Üç Aylık İşletme İncelemeleri İçin Gerekli Kılavuz

Son 2 yılda 17. Üç Aylık İş İncelememi (QBR) yaptıktan sonra, yol boyunca öğrendiğimiz yapılması ve yapılmaması gerekenleri özetlemek için iyi bir zaman gibi görünüyordu.

Bu kılavuz, Üç Aylık İş İncelemenizi tasarlamak, hazırlamak ve şirket yöneticilerine ve diğer paydaşlara sunmak için bazı yararlı en iyi uygulamaları özetler.

Üç Aylık İşletme İncelemesi Nedir?

Bazen Yönetici İş İncelemeleri (EBR'ler) olarak da adlandırılan Üç Aylık İş İncelemeleri (QBR'ler), stratejik girişimleri, makro düzeydeki eğilimleri ve yatırım getirisini (ROI) tartışmak için yönetim ekibi ve diğer paydaşlarla üç ayda bir yapılan toplantılardır. pazarlama dolar Bu, ekiplerinizin şu üç temel soruyu tartışmak için yüz yüze görüşebilecekleri bir yerinde sunum olarak en iyi şekilde sunulur:

• Bu çeyrekte ne öğrendik ?
• Bu çeyrekte ne başardık ?
• Önümüzdeki çeyrekte neyi başaracağız ?

Performans pazarlaması dünyasında, ancak son çeyreğiniz kadar iyisiniz. Bu kritik üç aylık toplantılar, ilişkileri ve devam eden ortaklıkları geliştirmeye yardımcı olur. Bir QBR aynı zamanda tüm çeyrek boyunca sıkı çalışmanız, sonuçlarınız ve stratejik vizyonunuz için tanınma ve görünürlük elde etmek için bir fırsattır. Bir QBR sunumu hazırlarken dikkate alınması gereken birçok hareketli parça ve farklı açılar vardır. Bu kılavuz, başarıya hazır olduğunuzdan emin olmak için bir QBR'nin çeşitli öğelerini düşünmenize yardımcı olacaktır. Başlayalım.

QBR Fikir ve Beyin Fırtınası Süreci

Üç ay boyunca, özellikle dijital pazarlama dünyasında çok şey oluyor. Muhtemelen günlük olarak çeşitli pazarlama platformları oluşturmaya, optimize etmeye ve ölçeklendirmeye odaklanıyorsunuz. Performansı, mevcut testleri, yaklaşan girişimleri ve ortaya çıkan sorunları gidermek için haftalık aramalar yapıyor olabilirsiniz.

Geri kalan zamanınız muhtemelen şirket içi toplantılar, ortak toplantıları, etkinlikler ve derin endüstri araştırmaları arasında bölünür. Söylemeye gerek yok, 90 günlük yoğun çalışmanın sonunda kafanızı kaldırdığınızda büyük resmi görmek zor olabilir.

Üç Aylık İş İncelemesinin ilk adımı bir adım geri atmak, nefes almak ve bir plan yapmaktır. Sunumunuzdan önce gerçekleşmesi gereken sürecin her adımını özetleyerek başlayın.

Bu süreç boyunca, QBR sunumunuz için hedef kitleyi düşünmelisiniz. Kimlerin orada olacağını, şirketin hiyerarşisinde nerede oturduklarını, sunumunuzu onlar için nasıl yapılandıracağınızı ve sorularına önceden nasıl cevap hazırlayacağınızı anlamak çok önemlidir. Kısacası, bir pazarlamacı gibi düşünmeniz gerekiyor.

Bu grubun bazı olası üyelerine ve neleri umursadıklarına bir göz atalım:

• İcra Kurulu Başkanı (CEO) / Şirket Başkanı: Sektörlerine ve işlerine üst düzey, makro bakış. Odak noktası, alışılmışın dışında büyüme fikirleri, P&L (kar ve zarar) senaryo analizi veya rakiplerin yaptıkları ama kendi işlerinin yapmadığı şeylere odaklanma olabilir.
• Pazarlamadan Sorumlu Başkan (CMO) / Pazarlamadan Sorumlu Başkan Yardımcısı (VP): Aylık bütçenizi belirleyen yıllık pazarlama planını oluşturur. Tüm pazarlama ortaklarına ve kanallarına yüksek düzeyde odaklanırlar, ancak sunumunuzdan önce en önemli numaralarınızı bileceklerdir. Test verilerinizden ve yaklaşan büyük girişimlerden ve stratejiden genel olarak öğrenilenlerle ilgilenecekler.
• Pazarlama Direktörü / Pazarlama Müdürü: Günlük veya haftalık olarak kanallar arasında ve yabancı otlarda ek bütçe ayırarak strateji belirlemeye yardımcı olur. Amacınız, QBR sunumunuzun odağını, çeyrek boyunca yaptığınız tartışmalarla aynı hizaya getirmek ve önceliklendirme etrafındaki daha büyük resmi anlamak olacaktır.

