คู่มือที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบธุรกิจรายไตรมาส

หลังจากดำเนินการทบทวนธุรกิจรายไตรมาส (QBR) ครั้งที่ 17 ของฉันในช่วง 2 ปีที่ผ่านมา ดูเหมือนเป็นเวลาที่ดีที่จะสรุปสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำที่เราได้เรียนรู้ระหว่างทาง

คู่มือนี้กลั่นกรองแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดที่เป็นประโยชน์สำหรับการคิด จัดเตรียม และนำเสนอการตรวจสอบธุรกิจรายไตรมาสของคุณต่อผู้บริหารของบริษัทและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ

การตรวจสอบธุรกิจรายไตรมาสคืออะไร?

การตรวจสอบธุรกิจรายไตรมาส (QBRs) ซึ่งบางครั้งเรียกว่า Executive Business Reviews (EBR) เป็นการประชุมไตรมาสละครั้งกับทีมผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ เพื่อหารือเกี่ยวกับความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์ แนวโน้มระดับมหภาค และผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ของพวกเขา ดอลลาร์การตลาด นำเสนอได้ดีที่สุดในรูปแบบการนำเสนอในสถานที่ซึ่งทีมของคุณสามารถพบปะกันแบบเห็นหน้าเพื่อหารือเกี่ยวกับคำถามสำคัญสามข้อเหล่านี้:

• เราเรียนรู้ อะไรในไตรมาสนี้
• เราทำอะไรสำเร็จ ในไตรมาสนี้
• ไตรมาสหน้า เราจะทำอะไรให้สำเร็จ ?

ในโลกของการตลาดเชิงประสิทธิภาพ คุณจะเก่งเท่าไตรมาสที่แล้วเท่านั้น การประชุมรายไตรมาสที่สำคัญเหล่านี้ช่วยส่งเสริมความสัมพันธ์และการเป็นหุ้นส่วนอย่างต่อเนื่อง QBR ยังเป็นโอกาสที่จะได้รับการยอมรับและมองเห็นได้จากการทำงานหนัก ผลลัพธ์ และวิสัยทัศน์เชิงกลยุทธ์ของคุณตลอดทั้งไตรมาส มีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวและมุมต่างๆ มากมายที่ต้องพิจารณาเมื่อเตรียมการนำเสนอ QBR คู่มือนี้จะช่วยให้คุณคิดถึงองค์ประกอบต่างๆ ของ QBR เพื่อให้แน่ใจว่าคุณพร้อมสำหรับความสำเร็จ มาเริ่มกันเลย.

กระบวนการคิดและระดมความคิดของ QBR

สิ่งต่างๆ เกิดขึ้นมากมายในช่วงสามเดือน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโลกของการตลาดดิจิทัล คุณอาจมุ่งเน้นที่การสร้าง เพิ่มประสิทธิภาพ และปรับขนาดแพลตฟอร์มการตลาดต่างๆ เป็นประจำทุกวัน คุณอาจมีการโทรเพื่อทบทวนประสิทธิภาพ การทดสอบปัจจุบัน การริเริ่มที่จะเกิดขึ้น และแก้ไขปัญหาความท้าทายที่เกิดขึ้นทุกสัปดาห์

เวลาที่เหลือของคุณอาจถูกแบ่งระหว่างการประชุมภายใน การประชุมคู่ค้า กิจกรรม และการวิจัยเชิงลึกในอุตสาหกรรม จำเป็นต้องพูดในที่สุดเมื่อคุณเลิกล้มการทำงานหนัก 90 วัน คุณอาจมองเห็นภาพรวมได้ยาก

ขั้นตอนแรกในการตรวจสอบธุรกิจรายไตรมาสคือการถอยหนึ่งก้าว หายใจเข้า และวางแผน เริ่มต้นด้วยการร่างโครงร่างแต่ละขั้นตอนของกระบวนการที่จำเป็นต้องเกิดขึ้นก่อนการนำเสนอของคุณ

ตลอดกระบวนการนี้ คุณควรนึกถึงผู้ชมสำหรับการนำเสนอ QBR ของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าใครจะอยู่ที่นั่น พวกเขาอยู่ในลำดับชั้นของบริษัท วิธีจัดโครงสร้างงานนำเสนอสำหรับพวกเขา และวิธีเตรียมคำตอบสำหรับคำถามล่วงหน้า ในระยะสั้นคุณต้องคิดเหมือนนักการตลาด

มาดูสมาชิกที่น่าจะเป็นไปได้ในกลุ่มนั้นและสิ่งที่พวกเขาสนใจกัน:

• ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร (CEO) / กรรมการผู้จัดการใหญ่: มุมมองภาพรวมระดับสูงของอุตสาหกรรมและธุรกิจของพวกเขา การมุ่งเน้นของพวกเขาอาจอยู่ที่แนวคิดการเติบโตนอกกรอบ การวิเคราะห์สถานการณ์กำไรและขาดทุน (กำไรและขาดทุน) หรือการมุ่งเน้นที่สิ่งที่คู่แข่งกำลังทำโดยที่ธุรกิจของพวกเขาไม่ใช่
• หัวหน้าเจ้าหน้าที่การตลาด (CMO) / รองประธาน (VP) ฝ่ายการตลาด: สร้างแผนการตลาดรายปีที่กำหนดงบประมาณรายเดือนของคุณ พวกเขาให้ความสำคัญกับคู่ค้าและช่องทางการตลาดในระดับสูง แต่จะทราบตัวเลขอันดับต้นๆ ของคุณก่อนการนำเสนอของคุณ พวกเขาจะสนใจการเรียนรู้โดยรวมจากข้อมูลการทดสอบของคุณ ตลอดจนความคิดริเริ่มและกลยุทธ์ที่ยิ่งใหญ่ที่กำลังจะเกิดขึ้น
• ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด / ผู้จัดการฝ่ายการตลาด: ช่วยกำหนดกลยุทธ์ จัดสรรงบประมาณเพิ่มเติมระหว่างช่องทางและในวัชพืชกับคุณทุกวันหรือทุกสัปดาห์ เป้าหมายของคุณคือการจัดโฟกัสของการนำเสนอ QBR ให้สอดคล้องกับการสนทนาที่คุณมีตลอดทั้งไตรมาส รวมถึงการทำความเข้าใจภาพรวมในการจัดลำดับความสำคัญ

ในระหว่างกระบวนการระดมความคิด ให้ถามตัวเองว่าคุณรู้จักธุรกิจนี้ดีแค่ไหน คิดนอกขอบเขตของประเภทธุรกิจเฉพาะของคุณและพิจารณาธุรกิจทั้งหมด หน่วยธุรกิจแต่ละหน่วย แผนงานผลิตภัณฑ์โดยรวม ข่าวการระดมทุน และแนวโน้มการแข่งขันในอุตสาหกรรม

ใช้เวลากับผู้บริหารระดับสูงในระหว่างการนำเสนอ QBR เพื่อถามคำถามเกี่ยวกับหัวข้อเหล่านี้

กระบวนการเตรียมข้อมูล QBR

การนำเสนอการตรวจสอบธุรกิจรายไตรมาสของคุณจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องและโปร่งใส อีกครั้งหนึ่ง วัตถุประสงค์แรกของคุณในกระบวนการเตรียมข้อมูลคือการสร้างรายการสไลด์ที่ครอบคลุมที่คุณจะนำเสนอ

ด้วยความกว้างของข้อมูลและความสามารถในการแบ่งกลุ่มตามชุดย่อยของข้อมูล การมีรายการสไลด์ที่จำเป็นทั้งหมดจะทำให้คุณจดจ่อกับงานที่เหลืออยู่และทำให้คุณรับผิดชอบต่อไทม์ไลน์ของคุณ คุณควรพบว่าตัวเองเพิ่มและลบสไลด์ในโครงร่างของคุณตามความจำเป็น และสื่อสารกับทีมของคุณในโฟลว์การนำเสนอ รวมด้านล่างเป็นสแน็ปช็อตของ 20 สไลด์แรกใน QBR ล่าสุดของฉัน:

ในโลกของการตลาดเชิงประสิทธิภาพ QBR มักจะต้องการการรวมข้อมูลแพลตฟอร์มและรวมเข้ากับข้อมูลลูกค้าภายในและข้อมูลอุตสาหกรรม ซึ่งใช้เวลานานและลำบากอยู่เสมอ ไม่ว่าระบบของคุณจะมีความคล่องตัวเพียงใด อย่างไรก็ตาม หลังจากนำเสนอ QBR มากกว่าหนึ่งโหล ฉันเชื่ออย่างแน่วแน่ว่าความสำเร็จของการนำเสนอ QBR สามารถนำมาประกอบโดยตรงกับกระบวนการที่พิถีพิถันและขยันหมั่นเพียรในระหว่างขั้นตอนข้อมูลนี้ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะไม่มองข้าม

คุณต้องทำความคุ้นเคยกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องอย่างมากเมื่อคุณนำเสนองาน ดังนั้นงานที่คุณกำลังเตรียมการนี้จะจ่ายเงินปันผล การวิเคราะห์ข้อมูลบังคับให้คุณเข้าใจและเป็นผู้เชี่ยวชาญในทุกตัวเลข

