Jak planować duże zakupy jako właściciel małej firmy

Dokonanie dużego zakupu dla małej firmy to zawsze stresująca decyzja. To może wydawać się skokiem wiary. Czy powinieneś się rozwijać? Czy powinieneś ulepszyć swój sprzęt? Czy zmiany i ulepszenia, które wprowadzisz w swojej firmie, się opłacają? Nawet rozważanie zatrudnienia nowego pracownika rodzi podobne pytania. Na co Cię stać i kiedy?

Zawsze denerwuję się myśląc o wydatkach. To może wydawać się ryzykowne. Przyszłość nigdy nie jest gwarantowana i trudno przewidzieć, czy dzisiejszy sukces będzie kontynuowany w przyszłości.

Znalazłem jednak świetny sposób na zmniejszenie ryzyka dokonania dużego zakupu. Dzięki dokładnemu planowaniu i czasowi spędzonemu na obliczaniu mogę lepiej spać w nocy, wiedząc, że choć mogę podejmować ryzyko, to ryzyko jest wykalkulowane.

Dlaczego warto planować przed dokonaniem dużego zakupu biznesowego

Solidny plan i prognoza finansowa to klucz do podjęcia mądrej decyzji o dużym zakupie dla mojej firmy. Planowanie pomaga na wielu frontach:

Uzasadnij zakup

Zazwyczaj duże zakupy biznesowe są związane z ekspansją. Nowy sprzęt lub dodatkowa powierzchnia biurowa jest częścią planu rozwoju, w którym dodatkowe wydatki przyniosą dodatkowe przychody. Plan na przyszłość pokaże zarówno finansowe skutki Twoich wydatków, jak i oczekiwany zwrot z inwestycji. Plan pomoże Ci określić cele rozwojowe, które Twoja firma powinna osiągnąć w miarę rozwoju.

Plan może również pomóc w uniknięciu kosztownych błędów. W przypadku planu może się okazać, że koszt zakupu zajmie zbyt dużo czasu lub że inne zmiany, które będziesz musiał wprowadzić w swojej firmie, będą zbyt kosztowne. Nowy duży zakup może również wpłynąć na harmonogram przyszłych przychodów lub wpłynąć na inne planowane wydatki w sposób, którego nie brałeś pod uwagę przed złożeniem planu.

Mając swój plan, możesz rozważyć alternatywy dla pierwotnego pomysłu na zakup i zbadać inne pomysły, które pomogą Ci osiągnąć swoje cele.

Przygotuj się na nieprzewidziane wydatki

Duże zakupy często wiążą się z dodatkowymi kosztami, które mogły nie być całkowicie jasne, kiedy podjąłeś decyzję o zakupie. Być może będziesz musiał zainwestować w dodatkowe szkolenia dotyczące nowego oprogramowania lub wprowadzić inne zmiany w swojej firmie w wyniku nowych procesów, które musisz wprowadzić. Powinieneś również wziąć pod uwagę inne różne wydatki, takie jak podatki, opłaty za dostawę i utrzymanie oraz inne dopłaty.

Tworząc plan, możesz uwzględnić bufor finansowy, aby Twoja firma mogła wchłonąć nieplanowane wydatki w miarę ich pojawiania się.

Znaj właściwy czas na dokonanie zakupu

Wyczucie czasu może być wszystkim w finansach biznesu. Jeśli Twoja firma ma sezonowość, będą chwile, kiedy Twoja firma będzie miała więcej gotówki w kasie, a innym razem gotówka może być nieco mniejsza. Posiadanie planu zapewnia te informacje i pomaga przewidzieć, kiedy będzie najlepszy czas na dokonanie nowego zakupu, zapobiegając potencjalnemu kryzysowi gotówkowemu.

Dowiedz się, jak zapłacisz za zakup

Planowanie pomaga również zrozumieć najlepsze opcje płacenia za duży zakup biznesowy. Jeśli zamierzasz zaciągnąć pożyczkę, plan finansowy pomoże ci zrozumieć, jak spłaty pożyczki wpłyną na finanse twojej firmy. Jeśli planujesz zapłacić gotówką, Twój plan może pomóc Ci zrozumieć, jaki wpływ będzie miał zakup na Twoje finanse i czy wpłynie na inne planowane wydatki.

