الدليل الضروري لمراجعات الأعمال الفصلية

بعد إجراء استعراض الأعمال ربع السنوي السابع عشر (QBR) في العامين الماضيين ، بدا أنه وقت مناسب لتلخيص ما تعلمناه على طول الطريق.

يلخص هذا الدليل بعض أفضل الممارسات المفيدة في التفكير والتحضير وتقديم مراجعة الأعمال ربع السنوية إلى المديرين التنفيذيين في الشركة وأصحاب المصلحة الآخرين.

ما هي مراجعة الأعمال الفصلية؟

مراجعات الأعمال الفصلية (QBRs) ، التي تسمى أحيانًا مراجعات الأعمال التنفيذية (EBRs) ، هي اجتماع مرة كل ربع سنة مع الفريق التنفيذي وأصحاب المصلحة الآخرين لمناقشة المبادرات الاستراتيجية والاتجاهات على المستوى الكلي والعائد على الاستثمار (ROI) الخاص بهم. دولارات التسويق. من الأفضل تقديم هذا كعرض تقديمي في الموقع حيث يمكن لفرقك الاجتماع وجهًا لوجه لمناقشة هذه الأسئلة الأساسية الثلاثة:

• ماذا تعلمنا هذا الربع؟
• ماذا أنجزنا هذا الربع؟
• ما الذي سنحققه في الربع القادم؟

في عالم تسويق الأداء ، تكون جيدًا مثل ربعك الأخير فقط. تساعد هذه الاجتماعات الفصلية الهامة في تعزيز العلاقات والشراكات المستمرة. يعد QBR أيضًا فرصة للحصول على تقدير وظهور لعملك الجاد ونتائجك ورؤيتك الإستراتيجية على مدار ربع السنة بأكمله. هناك الكثير من الأجزاء المتحركة والزوايا المختلفة التي يجب مراعاتها عند التحضير لعرض QBR. سيساعدك هذا الدليل على التفكير في العناصر المختلفة لتقرير QBR للتأكد من أنك مستعد للنجاح. هيا بنا نبدأ.

عملية التفكير والعصف الذهني في QBR

يحدث الكثير على مدار ثلاثة أشهر ، خاصة في عالم التسويق الرقمي. ربما كنت تركز على بناء وتحسين وتوسيع نطاق منصات التسويق المختلفة على أساس يومي. قد يكون لديك مكالمات أسبوعية لمراجعة الأداء ، والاختبارات الحالية ، والمبادرات القادمة ، واستكشاف التحديات التي تظهر.

من المحتمل أن يتم تقسيم الوقت المتبقي بين الاجتماعات الداخلية واجتماعات الشركاء والأحداث وأبحاث الصناعة العميقة. وغني عن القول ، عندما ترفع رأسك أخيرًا بعد 90 يومًا من العمل المكثف ، فقد يكون من الصعب رؤية الصورة الكبيرة.

تتمثل الخطوة الأولى في مجلة Quarterly Business Review في اتخاذ خطوة للوراء والتنفس ووضع خطة. ابدأ بتحديد كل خطوة من خطوات العملية التي يجب أن تحدث قبل العرض التقديمي.

خلال هذه العملية ، يجب أن تفكر في جمهور العرض التقديمي الخاص بك في QBR. من الأهمية بمكان فهم من سيكون هناك ، ومكان تواجدهم في التسلسل الهرمي للشركة ، وكيفية تنظيم عرضك التقديمي لهم ، وكيفية إعداد إجابات لأسئلتهم مسبقًا. باختصار ، عليك أن تفكر مثل المسوق.

دعنا نلقي نظرة على بعض الأعضاء المحتملين في تلك المجموعة وما الذي يهتمون به:

• الرئيس التنفيذي (CEO) / رئيس الشركة: نظرة شاملة عالية المستوى عن صناعتهم وأعمالهم. قد ينصب تركيزهم على أفكار النمو خارج الصندوق ، أو تحليل سيناريو الربح والخسارة (الربح والخسارة) ، أو التركيز على ما يفعله المنافسون ولا يفعله عملهم.
• مدير التسويق (CMO) / نائب الرئيس (VP) للتسويق: ينشئ خطة التسويق السنوية التي تحدد ميزانيتك الشهرية. لديهم تركيز عالي المستوى على جميع شركاء التسويق والقنوات ، لكنهم سيعرفون أرقام الخطوط العليا قبل العرض التقديمي الخاص بك. سيكونون مهتمين بالتعلم العام من بيانات الاختبار الخاصة بك والمبادرات والاستراتيجيات الكبيرة القادمة.
• مدير التسويق / التسويق: يساعد في وضع الإستراتيجية ، وتخصيص ميزانية إضافية بين القنوات ، وفي الحشائش معك على أساس يومي أو أسبوعي. سيكون هدفك هو مواءمة تركيز العرض التقديمي QBR الخاص بك مع المناقشات التي أجريتها على مدار الربع ، بالإضافة إلى فهم الصورة الأكبر حول تحديد الأولويات.

