows sind schlecht fürs Geschäft

Die Zeit, die Sie damit verbringen, auf jemanden zu warten, der nie auftaucht, ist ein wertvolles Gut, das Sie für bessere Aufgaben aufwenden könnten, die den Geschäftswert tatsächlich steigern. Als Unternehmer wissen Sie bereits, welche Opportunitätskosten dies für Ihr Unternehmen bedeuten kann.

Terminplanungs-Apps können bei der Kontrolle dieser Kosten hilfreich sein, da sie alle Ausreden für Nichterscheinen vollständig eliminieren. Da Sie das Meeting einrichten, nachdem Sie sich über die App ihre Verfügbarkeit angesehen haben, wäre es außerdem sehr unhöflich, nicht zu erscheinen.

Verbessern Sie die Anwesenheit mit einer Planungsseite

Die meisten Terminbuchungs-Apps bieten Benutzern eine zentrale Terminplanungsseite, die als Dashboard für alle Meeting-bezogenen Informationen dient. Sie können sehen, was in der Vergangenheit geplant war und was in Zukunft ansteht. Sie können wichtige Termine für Produkteinführungen, Pressemitteilungen, Kundenmeetings und so weiter markieren.

Wenn die Mitarbeiter alles auf einen Blick sehen können, werden die Chancen, etwas zu verpassen, stark reduziert. Sie wissen genau, was wann zu tun ist. Dies führt zu einer höheren Produktivität und damit zu einer höheren Teilnahme an Meetings.

Optimieren Sie das Kundengespräch

Wenn Sie schon einmal im Vertrieb gearbeitet haben, müssen Sie wissen, wie schwierig es ist, Kundentermine zu organisieren, insbesondere in einer virtuellen Umgebung. Es gehen Tonnen von E-Mails hin und her, und die Besprechungen werden millionenfach verschoben. 90 % davon gehen dabei verloren, und die Kunden steigen schließlich aufgrund des Ärgers aus.

Planungs-Apps nehmen all dies weg und ersetzen es durch eine praktische Kundenbuchungsseite. Diese Buchungsseite kann auf einer Website eingerichtet oder über eine URL geteilt werden. Die Kunden können auf dieser Seite ganz einfach ein verfügbares Zeitfenster auswählen, ihren bevorzugten Mitarbeiter auswählen und ihre Kontaktinformationen eingeben. Das Meeting wird automatisch gebucht und das Unternehmen benachrichtigt.

Bei einigen Tools können Sie sogar zusätzliche Optionen hinzufügen, z. B. einen FAQ-Bereich oder einen Chatbot auf der Meeting-Buchungsseite. Dies ermöglicht es den Kunden, einfach mit Ihrem Unternehmen zu kommunizieren und schnelle Antworten zu erhalten.

Generieren Sie eindeutige Zoom-Meeting-URLs

Tools wie Appointlet lassen sich in viele Webkonferenz-Apps wie Zoom, Microsoft Teams, Google Meet usw. integrieren, um auf einfache Weise virtuelle Meetings durchzuführen. Sobald Sie mit Zoom verbunden sind, brauchen Sie nur ein paar Klicks, um eindeutige URLs für Meetings zu generieren.

Dieser Link wird automatisch generiert und mit den Teilnehmern geteilt, sobald Sie ein virtuelles Meeting planen. Es wird auch an das für diese Meetings erstellte Kalenderereignis angehängt, damit die Teilnehmer es problemlos finden können, falls es in E-Mails verloren geht.

Automatische Bestätigung und Erinnerungen

Dies ist mit Sicherheit die beste Funktion, die Online-Terminplanungs-Apps zu bieten haben. Sie müssen nicht mehr telefonieren oder E-Mails senden, um die Besprechungszeit mit den Teilnehmern zu bestätigen. Sie müssen lediglich die Teilnehmer zum Meeting hinzufügen und sie werden automatisch um eine Bestätigung gebeten.

