Comment planifier des achats importants en tant que propriétaire de petite entreprise

Faire un gros achat pour votre petite entreprise est toujours une décision stressante. Cela peut ressembler à un acte de foi. Faut-il s'agrandir ? Faut-il moderniser son équipement ? Les changements et les améliorations que vous apporterez à votre entreprise seront-ils payants ? Même envisager d'embaucher un nouvel employé soulève des questions similaires. Que pouvez-vous vous permettre et quand ?

Je suis toujours stressé en pensant aux dépenses. Cela peut sembler risqué. L'avenir n'est jamais garanti et il est difficile de prédire si le succès d'aujourd'hui se poursuivra dans le futur.

J'ai trouvé un excellent moyen d'atténuer le risque de faire un gros achat, cependant. Avec une planification minutieuse et du temps passé à calculer les chiffres, je peux mieux dormir la nuit, sachant que même si je prends un risque, c'est un risque calculé.

Pourquoi devriez-vous planifier avant de faire un achat dans une grande entreprise

Un plan solide et des prévisions financières sont la clé pour prendre une décision éclairée concernant un achat important pour mon entreprise. La planification aide sur plusieurs fronts :

Justifier l'achat

En règle générale, les achats importants des entreprises sont liés à l'expansion. Une nouvelle pièce d'équipement ou un espace de bureau supplémentaire fait partie d'un plan de croissance où les dépenses supplémentaires généreront des revenus supplémentaires. Un plan pour l'avenir montrera à la fois l'impact financier de vos dépenses, mais aussi le retour sur investissement attendu. Le plan vous aidera à déterminer les objectifs de croissance que vous souhaitez que votre entreprise atteigne au fur et à mesure de votre expansion.

Un plan peut également vous aider à éviter des erreurs coûteuses. Avec un plan, vous constaterez peut-être qu'il faudra trop de temps pour que votre achat soit rentabilisé ou que d'autres modifications que vous devrez apporter à votre entreprise seront trop coûteuses. Un nouvel achat important peut également avoir un impact sur le calendrier des revenus futurs ou sur d'autres dépenses prévues d'une manière que vous n'aviez pas envisagée avant d'élaborer votre plan.

Avec votre plan, vous pourriez envisager des alternatives à votre idée d'achat initiale et explorer d'autres idées pour vous aider à atteindre vos objectifs.

Soyez prêt pour les dépenses imprévues

Les achats importants s'accompagnent souvent de dépenses supplémentaires qui n'étaient peut-être pas totalement claires lorsque vous avez pris la décision d'achat. Vous devrez peut-être investir dans une formation supplémentaire pour un nouveau logiciel ou apporter d'autres modifications à votre entreprise en raison des nouveaux processus que vous devez introduire. Vous devez également vous assurer de prendre en compte d'autres dépenses diverses telles que les taxes, les frais de livraison et d'entretien et d'autres suppléments.

Lorsque vous créez un plan, vous pouvez inclure une réserve financière afin que votre entreprise puisse absorber les dépenses imprévues au fur et à mesure qu'elles surviennent.

Connaître le bon moment pour effectuer l'achat

Le timing peut être tout dans les finances des entreprises. Si votre entreprise est saisonnière, il y aura des moments où votre entreprise disposera de plus de liquidités et d'autres moments où les liquidités seront un peu plus restreintes. Le fait d'avoir un plan en place vous donne ces informations et vous aide à prévoir le meilleur moment pour effectuer un nouvel achat, vous aidant ainsi à éviter une éventuelle pénurie de liquidités.

Savoir comment vous allez payer votre achat

La planification vous aide également à comprendre les meilleures options pour payer un achat commercial important. Si vous envisagez de contracter un prêt, un plan financier vous aidera à comprendre comment les remboursements du prêt auront une incidence sur les finances de votre entreprise. Si vous envisagez de payer en espèces, votre plan peut vous aider à comprendre quel type d'impact l'achat aura sur vos finances et s'il aura un impact sur d'autres dépenses prévues.

Questions à poser avant de faire un achat pour une grande entreprise

En plus de faire un plan pour votre achat, il y a des questions que vous devriez vous poser avant de plonger afin que vous ayez réfléchi à tout ce dont vous avez besoin avant de faire votre achat. Voici quelques questions vitales que vous devriez vous poser lors de l'élaboration de votre plan.

1. Comment cela répondra-t-il aux besoins de mon entreprise ?

Parfois, il peut être tentant de passer à l'équipement le plus récent et le plus performant pour votre entreprise. Mais, avant de sauter le pas, assurez-vous que votre achat vous aidera à atteindre vos objectifs de croissance.

Si vous envisagez d'acheter de nouveaux équipements ou de nouveaux logiciels, assurez-vous d'avoir parlé aux employés qui utiliseront les nouveaux outils. Que pensent-ils ? Quels sont leurs besoins primaires et à quels problèmes sont-ils confrontés aujourd'hui ? Votre achat résoudra-t-il leurs problèmes ou augmentera-t-il la productivité ?

2. Combien cela coûte-t-il vraiment ?

Avec la plupart des nouveaux logiciels, équipements et outils, le coût réel est bien plus que le simple prix d'achat.

Lorsque vous envisagez un achat important pour votre petite entreprise, assurez-vous de tenir compte des coûts supplémentaires que votre entreprise devra supporter. Il y aura du temps de formation pour les employés, des opportunités perdues et du temps de travail lors de l'installation et de la formation, ainsi que des coûts de maintenance et de réparation futurs potentiels.

Dans de nombreux scénarios, il vous faudra du temps pour être de nouveau opérationnel à pleine capacité et il faudra également du temps pour que votre nouvel achat commence à augmenter le résultat net.

