Ghidul necesar pentru evaluările trimestriale de afaceri

După ce mi-am efectuat cea de-a 17-a revizuire trimestrială a afacerilor (QBR) în ultimii 2 ani, mi s-a părut un moment bun să recapitulez lucrurile pe care le-am învățat pe parcurs.

Acest ghid distilează câteva bune practici utile pentru ideea, pregătirea și prezentarea evaluării trimestriale a afacerii directorilor companiei și altor părți interesate.

Ce este o revizuire trimestrială a afacerii?

Evaluările trimestriale de afaceri (QBR), uneori numite Executive Business Reviews (EBR), sunt o întâlnire o dată pe trimestru cu echipa executivă și alte părți interesate pentru a discuta inițiative strategice, tendințe la nivel macro și rentabilitatea investiției (ROI) a acestora. dolari de marketing. Acesta este cel mai bine furnizat ca o prezentare la fața locului, în care echipele dvs. se pot întâlni față în față pentru a discuta aceste trei întrebări esențiale:

• Ce am învățat în acest trimestru?
• Ce am realizat în acest trimestru?
• Ce vom realiza în trimestrul următor?

În lumea marketingului de performanță, ești la fel de bun ca ultimul trimestru al tău. Aceste întâlniri trimestriale critice ajută la promovarea relațiilor și a parteneriatelor continue. Un QBR este, de asemenea, o oportunitate de a obține recunoaștere și vizibilitate pentru munca grea, rezultatele și viziunea strategică pe parcursul întregului trimestru. Există o mulțime de părți mobile și unghiuri diferite de luat în considerare atunci când pregătiți o prezentare QBR. Acest ghid vă va ajuta să vă gândiți la diferitele elemente ale unui QBR pentru a vă asigura că sunteți pregătit pentru succes. Să începem.

Procesul de idee și brainstorm QBR

Multe se întâmplă pe parcursul a trei luni, mai ales în lumea marketingului digital. Probabil că v-ați concentrat zilnic pe construirea, optimizarea și scalarea diferitelor platforme de marketing. Este posibil să primiți apeluri săptămânale pentru a analiza performanța, testele curente, inițiativele viitoare și pentru a remedia problemele care apar.

Restul timpului dvs. este probabil împărțit între întâlniri interne, întâlniri cu partenerii, evenimente și cercetări aprofundate în industrie. Inutil să spun că, atunci când în sfârșit vă ridicați capul după 90 de zile de muncă intensă, ar putea fi dificil să vedeți imaginea de ansamblu.

Primul pas în Revizuirea trimestrială a afacerilor este să faceți un pas înapoi, să respirați și să faceți un plan. Începeți prin a sublinia fiecare pas al procesului care trebuie să aibă loc înainte de prezentarea dvs.

Pe parcursul acestui proces, ar trebui să vă gândiți la publicul pentru prezentarea dvs. QBR. Este esențial să înțelegeți cine va fi acolo, unde se află în ierarhia companiei, cum să vă structurați prezentarea pentru ei și cum să pregătiți în prealabil răspunsurile la întrebările lor. Pe scurt, trebuie să gândești ca un marketer.

Să aruncăm o privire la câțiva membri probabili ai grupului respectiv și la ce le pasă:

• Chief Executive Officer (CEO) / Președintele companiei: Viziune macro la nivel înalt a industriei și afacerii lor. Accentul lor poate fi pus pe idei de creștere din afara casetei, pe analiza scenariilor P&L (profit și pierderi) sau pe ceea ce fac concurenții, ceea ce nu este afacerea lor.
• Chief Marketing Officer (CMO) / Vicepreședinte (VP) Marketing: creează planul anual de marketing care stabilește bugetul lunar. Aceștia se concentrează la nivel înalt pe toți partenerii și canalele de marketing, dar vor cunoaște cifrele tale de top înainte de prezentare. Ei vor fi interesați de învățăturile generale din datele dvs. de testare și de inițiativele și strategiile viitoare viitoare.
• Director de Marketing / Marketing Manager: Ajută la stabilirea strategiei, alocarea bugetului suplimentar între canale și cu tine zilnic sau săptămânal. Scopul tău va fi să aliniezi focalizarea prezentării tale QBR cu discuțiile pe care le-ai avut de-a lungul trimestrului, precum și să înțelegi imaginea de ansamblu în jurul prioritizării.

