5 Ortak Uzak Ekip Zorluğu ve Bunlarla Nasıl Başa Çıkılır

Pek çok ekip pandemiye yanıt olarak uzaklara gitti ve birçoğu o zamandan beri uzaktan çalışmaya devam edecek kadar beğendi. Ekibiniz uzaktan çalışmaya uyum sağlarken üstesinden gelinmesi gereken birçok zorluk var. Birkaç hıçkırık yaşadıysanız, yalnız değilsiniz. Neyse ki, tüm bu zorlukların üstesinden gelebilir ve uzaktan çalışmanın avantajlarından tam olarak yararlanabilirsiniz.

Bu yazıda, uzaktan çalışmayı çevreleyen en yaygın beş zorluğu tartışacağız. O zaman size bunlarla nasıl başa çıkacağınızı söyleyeceğiz.

1. İletişim

Hubstaff, hem ofis içi hem de uzak ekiplere iş kanıtı, zaman takibi ve bordro yönetimi sağlayan bir iş gücü yönetimi platformudur. 2021 Proje Yönetimi Raporuna göre, uzaktan çalışmayı yönetmenin en büyük zorluğu iletişim eksikliğidir.

Uzak ekiplerin iletişim kurmak için daha az fırsatı vardır. İletişim kurduklarında genellikle Zoom, Skype ve Slack gibi birden çok araç kullanırlar.

Çoklu iletişim araçlarına güvenmeleri nedeniyle, iletişimleri genellikle dağınık ve düzensizdir. Bu, yanlış anlaşılmalara ve eksik veya silolanmış bilgiler nedeniyle zaman kaybına neden olabilir.

Esnek programlarla çalışan ekipler için iletişim zorlukları daha belirgin olabilir. Ekip üyeleri vardiyalarına farklı zamanlarda başlayıp bitirdiğinde, yöneticiler genellikle herkesi aynı sayfada tutmak için mücadele eder.

Nasıl ele alınır:

Ekip iletişimi için beklentileri belirleyerek başlayın. Ekip üyelerine, aşağıdakiler dahil, ekibin geri kalanıyla iletişim kurarken ne tür davranışların beklendiğini bildirin:

• Mesajlara ne kadar hızlı yanıt vermeleri gerektiği
• Günün belirli saatlerinde iletişim için uygun olmaları gerekip gerekmediği
• Farklı saat dilimlerinde çalışan ekip üyeleriyle iletişim nasıl ele alınır?
  

Ek olarak, ekip üyelerini aşırı iletişim kurmaya teşvik edin. Bu, yanlış anlamaları ve belirsizliği önlemenin yanı sıra ekip üyelerinin işi yeniden yapmak zorunda kalmasını önlemeye yardımcı olacaktır.

Hubstaff, İletişim Manifestosu adı verilen bir dizi basit kuralla tamamen uzak, küresel ekiplerini sürekli iletişim halinde tutar. Takım arkadaşlarıyla konuların nasıl ve ne zaman tartışılacağına dair net kurallar belirleyen yazılı bir belgedir.

İletişim Manifestosu çalışır çünkü anlaşılması kolaydır. Ekipteki herkes, kuralları tazelemek için hızlı bir referans olarak kullanabilir ve yöneticiler, doğrudan raporlarına kendilerinden ne beklendiğini hatırlatmak için kullanır.

Ekibinizle yeni kurallar uyguladığınızda, liderlik bu kuralları sık sık pekiştirmeye hazır olmalıdır. Ne de olsa insanlar tekrar ederek öğrenirler.

2. Zamanlama

Büyük ölçüde vardiyalı çalışmaya dayanan ekipler, uzaktan çalışma stiline geçişte zorluk çekebilir. Yöneticiler, büyük bir arama bekleme süresi veya üretim darboğazı gibi eksik ekip üyesinin neden olduğu sorunları görene kadar birinin zamanında oturum açmadığını fark etmeyebilir.

Ekibiniz %100 güvenilir olsa bile, eşit olmayan kapsama alanı gibi planlama sorunlarını herkes evden çalışırken fark etmek daha zor olabilir.