นอกจากนี้ ความโปร่งใสเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ไม่เป็นไรที่จะมีความคิดริเริ่มที่มีประสิทธิภาพต่ำ อย่าพยายามซ่อนความคิดริเริ่มที่มีประสิทธิภาพต่ำ QBR เป็นแพลตฟอร์มที่จะมีการอภิปรายเชิงกลยุทธ์เกี่ยวกับประสิทธิภาพที่ต่ำกว่าเกณฑ์และรับผิดชอบต่อวัตถุประสงค์ที่พลาดไป ไม่ใช่เพื่อซ่อนข้อผิดพลาดหรือรบกวนความโปร่งใสของข้อมูลของคุณ

การนำเสนอ QBR

การนำเสนอเป็นการเรียกชื่อผิดเล็กน้อย: เป้าหมายสุดท้ายของคุณคือการบอกเล่าเรื่องราวของไตรมาสที่แล้ว

ในระหว่างขั้นตอนการระดมสมองและการเตรียมข้อมูล คุณได้ค้นหาสิ่งที่สำคัญ: คุณได้พัฒนาไทม์ไลน์และแผนภายในของคุณ ร่างโครงร่างทุกสไลด์เพื่อรวบรวมข้อมูลและนำเสนอ และรวบรวมสิ่งที่สำคัญสำหรับผู้เข้าร่วมของลูกค้าแต่ละราย แล้วคุณจะผูกมันเข้าด้วยกันและพัฒนาเรื่องราวได้อย่างไร?

เมื่อพูดถึง QBR ไม่มีเรื่องราวขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกเรื่อง จุดเริ่มต้นที่ดีคือการให้กรรมการหรือผู้จัดการของคุณทบทวนการนำเสนอที่เสร็จสิ้นแล้วและเจาะรูในแต่ละสไลด์

โดยทั่วไป สไลด์ QBR ภายในของเรามักจะมีข้อมูลส่วนหนึ่ง (ในรูปแบบตารางหรือกราฟ) และส่วนหนึ่งส่วนใดส่วนหนึ่ง (เป็นไฮไลต์หรือแสงน้อย) คุณสามารถเจาะลึกลงไปใน "ทำไม" ได้ด้วย หรือ "แล้วไง" และทำซ้ำต่อไปจนกว่าคุณจะได้ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญ

เมื่อคุณกำหนดได้แล้วว่า 'เรื่องราว' คืออะไร คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณรู้ว่าพวกเขาจะมีบทบาทอย่างไรในการนำเสนอ ใครเป็นผู้นำ? ใครเป็นผู้นำเสนอข้อมูลเฉพาะหรือช่วยตอบคำถามภาคสนามเกี่ยวกับโครงการริเริ่มโดยเฉพาะ? ใครเป็นคนจดบันทึก? คิดออกทั้งหมดก่อนเวลา

อย่าซับซ้อนเกินไปในการนำเสนอ คุณได้ใช้ความพยายามอย่างมากในการเตรียมการนำเสนอที่น่าทึ่ง และเนื่องจากคุณได้สำรวจตารางเดือยหลายสิบตาราง คุณจึงมีจุดข้อมูลแต่ละจุดวนเวียนอยู่ในหัวของคุณ คุณเตรียมพร้อมมากเกินไปและนั่นควรทำให้ประสาทของคุณสงบลง

เดินผ่านแต่ละสไลด์ในงานนำเสนอขณะที่คุณบอกเล่าเรื่องราวที่สอดคล้องกัน ความมั่นใจเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ และความเชี่ยวชาญและการเตรียมตัวของคุณควรให้ความมั่นใจนั้นแก่คุณ ให้เวลาผู้ฟังของคุณแยกแยะแต่ละสไลด์และประเด็นพูดคุย คาดหวังคำถามมากมายตลอดการนำเสนอของคุณ การนำเสนอ QBR ที่ยอดเยี่ยมสร้างสมดุลของการเล่าเรื่องที่เตรียมไว้ด้วยคำถามและการอภิปรายที่ได้รับแจ้งจากการนำเสนอ เพียงต้องแน่ใจว่าได้ดำเนินการต่างๆ ให้เป็นไปตามแผน เนื่องจากการสนทนาเหล่านี้อาจทำให้ขั้นตอนและเวลาในการนำเสนอของคุณหยุดชะงัก หากคุณไม่จัดการอย่างเหมาะสม

แม้ว่าข้อมูลประสิทธิภาพของคุณจะเป็นเดิมพันแบบโต๊ะ (จำไว้ว่า: คุณทำได้ดีเท่าไตรมาสที่แล้ว) ผู้ชมของคุณจะสนใจมากที่สุดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังวางแผนและมุ่งมั่นที่จะทำให้สำเร็จในลำดับต่อไป นี่อาจหมายถึงการแก้ไขหลักสูตรไม่ดีหรืออาจหมายถึงการทำงานเพื่อทำให้ไตรมาสหน้าดียิ่งขึ้น แผนการของคุณที่จะทำอย่างนั้นคืออะไร?

