Migliori pratiche per pianificare riunioni remote in modo che tutti si presentino in orario, ogni volta

La maggior parte delle persone ha difficoltà a rimanere concentrata durante le riunioni remote che durano più di 30-60 minuti. Dopodiché, iniziano a spostarsi e a perdere la concentrazione. Mantenere l'attenzione di qualcuno è già abbastanza difficile, ma se hai a che fare anche con i ritardatari, c'è una finestra di attenzione ancora più piccola con cui lavorare.

Gli arrivi in ​​ritardo tendono a verificarsi per alcuni motivi, che esamineremo a breve qui. Il modo migliore per mantenere le persone responsabili e presentarsi in tempo è con i promemoria automatici. In questo articolo tratteremo questo argomento in dettaglio in modo da avere un'idea migliore di come pianificare e strutturare i tuoi impegni.

Perché le persone non si presentano alle riunioni remote?

Di norma, è più probabile che le persone si presentino per eventi che ritengono preziosi. Se i partecipanti semplicemente non si presentano affatto, è possibile che abbiano pensato che la riunione a distanza non fosse molto importante per loro. Può darsi che la tua proposta di valore non sia stata abbastanza forte . Qualunque sia la ragione, è normale che i partecipanti evitino la responsabilità e semplicemente la mancata presentazione di eventi che vedono come una perdita di tempo.

Gli arrivi in ​​ritardo sono un po' diversi. Di solito non sono un'indicazione di abbandono deliberato. È più comune che le persone non si presentino puntualmente perché hanno semplicemente perso la cognizione del tempo e non hanno ricevuto un promemoria adeguato.

No-show e arrivi in ​​ritardo

La persona media è molto impegnata mentalmente, anche quando il suo programma è vuoto! Con infiniti contenuti digitali su cui fissarsi, è normale che le persone dimentichino le cose anche quando potrebbero averlo programmato giorni o settimane fa. Onestamente, i momenti di distrazione probabilmente accadono al meglio di noi.

D'altra parte, se vedi molte mancate presentazioni e arrivi in ​​ritardo, non è una cattiva idea iniziare a pensare a cosa puoi fare per migliorare la situazione. Se non stai automatizzando il flusso di pianificazione, stai creando più lavoro per il partecipante. Non solo devono trovare un orario nel loro calendario che funzioni, ma devono controllare quel calendario manualmente o impostare un promemoria per se stessi.

Anche quando l'evento del calendario viene creato da entrambe le parti, la riunione potrebbe non sembrare abbastanza redditizia da occupare un posto importante nella mente dei partecipanti. In effetti, la mente umana è cablata in modo tale da dimenticare di proposito tutte le cose non importanti per poter dirigere tutta l'attenzione verso quelle importanti.

Quindi, prima di passare all'implementazione di una soluzione, è importante iniziare con un po' di compassione e non prendere la negligenza troppo sul personale.

Configura un'app di pianificazione per assicurarti che i partecipanti si presentino

Puoi ridurre il numero di arrivi in ​​ritardo e mancate presentazioni facendo una chiara proposta di valore al partecipante. Ma automatizzare il processo li porterà al resto del percorso, in modo che sia facile ricordare la data e l'ora imminenti.

Le app di pianificazione lo rendono più facile per le aziende di qualsiasi dimensione. Ogni volta che condividi il tuo link con qualcuno, questi possono scegliere un orario adatto a loro e compilare un modulo. Dopo la conferma, riceveranno un'e-mail di conferma e un evento del calendario. Inoltre puoi programmare e-mail di promemoria o SMS che escono nei momenti chiave, come il giorno prima o un'ora prima dell'evento.

Queste notifiche rendono più difficile per il partecipante trovare una scusa per dimenticare di annotare la riunione sul proprio calendario. La fascia oraria viene riempita automaticamente anche sul tuo calendario online, in modo che tu sia informato e puoi consultarlo in qualsiasi momento. Le informazioni sul cliente vengono salvate e condivise con te per un uso futuro.

Ecco in che altro modo un'app di pianificazione può fungere da facilitatore per migliorare la partecipazione alle riunioni.

• Ospitare riunioni remote: le riunioni virtuali eliminano la necessità che il team e i partecipanti si trovino fisicamente nello stesso posto durante la riunione. Durante la pandemia di covid-19, le riunioni a distanza sono sempre più all'ordine del giorno.

• Ricorda le tue riunioni: promemoria regolari e follow-up sia prima che dopo le riunioni assicurano che il tuo team sia sempre aggiornato. I dettagli dei partecipanti vengono registrati attraverso diversi canali, in modo che il personale possa accedere ai dati della riunione per prepararsi in anticipo.