Beyin fırtınası sürecinde kendinize işi ne kadar iyi bildiğinizi sorun. Özel sektörünüzün kapsamı dışında düşünün ve tüm işi, her bir iş birimini, genel ürün yol haritasını, finansman haberlerini ve rekabetçi sektör trendlerini göz önünde bulundurun.

Bu konular hakkında sorular sormak için QBR sunumu sırasında üst düzey yöneticilerle geçirilen zamandan yararlanın.

QBR Veri Hazırlama Süreci

Üç Aylık İş İncelemesi sunumunuzun doğru ve şeffaf veriler içermesi gerekir. Bir kez daha, veri hazırlama sürecindeki ilk hedefiniz, sunacağınız kapsamlı bir slayt listesi oluşturmak olmalıdır.

Verilerin genişliği ve birçok veri alt kümesine göre bölümlere ayırma yeteneği göz önüne alındığında, gerekli tüm slaytların bir listesine sahip olmak, kalan görevlere odaklanmanızı ve zaman çizelgenize karşı sorumlu olmanızı sağlar. Gerektiğinde taslağınıza slayt ekleyip çıkarırken ve ekibinizle sunum akışında iletişim kurarken kendinizi bulmalısınız. Aşağıda, son QBR'mdeki ilk 20 slaydın bir anlık görüntüsü yer almaktadır:

Performans pazarlama dünyasında, QBR'ler genellikle platform verilerini toplamayı ve bunları dahili müşteri verileri ve endüstri verileriyle birleştirmeyi gerektirir; bu, sisteminiz ne kadar düzenli olursa olsun her zaman zaman alıcı ve zahmetlidir. Ancak, bir düzineden fazla QBR sunduktan sonra, bir QBR sunumunun başarısının doğrudan bu veri aşamasındaki titiz ve özenli süreçlere atfedilebileceğine kesinlikle inanıyorum, bu yüzden eksik olmamak önemlidir.

Sunum yaparken ilgili verilere çok aşina olmanız gerekir, bu nedenle bu hazırlığa koyduğunuz çalışma temettü ödeyecektir. Verileri analiz etmek sizi her sayıyı anlamaya ve uzman olmaya zorlar.

Ek olarak, şeffaf olmak da son derece önemlidir. Düşük performans gösteren girişimlere sahip olmak sorun değil. Düşük performans gösteren girişimleri saklamaya çalışmayın. QBR, hataları gizlemek veya verilerinizin şeffaflığına müdahale etmek için değil, düşük performans hakkında stratejik tartışmalar yapmak ve kaçırılan hedefler için sorumluluk almak için bir platformdur.

QBR Sunumu

Burada sunum yapmak aslında biraz yanlış bir adlandırmadır: nihai hedefiniz geçen çeyreğin hikayesini anlatmaktır.

Hem beyin fırtınası hem de veri hazırlama aşamalarında, neyin önemli olduğunu anlamaya başladınız: dahili zaman çizelgenizi ve planınızı geliştirdiniz, verileri toplamak ve sunmak için her slaydın ana hatlarını belirlediniz ve her bir müşteri katılımcısı için önemli olan şeyleri bir araya getirdiniz. Peki hepsini nasıl birbirine bağlayıp hikayeyi nasıl geliştirirsiniz?

Bir QBR söz konusu olduğunda, herkese uyan tek bir hikaye yoktur. Harika bir başlangıç ​​noktası, yönetmeninizin veya yöneticinizin tamamlanmış sunumu gözden geçirmesini ve her slaytta delikler açmasını sağlamaktır.

Genel olarak, dahili QBR slaytlarımız genellikle bir parça veriye (tablo veya grafik biçiminde) ve bir parça paket servise (vurgulama veya vurgulama olarak) sahiptir. Paket servislerle "neden?" sorusunun detayına inebilirsiniz. ya da “ne olmuş yani?” ve temel içgörülere ulaşana kadar yinelemeye devam edin.

'Hikayenin' ne olduğunu belirledikten sonra, ekibinizin sunumda oynayacağı rolü bildiğinden emin olmalısınız. Kim liderlik ediyor? Belirli girişimlerle ilgili ayrıntıları kim sunuyor veya saha sorularına yardımcı oluyor? Kim not alıyor? Bunların hepsini önceden anlayın

Sunumu fazla karmaşıklaştırmayın. Harika bir sunum hazırlamak için çok uğraştınız ve düzinelerce pivot tablodan geçtiğiniz için, her bir veri noktası kafanızın etrafında vızıldıyor. Aşırı hazırlıklısın ve bu sinirlerini sakinleştirmeli.