Sie können auch automatische Erinnerungen und Nachverfolgungen für abgeschlossene Meetings einrichten. Die App sendet in bestimmten Abständen automatisch E-Mail- und SMS-Erinnerungen an die Meeting-Teilnehmer. Möglicherweise müssen Sie die Häufigkeit und den Abstand zwischen diesen Erinnerungen angeben, und die App kümmert sich um den Rest.

Übersetzt zwischen Zeitzonen

Unternehmen, die in einem globalen Umfeld tätig sind, müssen ständig mit Menschen im Ausland zusammenkommen. Das Einrichten solcher Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg kann sehr verwirrend sein, da Sie eine Menge Mathematik betreiben müssen, nur um sicherzustellen, dass Sie keine Fehler machen.

Apps wie Appointlet übersetzen Besprechungszeiten entsprechend der lokalen Zeitzone, sowohl für Gastgeber als auch für Teilnehmer. Sie können auch eine andere Zeitzone als Ihre lokale angeben, aber die Software wählt automatisch diejenige aus, in der Sie sich als Standardeinstellung befinden. Wenn Sie dies nicht möchten, können Sie die Zeitzone sperren, damit die Besprechungszeiten allen Teilnehmern gemäß Ihrer Zeitzone angezeigt werden.

Abstimmung mit den Teammitgliedern

Alle bisher diskutierten Planungsprobleme wachsen exponentiell, wenn die Anzahl der Teilnehmer zunimmt. Das Problem wird noch schlimmer, wenn mehrere Mitglieder Ihres Teams bei einem Kundenmeeting anwesend sein müssen.

Glücklicherweise hat Appointlet auch dafür eine Lösung. Mit den Teamplanungsfunktionen können Sie Besprechungen mit mehreren Mitgliedern planen und auch den Gastgeber angeben. Der Gastgeber erhält Administratorrechte in der integrierten Konferenz-App, die Sie verwenden, und der Rest des Teams wird als Teilnehmer eingeladen.

So planen Sie Remote-Team-Meetings

Virtuelle Gruppentreffen sind möglicherweise keine gute Idee, wenn zwischen den Teilnehmern ständig hin und her kommuniziert werden muss. Sie möchten nicht die Tortur durchmachen, 50 Leute dazu zu bringen, ihre Mikrofone auszuschalten, wenn alle einspringen und gleichzeitig sprechen wollen. Außerdem würde diese Kommunikation ohne eine klare Körpersprache noch mehr durcheinander geraten. Tu dir selbst einen Gefallen und halte solche Treffen von Angesicht zu Angesicht ab.

Geht es jedoch lediglich darum, etwas zu präsentieren oder eine Schulung durchzuführen, können virtuelle Teammeetings die ideale Wahl sein. Abgesehen von der offensichtlichen Kostenersparnis, die Sie dadurch erzielen, dass Sie keinen großen Konferenzraum einrichten müssen, ist der Planungsprozess viel bequemer.

Alles, was Sie tun müssen, ist, in Appointlet einen Gruppenmeeting-Typ zu erstellen und die Planungsregeln nach Ihren Wünschen einzurichten. Sie können die maximale Anzahl der Teilnehmer festlegen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt an der Besprechung teilnehmen dürfen, um eine Überfüllung des virtuellen Raums zu vermeiden.

Für virtuelle Meetings müssen Sie Appointlet in eine Online-Videokonferenzsoftware Ihrer Wahl integrieren. Sie können diese Software im Besprechungsort auswählen und dann genauso mit dem Rest fortfahren.

FAQ

Wenn Sie mit virtuellen Meetings und Terminplanung noch nicht vertraut sind, war dies möglicherweise etwas zu viel für Sie. Wenn Sie bei einem Schritt etwas nicht verstehen konnten, können Ihnen diese FAQs weiterhelfen.

Wie können Sie Meetings mit einem Remote-Team abhalten?

Remote-Teams können virtuelle Meetings abhalten, die über eine Online-Videoanrufsoftware wie Zoom, Google Meet, Microsoft Teams usw. durchgeführt werden können. Sie können Meetings mit mehreren Teammitgliedern über eine Planungs-App wie Appointlet planen und die Sitzung dann fortsetzen eine der zuvor genannten Apps.