• Eliminazione delle mancate presentazioni: quando le persone importanti non si presentano alla tua riunione, c'è il rischio che l'intero periodo di tempo vada sprecato. Se ciò accade regolarmente, diventa un costo per le aziende che potrebbe essere facilmente evitato.

• Migliora la partecipazione: una pagina di pianificazione dedicata che mostra un riepilogo di tutte le riunioni in linea aumenta notevolmente la partecipazione. Inoltre, qui è possibile programmare facilmente nuove riunioni e, se necessario, riprogrammare quelle precedenti.

• Semplifica le conversazioni con i clienti: le riunioni che devono essere tenute con i clienti richiedono più pianificazione rispetto alle normali discussioni interne. Il coordinamento avanti e indietro è un punto comune di frustrazione, quindi semplificare il processo è un'ottima idea.

• Genera URL di riunione Zoom univoci; Zoom è una delle app di conferenza Web più utilizzate, tuttavia questa tecnica può essere utilizzata per qualsiasi strumento di riunione integrato. Appointlet ti consente di ospitare riunioni Zoom con collegamenti univoci in pochi clic. Ciò rende il processo più semplice e il flusso di lavoro più fluido. Altre opzioni di videoconferenza comuni che funzionano allo stesso modo includono Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting e Webex.

• Conferma e promemoria automatizzati: l'invio manuale di testi di conferma e promemoria della riunione va bene se hai solo poche volte a settimana o se hai a che fare con dirigenti di alto livello. Ma quando incontri persone comuni ogni giorno, diventa un compito irragionevole stare al passo. Automatizzare tutto con uno strumento di pianificazione può essere di grande aiuto.
• Traduci tra fusi orari: le riunioni che si svolgono in fusi orari diversi sono una fonte comune di confusione. Se le persone si ricordano anche di fare le conversioni di tempo, c'è sempre spazio per l'errore umano. Gli strumenti di pianificazione online risolvono questo problema rilevando il fuso orario del browser del partecipante e utilizzandolo per tradurre la disponibilità dell'organizzatore della riunione.
• Coordinamento con i membri del team: le riunioni con i clienti che coinvolgono più membri del team possono essere facilmente coordinate con il giusto strumento di pianificazione online. Appointlet ha funzionalità di assegnazione host come round robin per aiutare a distribuire le riunioni all'interno di un team. In alternativa, puoi anche utilizzare lo strumento per allineare le pianificazioni di più membri del team per una singola riunione.

Riduci al minimo le mancate presentazioni con un'app di pianificazione

Sai che uno strumento di pianificazione online funziona quando non compare mai durante una conversazione, eppure le tue azioni miglioreranno la qualità delle tue riunioni e faranno partecipare i partecipanti non perché ne hanno bisogno ma perché lo desiderano.

Ecco come arrivarci passo dopo passo.

Ospitare riunioni virtuali

Le riunioni virtuali potrebbero non essere le migliori per prendere decisioni importanti o costruire relazioni, ma per incontri e check-in regolari, sono decisamente più efficaci delle riunioni di persona. Non è necessario che i partecipanti siano presenti fisicamente e quando si rimuove questo lavoro, la partecipazione aumenta automaticamente. Inoltre, funzionalità come la condivisione dello schermo, le lavagne virtuali e le sale riunioni replicano l'esperienza di persona, quindi non c'è comunque molta differenza.

Inoltre, se sei una persona attenta all'ambiente, le riunioni virtuali sono rispettose dell'ambiente in quanto non richiedono molte risorse e riducono al minimo la produzione di rifiuti.

È troppo facile dimenticare una riunione

Ma un'app di pianificazione online lo rende molto difficile. La maggior parte delle app di pianificazione si collega al tuo calendario virtuale, indipendentemente da quello che stai utilizzando, e aggiorna automaticamente lo slot della riunione lì. Ti informano anche in caso di scontri in modo che tu possa richiedere di riprogrammare.

Puoi anche bloccare le ore disponibili in modo che i tuoi colleghi remoti sappiano in anticipo della tua disponibilità e selezionare un orario per la riunione adatto al tuo programma.

I no-show sono dannosi per gli affari

Il tempo trascorso ad aspettare qualcuno che non si presenta mai è un bene prezioso che potrebbe essere speso in attività migliori che effettivamente generano valore aziendale. Come imprenditore, sai già quanto può essere un costo opportunità per la tua attività.

Le app di pianificazione degli appuntamenti possono essere determinanti per controllare questo costo in quanto eliminano completamente qualsiasi scusa che potrebbe avere la mancata presentazione. Inoltre, dal momento che organizzerai la riunione dopo aver verificato la loro disponibilità tramite l'app, sarebbe molto scortese da parte loro non presentarsi.

