Cómo planificar compras importantes como propietario de una pequeña empresa

Hacer una gran compra para su pequeña empresa siempre es una decisión estresante. Puede sentirse como un acto de fe. ¿Deberías expandirte? ¿Debe actualizar su equipo? ¿Valdrán la pena los cambios y las mejoras que realice en su empresa? Incluso considerar la contratación de un nuevo empleado plantea preguntas similares. ¿Qué puede pagar y cuándo?

Siempre me estreso pensando en gastar. Puede sentirse arriesgado. El futuro nunca está garantizado y es difícil predecir si el éxito de hoy continuará en el futuro.

Sin embargo, he encontrado una excelente manera de mitigar el riesgo de hacer una gran compra. Con una planificación minuciosa y el tiempo dedicado a calcular los números, puedo dormir mejor por la noche, sabiendo que, si bien puedo correr un riesgo, es un riesgo calculado.

Por qué debe planificar antes de realizar una compra comercial importante

Un plan sólido y un pronóstico financiero son la clave para tomar una decisión inteligente sobre una compra importante para mi negocio. La planificación ayuda en múltiples frentes:

Justifica la compra

Por lo general, las compras comerciales importantes están relacionadas con la expansión. Un nuevo equipo o espacio de oficina adicional es parte de un plan de crecimiento donde el gasto adicional generará ingresos adicionales. Un plan para el futuro mostrará tanto el impacto financiero de sus gastos como el rendimiento esperado de la inversión. El plan lo ayudará a determinar los objetivos de crecimiento que deseará que alcance su empresa a medida que se expande.

Un plan también puede ayudarlo a evitar errores costosos. Con un plan, es posible que descubra que su compra tardará demasiado en pagarse sola o que otros cambios que tendrá que hacer en su negocio serán demasiado costosos. Una nueva compra importante también puede afectar el momento de los ingresos futuros o afectar otros gastos planificados de maneras que no había considerado antes de armar su plan.

Con su plan, podría considerar alternativas a su idea de compra original y explorar otras ideas para ayudarlo a lograr sus objetivos.

Esté preparado para gastos imprevistos

Las compras importantes a menudo vienen con gastos adicionales que pueden no haber sido del todo claros cuando tomó la decisión de compra. Es posible que deba invertir en capacitación adicional para el nuevo software o realizar otros cambios en su negocio como resultado de los nuevos procesos que debe introducir. También debe asegurarse de considerar otros gastos diversos, como impuestos, tarifas de envío y mantenimiento, y otros recargos.

Cuando crea un plan, puede incluir una reserva financiera para que su empresa pueda absorber los gastos no planificados a medida que surjan.

Saber el momento adecuado para realizar la compra

El tiempo puede ser todo en las finanzas comerciales. Si su negocio tiene estacionalidad, habrá momentos en que su negocio tenga más efectivo disponible y otros momentos en que el efectivo puede ser un poco más escaso. Tener un plan establecido le brinda esta información y lo ayuda a predecir cuándo será el mejor momento para realizar una nueva compra, lo que le ayuda a evitar una posible escasez de efectivo.

Sepa cómo pagará su compra

La planificación también lo ayuda a comprender las mejores opciones para pagar una compra comercial importante. Si va a solicitar un préstamo, un plan financiero lo ayudará a comprender cómo los pagos del préstamo afectarán las finanzas de su empresa. Si planea pagar en efectivo, su plan puede ayudarlo a comprender qué tipo de impacto tendrá la compra en sus finanzas y si afectará otros gastos planificados.

Preguntas para hacer antes de hacer una compra comercial grande

Además de hacer un plan para su compra, hay preguntas que debe hacerse antes de sumergirse para que haya pensado en todo lo que necesita antes de realizar su compra. Aquí hay algunas preguntas vitales que debe hacerse a medida que desarrolla su plan.

1. ¿Cómo satisfará esto las necesidades de mi negocio?

A veces, puede ser tentador actualizarse a los mejores y más recientes equipos para su negocio. Pero, antes de dar el salto, asegúrese de que su compra lo ayudará a alcanzar sus objetivos de crecimiento.

Si está pensando en comprar nuevos equipos o software, asegúrese de haber hablado con los empleados que utilizarán las nuevas herramientas. ¿Qué piensan? ¿Cuáles son sus principales necesidades y qué problemas enfrentan hoy? ¿Su compra resolverá sus problemas o aumentará la productividad?

2. ¿Cuánto cuesta realmente?

Con la mayoría de los nuevos software, equipos y herramientas, el costo real es mucho más que el precio de compra.

Cuando esté considerando una gran compra para su pequeña empresa, asegúrese de tener en cuenta los costos adicionales que su empresa tendrá que soportar. Habrá tiempo de capacitación para los empleados, oportunidades perdidas y tiempo de trabajo durante la instalación y la capacitación, y costos potenciales de mantenimiento y reparación en el futuro.

En muchos escenarios, le llevará tiempo volver a estar en funcionamiento a plena capacidad y, por lo tanto, también llevará tiempo que su nueva compra comience a agregarse a la línea de fondo.