Was ist die beste Webkonferenz-App für Online-Meetings?

Es gibt viele Webkonferenz-Apps, die von führenden Unternehmen auf der ganzen Welt verwendet werden. Zu den besten gehören Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex und ezTalks Meetings.

Wie richte ich Teilnehmererinnerungen für ein geplantes Remote-Meeting ein?

Teilnehmererinnerungen haben sich als große Hilfe bei der Minimierung von Nichterscheinen und der Verbesserung der Teilnahme an Besprechungen erwiesen. Mit Planungstools wie Appointlet können Sie automatische Erinnerungen für geplante Besprechungen senden. Diese Erinnerungen können per E-Mail, SMS oder anderen Nachrichtenformen gesendet werden.

Wie veranstalte ich internationale Remote-Meetings?

Internationale Remote-Meetings können einfach über Online-Planungs-Apps wie Appointlet geplant werden. Mit Appointlet können Sie mühelos Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg festlegen. Die Besprechungszeit wird sowohl für die Besprechungsteilnehmer als auch für den Gastgeber automatisch in die lokale Zeitzone übersetzt.

Wie sollte ich Geschäftsmeetings aus der Ferne veranstalten?

Sie können Remote-Geschäftsbesprechungen virtuell über Telefonkonferenzen abhalten. Virtuelle Meetings sind einfacher zu planen und durchzuführen, da der Großteil der manuellen Arbeit durch Software automatisiert wird. Sie können Planungstools wie Appointlet verwenden, um das Meeting einzurichten, und ein Videokonferenz-Tool wie Zoom, um das Meeting durchzuführen.

Wo halten Remote-Mitarbeiter normalerweise ihre Besprechungen ab?

Remote-Mitarbeiter halten normalerweise Besprechungen über Online-Planungs- und Konferenz-Apps ab. Online-Planungs-Apps erleichtern die Teamkoordination und Meetings werden mit minimalem Aufwand eingerichtet. Sobald sie eingerichtet sind, können sie mit einer virtuellen Konferenzsoftware wie Zoom oder Google Meet durchgeführt werden.

Wie reduziere ich den Stress von Remote-Meetings?

Fernarbeit und Meetings können stressig sein, aber Sie können den Stress reduzieren, indem Sie den Teilnehmern so viel Flexibilität wie möglich gewähren. Führen Sie kürzere Besprechungen mit klaren Tagesordnungspunkten durch und versuchen Sie, Puffer zwischen ihnen einzuhalten, um sie aufmerksam zu halten. Verwenden Sie außerdem so viele Tools und Funktionen für die Zusammenarbeit (Bildschirmfreigabe, Whiteboards, Google-Dokumente, eine App für Besprechungsnotizen usw.), wie Sie können, um die Dinge noch einfacher zu machen.

Was ist die beste Tageszeit für Remote-Meetings?

Moderne Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass die beste Zeit für die Durchführung von Remote-Meetings in den mittleren drei Tagen der Woche liegt, etwa zwischen 14 und 14:30 Uhr. Der Grund dafür ist, dass diese Zeit weder zu früh noch zu spät ist und seit Wochenbeginn bereits ein oder zwei Tage vergangen sind. Arbeitsteams haben sich aufgefrischt und sind bereit für Meetings, um neue Ziele zu setzen.

Das Geheimnis produktiver Remote-Meetings: Je kürzer, desto besser.

Sie können alle Technologien der Welt nutzen und trotzdem keine Meetings abhalten, die produktiv genug sind. Am Ende des Tages haben Sie es immer noch mit Menschen zu tun, und wenn sie in Ihren Meetings keinen Wert finden, werden sie nicht auftauchen.

Der Schlüssel zu effektiven Remote-Meetings besteht darin, die Meeting-Zeit zu begrenzen und eine klare Agenda zu haben. Wenn Sie die Zeit verkürzen, erhalten Sie maximale Aufmerksamkeit von Ihrem Team und als Ergebnis werden sie produktiver sein.