Panduan yang Diperlukan untuk Tinjauan Bisnis Triwulanan

Setelah melakukan Tinjauan Bisnis Kuartalan (QBR) ke-17 saya dalam 2 tahun terakhir, sepertinya saat yang tepat untuk merangkum hal-hal yang harus dan tidak boleh dilakukan yang telah kita pelajari selama ini.

Panduan ini menyaring beberapa praktik terbaik yang bermanfaat untuk membuat ide, mempersiapkan, dan mempresentasikan Tinjauan Bisnis Kuartalan Anda kepada eksekutif perusahaan dan pemangku kepentingan lainnya.

Apa itu Tinjauan Bisnis Triwulanan?

Tinjauan Bisnis Kuartalan (QBR), kadang-kadang disebut Tinjauan Bisnis Eksekutif (EBR), adalah pertemuan sekali per kuartal dengan tim eksekutif dan pemangku kepentingan lainnya untuk membahas inisiatif strategis, tren tingkat makro, dan laba atas investasi (ROI) mereka. dolar pemasaran. Ini paling baik disampaikan sebagai presentasi di tempat di mana tim Anda dapat bertemu tatap muka untuk membahas tiga pertanyaan penting ini:

• Apa yang kita pelajari di kuartal ini?
• Apa yang kita capai kuartal ini?
• Apa yang akan kita capai kuartal berikutnya?

Dalam dunia pemasaran kinerja, Anda hanya sebaik kuartal terakhir Anda. Pertemuan triwulanan yang penting ini membantu membina hubungan dan kemitraan yang berkelanjutan. QBR juga merupakan kesempatan untuk mendapatkan pengakuan dan visibilitas atas kerja keras, hasil, dan visi strategis Anda di seluruh kuartal. Ada banyak bagian yang bergerak dan sudut yang berbeda untuk dipertimbangkan saat mempersiapkan presentasi QBR. Panduan ini akan membantu Anda memikirkan berbagai elemen QBR untuk memastikan bahwa Anda siap untuk sukses. Mari kita mulai.

Proses Ide & Curah Pendapat QBR

Banyak yang terjadi selama tiga bulan, terutama di dunia pemasaran digital. Anda mungkin telah berfokus pada membangun, mengoptimalkan, dan menskalakan berbagai platform pemasaran setiap hari. Anda mungkin memiliki panggilan mingguan untuk meninjau kinerja, pengujian saat ini, inisiatif yang akan datang, dan memecahkan masalah tantangan yang muncul.

Sisa waktu Anda mungkin terbagi antara rapat internal, rapat mitra, acara, dan riset industri mendalam. Tak perlu dikatakan, ketika Anda akhirnya bangkit dari 90 hari kerja yang intens, mungkin sulit untuk melihat gambaran besarnya.

Langkah pertama dalam Tinjauan Bisnis Triwulanan adalah mundur selangkah, bernapas, dan membuat rencana. Mulailah dengan menguraikan setiap langkah dari proses yang perlu terjadi sebelum presentasi Anda.

Sepanjang proses ini, Anda harus memikirkan audiens untuk presentasi QBR Anda. Sangat penting untuk memahami siapa yang akan berada di sana, di mana mereka duduk dalam hierarki perusahaan, bagaimana menyusun presentasi Anda untuk mereka, dan bagaimana mempersiapkan jawaban atas pertanyaan mereka sebelumnya. Singkatnya, Anda perlu berpikir seperti seorang pemasar.

Mari kita lihat beberapa kemungkinan anggota kelompok itu dan apa yang mereka pedulikan:

• Chief Executive Officer (CEO) / Presiden Perusahaan: Pandangan makro tingkat tinggi tentang industri dan bisnis mereka. Fokus mereka mungkin pada ide-ide pertumbuhan di luar kotak, analisis skenario P&L (laba & rugi), atau fokus pada apa yang dilakukan pesaing yang tidak dilakukan oleh bisnis mereka.
• Chief Marketing Officer (CMO) / Wakil Presiden (VP) Pemasaran: Membuat rencana pemasaran tahunan yang menetapkan anggaran bulanan Anda. Mereka memiliki fokus tingkat tinggi pada semua mitra pemasaran dan saluran, tetapi akan mengetahui nomor top-line Anda sebelum presentasi Anda. Mereka akan tertarik dengan pembelajaran keseluruhan dari data pengujian Anda serta inisiatif dan strategi besar yang akan datang.
• Direktur Pemasaran / Manajer Pemasaran: Membantu mengatur strategi, mengalokasikan anggaran tambahan antara saluran, dan dengan Anda setiap hari atau setiap minggu. Tujuan Anda adalah menyelaraskan fokus presentasi QBR Anda dengan diskusi yang Anda lakukan sepanjang kuartal, serta memahami gambaran yang lebih besar seputar penentuan prioritas.