Pytania, które należy zadać przed dokonaniem zakupu w dużej firmie

Oprócz sporządzenia planu zakupu, są pytania, które powinieneś sobie zadać przed nurkowaniem, aby przemyśleć wszystko, czego potrzebujesz przed dokonaniem zakupu. Oto kilka ważnych pytań, które powinieneś sobie zadać podczas opracowywania swojego planu.

1. Jak to zaspokoi potrzeby mojej firmy?

Czasami uaktualnienie do najnowszego i najlepszego sprzętu dla Twojej firmy może być kuszące. Ale zanim zrobisz krok, upewnij się, że Twój zakup pomoże Ci osiągnąć cele rozwojowe.

Jeśli zastanawiasz się nad zakupem nowego sprzętu lub nowego oprogramowania, upewnij się, że rozmawiałeś z pracownikami, którzy będą korzystać z nowych narzędzi. Co oni myślą? Jakie są ich podstawowe potrzeby i jakie problemy napotykają dzisiaj? Czy Twój zakup rozwiąże ich problemy lub zwiększy produktywność?

2. Ile to naprawdę kosztuje?

W przypadku większości nowego oprogramowania, sprzętu i narzędzi rzeczywisty koszt to znacznie więcej niż tylko cena zakupu.

Rozważając duży zakup dla swojej małej firmy, pamiętaj o uwzględnieniu dodatkowych kosztów, które Twoja firma będzie musiała ponieść. Będzie czas na szkolenia dla pracowników, utracone możliwości i czas pracy podczas instalacji i szkolenia, a także potencjalne koszty konserwacji i przyszłych napraw.

W przypadku wielu scenariuszy, powrót do pełnej wydajności zajmie trochę czasu, a także zajmie trochę czasu, zanim nowy zakup zacznie zwiększać zyski.

3. Jak zapłacę za ten wydatek?

Oczywiście za każdy nowy zakup trzeba zapłacić. Czy zamierzasz zapłacić gotówką? Być może planujesz uzyskać pożyczkę.

Tak czy inaczej, upewnij się, że Twoja firma poradzi sobie z wypływem gotówki lub bieżącymi spłatami kredytu. W tym przypadku bardzo pomocne będzie posiadanie dobrej prognozy finansowej.

4. Jakie inne czynniki powinienem wziąć pod uwagę?

Podobnie jak w przypadku wszystkich zakupów, musisz zastanowić się, od kogo kupujesz i jakie masz z nimi relacje. Będziesz chciał dobrze zrozumieć rodzaj obsługi klienta, której możesz oczekiwać od swojego dostawcy, a także wszelkie dostępne gwarancje.

Z perspektywy czasu możesz rozważyć moment zakupu, aby określić, czy jakiekolwiek rabaty lub rabaty są dostępne lub mogą być dostępne w przyszłości.

5. Jaki jest niezbędny zwrot z tej inwestycji?

Przy każdym dużym zakupie dla Twojej firmy warto zastanowić się, jakiego rodzaju wzrost działalności będzie potrzebny, aby uzasadnić wydatek. Ponownie, posiadanie planu finansowego pomoże ci to rozgryźć. Najprawdopodobniej będziesz potrzebować większych przychodów i ostatecznie większych zysków. Prognoza finansowa pomoże Ci to rozgryźć, a także czas wprowadzenia tych zmian w finansach Twojej firmy.

