Küçük İşletme Sahibi Olarak Büyük Satın Almalar Nasıl Planlanır?

Küçük işletmeniz için büyük bir satın alma yapmak her zaman stresli bir karardır. Bir inanç sıçraması gibi hissedebilir. Genişletmeli misiniz? Ekipmanınızı yükseltmeli misiniz? İşinizde yaptığınız değişiklikler ve geliştirmeler işe yarayacak mı? Yeni bir çalışanı işe almayı düşünmek bile benzer soruları gündeme getiriyor. Neyi ve ne zaman karşılayabilirsin?

Harcamayı düşünürken hep strese girerim. Riskli hissedilebilir. Gelecek asla garanti edilmez ve bugünkü başarının gelecekte de devam edip etmeyeceğini tahmin etmek zordur.

Yine de büyük bir satın alma yapma riskini azaltmanın harika bir yolunu buldum. Kapsamlı bir planlama ve sayıları çalıştırmak için harcanan zamanla, risk alıyor olsam da bunun hesaplanmış bir risk olduğunu bilerek geceleri daha iyi uyuyabilirim.

Büyük bir işletme satın alımı yapmadan önce neden plan yapmalısınız?

Sağlam bir plan ve finansal tahmin, işletmem için büyük bir satın alma hakkında akıllı bir karar vermenin anahtarıdır. Planlama birden fazla cephede yardımcı olur:

Satın almayı gerekçelendirin

Tipik olarak, büyük işletme alımları genişleme ile ilgilidir. Yeni bir ekipman parçası veya ek ofis alanı, ek harcamaların ek gelir yaratacağı bir büyüme planının parçasıdır. Geleceğe yönelik bir plan, hem harcamalarınızın mali etkisini hem de beklenen yatırım getirisini gösterecektir. Plan, siz büyürken işletmenizin ulaşmasını isteyeceğiniz büyüme hedeflerini belirlemenize yardımcı olacaktır.

Bir plan, maliyetli hatalardan kaçınmanıza da yardımcı olabilir. Bir planla, satın alma işleminizin kendisini ödemesinin çok uzun süreceğini veya işinizde yapmanız gereken diğer değişikliklerin çok maliyetli olacağını görebilirsiniz. Yeni bir büyük satın alma, gelecekteki gelirin zamanlamasını etkileyebilir veya planınızı bir araya getirmeden önce düşünmediğiniz şekillerde diğer planlanmış giderleri etkileyebilir.

Planınızla, orijinal satın alma fikrinize alternatifleri değerlendirebilir ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak diğer fikirleri keşfedebilirsiniz.

Öngörülemeyen harcamalara hazır olun

Büyük satın almalar, genellikle satın alma kararını verdiğinizde tam olarak netleşmemiş olabilecek ek masraflarla birlikte gelir. Yeni yazılımlar için ek eğitimlere yatırım yapmanız veya yeni süreçlerin bir sonucu olarak işletmenizde başka değişiklikler yapmanız gerekebilir. Ayrıca vergiler, teslimat ve bakım ücretleri ve diğer ek ücretler gibi diğer çeşitli masrafları da göz önünde bulundurduğunuzdan emin olmalısınız.

Bir plan oluşturduğunuzda, işletmenizin planlanmamış giderleri ortaya çıktıkça karşılayabilmesi için bir finansal tampon ekleyebilirsiniz.

Satın almak için doğru zamanı bilin

Zamanlama, işletme finansmanında her şey olabilir. İşletmenizin mevsimselliği varsa, işletmenizin elinde daha fazla nakit olduğu ve nakit paranın biraz daha sıkışık olabileceği zamanlar olacaktır. Bir plana sahip olmak size bu bilgileri verir ve yeni bir satın alma yapmak için en iyi zamanın ne zaman olacağını tahmin etmenize yardımcı olarak olası bir nakit sıkışıklığını önlemenize yardımcı olur.

Satın alma işleminiz için nasıl ödeme yapacağınızı bilin

Planlama ayrıca, büyük bir ticari satın alma için ödeme yapmak için en iyi seçenekleri anlamanıza yardımcı olur. Bir kredi alacaksanız, bir finansal plan, kredi ödemelerinin işletmenizin finansmanını nasıl etkileyeceğini anlamanıza yardımcı olacaktır. Nakit ödemeyi planlıyorsanız, planınız satın almanın mali durumunuz üzerinde ne tür bir etkisi olacağını ve diğer planlanmış harcamaları etkileyip etkilemeyeceğini anlamanıza yardımcı olabilir.