Selama proses brainstorming, tanyakan pada diri Anda seberapa baik Anda mengenal bisnis ini. Pikirkan di luar cakupan vertikal khusus Anda dan pertimbangkan seluruh bisnis, setiap unit bisnis, peta jalan produk secara keseluruhan, berita pendanaan, dan tren industri yang kompetitif.

Manfaatkan waktu dengan eksekutif senior selama presentasi QBR untuk mengajukan pertanyaan tentang topik ini.

Proses Persiapan Data QBR

Presentasi Tinjauan Bisnis Kuartalan Anda perlu menampilkan data yang akurat dan transparan. Sekali lagi, tujuan pertama Anda dalam proses persiapan data adalah membuat daftar lengkap slide yang akan Anda presentasikan.

Mengingat luasnya data dan kemampuan untuk mengelompokkan berdasarkan banyak subkumpulan data, memiliki daftar semua slide yang diperlukan akan membuat Anda tetap fokus pada tugas yang tersisa dan membuat Anda tetap bertanggung jawab terhadap timeline Anda. Anda harus menemukan diri Anda menambahkan dan menghapus slide dalam kerangka Anda seperlunya dan berkomunikasi dengan tim Anda tentang alur presentasi. Termasuk di bawah ini adalah snapshot dari 20 slide pertama di QBR saya baru-baru ini:

Dalam dunia pemasaran kinerja, QBR biasanya memerlukan agregasi data platform dan menggabungkannya dengan data klien internal dan data industri, yang selalu memakan waktu dan melelahkan tidak peduli seberapa efisien sistem Anda. Namun, setelah mempresentasikan lebih dari selusin QBR, saya sangat yakin bahwa keberhasilan presentasi QBR dapat secara langsung dikaitkan dengan proses yang teliti dan rajin selama fase data ini, jadi penting untuk tidak berhemat.

Anda harus sangat memahami data yang relevan saat Anda mempresentasikan, sehingga pekerjaan yang Anda lakukan dalam persiapan ini akan membuahkan hasil. Menganalisis data memaksa Anda untuk memahami dan menjadi ahli di setiap angka.

Selain itu, juga sangat penting untuk bersikap transparan. Tidak apa-apa untuk memiliki inisiatif yang berkinerja buruk. Jangan mencoba menyembunyikan inisiatif yang berkinerja buruk. QBR adalah platform untuk melakukan diskusi strategis tentang kinerja yang buruk dan untuk bertanggung jawab atas tujuan yang terlewatkan, bukan untuk menyembunyikan kesalahan atau mengganggu transparansi data Anda.

Presentasi QBR

Presentasi sebenarnya sedikit keliru di sini: tujuan akhir Anda adalah menceritakan kisah kuartal terakhir.

Selama fase brainstorming dan persiapan data, Anda telah mencari tahu apa yang penting: Anda telah mengembangkan garis waktu & rencana internal Anda, menguraikan setiap slide untuk mengumpulkan data dan menyajikannya, dan mengumpulkan apa yang penting bagi setiap peserta klien. Jadi bagaimana Anda mengikat semuanya dan mengembangkan cerita?

Tidak ada cerita satu ukuran untuk semua dalam hal QBR. Titik awal yang bagus adalah meminta direktur atau manajer Anda meninjau presentasi yang telah selesai dan membuat lubang di setiap slide.

Umumnya, slide QBR internal kami biasanya memiliki satu bagian data (dalam bentuk tabel atau grafik) dan satu bagian yang dapat dibawa pulang (sebagai sorotan atau cahaya redup). Dengan takeaways, Anda dapat menelusuri "mengapa?" atau "jadi apa?" dan terus mengulanginya hingga Anda mencapai wawasan yang mendasarinya.

Setelah Anda menentukan apa 'cerita' itu, Anda harus memastikan bahwa tim Anda mengetahui peran apa yang akan mereka mainkan dalam presentasi. Siapa yang memimpin? Siapa yang mempresentasikan secara spesifik atau membantu mengajukan pertanyaan tentang inisiatif tertentu? Siapa yang mencatat? Pikirkan semua itu sebelumnya

Jangan terlalu memperumit presentasi. Anda telah berusaha keras untuk menyiapkan presentasi yang luar biasa dan karena Anda telah mengarungi lusinan tabel pivot, Anda memiliki setiap titik data yang berdengung di sekitar kepala Anda. Anda terlalu siap dan itu akan menenangkan saraf Anda.

