كيفية التخطيط لعمليات الشراء الرئيسية بصفتك مالكًا لمشروع صغير

دائمًا ما يكون إجراء عملية شراء كبيرة لشركتك الصغيرة قرارًا مرهقًا. يمكن أن تشعر وكأنها قفزة في الإيمان. هل يجب عليك التوسع؟ هل يجب عليك ترقية معداتك؟ هل ستؤتي التغييرات والتحسينات التي تجريها على عملك ثمارها؟ حتى التفكير في تعيين موظف جديد يثير أسئلة مماثلة. ما الذي يمكنك تحمله ومتى؟

أنا دائما أشعر بالتوتر عند التفكير في الإنفاق. يمكن أن تشعر بالمخاطر. المستقبل ليس مضمونًا أبدًا ومن الصعب التنبؤ بما إذا كان النجاح اليوم سيستمر في المستقبل.

لقد وجدت طريقة رائعة للتخفيف من مخاطر إجراء عملية شراء كبيرة. من خلال التخطيط الشامل والوقت الذي أمضيته في حساب الأرقام ، يمكنني النوم بشكل أفضل في الليل ، مع العلم أنه على الرغم من أنني قد أخاطر ، إلا أنها مخاطرة محسوبة.

لماذا يجب أن تخطط قبل إجراء عملية شراء تجارية كبيرة

تعد الخطة القوية والتوقعات المالية هي المفتاح لاتخاذ قرار ذكي بشأن عملية شراء كبيرة لعملي. يساعد التخطيط على عدة جبهات:

تبرير الشراء

عادة ، ترتبط عمليات الشراء التجارية الكبرى بالتوسع. تعتبر قطعة معدات جديدة أو مساحة مكتبية إضافية جزءًا من خطة النمو حيث سيولد الإنفاق الإضافي إيرادات إضافية. ستُظهر خطة المستقبل كلاً من التأثير المالي لإنفاقك ، وكذلك العائد المتوقع على الاستثمار. ستساعدك الخطة على تحديد أهداف النمو التي تريد أن يحققها عملك أثناء توسعك.

يمكن أن تساعدك الخطة أيضًا في تجنب الأخطاء المكلفة. مع وجود خطة ، قد تجد أن الأمر سيستغرق وقتًا طويلاً لدفع ثمن مشترياتك لنفسها أو أن التغييرات الأخرى التي سيتعين عليك إجراؤها في عملك ستكون مكلفة للغاية. قد تؤثر عملية شراء كبيرة جديدة أيضًا على توقيت الإيرادات المستقبلية أو تؤثر على النفقات المخططة الأخرى بطرق لم تفكر فيها قبل وضع خطتك معًا.

باستخدام خطتك ، يمكنك التفكير في بدائل لفكرة الشراء الأصلية واستكشاف أفكار أخرى للمساعدة في تحقيق أهدافك.

كن مستعدًا للنفقات غير المتوقعة

غالبًا ما تأتي المشتريات الكبيرة مصحوبة بنفقات إضافية قد لا تكون واضحة تمامًا عندما اتخذت قرار الشراء. قد تحتاج إلى الاستثمار في تدريب إضافي لبرنامج جديد أو إجراء تغييرات أخرى على عملك نتيجة للعمليات الجديدة التي يتعين عليك إدخالها. يجب عليك أيضًا التأكد من مراعاة المصاريف المتنوعة الأخرى مثل الضرائب ورسوم التوصيل والصيانة والرسوم الإضافية الأخرى.

عند إنشاء خطة ، يمكنك تضمين احتياطي مالي حتى يتمكن عملك من استيعاب النفقات غير المخطط لها عند ظهورها.

اعرف الوقت المناسب لإجراء الشراء

يمكن أن يكون التوقيت هو كل شيء في الشؤون المالية للأعمال. إذا كان عملك موسميًا ، فستكون هناك أوقات يكون فيها عملك فيه نقودًا أكثر في متناول اليد وأوقات أخرى قد يكون فيها النقد أقل قليلاً. يمنحك وجود خطة في مكانها هذه الأفكار ويساعدك على التنبؤ بالوقت الأفضل لإجراء عملية شراء جديدة ، مما يساعد على منعك من التعرض لأزمة نقدية محتملة.

