La guida necessaria alle revisioni aziendali trimestrali

Dopo aver condotto la mia 17a revisione aziendale trimestrale (QBR) negli ultimi 2 anni, sembrava un buon momento per ricapitolare le cose da fare e da non fare che abbiamo imparato lungo il percorso.

Questa guida distilla alcune utili migliori pratiche per ideare, preparare e presentare la tua revisione aziendale trimestrale ai dirigenti dell'azienda e ad altre parti interessate.

Che cos'è una revisione aziendale trimestrale?

Le revisioni aziendali trimestrali (QBR), a volte denominate Executive Business Reviews (EBR), sono un incontro trimestrale con il team esecutivo e altre parti interessate per discutere iniziative strategiche, tendenze a livello macro e ritorno sull'investimento (ROI) dei loro dollari di marketing. Questo è meglio consegnato come una presentazione in loco in cui i tuoi team possono incontrarsi faccia a faccia per discutere queste tre domande essenziali:

• Cosa abbiamo imparato in questo trimestre?
• Cosa abbiamo realizzato in questo trimestre?
• Cosa faremo nel prossimo trimestre?

Nel mondo del performance marketing, sei bravo solo come il tuo ultimo trimestre. Queste riunioni trimestrali critiche aiutano a promuovere le relazioni e le partnership in corso. Un QBR è anche un'opportunità per ottenere riconoscimento e visibilità per il tuo duro lavoro, risultati e visione strategica per l'intero trimestre. Ci sono molte parti mobili e diverse angolazioni da considerare quando si prepara una presentazione QBR. Questa guida ti aiuterà a riflettere sui vari elementi di un QBR per assicurarti di essere pronto per il successo. Iniziamo.

Il processo di ideazione e brainstorming QBR

Succedono tante cose nel corso di tre mesi, soprattutto nel mondo del marketing digitale. Probabilmente ti sei concentrato sulla creazione, l'ottimizzazione e il ridimensionamento di varie piattaforme di marketing su base giornaliera. Potresti ricevere chiamate settimanali per rivedere le prestazioni, i test in corso, le iniziative imminenti e la risoluzione dei problemi che si presentano.

Il resto del tuo tempo è probabilmente diviso tra riunioni interne, riunioni con i partner, eventi e ricerche approfondite del settore. Inutile dire che quando finalmente si riprende la testa dopo 90 giorni di intenso lavoro, potrebbe essere difficile vedere il quadro generale.

Il primo passo della Quarterly Business Review è fare un passo indietro, respirare e fare un piano. Inizia delineando ogni fase del processo che deve avvenire prima della presentazione.

Durante questo processo dovresti pensare al pubblico per la tua presentazione QBR. È fondamentale capire chi sarà presente, dove si siedono nella gerarchia dell'azienda, come strutturare la presentazione per loro e come preparare in anticipo le risposte alle loro domande. In breve, devi pensare come un marketer.

Diamo un'occhiata ad alcuni probabili membri di quel gruppo e a cosa si preoccupano:

• Amministratore delegato (CEO) / Presidente dell'azienda: visione macro di alto livello del proprio settore e attività. Il loro focus può essere su idee di crescita fuori dagli schemi, analisi di scenari P&L (profitti e perdite) o un focus su ciò che i concorrenti stanno facendo che il loro business non lo è.
• Chief Marketing Officer (CMO) / Vice President (VP) of Marketing: crea il piano di marketing annuale che definisce il budget mensile. Hanno un focus di alto livello su tutti i partner e i canali di marketing, ma conosceranno i tuoi numeri di prima linea prima della tua presentazione. Saranno interessati all'apprendimento generale dai tuoi dati di test e alle grandi iniziative e strategie imminenti.
• Direttore del marketing/direttore marketing: aiuta a impostare la strategia, allocando budget aggiuntivo tra i canali e nelle erbacce con te su base giornaliera o settimanale. Il tuo obiettivo sarà allineare il focus della tua presentazione QBR con le discussioni che hai avuto durante il trimestre, oltre a comprendere il quadro più ampio sulla definizione delle priorità.