Telusuri setiap slide dalam presentasi saat Anda menceritakan kisah kohesif Anda. Keyakinan adalah kuncinya di sini dan keahlian serta persiapan Anda seharusnya memberi Anda kepercayaan diri itu. Berikan waktu kepada audiens Anda untuk mencerna setiap slide dan poin pembicaraan. Harapkan banyak pertanyaan selama presentasi Anda. Presentasi QBR yang hebat menyeimbangkan narasi yang disiapkan dengan pertanyaan dan diskusi yang didorong oleh presentasi. Pastikan untuk menjaga semuanya tetap pada jalurnya karena diskusi ini dapat menggagalkan alur dan waktu presentasi Anda jika Anda tidak mengelolanya dengan benar.

Meskipun data kinerja Anda adalah taruhan meja (ingat: Anda hanya sebaik kuartal terakhir), audiens Anda kemungkinan besar akan sangat peduli dengan apa yang Anda rencanakan dan komitmenkan untuk dicapai selanjutnya. Ini mungkin berarti memperbaiki kinerja yang buruk atau bisa berarti bekerja untuk membuat kuartal berikutnya menjadi lebih baik. Apa rencana Anda untuk melakukan itu?

Ada beberapa strategi untuk mendiskusikan inisiatif masa depan selama QBR Anda:

• Buat daftar semua inisiatif yang telah Anda diskusikan sepanjang kuartal. Kemudian Anda dapat melihat deck QBR Anda sebelumnya dan menambahkan inisiatif sebelumnya yang tidak tercapai. Ini akan memberi Anda daftar ide yang cepat namun kering yang dapat menggerakkan jarum untuk klien Anda.
• Buat daftar ide dan strategi berwawasan ke depan yang paling berdampak untuk klien Anda. Ini cenderung menjadi rencana serangan yang lebih baik dan lebih menyeluruh. Cobalah untuk memanfaatkan keahlian industri Anda dalam konteks bisnis klien Anda, kemampuan teknologi, musim, dan sektor. Peringkat ide-ide ini dalam urutan dampak.

Waktu Anda untuk mendiskusikan setiap ide di sini harus dibatasi oleh besarnya peluang. Anda harus membuka peluang terbesar untuk bisnis mereka sehingga Anda memiliki waktu paling banyak untuk mendiskusikan ide-ide ini selama QBR.

Anda juga harus mendengarkan: pelajari lebih lanjut tentang unit bisnis lain, strategi, dan tantangan internal. Pantulkan ide dari eksekutif tingkat senior dan lakukan strategi bolak-balik yang bijaksana. Dalam pengalaman saya, Anda keluar dari pertemuan ini dengan sekitar 1-3 ide besar dan 3-5 ide kecil. Itu tugas Anda untuk pergi dan mengeksekusi mereka untuk kuartal berikutnya.

Tips Menghindari Kegagalan QBR

Karena kita telah membahas semua cara untuk memastikan Anda memiliki QBR yang sukses, berikut juga beberapa tip untuk menghindari kegagalan QBR:

• Jangan gunakan QBR sebagai pertemuan untuk memecahkan masalah atau tantangan kecil. Audiens untuk QBR akan bervariasi dan sering kali mencakup eksekutif dan pemangku kepentingan lain yang tidak memiliki konteks sehari-hari. Jenis percakapan ini harus ditangani dalam irama komunikasi normal Anda.
• Hindari diskusi ekstensif tentang topik negatif. Lakukan diskusi yang jujur ​​dan terbuka tentang tantangan, tetapi jangan berdiam diri.
• Jangan salahkan siapa pun di tim Anda karena kinerja atau kesalahan yang kurang baik. Sebagai orang yang bertanggung jawab atas hasil dan kemajuan, Anda harus bertanggung jawab atas apa pun yang salah dan berbagi semua pujian dengan tim Anda untuk hal-hal yang berjalan dengan baik.

Tinjauan Bisnis Kuartalan adalah kesempatan untuk menunjukkan kerja keras dan pemikiran strategis tim Anda kepada berbagai pemangku kepentingan dari organisasi klien Anda. Ini adalah forum yang bagus untuk membangun hubungan yang lebih kuat, berkolaborasi, dan mengakhiri upaya besar yang telah Anda lakukan selama kuartal ini.

Perlu bantuan lebih lanjut dengan presentasi QBR Anda? Unduh template QBR kami untuk tinjauan bisnis triwulanan Anda berikutnya.