Büyük bir işletme satın alımı yapmadan önce sorulacak sorular

Satın alma işleminiz için bir plan yapmanın yanı sıra, satın almadan önce ihtiyacınız olan her şeyi düşünebilmeniz için dalmadan önce kendinize sormanız gereken sorular vardır. Planınızı geliştirirken kendinize sormanız gereken birkaç hayati soru var.

1. Bu, işimin ihtiyaçlarını nasıl karşılayacak?

Bazen işletmeniz için en yeni ve en iyi donanıma geçmek cazip gelebilir. Ancak, adım atmadan önce, satın alma işleminizin büyüme hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacağından emin olun.

Yeni ekipman veya yeni yazılım satın almayı düşünüyorsanız, yeni araçları kullanacak çalışanlarla konuştuğunuzdan emin olun. Ne düşünüyorlar? Birincil ihtiyaçları nelerdir ve bugün hangi sorunlarla karşılaşıyorlar? Satın alma işleminiz onların sorunlarını çözecek mi yoksa üretkenliği artıracak mı?

2. Gerçekten maliyeti nedir?

Çoğu yeni yazılım, ekipman ve araçta gerçek maliyet, satın alma fiyatından çok daha fazladır.

Küçük işletmeniz için büyük bir satın alma işlemi yapmayı düşündüğünüzde, işletmenizin katlanmak zorunda kalacağı ek maliyetleri hesaba kattığınızdan emin olun. Çalışanlar için eğitim süresi, kurulum ve eğitim sırasında kaybedilen fırsatlar ve çalışma süresi ve olası bakım ve gelecekteki onarım maliyetleri olacaktır.

Pek çok senaryoda, yedeklenip tam kapasiteyle çalışmaya başlamanız zaman alacaktır ve bu nedenle yeni satın alma işleminizin kârlılığa eklenmesi de zaman alacaktır.

3. Bu masrafı nasıl ödeyeceğim?

Tabii ki, herhangi bir yeni satın alma için ödenmesi gerekiyor. Nakit mi ödeyeceksin? Belki de kredi almayı planlıyorsun.

Her iki durumda da, işletmenizin nakit çıkışını veya devam eden kredi ödemelerini halledebildiğinden emin olun. Burası, iyi bir finansal tahminin yerinde olması büyük bir yardım olacaktır.

4. Başka hangi faktörleri dikkate almalıyım?

Tüm satın alma işlemlerinde olduğu gibi, kimden alışveriş yaptığınızı ve onlarla ne tür bir ilişkiniz olduğunu düşünmeniz gerekir. Mevcut garantilerin yanı sıra tedarikçinizden almayı bekleyebileceğiniz müşteri desteği türü hakkında iyi bir anlayışa sahip olmak isteyeceksiniz.

Zamanlama açısından bakıldığında, herhangi bir indirim veya indirim olup olmadığını veya gelecekte mevcut olup olmayacağını belirlemek için satın alma işleminizin zamanlamasını düşünmek isteyebilirsiniz.

5. Bu yatırımın gerekli getirisi nedir?

İşletmeniz için herhangi bir büyük satın alma ile, masrafları haklı çıkarmak için işinizde ne tür bir artışa ihtiyacınız olacağını düşünmek isteyeceksiniz. Yine, bir finansal plana sahip olmak, bunu anlamanıza yardımcı olacaktır. Büyük olasılıkla, iyileştirilmiş gelire ve sonunda iyileştirilmiş karlara ihtiyacınız olacak. Bir finansal tahmin, işletme finansmanınızdaki bu değişikliklerin zamanlamasına ek olarak bunu anlamanıza yardımcı olacaktır.