Durante il processo di brainstorming, chiediti quanto conosci bene il business. Pensa al di fuori dell'ambito del tuo particolare verticale e considera l'intera attività, ciascuna business unit, la roadmap generale del prodotto, le notizie sui finanziamenti e le tendenze del settore competitivo.

Approfitta del tempo con i dirigenti senior durante la presentazione QBR per porre domande su questi argomenti.

Il processo di preparazione dei dati QBR

La presentazione della revisione aziendale trimestrale deve contenere dati accurati e trasparenti. Ancora una volta, il tuo primo obiettivo nel processo di preparazione dei dati dovrebbe essere quello di creare un elenco completo di diapositive che presenterai.

Data l'ampiezza dei dati e la possibilità di segmentare in base a molti sottoinsiemi di dati, avere un elenco di tutte le diapositive necessarie ti manterrà concentrato su eventuali attività rimanenti e ti renderà responsabile della tua sequenza temporale. Dovresti ritrovarti ad aggiungere e rimuovere diapositive nella struttura secondo necessità e comunicare con il tuo team durante il flusso di presentazione. Di seguito è inclusa un'istantanea delle prime 20 diapositive nel mio recente QBR:

Nel mondo del performance marketing, i QBR di solito richiedono l'aggregazione dei dati della piattaforma e la loro fusione con i dati dei clienti interni e i dati del settore, il che è sempre laborioso e dispendioso in termini di tempo, indipendentemente da quanto sia snello il tuo sistema. Tuttavia, dopo aver presentato più di una dozzina di QBR, credo fermamente che il successo di una presentazione QBR possa essere direttamente attribuito ai processi meticolosi e diligenti durante questa fase di dati, quindi è importante non lesinare.

Devi avere molta familiarità con i dati rilevanti quando presenti, quindi il lavoro che stai mettendo in questa preparazione pagherà i dividendi. Analizzare i dati ti costringe a capire e diventare un esperto di ogni numero.

Inoltre, è anche estremamente importante essere trasparenti. Va bene avere iniziative che non funzionano. Non cercare di nascondere le iniziative con scarso rendimento. Il QBR è la piattaforma per avere discussioni strategiche sulla sottoperformance e per assumersi la responsabilità per obiettivi che sono stati mancati, per non nascondere errori o interferire con la trasparenza dei tuoi dati.

La presentazione QBR

Presentare è in realtà un termine improprio qui: il tuo obiettivo finale è raccontare la storia dell'ultimo trimestre.

Durante le fasi di brainstorming e preparazione dei dati, hai capito cosa è importante: hai sviluppato la tua sequenza temporale e il tuo piano interni, hai delineato ogni diapositiva per aggregare i dati e presentarli e hai messo insieme ciò che conta per ciascun partecipante del cliente. Quindi, come si collega tutto insieme e si sviluppa la storia?

Non esiste una storia valida per tutti quando si tratta di un QBR. Un ottimo punto di partenza è chiedere al tuo direttore o manager di rivedere la presentazione completata e fare dei buchi in ogni diapositiva.

In genere, le nostre diapositive QBR interne di solito hanno una parte di dati (sotto forma di tabella o grafico) e una parte da asporto (come evidenziazione o scarsa illuminazione). Con i takeaway puoi approfondire il "perché?" o il "e allora?" e continua a scorrere finché non sei arrivato alle intuizioni sottostanti.

Una volta che hai determinato qual è la "storia", dovresti assicurarti che la tua squadra sappia quale ruolo giocherà nella presentazione. Chi sta guidando? Chi si presenta su specifiche o aiuta a mettere in campo domande su iniziative particolari? Chi prende appunti? Capire tutto questo in anticipo

Non complicare eccessivamente la presentazione. Hai fatto di tutto per preparare una presentazione straordinaria e poiché hai guadato dozzine di tabelle pivot, ogni punto dati ti ronza per la testa. Sei troppo preparato e questo dovrebbe calmare i tuoi nervi.