3. ¿Cómo pagaré este gasto?

Por supuesto, cualquier nueva compra debe pagarse. ¿Vas a pagar en efectivo? Tal vez usted planea obtener un préstamo.

De cualquier manera, asegúrese de que su negocio pueda manejar la salida de efectivo o los pagos de préstamos en curso. Aquí es donde tener un buen pronóstico financiero será de gran ayuda.

4. ¿Qué otros factores debo considerar?

Al igual que con todas las compras, deberá considerar a quién le está comprando y qué tipo de relación tiene con ellos. Querrá tener una buena comprensión del tipo de atención al cliente que puede esperar recibir de su proveedor, así como de las garantías disponibles.

Desde una perspectiva de tiempo, es posible que desee considerar el momento de su compra para determinar si hay reembolsos o descuentos disponibles o pueden estar disponibles en el futuro.

5. ¿Cuál es el rendimiento necesario de esta inversión?

Con cualquier compra grande para su negocio, querrá considerar qué tipo de aumento en el negocio necesitará para justificar el gasto. Nuevamente, tener un plan financiero lo ayudará a resolver esto. Lo más probable es que necesite mejores ingresos y eventualmente mejores ganancias. Un pronóstico financiero lo ayudará a determinar esto además del momento de estos cambios en las finanzas de su negocio.

Cómo prepararse para la compra de una gran empresa

Invertir en su negocio mediante la expansión, la adición de nuevos equipos o la actualización del software es un momento emocionante. También puede ser estresante mientras tratas de averiguar cómo va a funcionar todo. Tener un plan sólido lo ayudará a agilizar el proceso y garantizar que su negocio tenga un impacto positivo a partir de una nueva compra importante. Esto es lo que su plan debe incluir:

1. Define tus objetivos

Escribir sus objetivos para una compra nueva y grande para su negocio no se trata solo de aclarar lo que personalmente quiere lograr. Se trata de asegurarse de que todo su equipo entienda y esté en la misma página que usted. Con una nueva compra importante, tener a su equipo a bordo ayudará a que todo funcione sin problemas a medida que realiza cambios. Con todos trabajando juntos en la misma dirección, es más probable que tengas éxito.

Sus objetivos deben cubrir sus metas financieras, los cambios en la productividad que espera y cualquier otro resultado comercial que planee lograr. Eso podría incluir un mejor servicio al cliente o un proceso más simplificado. Instale sistemas para medir cómo van las cosas antes de su compra para que pueda ver el impacto a medida que cambia su negocio.

2. Establecer un cronograma de transición

Con sus objetivos establecidos, necesita crear un cronograma para la implementación. Deberá establecer una hoja de ruta para el proceso de evaluación y compra, un cronograma de adquisiciones y un cronograma de implementación.

La implementación puede ser la parte más importante del plan si está reemplazando un equipo existente o cambiando los procesos comerciales. Querrá tener en cuenta el tiempo para capacitar a su personal y también elaborar un plan para manejar posibles interrupciones para sus clientes como resultado de la implementación de nuevos sistemas y procesos.

Si una nueva pieza de equipo o nuevo software resultará en un tiempo de inactividad para su negocio, querrá pensar en un plan de comunicación para sus clientes y administrar sus expectativas para cumplir con sus expectativas sin ahuyentarlos a un competidor.

3. Establece un presupuesto

Más allá del precio de etiqueta del artículo que está comprando para su negocio, asegúrese de crear un presupuesto que cubra todos los demás gastos de los que hemos hablado en este artículo. Su presupuesto debe incluir cualquier tarifa adicional, como entrega e instalación, capacitación, mantenimiento y cualquier otro servicio adicional que pueda necesitar. Pensar en todas estas cosas desde el principio lo ayudará a crear un plan financiero sólido que le brinde una imagen clara de su negocio y cómo lo afectará una compra importante.

4. Crea una previsión de flujo de efectivo

Cualquier compra importante para su negocio afectará su flujo de efectivo, incluso si depende de un préstamo o línea de crédito para realizar la compra. De todos los presupuestos y pronósticos que puede hacer para su negocio cuando está considerando una compra importante, su pronóstico de flujo de efectivo será el más importante. Le dirá cuándo es el mejor momento para hacer su compra y cómo la compra afectará su dinero en el futuro. El efectivo es el elemento vital de todos los negocios, por lo que saber cómo una compra importante afectará su situación de efectivo es crucial para el crecimiento del negocio.

Puede aprender todo sobre la previsión de flujo de efectivo en nuestra guía de flujo de efectivo.

Tómese su tiempo al realizar compras comerciales importantes

Cuando está contemplando una compra importante para su negocio, eliminar el riesgo de la ecuación es lo más importante que puede hacer. La planificación adecuada es una de las formas más efectivas de reducir ese riesgo y al mismo tiempo reducir cualquier ansiedad que pueda tener sobre invertir en su negocio. Tómese el tiempo para hacer las cosas bien y descubrirá que una compra importante tendrá un gran impacto positivo en su negocio.