Büyük bir işletme satın alımına nasıl hazırlanılır

İşinizi genişleterek, yeni ekipman ekleyerek veya yazılımı yükselterek yatırım yapmak heyecan verici bir zamandır. Her şeyin nasıl işleyeceğini anlamaya çalışırken de stresli olabilir. Sağlam bir plana sahip olmak, süreci kolaylaştırmanıza ve işletmenizin önemli bir yeni satın alma işleminden yalnızca olumlu bir etki yaratmasını sağlamanıza yardımcı olacaktır. İşte planınızın içermesi gerekenler:

1. Hedeflerinizi tanımlayın

İşletmeniz için yeni, büyük bir satın alma için hedeflerinizi yazmak, yalnızca kişisel olarak neyi başarmak istediğinizi netleştirmekle ilgili değildir. Bu, tüm ekibinizin sizi anladığından ve sizinle aynı sayfada olduğundan emin olmakla ilgilidir. Yeni bir büyük satın almayla, ekibinizin dahil olması, siz değişiklik yaparken her şeyin yolunda gitmesine yardımcı olacaktır. Herkes aynı yönde bir araya geldiğinde, başarılı olma olasılığınız daha yüksektir.

Hedefleriniz, finansal hedeflerinizi, üretkenlikte beklediğiniz değişiklikleri ve elde etmeyi planladığınız diğer iş çıktılarını kapsamalıdır. Bu, geliştirilmiş müşteri hizmetini veya daha akıcı bir süreci içerebilir. Satın almadan önce işlerin nasıl gittiğini ölçmek için sistemleri devreye sokun, böylece işiniz değiştikçe etkisini görebilirsiniz.

2. Bir geçiş zaman çizelgesi oluşturun

Belirlediğiniz hedeflerle, uygulama için bir zaman çizelgesi oluşturmanız gerekir. Değerlendirme ve satın alma süreci için bir yol haritası, bir tedarik zaman çizelgesi ve bir uygulama zaman çizelgesi oluşturmak isteyeceksiniz.

Mevcut bir ekipmanı değiştiriyorsanız veya iş süreçlerini değiştiriyorsanız, uygulama planın en önemli parçası olabilir. Personelinizi eğitmek için zamanı hesaba katmak ve ayrıca yeni sistemlerin ve süreçlerin uygulanmasının bir sonucu olarak müşterilerinizde olası kesintileri ele almak için bir plan yapmak isteyeceksiniz.

Yeni bir ekipman parçası veya yeni bir yazılım işletmeniz için aksama süresine neden olacaksa, müşterileriniz için bir iletişim planı düşünmek ve beklentilerini bir rakibe kovalamadan beklentilerini karşılayacak şekilde yönetmek isteyeceksiniz.

3. Bir bütçe belirleyin

İşletmeniz için satın alacağınız ürünün etiket fiyatının ötesinde, bu makalede bahsettiğimiz diğer tüm masrafları kapsayan bir bütçe oluşturduğunuzdan emin olun. Bütçeniz, teslimat ve kurulum, eğitim, bakım gibi ek ücretleri içermelidir ve diğer tüm ek hizmetler, ihtiyaç duyabileceğiniz parçalardır. Tüm bunları önceden düşünmek, işinizin net bir resmini ve büyük bir satın almanın onu nasıl etkileyeceğini gösteren sağlam bir finansal plan oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

4. Nakit akışı tahmini oluşturun

İşletmeniz için önemli bir satın alma, satın alma işlemini yapmak için bir krediye veya kredi limitine güveniyor olsanız bile nakit akışınızı etkileyecektir. Büyük bir satın alma işlemi yapmayı düşündüğünüzde işletmeniz için yapabileceğiniz tüm bütçeleme ve tahminlerden en önemlisi nakit akışı tahmininiz olacaktır. Satın alma işleminizi yapmak için en iyi zamanın ne zaman olduğunu ve satın almanın ileriye dönük nakit paranızı nasıl etkileyeceğini size söyleyecektir. Nakit, tüm işletmelerin can damarıdır, bu nedenle önemli bir satın alma işleminin nakit durumunuzu nasıl etkileyeceğini bilmek, işletmenin büyümesi için çok önemlidir.

Nakit akışı tahminiyle ilgili her şeyi nakit akışı kılavuzumuzdan öğrenebilirsiniz.

Büyük işletme satın alımları yaparken zaman ayırın

İşletmeniz için büyük bir satın alma yapmayı düşündüğünüzde, riskleri denklemden çıkarmak yapabileceğiniz en önemli şeydir. Doğru planlama, bu riski azaltmanın ve aynı zamanda işinize yatırım yapma konusunda sahip olabileceğiniz endişeleri azaltmanın en etkili yollarından biridir. İşleri doğru yapmak için zaman ayırın ve büyük bir satın almanın işletmeniz üzerinde büyük bir olumlu etkisi olacağını göreceksiniz.