أثناء عملية العصف الذهني ، اسأل نفسك عن مدى معرفتك بالعمل التجاري. فكر خارج نطاق قطاعك الخاص وفكر في العمل بأكمله ، وكل وحدة أعمال ، وخريطة طريق المنتج الشاملة ، وأخبار التمويل ، واتجاهات الصناعة التنافسية.

استفد من الوقت مع كبار المديرين التنفيذيين خلال العرض التقديمي QBR لطرح أسئلة حول هذه الموضوعات.

عملية تحضير بيانات QBR

يجب أن يتميز العرض التقديمي ربع السنوي لـ Business Review ببيانات دقيقة وشفافة. مرة أخرى ، يجب أن يكون هدفك الأول في عملية إعداد البيانات هو إنشاء قائمة شاملة من الشرائح التي ستقدمها.

نظرًا لاتساع نطاق البيانات والقدرة على التقسيم إلى مجموعات فرعية عديدة من البيانات ، فإن وجود قائمة بجميع الشرائح الضرورية سيبقيك مركزًا على أي مهام متبقية ويبقيك مسؤولاً عن جدولك الزمني. يجب أن تجد نفسك تضيف الشرائح وتزيلها في المخطط التفصيلي حسب الضرورة وتتواصل مع فريقك بشأن تدفق العرض التقديمي. المدرجة أدناه هي لقطة من أول 20 شريحة في QBR الأخير الخاص بي:

في عالم تسويق الأداء ، تتطلب QBRs عادةً تجميع بيانات النظام الأساسي ودمجها مع بيانات العميل الداخلية وبيانات الصناعة ، والتي تستغرق دائمًا وقتًا طويلاً وشاقة بغض النظر عن مدى انسيابية نظامك. ومع ذلك ، بعد تقديم أكثر من عشرة تقارير QBR ، أعتقد اعتقادًا راسخًا أن نجاح عرض QBR يمكن أن يُعزى بشكل مباشر إلى العمليات الدقيقة والجادة خلال مرحلة البيانات هذه ، لذلك من المهم عدم التبخير.

يجب أن تكون على دراية بالبيانات ذات الصلة عند التقديم ، لذا فإن العمل الذي تضعه في هذا الإعداد سيؤتي ثماره. يجبرك تحليل البيانات على فهم كل رقم وتصبح خبيرًا فيه.

بالإضافة إلى ذلك ، من المهم أيضًا أن تكون شفافًا. لا بأس أن يكون لديك مبادرات ذات أداء ضعيف. لا تحاول إخفاء المبادرات ذات الأداء الضعيف. QBR هي المنصة لإجراء مناقشات استراتيجية حول ضعف الأداء وتحمل المسؤولية عن الأهداف التي لم يتم تحقيقها ، وليس لإخفاء الأخطاء أو التدخل في شفافية بياناتك.

عرض QBR

التقديم هو في الواقع تسمية خاطئة قليلاً هنا: هدفك النهائي هو سرد قصة الربع الماضي.

أثناء كل من مرحلتي العصف الذهني وإعداد البيانات ، كنت تكتشف ما هو مهم: لقد طورت مخططك الزمني الداخلي وخطتك ، وحدد كل شريحة لتجميع البيانات وتقديمها ، وتجميع ما يهم كل مشترك من العملاء. إذن كيف تربط كل ذلك معًا وتطور القصة؟

لا توجد قصة ذات مقاس واحد يناسب الجميع عندما يتعلق الأمر بقراءة ربع سنوية. تتمثل نقطة البداية الرائعة في أن يقوم مديرك أو مديرك بمراجعة العرض التقديمي المكتمل وإحداث فجوات في كل شريحة.

بشكل عام ، تحتوي شرائح QBR الداخلية عادةً على بيانات جزء واحد (في شكل جدول أو رسم بياني) وجزء واحد الوجبات الجاهزة (كتمييز أو ضوء منخفض). مع الوجبات السريعة يمكنك التعمق في "لماذا؟" أو "ماذا في ذلك؟" واستمر في التكرار حتى تصل إلى الرؤى الأساسية.

بمجرد تحديد "القصة" ، يجب أن تتأكد من أن فريقك يعرف الدور الذي سيلعبه في العرض التقديمي. من يقود؟ من الذي يقدم تفاصيل أو يساعد في طرح أسئلة حول مبادرات معينة؟ من يقوم بتدوين الملاحظات؟ اكتشف كل ذلك في وقت مبكر

لا تبالغ في تعقيد العرض. لقد بذلت جهودًا كبيرة لإعداد عرض تقديمي مذهل ولأنك خضت العشرات من الجداول المحورية ، فلديك كل نقطة بيانات تدور حول رأسك. أنت مستعد أكثر من اللازم وهذا من شأنه أن يهدئ أعصابك.

