Como planejar grandes compras como proprietário de uma pequena empresa

Fazer uma grande compra para sua pequena empresa é sempre uma decisão estressante. Pode parecer um salto de fé. Você deve expandir? Você deve atualizar seu equipamento? As mudanças e melhorias que você fizer em sua empresa serão recompensadas? Mesmo considerando a contratação de um novo funcionário levanta questões semelhantes. O que você pode pagar e quando?

Sempre fico estressado pensando em gastar. Pode parecer arriscado. O futuro nunca é garantido e é difícil prever se o sucesso de hoje continuará no futuro.

No entanto, encontrei uma ótima maneira de mitigar o risco de fazer uma grande compra. Com planejamento completo e tempo gasto com os números, posso dormir melhor à noite, sabendo que, embora possa estar correndo um risco, é um risco calculado.

Por que você deve planejar antes de fazer uma compra de grande empresa

Um plano sólido e uma previsão financeira são a chave para tomar uma decisão inteligente sobre uma grande compra para o meu negócio. O planejamento ajuda em várias frentes:

Justifique a compra

Normalmente, as principais compras de negócios estão relacionadas à expansão. Um novo equipamento ou espaço de escritório adicional faz parte de um plano de crescimento em que os gastos adicionais gerarão receita adicional. Um plano para o futuro mostrará tanto o impacto financeiro de seus gastos, mas também o retorno esperado do investimento. O plano o ajudará a determinar as metas de crescimento que você deseja que sua empresa atinja à medida que se expande.

Um plano também pode ajudá-lo a evitar erros dispendiosos. Com um plano, você pode achar que levará muito tempo para sua compra se pagar ou que outras alterações que você terá que fazer em sua empresa serão muito caras. Uma nova compra importante também pode afetar o momento da receita futura ou afetar outras despesas planejadas de maneiras que você não considerou antes de montar seu plano.

Com seu plano, você pode considerar alternativas à sua ideia de compra original e explorar outras ideias para ajudar a alcançar seus objetivos.

Esteja preparado para despesas imprevistas

Grandes compras geralmente vêm com despesas adicionais que podem não ter ficado totalmente claras quando você tomou a decisão de compra. Pode ser necessário investir em treinamento adicional para novos softwares ou fazer outras alterações em seus negócios como resultado dos novos processos que você precisa introduzir. Você também deve considerar outras despesas diversas, como impostos, taxas de entrega e manutenção e outras sobretaxas.

Ao criar um plano, você pode incluir um buffer financeiro para que sua empresa possa absorver despesas não planejadas à medida que surgem.

Saiba o momento certo para fazer a compra

O tempo pode ser tudo nas finanças empresariais. Se sua empresa tiver sazonalidade, haverá momentos em que sua empresa terá mais dinheiro disponível e outras em que o dinheiro poderá ser um pouco mais apertado. Ter um plano em vigor fornece essas informações e ajuda a prever quando será o melhor momento para fazer uma nova compra, ajudando a evitar uma possível crise de caixa.

Saiba como você vai pagar pela sua compra

O planejamento também ajuda você a entender as melhores opções para pagar uma grande compra empresarial. Se você for fazer um empréstimo, um plano financeiro o ajudará a entender como os pagamentos do empréstimo afetarão as finanças do seu negócio. Se você planeja pagar em dinheiro, seu plano pode ajudá-lo a entender que tipo de impacto a compra terá em suas finanças e se afetará outros gastos planejados.

Perguntas a serem feitas antes de fazer uma compra de grande empresa

Além de fazer um plano para sua compra, há perguntas que você deve se fazer antes de mergulhar para que você tenha pensado em tudo o que precisa antes de fazer sua compra. Aqui estão algumas perguntas vitais que você deve se fazer ao desenvolver seu plano.

1. Como isso atenderá às necessidades do meu negócio?

Às vezes, pode ser tentador atualizar para o melhor e mais recente equipamento para o seu negócio. Mas, antes de dar o salto, certifique-se de que sua compra o ajudará a atingir suas metas de crescimento.

Se você estiver pensando em comprar um novo equipamento ou um novo software, certifique-se de conversar com os funcionários que usarão as novas ferramentas. O que eles pensam? Quais são suas necessidades primárias e quais problemas eles enfrentam hoje? Sua compra resolverá seus problemas ou aumentará a produtividade?

2. O que realmente custa?

Com a maioria dos novos softwares, equipamentos e ferramentas, o custo real é muito mais do que apenas o preço de compra.

Quando você está considerando uma grande compra para sua pequena empresa, certifique-se de levar em consideração os custos adicionais que sua empresa terá que arcar. Haverá tempo de treinamento para os funcionários, oportunidades perdidas e tempo de trabalho durante a instalação e treinamento, e possíveis custos de manutenção e reparos futuros.

Em muitos cenários, levará tempo para você voltar a funcionar com capacidade total e, portanto, também levará tempo para que sua nova compra comece a aumentar os resultados.