Tutarlı hikayenizi anlatırken sunudaki her slaytta ilerleyin. Güven burada anahtardır ve uzmanlığınız ve hazırlığınız size bu güveni vermelidir. İzleyicilerinize her slaydı ve konuşma noktasını sindirmeleri için zaman verin. Sunumunuz boyunca çok sayıda soru bekleyin. Harika bir QBR sunumu, hazırlanan anlatıyı, sunumun yönlendirdiği sorular ve tartışmalarla dengeler. Bu tartışmalar, düzgün bir şekilde yönetemezseniz sunum akışınızı ve zamanlamanızı rayından çıkarabileceğinden, her şeyi yolunda tuttuğunuzdan emin olun.

Performans verileriniz masaya yatırılırken (unutmayın: yalnızca son çeyreğiniz kadar iyisiniz), hedef kitleniz muhtemelen en çok neyi planladığınızı ve bir sonraki aşamada ne yapmayı taahhüt ettiğinizi önemseyecektir. Bu, gidişatı düzelten kötü performans anlamına gelebilir veya bir sonraki çeyreği daha da iyi hale getirmek için çalışmak anlamına gelebilir. Bunu yapmak için planın nedir?

QBR'niz sırasında gelecekteki girişimleri tartışmak için birkaç strateji vardır:

• Çeyrek boyunca tartıştığınız tüm girişimleri listeleyin. Ardından, önceki QBR destelerinize bakabilir ve gerçekleştirilmemiş geçmiş girişimleri ekleyebilirsiniz. Bu size müşteriniz için iğneyi hareket ettirebilecek hızlı ama kuru bir fikir listesi verecektir.
• Müşteriniz için en etkili ileriye dönük fikir ve stratejilerin bir listesini oluşturun. Bu daha iyi, daha kapsamlı bir saldırı planı olma eğilimindedir. Müşterinizin işi, teknolojik yeteneği, sezonu ve sektörü bağlamında sektör uzmanlığınızı kullanmaya bakın. Bu fikirleri etki sırasına göre sıralayın.

Burada her bir fikri tartışmak için zamanınız, fırsatın büyüklüğü ile sınırlı olmalıdır. QBR sırasında bu fikirleri tartışmak için en çok zamanınız olması için işleri için en büyük fırsatları önden yüklemelisiniz.

Ayrıca dinlemelisiniz: diğer iş birimleri, stratejiler ve şirket içi zorluklar hakkında daha fazla bilgi edinin. Üst düzey yöneticilerden fikir alın ve düşünceli bir stratejik ileri geri hareket edin. Tecrübelerime göre bu toplantılardan 1-3 büyük fikir ve 3-5 küçük fikirle çıkıyorsunuz. Bir sonraki çeyrek için gidip bunları uygulamak sizin işiniz.

QBR Arızasını Önlemek İçin İpuçları

Başarılı bir QBR'ye sahip olmanızı sağlamanın tüm yollarını tartıştığımız için, QBR arızasını önlemek için de birkaç ipucu:

• Küçük sorunları veya zorlukları gidermek için QBR'yi toplantı olarak kullanmayın. QBR'lerin hedef kitlesi değişiklik gösterecek ve genellikle günlük bağlama sahip olmayan yöneticileri ve diğer paydaşları içerecektir. Bu tür konuşmalar, normal iletişim kadansınız içinde ele alınmalıdır.
• Negatif konularda kapsamlı tartışmalardan kaçının. Zorluklar hakkında dürüst ve açık tartışmalar yapın, ancak üzerinde durmayın.
• Düşük performans veya hatalar için ekibinizdeki kimseyi suçlamayın. Sonuçlardan ve ilerlemeden sorumlu kişi olarak, yanlış giden her şeyin sorumluluğunu üstlenmeli ve doğru giden şeyler için tüm övgüyü ekibinizle paylaşmalısınız.

Üç Aylık İş İncelemesi, müşterinizin kuruluşundan çeşitli paydaşlara ekibinizin sıkı çalışmasını ve stratejik düşüncesini sergilemek için bir fırsattır. Bu, daha güçlü ilişkiler kurmak, işbirliği yapmak ve çeyrek boyunca harcadığınız muazzam çabayı sınırlamak için harika bir forum.

QBR sunumunuzla ilgili daha fazla yardıma mı ihtiyacınız var? Bir sonraki üç aylık işletme incelemeniz için QBR şablonumuzu indirin.