Migliora la partecipazione con una pagina di pianificazione

La maggior parte delle app per la prenotazione di appuntamenti fornisce agli utenti una pagina di pianificazione centrale che funge da dashboard per tutte le informazioni relative alla riunione. È possibile visualizzare ciò che è stato programmato in passato e ciò che accadrà in futuro. Puoi contrassegnare date importanti per lanci di prodotti, comunicati stampa, riunioni con i clienti e quant'altro.

Quando i dipendenti sono in grado di visualizzare tutto a colpo d'occhio, le possibilità di perdere qualcosa sono notevolmente ridotte. Sanno esattamente cosa fare, quando. Ciò si traduce in una maggiore produttività e quindi in una maggiore partecipazione alle riunioni.

Semplifica la conversazione con il cliente

Se hai mai lavorato nelle vendite, devi sapere quanto sia difficile organizzare riunioni con i clienti, soprattutto in un ambiente virtuale. Ci sono tonnellate di e-mail che vanno avanti e indietro e le riunioni vengono riprogrammate un milione di volte. Il 90% di questi va sprecato nel processo e alla fine i clienti si ritirano a causa della seccatura.

Le app di pianificazione eliminano tutto questo e lo sostituiscono con una comoda pagina di prenotazione del cliente. Questa pagina di prenotazione può essere impostata su un sito Web o condivisa tramite un URL. I clienti possono facilmente scegliere una fascia oraria disponibile da questa pagina, selezionare il membro del personale preferito e inserire le informazioni di contatto. La riunione viene prenotata automaticamente e l'azienda viene avvisata.

Alcuni strumenti ti consentono persino di aggiungere opzioni aggiuntive, come una sezione FAQ o un chatbot nella pagina di prenotazione della riunione. Ciò consente ai clienti di comunicare facilmente con la tua azienda e ottenere risposte tempestive.

Genera URL di riunione Zoom univoci

Strumenti come Appointlet si integrano con molte app di conferenza Web come Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, ecc., Per condurre facilmente riunioni virtuali. Una volta connesso a Zoom, bastano pochi clic per generare URL univoci per le riunioni.

Questo collegamento verrà generato e condiviso automaticamente con i partecipanti una volta pianificata una riunione virtuale. Sarà anche allegato all'evento del calendario creato per queste riunioni in modo che i partecipanti non abbiano problemi a trovarlo nel caso in cui si perda nelle e-mail.

Conferma e promemoria automatizzati

Questa è facilmente la migliore funzionalità che le app di pianificazione online hanno da offrire. Non è più necessario effettuare telefonate o inviare e-mail per confermare l'orario della riunione con i partecipanti. Tutto quello che devi fare è aggiungere i partecipanti alla riunione e verrà automaticamente chiesto loro di confermare.

Puoi anche impostare promemoria automatici e follow-up per le riunioni che sono state finalizzate. L'app invierà automaticamente promemoria e-mail e SMS ai partecipanti alla riunione a determinati intervalli. Potrebbe essere necessario specificare la frequenza e l'intervallo tra questi promemoria e l'app si occuperà del resto.

Traduce tra i fusi orari

Le aziende che operano in un ambiente globale hanno costantemente bisogno di incontri con persone all'estero. Organizzare tali riunioni in fusi orari diversi può creare molta confusione poiché dovrai fare una buona quantità di matematica solo per assicurarti di non commettere errori.

App come Appointlet traducono gli orari delle riunioni in base al fuso orario locale, sia per gli host che per i partecipanti. Puoi anche specificare un fuso orario diverso da quello locale, ma il software sceglierà automaticamente quello in cui ti trovi come impostazione predefinita. Se non si desidera che ciò accada, è possibile bloccare il fuso orario in modo che gli orari della riunione vengano mostrati a tutti i partecipanti in base al proprio fuso orario.

Coordinarsi con i membri del team

Tutti i problemi di pianificazione di cui abbiamo discusso fino ad ora crescono in modo esponenziale all'aumentare del numero di partecipanti. Il problema peggiora quando hai bisogno di più membri del tuo team presenti per una riunione con un cliente.

Fortunatamente, Appointlet ha una soluzione anche per questo. Con le sue funzionalità di pianificazione del team, puoi pianificare riunioni con più membri e specificare anche l'organizzatore. L'organizzatore otterrà i diritti amministrativi nell'app di conferenza integrata che stai utilizzando e il resto del team sarà invitato come partecipante.

Come pianificare le riunioni del team a distanza

Le riunioni virtuali di gruppo potrebbero non essere una buona idea se c'è bisogno di una costante comunicazione avanti e indietro tra i partecipanti. Non vuoi passare attraverso la tortura di convincere 50 persone a spegnere i microfoni quando tutti vogliono entrare e parlare contemporaneamente. Inoltre, in assenza di un linguaggio del corpo chiaro, questa comunicazione sarebbe ancora più incasinata. Fatti un favore e tieni tali incontri faccia a faccia.