Scorri ogni diapositiva della presentazione mentre racconti la tua storia coerente. La fiducia è la chiave qui e la tua esperienza e preparazione dovrebbero darti quella sicurezza. Dai al tuo pubblico il tempo di assimilare ogni diapositiva e punto di discussione. Aspettati molte domande durante la presentazione. Un'ottima presentazione QBR bilancia la narrazione preparata con le domande e la discussione suggerite dalla presentazione. Assicurati solo di tenere le cose in carreggiata poiché queste discussioni possono far deragliare il flusso e i tempi della presentazione se non li gestisci correttamente.

Anche se i tuoi dati sulla performance sono le puntate della tabella (ricorda: sei bravo solo come il tuo ultimo trimestre), il tuo pubblico probabilmente si preoccuperà di più di ciò che stai pianificando e ti impegni a realizzare dopo. Ciò potrebbe significare una scarsa prestazione di correzione del corso o potrebbe significare lavorare per rendere il prossimo trimestre ancora migliore. Qual è il tuo piano per farlo?

Ci sono alcune strategie per discutere di iniziative future durante il tuo QBR:

• Elenca tutte le iniziative di cui hai discusso durante il trimestre. Quindi puoi guardare i tuoi precedenti mazzi QBR e aggiungere iniziative passate che non sono state realizzate. Questo ti fornirà un elenco rapido ma asciutto di idee che potrebbero muovere l'ago per il tuo cliente.
• Crea un elenco delle idee e delle strategie lungimiranti di maggior impatto per il tuo cliente. Questo tende ad essere il piano di attacco migliore e più completo. Cerca di utilizzare la tua esperienza nel settore nel contesto dell'attività, dell'abilità tecnologica, della stagione e del settore del tuo cliente. Classifica queste idee in ordine di impatto.

Il tuo tempo per discutere ogni idea qui dovrebbe essere limitato dalla dimensione dell'opportunità. Dovresti anticipare le maggiori opportunità per la loro attività in modo da avere più tempo per discutere queste idee durante il QBR.

Dovresti anche ascoltare: saperne di più su altre business unit, strategie e sfide interne. Fai rimbalzare le idee dai dirigenti di livello senior e fai un ponderato avanti e indietro strategico. Secondo la mia esperienza, esci da questi incontri con circa 1-3 grandi idee e 3-5 piccole idee. È tuo compito andare a metterli in pratica per il trimestre successivo.

Suggerimenti per evitare errori QBR

Poiché abbiamo discusso tutti i modi per assicurarti di avere un QBR di successo, ecco anche alcuni suggerimenti per evitare il fallimento del QBR:

• Non utilizzare il QBR come riunione per risolvere problemi o problemi minori. Il pubblico dei QBR varierà e spesso includerà dirigenti e altre parti interessate che non hanno un contesto quotidiano. Questi tipi di conversazioni dovrebbero essere gestiti secondo la normale cadenza di comunicazione.
• Evita discussioni approfondite su argomenti negativi. Intrattenere discussioni oneste e aperte sulle sfide, ma non indugiare.
• Non incolpare nessuno della tua squadra per prestazioni insufficienti o errori. In qualità di responsabile dei risultati e del progresso, dovresti assumerti la responsabilità di tutto ciò che è andato storto e condividere tutto il merito con il tuo team per le cose che sono andate bene.

Una revisione aziendale trimestrale è un'opportunità per mostrare il duro lavoro del tuo team e il pensiero strategico ai vari stakeholder dell'organizzazione del tuo cliente. È un ottimo forum per costruire relazioni più solide, collaborare e coronare l'immenso sforzo che hai fatto nel trimestre.

Hai bisogno di ulteriore aiuto con la tua presentazione QBR? Scarica il nostro modello QBR per la tua prossima revisione aziendale trimestrale.