اعرف كيف ستدفع ثمن الشراء

يساعدك التخطيط أيضًا على فهم أفضل الخيارات للدفع مقابل شراء أعمال كبيرة. إذا كنت ستحصل على قرض ، فستساعدك الخطة المالية على فهم كيفية تأثير مدفوعات القرض على موارد عملك. إذا كنت تخطط للدفع نقدًا ، فيمكن أن تساعدك خطتك في فهم نوع التأثير الذي ستحدثه عملية الشراء على أموالك وما إذا كان سيؤثر على الإنفاق المخطط الآخر.

أسئلة يجب طرحها قبل إجراء عملية شراء تجارية كبيرة

بالإضافة إلى وضع خطة لعملية الشراء ، هناك أسئلة يجب أن تطرحها على نفسك قبل الغوص فيها حتى تكون قد فكرت في كل ما تحتاج إليه قبل إجراء عملية الشراء. فيما يلي بعض الأسئلة الحيوية التي يجب أن تطرحها على نفسك أثناء تطوير خطتك.

1. كيف سيفي هذا باحتياجات عملي؟

قد يكون من المغري أحيانًا الترقية إلى أحدث وأفضل المعدات لعملك. ولكن ، قبل أن تأخذ القفزة ، تأكد من أن عملية الشراء ستساعدك في الوصول إلى أهداف النمو الخاصة بك.

إذا كنت تبحث عن شراء معدات جديدة أو برامج جديدة ، فتأكد من أنك تحدثت مع الموظفين الذين سيستخدمون الأدوات الجديدة. ماذا يعتقدون؟ ما هي احتياجاتهم الأساسية وما هي المشاكل التي يواجهونها اليوم؟ هل ستحل عملية الشراء الخاصة بك مشاكلهم أو تزيد من الإنتاجية؟

2. ما هي التكلفة الحقيقية؟

مع معظم البرامج والمعدات والأدوات الجديدة ، تكون التكلفة الحقيقية أكثر بكثير من مجرد سعر الشراء.

عندما تفكر في شراء كبير لمشروعك الصغير ، تأكد من احتساب التكاليف الإضافية التي سيتعين على عملك تحملها. سيكون هناك وقت تدريب للموظفين ، وفرص ضائعة ووقت عمل أثناء التثبيت والتدريب ، بالإضافة إلى تكاليف الصيانة والإصلاح المستقبلية.

في حالة وجود العديد من السيناريوهات ، سوف يستغرق الأمر وقتًا حتى تتمكن من النسخ الاحتياطي والتشغيل بكامل طاقته ، وبالتالي سيستغرق الأمر أيضًا وقتًا حتى تبدأ عملية الشراء الجديدة في الإضافة إلى المحصلة النهائية.

3. كيف سأدفع لهذه المصاريف؟

بالطبع ، يجب دفع ثمن أي عملية شراء جديدة. هل ستدفع نقدا؟ ربما كنت تخطط للحصول على قرض.

في كلتا الحالتين ، تأكد من أن عملك يمكنه التعامل مع التدفق النقدي للخارج أو مدفوعات القرض الجارية. هذا هو المكان الذي سيكون فيه وجود توقعات مالية جيدة مفيدًا للغاية.

4. ما هي العوامل الأخرى التي يجب علي مراعاتها؟

كما هو الحال مع جميع عمليات الشراء ، ستحتاج إلى التفكير في الأشخاص الذين تشتري منهم ونوع العلاقة التي تربطك بهم. سترغب في الحصول على فهم جيد لنوع دعم العملاء الذي يمكن أن تتوقع الحصول عليه من المورد الخاص بك بالإضافة إلى أي ضمانات متوفرة.

من منظور التوقيت ، قد ترغب في النظر في توقيت الشراء لتحديد ما إذا كانت هناك خصومات أو خصومات متاحة أو قد تكون متاحة في المستقبل.

5. ما هو العائد الضروري على هذا الاستثمار؟

مع أي عملية شراء كبيرة لعملك ، سترغب في التفكير في نوع الزيادة في الأعمال التي ستحتاجها لتبرير النفقات. مرة أخرى ، سيساعدك وجود خطة مالية في معرفة ذلك. ستحتاج على الأرجح إلى تحسين الإيرادات وتحسين الأرباح في النهاية. ستساعدك التوقعات المالية على معرفة ذلك بالإضافة إلى توقيت هذه التغييرات في الشؤون المالية لعملك.