Tuttavia, se lo scopo è semplicemente quello di presentare qualcosa o condurre una sessione di formazione, le riunioni di team virtuali possono essere la scelta ideale. Oltre all'evidente risparmio sui costi derivante dal non dover organizzare una grande sala conferenze, il processo di pianificazione è molto più conveniente.

Tutto quello che devi fare è creare un tipo di riunione di gruppo in Appointlet e impostare le regole di pianificazione come preferisci. È possibile specificare il numero massimo di partecipanti autorizzati a partecipare alla riunione in un determinato momento per evitare il sovraffollamento dello spazio virtuale.

Per le riunioni virtuali, dovrai integrare Appointlet con un software di videoconferenza online a tua scelta. Puoi selezionare questo software nel luogo della riunione e quindi procedere con il resto lo stesso.

FAQ

Se non conosci le riunioni e la pianificazione virtuali, questo potrebbe essere stato un po' troppo da gestire. Se non sei riuscito a capire nulla in nessun passaggio, queste domande frequenti potrebbero aiutarti.

Come puoi avere riunioni con un team remoto?

I team remoti possono tenere riunioni virtuali che possono essere condotte tramite un software di videochiamata online come Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, ecc. Puoi pianificare riunioni con più membri del team tramite un'app di pianificazione come Appointlet e quindi continuare a svolgere la sessione attraverso una delle app menzionate in precedenza.

Qual è la migliore app per conferenze Web per riunioni online?

Esistono molte app per conferenze Web utilizzate da aziende leader in tutto il mondo. I migliori includono Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex ed ezTalks Meetings.

Come si impostano i promemoria dei partecipanti per una riunione remota pianificata?

I promemoria dei partecipanti si sono rivelati di grande aiuto nel ridurre al minimo le mancate presentazioni e nel migliorare la partecipazione alle riunioni. Gli strumenti di pianificazione come Appointlet consentono di inviare promemoria automatici per le riunioni programmate. Questi promemoria possono essere inviati tramite e-mail, SMS o altre forme di messaggi.

Come faccio a ospitare riunioni remote a livello internazionale?

Le riunioni remote internazionali possono essere facilmente programmate tramite app di pianificazione online come Appointlet. Appointlet ti consente di impostare facilmente riunioni su diversi fusi orari. L'ora della riunione viene automaticamente tradotta in base al fuso orario locale sia per i partecipanti alla riunione che per l'ospitante.

Come devo ospitare riunioni di lavoro a distanza?

È possibile ospitare virtualmente riunioni di lavoro a distanza tramite chiamate in conferenza. Le riunioni virtuali sono più facili da pianificare ed eseguire poiché la maggior parte del lavoro manuale è automatizzato con un software. È possibile utilizzare strumenti di pianificazione come Appointlet per impostare la riunione e uno strumento di videoconferenza come Zoom per condurre la riunione.

Dove solitamente tengono le riunioni i lavoratori remoti?

I lavoratori remoti normalmente tengono riunioni tramite app di pianificazione e conferenza online. Le app di pianificazione online semplificano il coordinamento del team e le riunioni vengono configurate con il minimo sforzo. Una volta configurati, possono essere condotti su un software di conferenza virtuale come Zoom o Google Meet.

Come posso ridurre lo stress delle riunioni a distanza?

Il lavoro a distanza e le riunioni possono essere stressanti, ma puoi ridurre lo stress consentendo ai partecipanti la massima flessibilità possibile. Organizza riunioni più brevi con argomenti chiari nell'agenda e cerca di mantenere dei buffer tra di loro per tenerli attenti. Inoltre, utilizza il maggior numero possibile di strumenti e funzionalità di collaborazione (condivisione dello schermo, lavagne, documenti Google, un'app per le note di una riunione, ecc.) per rendere le cose ancora più semplici.

Qual è il momento migliore della giornata per condurre riunioni a distanza?

La ricerca moderna suggerisce che il momento migliore per condurre riunioni a distanza è nei tre giorni centrali della settimana, dalle 14:00 alle 14:30 circa. Il motivo è che questa volta non è né troppo presto, né troppo tardi, ed è già passato un giorno o due dall'inizio della settimana. I team di lavoro si sono rinfrescati e sono pronti a tenere riunioni per fissare nuovi obiettivi.

Il segreto per avere riunioni a distanza produttive: più brevi sono, meglio è.

Puoi utilizzare tutta la tecnologia del mondo e continuare a non avere riunioni sufficientemente produttive. Alla fine della giornata, hai ancora a che fare con gli umani e se non trovano alcun valore nei tuoi incontri, non si faranno vedere.

La chiave per avere riunioni remote efficaci è limitare il tempo della riunione e avere un'agenda chiara in atto. Ridurre la quantità di tempo otterrà la massima attenzione dal tuo team e, di conseguenza, finirà per essere più produttivo.