3. Como pagarei por esta despesa?

Claro, qualquer nova compra precisa ser paga. Você vai pagar em dinheiro? Talvez você planeje obter um empréstimo.

De qualquer forma, certifique-se de que sua empresa pode lidar com a saída de dinheiro ou os pagamentos de empréstimos em andamento. É aqui que ter uma boa previsão financeira será de grande ajuda.

4. Que outros fatores devo considerar?

Como em todas as compras, você precisará considerar de quem está comprando e que tipo de relacionamento você tem com eles. Você vai querer ter uma boa compreensão do tipo de suporte ao cliente que você pode esperar receber de seu fornecedor, bem como quaisquer garantias disponíveis.

De uma perspectiva de tempo, você pode querer considerar o tempo de sua compra para determinar se algum abatimento ou desconto está disponível ou pode estar disponível no futuro.

5. Qual é o retorno necessário desse investimento?

Com qualquer grande compra para o seu negócio, você deve considerar que tipo de aumento nos negócios você precisará para justificar a despesa. Mais uma vez, ter um plano financeiro irá ajudá-lo a descobrir isso. Você provavelmente precisará de receita aprimorada e, eventualmente, lucros aprimorados. Uma previsão financeira ajudará você a descobrir isso, além do momento dessas mudanças nas finanças da sua empresa.

Como se preparar para uma grande compra de negócios

Investir em seu negócio expandindo, adicionando novos equipamentos ou atualizando software é um momento emocionante. Também pode ser estressante enquanto você tenta descobrir como tudo vai funcionar. Ter um plano sólido ajudará você a agilizar o processo e garantir que sua empresa tenha apenas um impacto positivo de uma nova compra significativa. Veja o que seu plano deve incluir:

1. Defina seus objetivos

Anotar suas metas para uma nova e grande compra para sua empresa não é apenas esclarecer o que você deseja alcançar pessoalmente. Trata-se de garantir que toda a sua equipe entenda e esteja na mesma página que você. Com uma nova compra importante, ter sua equipe a bordo ajudará tudo a correr bem enquanto você faz as alterações. Com todos se unindo na mesma direção, é mais provável que você tenha sucesso.

Seus objetivos devem cobrir suas metas financeiras, mudanças na produtividade que você espera e quaisquer outros resultados de negócios que você planeja alcançar. Isso pode incluir um melhor atendimento ao cliente ou um processo mais simplificado. Implemente sistemas para medir como as coisas estão indo antes de sua compra, para que você possa ver o impacto à medida que seus negócios mudam.

2. Estabeleça um cronograma de transição

Com suas metas estabelecidas, você precisa criar um cronograma para implementação. Você desejará estabelecer um roteiro para o processo de avaliação e compra, um cronograma de aquisição e um cronograma de implementação.

A implementação pode ser a parte mais importante do plano se você estiver substituindo um equipamento existente ou mudando processos de negócios. Você deve considerar o tempo para treinar sua equipe e também elaborar um plano para lidar com possíveis interrupções para seus clientes como resultado da implementação de novos sistemas e processos.

Se um novo equipamento ou novo software resultar em tempo de inatividade para o seu negócio, você deve pensar em um plano de comunicação para seus clientes e gerenciar suas expectativas para atender às expectativas deles sem persegui-los para um concorrente.

3. Defina um orçamento

Além do preço de etiqueta do item que você está comprando para sua empresa, certifique-se de criar um orçamento que cubra todas as outras despesas sobre as quais falamos neste artigo. Seu orçamento deve incluir quaisquer taxas adicionais, como entrega e instalação, treinamento, manutenção e quaisquer outros serviços complementares que você possa precisar. Pensar em todas essas coisas antecipadamente o ajudará a criar um plano financeiro sólido que lhe dará uma visão clara do seu negócio e como uma grande compra o afetará.

4. Crie uma previsão de fluxo de caixa

Qualquer compra significativa para o seu negócio afetará seu fluxo de caixa, mesmo que você esteja contando com um empréstimo ou linha de crédito para fazer a compra. De todos os orçamentos e previsões que você pode fazer para o seu negócio quando estiver considerando uma grande compra, sua previsão de fluxo de caixa será a mais importante. Ele informará quando é o melhor momento para fazer sua compra e como a compra afetará seu dinheiro no futuro. O dinheiro é a força vital de todos os negócios, portanto, saber como uma compra significativa afetará sua situação de caixa é crucial para o crescimento dos negócios.

Você pode aprender tudo sobre previsão de fluxo de caixa em nosso guia de fluxo de caixa.

Leve o seu tempo ao fazer compras para grandes empresas

Quando você está pensando em fazer uma grande compra para o seu negócio, tirar o risco da equação é a coisa mais importante que você pode fazer. O planejamento adequado é uma das maneiras mais eficazes de reduzir esse risco e, ao mesmo tempo, reduzir qualquer ansiedade que você possa ter sobre investir em seu negócio. Aproveite o tempo para fazer as coisas direito e você descobrirá que uma grande compra terá um grande impacto positivo em seus negócios.