În timpul procesului de brainstorming, întreabă-te cât de bine cunoști afacerea. Gândiți-vă în afara domeniului dvs. de activitate și luați în considerare întreaga afacere, fiecare unitate de afaceri, foaia de parcurs generală a produselor, știrile despre finanțare și tendințele concurente ale industriei.

Profită de timpul petrecut cu directorii seniori în timpul prezentării QBR pentru a pune întrebări despre aceste subiecte.

Procesul de pregătire a datelor QBR

Prezentarea trimestrială a afacerii trebuie să includă date precise și transparente. Încă o dată, primul tău obiectiv în procesul de pregătire a datelor ar trebui să fie să construiești o listă cuprinzătoare de diapozitive pe care le vei prezenta.

Având în vedere amploarea datelor și capacitatea de a segmenta după mai multe subseturi de date, a avea o listă cu toate diapozitivele necesare vă va menține concentrat asupra sarcinilor rămase și vă va menține responsabil față de cronologia dvs. Ar trebui să vă găsiți să adăugați și să eliminați diapozitive în contur, după cum este necesar, și să comunicați cu echipa dvs. în fluxul prezentării. Mai jos este inclus un instantaneu al primelor 20 de diapozitive din QBR-ul meu recent:

În lumea marketingului de performanță, QBR-urile necesită, de obicei, agregarea datelor platformei și îmbinarea acestora cu datele interne ale clienților și datele din industrie, ceea ce este întotdeauna consumator de timp și laborios, indiferent cât de simplificat este sistemul dvs. Totuși, după ce am prezentat mai mult de o duzină de QBR-uri, cred cu fermitate că succesul unei prezentări QBR poate fi atribuit direct proceselor meticuloase și diligente din această fază de date, așa că este important să nu te zgarcim.

Trebuie să fiți foarte familiarizați cu datele relevante atunci când prezentați, astfel încât munca pe care o depuneți în această pregătire va aduce dividende. Analizarea datelor te obligă să înțelegi și să devii un expert în fiecare număr.

În plus, este extrem de important să fii transparent. Este în regulă să ai inițiative care sunt slabe. Nu încercați să ascundeți inițiativele cu performanțe slabe. QBR este platforma pentru a avea discuții strategice despre subperformanță și pentru a-ți asuma responsabilitatea pentru obiectivele care au fost ratate, pentru a nu ascunde erori sau a interfera cu transparența datelor tale.

Prezentarea QBR

Prezentarea este de fapt o denumire puțin greșită aici: scopul tău final este să spui povestea ultimului trimestru.

Atât în ​​faza de brainstorming, cât și în faza de pregătire a datelor, v-ați dat seama ce este important: v-ați dezvoltat cronologia și planul intern, ați conturat fiecare diapozitiv pentru a agrega datele și a prezenta și ați pus cap la cap ceea ce contează pentru fiecare participant client. Deci, cum leagă totul și dezvolta povestea?

Nu există o poveste unică pentru toate când vine vorba de un QBR. Un punct de plecare excelent este ca directorul sau managerul dumneavoastră să revizuiască prezentarea finalizată și să facă găuri în fiecare diapozitiv.

În general, diapozitivele noastre interne QBR au, de obicei, o parte de date (în formă de tabel sau grafic) și o parte (ca evidențiere sau slabă). Cu informațiile la pachet, puteți explora „de ce?” sau „Si ce?” și continuați să repetați până când ajungeți la informațiile de bază.

Odată ce ați determinat care este „povestea”, ar trebui să vă asigurați că echipa dumneavoastră știe ce rol va juca în prezentare. Cine conduce? Cine prezintă detalii sau ajută la întrebările de teren despre anumite inițiative? Cine ia notițe? Descoperiți toate acestea dinainte

Nu complicați prea mult prezentarea. Ați făcut eforturi mari pentru a pregăti o prezentare uimitoare și pentru că ați parcurs zeci de tabele pivot, aveți fiecare punct de date bâzâit în jurul capului. Ești prea pregătit și asta ar trebui să-ți calmeze nervii.