كيف تستعد لعملية شراء تجارية كبيرة

يعد الاستثمار في عملك من خلال التوسع أو إضافة معدات جديدة أو ترقية البرامج وقتًا مثيرًا. يمكن أن يكون أيضًا مرهقًا أثناء محاولتك معرفة كيفية عمل كل شيء. سيساعدك وجود خطة قوية في تبسيط العملية والتأكد من أن عملك ليس له سوى تأثير إيجابي من عملية شراء جديدة مهمة. إليك ما يجب أن تتضمنه خطتك:

1. تحديد أهدافك

لا يقتصر تدوين أهدافك لعملية شراء كبيرة وجديدة لعملك على مجرد توضيح ما تريد تحقيقه شخصيًا. يتعلق الأمر بالتأكد من أن فريقك بالكامل يفهم وأنك على نفس الصفحة. من خلال عملية شراء كبيرة جديدة ، فإن وجود فريقك على متن الطائرة سيساعد في سير كل شيء بسلاسة أثناء إجراء التغييرات. مع تكاتف الجميع في نفس الاتجاه ، من المرجح أن تنجح.

يجب أن تغطي أهدافك أهدافك المالية ، والتغييرات في الإنتاجية التي تتوقعها ، وأي مخرجات أعمال أخرى تخطط لتحقيقها. يمكن أن يشمل ذلك خدمة عملاء محسنة أو عملية أكثر بساطة. ضع الأنظمة في مكانها الصحيح لقياس كيفية سير الأمور قبل الشراء حتى تتمكن من رؤية التأثير مع تغير عملك.

2. إنشاء جدول زمني للانتقال

مع تحديد أهدافك ، تحتاج إلى إنشاء جدول زمني للتنفيذ. ستحتاج إلى إنشاء خارطة طريق لعملية التقييم والشراء ، والجدول الزمني للمشتريات ، والجدول الزمني للتنفيذ.

قد يكون التنفيذ هو أهم جزء في الخطة إذا كنت تقوم باستبدال جزء موجود من المعدات أو تغيير عمليات الأعمال. سترغب في حساب الوقت اللازم لتدريب موظفيك والتوصل أيضًا إلى خطة للتعامل مع الاضطرابات المحتملة لعملائك نتيجة لتنفيذ أنظمة وعمليات جديدة.

إذا كانت هناك قطعة جديدة من المعدات أو البرامج الجديدة ستؤدي إلى تعطل عملك ، فستحتاج إلى التفكير في خطة اتصال لعملائك وإدارة توقعاتهم بحيث تفي بتوقعاتهم دون مطاردتهم لمنافس.

3. تحديد الميزانية

إلى جانب السعر الملصق للعنصر الذي تشتريه لعملك ، تأكد من إنشاء ميزانية تغطي جميع النفقات الأخرى التي تحدثنا عنها في هذه المقالة. يجب أن تتضمن ميزانيتك أي رسوم إضافية ، مثل التسليم والتركيب والتدريب والصيانة وأي خدمات إضافية أخرى هي أجزاء قد تحتاجها. سيساعدك التفكير في كل هذه الأشياء مقدمًا على إنشاء خطة مالية قوية تمنحك صورة واضحة عن عملك وكيف ستؤثر عملية شراء كبيرة عليه.

4. إنشاء توقعات التدفق النقدي

ستؤثر أي عملية شراء كبيرة لعملك على التدفق النقدي الخاص بك ، حتى إذا كنت تعتمد على قرض أو حد ائتمان لإجراء عملية الشراء. من بين جميع الميزانيات والتنبؤات التي يمكنك القيام بها لعملك عندما تفكر في عملية شراء كبيرة ، ستكون توقعات التدفق النقدي الخاصة بك هي الأهم. سيخبرك متى يكون أفضل وقت لإجراء عملية الشراء وكيف سيؤثر الشراء على أموالك في المضي قدمًا. النقد هو شريان الحياة لجميع الشركات ، لذا فإن معرفة كيف ستؤثر عملية شراء كبيرة على وضعك النقدي أمر بالغ الأهمية لنمو الأعمال.

يمكنك معرفة كل شيء عن التنبؤ بالتدفق النقدي في دليل التدفق النقدي الخاص بنا.

خذ وقتك عند إجراء عمليات شراء تجارية كبيرة

عندما تفكر في شراء كبير لعملك ، فإن إخراج المخاطرة من المعادلة هو أهم شيء يمكنك القيام به. يعد التخطيط السليم أحد أكثر الطرق فعالية لتقليل هذا الخطر مع تقليل أي قلق قد يكون لديك بشأن الاستثمار في عملك. خذ الوقت الكافي للقيام بالأشياء بشكل صحيح وستجد أن عملية شراء كبيرة سيكون لها تأثير إيجابي كبير على عملك.