Jak przygotować się do zakupu dużej firmy

Inwestowanie w firmę poprzez rozbudowę, dodawanie nowego sprzętu lub aktualizację oprogramowania to ekscytujący czas. Może to być również stresujące, gdy próbujesz dowiedzieć się, jak to wszystko będzie działać. Posiadanie solidnego planu pomoże Ci usprawnić proces i zapewni, że Twoja firma będzie miała tylko pozytywny wpływ ze znaczącego nowego zakupu. Oto, co powinien zawierać Twój plan:

1. Zdefiniuj swoje cele

Zapisanie celów związanych z nowym, dużym zakupem dla Twojej firmy nie polega tylko na wyjaśnieniu, co osobiście chcesz osiągnąć. Chodzi o upewnienie się, że cały Twój zespół rozumie i jest na tej samej stronie co Ty. Dzięki nowemu dużemu zakupowi posiadanie zespołu na pokładzie sprawi, że wszystko pójdzie gładko podczas wprowadzania zmian. Gdy wszyscy podążają w tym samym kierunku, masz większe szanse na sukces.

Twoje cele powinny obejmować Twoje cele finansowe, oczekiwane zmiany produktywności oraz wszelkie inne wyniki biznesowe, które planujesz osiągnąć. Może to obejmować lepszą obsługę klienta lub bardziej usprawniony proces. Wdróż systemy, aby mierzyć, jak się sprawy mają przed zakupem, aby zobaczyć wpływ zmian w firmie.

2. Ustal harmonogram przejścia

Mając ustalone cele, musisz stworzyć harmonogram realizacji. Będziesz chciał ustalić harmonogram procesu oceny i zakupu, harmonogram zaopatrzenia i harmonogram wdrożenia.

Wdrożenie może być najważniejszą częścią planu, jeśli wymieniasz istniejący sprzęt lub zmieniasz procesy biznesowe. Będziesz chciał rozliczyć czas na szkolenie swoich pracowników, a także opracować plan radzenia sobie z potencjalnymi zakłóceniami dla klientów w wyniku wdrożenia nowych systemów i procesów.

Jeśli nowy sprzęt lub nowe oprogramowanie spowoduje przestój w Twojej firmie, warto pomyśleć o planie komunikacji z klientami i zarządzać ich oczekiwaniami, aby spełnić ich oczekiwania bez ścigania ich do konkurencji.

3. Ustaw budżet

Oprócz ceny naklejkowej przedmiotu, który kupujesz dla swojej firmy, upewnij się, że utworzyłeś budżet, który pokryje wszystkie inne wydatki, o których mówiliśmy w tym artykule. Twój budżet powinien obejmować wszelkie dodatkowe opłaty, takie jak dostawa i instalacja, szkolenie, konserwacja i wszelkie inne dodatkowe usługi, których możesz potrzebować. Myślenie o wszystkich tych rzeczach z góry pomoże Ci stworzyć solidny plan finansowy, który da jasny obraz Twojej firmy i tego, jak duży zakup wpłynie na nią.

4. Utwórz prognozę przepływów pieniężnych

Każdy znaczący zakup dla Twojej firmy wpłynie na Twoje przepływy pieniężne, nawet jeśli polegasz na pożyczce lub linii kredytowej, aby dokonać zakupu. Ze wszystkich budżetów i prognoz, które możesz zrobić dla swojej firmy, gdy rozważasz duży zakup, najważniejsza będzie prognoza przepływów pieniężnych. Poinformuje Cię, kiedy jest najlepszy czas na dokonanie zakupu i jak zakup wpłynie na Twoje postępy pieniężne. Gotówka jest siłą napędową wszystkich firm, więc wiedza o tym, jak znaczący zakup wpłynie na sytuację gotówkową, ma kluczowe znaczenie dla rozwoju firmy.

Możesz dowiedzieć się wszystkiego o prognozowaniu przepływów pieniężnych z naszego przewodnika po przepływach pieniężnych.

Nie spiesz się, robiąc duże zakupy biznesowe

Kiedy zastanawiasz się nad dużym zakupem dla swojej firmy, usunięcie ryzyka z równania jest najważniejszą rzeczą, jaką możesz zrobić. Właściwe planowanie to jeden z najskuteczniejszych sposobów na zmniejszenie tego ryzyka, a jednocześnie zmniejszenie obaw związanych z inwestowaniem w firmę. Poświęć trochę czasu, aby zrobić wszystko dobrze, a przekonasz się, że duży zakup będzie miał ogromny pozytywny wpływ na Twoją firmę.