มีกลยุทธ์สองสามข้อสำหรับการหารือเกี่ยวกับความคิดริเริ่มในอนาคตระหว่าง QBR ของคุณ:

• แสดงรายการความคิดริเริ่มทั้งหมดที่คุณได้พูดคุยตลอดทั้งไตรมาส จากนั้นคุณสามารถดูสำรับ QBR ก่อนหน้าของคุณและเพิ่มความคิดริเริ่มในอดีตที่ไม่สำเร็จ วิธีนี้จะช่วยให้คุณได้รับรายการแนวคิดสั้นๆ แต่เปล่าประโยชน์ ที่อาจกระตุ้นให้ลูกค้าของคุณสนใจ
• สร้างรายการแนวคิดและกลยุทธ์เชิงคาดการณ์ล่วงหน้าที่มีผลกระทบมากที่สุดสำหรับลูกค้าของคุณ นี่เป็นแผนการโจมตีที่ดีกว่าและละเอียดกว่า มองหาการใช้ความเชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมของคุณในบริบทของธุรกิจของลูกค้า ความสามารถทางเทคโนโลยี ฤดูกาล และภาคส่วน จัดอันดับแนวคิดเหล่านี้ตามลำดับผลกระทบ

เวลาในการอภิปรายแต่ละแนวคิดในที่นี้ควรจำกัดด้วยขนาดของโอกาส คุณควรแสดงโอกาสที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับธุรกิจของพวกเขา เพื่อให้คุณมีเวลามากที่สุดในการหารือเกี่ยวกับแนวคิดเหล่านี้ระหว่าง QBR

คุณควรรับฟัง: เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับหน่วยธุรกิจ กลยุทธ์ และความท้าทายภายในอื่นๆ สะท้อนความคิดของผู้บริหารระดับสูงและมีกลยุทธ์ที่รอบคอบไปมา จากประสบการณ์ของผม คุณออกจากการประชุมเหล่านี้โดยมีแนวคิดใหญ่ 1-3 รายการและแนวคิดเล็ก 3-5 รายการ เป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องดำเนินการกับพวกเขาในไตรมาสต่อไป

เคล็ดลับเพื่อหลีกเลี่ยงความล้มเหลวของ QBR

เนื่องจากเราได้พูดคุยถึงวิธีการทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมี QBR ที่ประสบความสำเร็จ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการเพื่อหลีกเลี่ยงความล้มเหลวของ QBR:

• อย่าใช้ QBR เป็นการประชุมเพื่อแก้ไขปัญหาเล็กน้อยหรือความท้าทาย ผู้ชมสำหรับ QBR จะแตกต่างกันไปและมักจะรวมถึงผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ที่ไม่มีบริบทในแต่ละวัน การสนทนาประเภทนี้ควรได้รับการจัดการในจังหวะการสื่อสารปกติของคุณ
• หลีกเลี่ยงการอภิปรายอย่างกว้างขวางในหัวข้อเชิงลบ มีการสนทนาที่ตรงไปตรงมาและเปิดเผยเกี่ยวกับความท้าทาย แต่อย่านิ่งเฉย
• อย่าโทษใครในทีมของคุณที่ผลงานไม่ดีหรือผิดพลาด ในฐานะผู้รับผิดชอบผลลัพธ์และความคืบหน้า คุณควรรับผิดชอบต่อสิ่งที่ผิดพลาดและแบ่งปันเครดิตทั้งหมดกับทีมของคุณสำหรับสิ่งที่ถูกต้อง

การตรวจสอบธุรกิจรายไตรมาสเป็นโอกาสในการแสดงการทำงานหนักของทีมและการคิดเชิงกลยุทธ์ต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ จากองค์กรของลูกค้าของคุณ เป็นฟอรัมที่ยอดเยี่ยมในการสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น ทำงานร่วมกัน และปิดท้ายความพยายามอันยิ่งใหญ่ที่คุณได้ทำไว้ในไตรมาสนี้

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำเสนอ QBR ของคุณหรือไม่ ดาวน์โหลดเทมเพลต QBR ของเราสำหรับการตรวจสอบธุรกิจรายไตรมาสครั้งต่อไปของคุณ