Çok sayıda uzak ekip, birden çok zaman dilimine dağılmıştır. Bu tür ekiplerde, ekipteki diğer kişiler kendi vardiyalarına başlamadan önce vardiyalarını bitiren ekip üyeleri olabilir. Bu, toplantı planlama sürecini karmaşıklaştırabilir ve ekibin buluşup işbirliği yapmak için ortak bir zaman bulmasını zorlaştırabilir.

Diğer zamanlama sorunları şöyle görünebilir:

• İnsanlar aniden her hafta beklediğinizden çok daha fazla veya çok daha az saat giriş yapıyorlar.
• İnsanların ne zaman çevrimiçi olduklarını ve ne zaman uzakta olduklarını takip etmekte sorun yaşıyorsunuz.
• Programları siz belirlersiniz, ancak ekip üyeleriniz onları takip etmez.
  

Bunlardan herhangi biri size tanıdık geliyorsa, işte bu konuda yapmanız gerekenler.

Nasıl ele alınır:

Ekibinizin çalışması için gerçekten ne kadar örtüşmeye ihtiyacınız olduğunu belirleyerek başlayın. Yöneticiler, asenkron bir yaklaşım genellikle daha üretken olduğunda, gerçek zamanlı iletişimi aşırı vurgulama eğilimindedir.

Esneklik, uzaktan çalışmanın en güçlü yönlerinden biridir, ancak bunu doğru yapmak için liderlik tarzınızda biraz değişiklik yapmanız gerekir.

Slack gibi araçları kullanarak varsayılan olarak eşzamansız iletişime geçin. Toplantıları yalnızca kesinlikle gerekliyse yapın.

Zaten çoğu takımın çok fazla toplantısı var. Bir sonraki görüşmenizi planlamadan önce, tartışmak istediğiniz konunun bir toplantı gerektirip gerektirmediğini düşünün. Bir e-posta veya Slack mesajıyla çözülebilecek bir şey mi? Eğer öyleyse, bir toplantı düzenlemenize gerçekten gerek yok.

Öte yandan, bir toplantının gerekli olduğuna karar verirseniz, yalnızca orada olması gereken kişileri davet ettiğinizden emin olun. Konu sadece üç veya dört kişiyi ilgilendiriyorsa, tüm ekibin bir toplantıya katılmasına gerek yoktur.

Diğer zamanlama sorunları görünürlük eksikliğinden kaynaklanır. Ekip üyeleriniz vardiyaya başladığında ve vardiyayı bitirdiğinde sizi bilgilendirmek için yazılımı kullanın. Harika bir yazılım aracı ayrıca ekip üyelerinin çalışma saatleri içinde beklediğinizden daha uzun süre boşta kaldıklarını size söyleyebilir ve otomatik olarak zaman çizelgeleri oluşturabilir ve günlüğe kaydedilen verilere dayalı olarak bordroyu işleyebilir.

3. İş yükü yönetimi

Onlarla aynı ofiste çalışırken birinin bunaldığını veya yeterince kullanılmadığını görmek kolaydır. İnsanlar uzaktan çalıştığında, ekip üyelerinin nasıl çalıştığını ve iş yüklerinin üstesinden gelip gelemeyeceğini anlamak daha zor olabilir.

Ekip üyeleriniz iş yüklerini tartışmak ve teslim tarihlerini kaçırma riskini bildirmek konusunda proaktif değilse, bu daha büyük bir sorun haline gelebilir.

Dengeli bir iş yükü, ekipteki herkesin katkıda bulunduğu ve kimsenin yapacak çok fazla veya çok az işi olmadığı anlamına gelir. Göründüğü kadar basit, bu tür bir denge otomatik değildir. Görevleri adil bir şekilde dağıttığınızdan ve kaynaklarınızı akıllıca kullandığınızdan emin olmak için sürekli yönetim gerekir.

İletişim arızalarına çok benzer şekilde, bir iş yükü dengesizliği de ekibinizin üretkenliğini büyük ölçüde etkileyebilir.

İş yükü sorunları da ekibinizde ekstra strese neden olabilir. Birisi takım arkadaşlarından çok daha fazla ağırlık taşıdığını hissettiğinde, tükenmişlik yaşayabilir veya kendilerinden yararlanıldığını hissedebilir.

Bu sorunu düzeltmenin iki bölümü vardır: sorunu tespit etmek, ardından iş yükünü dengelemek.