3. Comment vais-je régler cette dépense ?

Bien sûr, tout nouvel achat doit être payé. Allez-vous payer comptant? Peut-être envisagez-vous de contracter un prêt.

Quoi qu'il en soit, assurez-vous que votre entreprise peut gérer les sorties de fonds ou les remboursements de prêts en cours. C'est là qu'avoir une bonne prévision financière en place sera d'une grande aide.

4. Quels autres facteurs dois-je prendre en compte ?

Comme pour tous les achats, vous devrez considérer à qui vous achetez et quel type de relation vous entretenez avec eux. Vous voudrez avoir une bonne compréhension du type de support client que vous pouvez vous attendre à recevoir de votre fournisseur ainsi que des garanties disponibles.

Du point de vue du calendrier, vous voudrez peut-être tenir compte du moment de votre achat pour déterminer si des rabais ou des remises sont disponibles ou peuvent être disponibles à l'avenir.

5. Quel est le retour nécessaire sur cet investissement ?

Pour tout achat important pour votre entreprise, vous devrez déterminer le type d'augmentation d'activité dont vous aurez besoin pour justifier la dépense. Encore une fois, avoir un plan financier vous aidera à comprendre cela. Vous aurez probablement besoin d'améliorer vos revenus et éventuellement d'améliorer vos bénéfices. Une prévision financière vous aidera à comprendre cela en plus du calendrier de ces changements dans les finances de votre entreprise.

Comment se préparer à l'achat d'une grande entreprise

Investir dans votre entreprise en élargissant, en ajoutant de nouveaux équipements ou en mettant à niveau des logiciels est une période passionnante. Cela peut aussi être stressant lorsque vous essayez de comprendre comment tout cela va fonctionner. Avoir un plan solide vous aidera à rationaliser le processus et à vous assurer que votre entreprise n'aura qu'un impact positif d'un nouvel achat important. Voici ce que votre plan devrait inclure :

1. Définissez vos objectifs

Écrire vos objectifs pour un nouvel achat important pour votre entreprise ne consiste pas seulement à clarifier ce que vous voulez personnellement réaliser. Il s'agit de s'assurer que toute votre équipe comprend et est sur la même longueur d'onde que vous. Avec un nouvel achat important, la présence de votre équipe à bord vous aidera à ce que tout se passe bien au fur et à mesure que vous apportez des modifications. Avec tout le monde qui s'unit dans la même direction, vous avez plus de chances de réussir.

Vos objectifs doivent couvrir vos objectifs financiers, les changements de productivité auxquels vous vous attendez et tout autre résultat commercial que vous prévoyez d'atteindre. Cela pourrait inclure un service client amélioré ou un processus plus rationalisé. Mettez en place des systèmes pour mesurer comment les choses se passent avant votre achat afin que vous puissiez voir l'impact à mesure que votre entreprise change.

2. Établissez un calendrier de transition

Une fois vos objectifs établis, vous devez créer un calendrier de mise en œuvre. Vous souhaiterez établir une feuille de route pour le processus d'évaluation et d'achat, un calendrier d'approvisionnement et un calendrier de mise en œuvre.

La mise en œuvre peut être la partie la plus importante du plan si vous remplacez un équipement existant ou si vous modifiez des processus métier. Vous voudrez prendre en compte le temps nécessaire pour former votre personnel et élaborer un plan pour gérer les perturbations potentielles pour vos clients à la suite de la mise en œuvre de nouveaux systèmes et processus.

Si un nouvel équipement ou un nouveau logiciel entraîne un temps d'arrêt pour votre entreprise, vous voudrez penser à un plan de communication pour vos clients et gérer leurs attentes afin de répondre à leurs attentes sans les chasser vers un concurrent.

3. Établissez un budget

Au-delà du prix affiché de l'article que vous achetez pour votre entreprise, assurez-vous de créer un budget qui couvre toutes les autres dépenses dont nous avons parlé dans cet article. Votre budget doit inclure tous les frais supplémentaires, tels que la livraison et l'installation, la formation, la maintenance et tout autre service complémentaire dont vous pourriez avoir besoin. Réfléchir à toutes ces choses dès le départ vous aidera à créer un plan financier solide qui vous donnera une image claire de votre entreprise et de l'impact qu'un achat important aura sur elle.

4. Créez une prévision de trésorerie

Tout achat important pour votre entreprise aura un impact sur votre flux de trésorerie, même si vous comptez sur un prêt ou une marge de crédit pour effectuer l'achat. De toutes les budgétisations et prévisions que vous pouvez faire pour votre entreprise lorsque vous envisagez un achat important, vos prévisions de trésorerie seront les plus importantes. Il vous dira quel est le meilleur moment pour effectuer votre achat et comment l'achat affectera votre argent à l'avenir. L'argent comptant est l'élément vital de toutes les entreprises, il est donc crucial pour la croissance de l'entreprise de savoir comment un achat important aura un impact sur votre situation de trésorerie.

Vous pouvez tout savoir sur les prévisions de trésorerie dans notre guide des flux de trésorerie.

Prenez votre temps lorsque vous effectuez des achats importants

Lorsque vous envisagez un achat important pour votre entreprise, éliminer le risque de l'équation est la chose la plus importante que vous puissiez faire. Une bonne planification est l'un des moyens les plus efficaces de réduire ce risque tout en réduisant l'anxiété que vous pourriez avoir à l'idée d'investir dans votre entreprise. Prenez le temps de bien faire les choses et vous constaterez qu'un achat important aura un impact positif majeur sur votre entreprise.