تجول في كل شريحة في العرض التقديمي وأنت تروي قصتك المتماسكة. الثقة هي المفتاح هنا ويجب أن تمنحك خبرتك وإعدادك هذه الثقة. امنح جمهورك الوقت الكافي لاستيعاب كل شريحة ونقطة نقاش. توقع الكثير من الأسئلة خلال العرض التقديمي الخاص بك. يوازن عرض QBR الرائع بين السرد المُعد والأسئلة والمناقشة التي أثارها العرض التقديمي. فقط تأكد من إبقاء الأمور على المسار الصحيح لأن هذه المناقشات يمكن أن تعرقل تدفق العرض التقديمي الخاص بك وتوقيته إذا لم تقم بإدارتها بشكل صحيح.

في حين أن بيانات الأداء الخاصة بك هي حصص الجدول (تذكر: أنت فقط جيدة مثل ربعك الأخير) ، فمن المرجح أن يهتم جمهورك أكثر بما تخطط وتلتزم بتحقيقه بعد ذلك. قد يعني هذا تصحيح الأداء الضعيف للمسار أو قد يعني العمل على جعل الربع التالي أفضل. ما هي خطتك لفعل ذلك؟

هناك بعض الاستراتيجيات لمناقشة المبادرات المستقبلية خلال QBR الخاص بك:

• ضع قائمة بجميع المبادرات التي ناقشتها خلال ربع السنة. ثم يمكنك إلقاء نظرة على مجموعات QBR السابقة الخاصة بك وإضافة المبادرات السابقة التي لم يتم إنجازها. سيوفر لك هذا قائمة سريعة وجافة من الأفكار التي قد تحرك الإبرة لعميلك.
• قم بإنشاء قائمة بأكثر الأفكار والاستراتيجيات التطلعية تأثيرًا لعميلك. يميل هذا إلى أن يكون أفضل خطة هجوم وأكثر شمولاً. تطلع إلى الاستفادة من خبرتك الصناعية في سياق أعمال العميل ، والقدرة التكنولوجية ، والموسم ، والقطاع. رتب هذه الأفكار بترتيب التأثير.

يجب أن يكون وقتك لمناقشة كل فكرة هنا محدودًا بحجم الفرصة. يجب عليك تحميل أكبر الفرص المتاحة لأعمالهم ، بحيث يكون لديك أكبر وقت لمناقشة هذه الأفكار خلال QBR.

يجب أن تستمع أيضًا: تعرف على المزيد حول وحدات العمل الأخرى والاستراتيجيات والتحديات الداخلية. ارتد الأفكار من المديرين التنفيذيين رفيعي المستوى ولديك ذهاب وإياب إستراتيجي مدروس. في تجربتي ، خرجت من هذه الاجتماعات بحوالي 1-3 أفكار كبيرة و 3-5 أفكار صغيرة. إنها وظيفتك أن تذهب وتنفذها في الربع التالي.

نصائح لتجنب فشل QBR

نظرًا لأننا ناقشنا جميع الطرق لضمان حصولك على QBR ناجح ، فإليك أيضًا بعض النصائح لتجنب فشل QBR:

• لا تستخدم QBR كاجتماع لاستكشاف المشكلات البسيطة أو التحديات. سيختلف جمهور QBRs وسيشمل غالبًا المديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الآخرين الذين ليس لديهم سياق يومي. يجب التعامل مع هذه الأنواع من المحادثات بإيقاع اتصالك الطبيعي.
• تجنب مناقشة مكثفة حول الموضوعات السلبية. قم بإجراء مناقشات صادقة ومفتوحة حول التحديات ، ولكن لا تسهب في الحديث.
• لا تلوم أي شخص في فريقك على الأداء الضعيف أو الأخطاء. بصفتك الشخص المسؤول عن النتائج والتقدم ، يجب أن تتحمل المسؤولية عن أي خطأ حدث وأن تشارك كل الفضل مع فريقك للأشياء التي سارت بشكل صحيح.

تعد مراجعة الأعمال الفصلية فرصة لعرض العمل الجاد والتفكير الاستراتيجي لفريقك على مختلف أصحاب المصلحة من مؤسسة العميل. إنه منتدى رائع لبناء علاقات أقوى ، والتعاون ، والحد من الجهد الهائل الذي بذلته خلال ربع السنة.

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة في العرض التقديمي الخاص بك في QBR؟ قم بتنزيل نموذج QBR الخاص بنا لمراجعة الأعمال ربع السنوية التالية.