Parcurgeți fiecare diapozitiv din prezentare în timp ce vă spuneți povestea coerentă. Încrederea este cheia aici, iar experiența și pregătirea dumneavoastră ar trebui să vă ofere această încredere. Oferă audienței timp pentru a digera fiecare diapozitiv și punct de discuție. Așteptați-vă la o mulțime de întrebări pe parcursul prezentării. O prezentare excelentă QBR echilibrează narațiunea pregătită cu întrebările și discuțiile generate de prezentare. Doar asigurați-vă că țineți lucrurile pe drumul cel bun, deoarece aceste discuții vă pot afecta fluxul și sincronizarea prezentării dacă nu le gestionați corespunzător.

În timp ce datele dvs. de performanță sunt mize de masă (nu uitați: sunteți la fel de bun ca ultimul trimestru), publicul dvs. va interesa probabil cel mai mult de ceea ce vă planificați și vă angajați să realizați în continuare. Acest lucru poate însemna corectarea cursului de performanță slabă sau ar putea însemna să lucrăm pentru a face trimestrul următor și mai bun. Care este planul tău să faci asta?

Există câteva strategii pentru a discuta inițiativele viitoare în timpul QBR:

• Enumerați toate inițiativele pe care le-ați discutat pe parcursul trimestrului. Apoi, puteți să vă uitați la pachetele QBR anterioare și să adăugați inițiative anterioare care nu au fost realizate. Acest lucru vă va oferi o listă rapidă, dar uscată de idei care pot muta acul pentru clientul dvs.
• Creați o listă cu cele mai de impact și strategii de viitor pentru clientul dvs. Acesta tinde să fie planul de atac mai bun și mai amănunțit. Încercați să vă utilizați experiența în domeniu în contextul afacerii, abilității tehnologice, sezonului și sectorului clientului dvs. Clasează aceste idei în ordinea impactului.

Timpul dvs. pentru a discuta fiecare idee aici ar trebui să fie limitat de dimensiunea oportunității. Ar trebui să primiți cele mai mari oportunități pentru afacerea lor, astfel încât să aveți cel mai mult timp pentru a discuta aceste idei în timpul QBR.

De asemenea, ar trebui să ascultați: aflați mai multe despre alte unități de afaceri, strategii și provocări interne. Transmite idei de la directori de nivel superior și ai o strategie strategică atentă înainte și înapoi. Din experiența mea, ieși din aceste întâlniri cu vreo 1-3 idei mari și 3-5 idei mici. Este treaba ta să mergi și să le executi pentru trimestrul următor.

Sfaturi pentru a evita eșecul QBR

Deoarece am discutat toate modalitățile de a ne asigura că aveți un QBR de succes, iată și câteva sfaturi pentru a evita eșecul QBR:

• Nu utilizați QBR ca o întâlnire pentru a depana probleme sau provocări minore. Audiența pentru QBR va varia și va include adesea directori și alte părți interesate care nu au context de zi cu zi. Aceste tipuri de conversații ar trebui gestionate în cadența normală de comunicare.
• Evitați discuțiile ample pe subiecte negative. Aveți discuții sincere și deschise despre provocări, dar nu stați.
• Nu da vina pe nimeni din echipa ta pentru performanță slabă sau greșeli. În calitate de persoană responsabilă pentru rezultate și progres, ar trebui să vă asumați responsabilitatea pentru orice a mers prost și să împărtășiți tot meritul echipei dvs. pentru lucrurile care au mers bine.

O revizuire trimestrială a afacerii este o oportunitate de a prezenta munca asiduă și gândirea strategică a echipei dumneavoastră diverselor părți interesate din organizația clientului dumneavoastră. Este un forum grozav pentru a construi relații mai puternice, pentru a colabora și pentru a pune capăt efortului imens pe care l-ați depus de-a lungul trimestrului.

Aveți nevoie de mai mult ajutor cu prezentarea dvs. QBR? Descărcați șablonul nostru QBR pentru următoarea revizuire trimestrială a afacerii.