Nasıl ele alınır:

Hubstaff ve Hubstaff Tasks gibi zaman izleme ve proje yönetimi araçları, uzaktaki ekibinizin iş yükünü daha kolay takip etmenize yardımcı olabilir. Her kişiye atanan görev sayısını, sıradaki işi ve her ekip üyesinin bir işi bitirmesi için geçen süreyi izleyin.

Bu araçlar, ekip üyelerinin çalışma saatlerinde ne yaptığını ve yapılacaklar listelerini tamamlamak için ne kadar zamana ihtiyaçları olduğunu anlamanıza yardımcı olacaktır. Yardımcı olması için teknolojiyi kullandığınızda iş yüklerini yeniden dengelemek de daha kolaydır.

İyi bir görev yönetimi aracında, bir göreve atanan ekip üyesini değiştirebilirsiniz ve geçmişin tümü tek bir yerde olduğu için onları yakalamaları kolaydır. Önceden plan yapmanıza yardımcı olması için zaman izleme verilerinizi kullanın ve her bir kişinin yeni bir iş üstlenmek için bolca yeri olduğundan emin olun.

Ek olarak, serbest çalışanlarla çalışmaktan çekinmeyin. Uzak ekibinizin, kötü planlama veya öngörülemeyen koşullar nedeniyle yapılması gereken tüm işleri kendi başlarına halledemeyeceği zamanlar olacaktır.

Bu durumlarda, görev ve projeleri dışarıdan temin edebileceğiniz uzmanları bulmak için Fiverr'ı kullanın.

Bazen, tamamlamanız gereken zamandan daha fazla işiniz olur. Bu yüzden öncelikleri belirlemek çok önemlidir. Her görevin ve projenin önceliğini net bir şekilde iletin, böylece uzaktaki ekip üyeleriniz en önemli şeyleri ilk önce halledebilsin.

4. Güven inşa etmek

Takım arkadaşlarınızla aynı ofiste çalışıyor olsanız bile, şirketinizde güven geliştirmek zaman, odaklanma ve çok çalışma gerektirir.

Ekip üyeleri arasında sosyal etkileşim için daha az fırsat olduğundan, uzak bir ekipte güven oluşturmak daha zor olabilir.

Ancak, dağıtılmış ekibinizle güven oluşturmak çok önemlidir. Onsuz, kültür inşa etmek ve çalışanlarınızı meşgul etmek için mücadele edeceksiniz.

Yüksek güvene sahip ekiplerde çalışan insanlar daha az stres yaşar ve işte daha fazla enerjiye sahiptir. Ayrıca daha üretkendirler ve daha az hastalık günü geçirirler.

Nasıl ele alınır:

Ekip üyelerinin rahat bir ortamda rahatlayabilecekleri, eğlenebilecekleri ve birbirleriyle etkileşime girebilecekleri sanal ekip oluşturma etkinlikleri düzenleyin. Bazı örnekler, sanal mutlu saatler, film geceleri ve önemsiz sınavları içerir.

Hubstaff, sanal ekip inzivaları organize ederek büyük başarı elde etti. Bunlar, ekip üyelerinin birlikte bir dizi eğlenceli aktiviteye katıldığı, bir ila üç gün arasında süren çevrimiçi etkinliklerdir.

Şirketin son sanal inziva yerinde, ekip üyeleri birbirlerine nasıl lezzetli yemekler pişireceklerini öğrettiler, çevrimiçi çok oyunculu oyunlarda yarıştılar ve hatta bir Cinayet Gizemi partisi bile verdiler.

Bu sosyal etkileşimler gerçek ilişkiler kurmak için önemlidir. Ama onlar sadece başlangıç.

Güven, güvenilirlikten gelir. Güvenilir olduğunuzu kanıtlamalısınız ve bu, yapacağınızı söylediğiniz şeyi yaptığınız, insanlar yardım istediğinde takip ettiğiniz ve her zaman ekibinizin çıkarları doğrultusunda hareket ettiğiniz anlamına gelir.

Ekibinize olan güvende zaten bir miktar hasar varsa, insanların sizinle anonim olarak iletişim kurmaları için bir yol oluşturarak başlayın. Hubstaff bunun için Officevibe kullanıyor.

Ardından, aldığınız geri bildirimlere göre hızlı ve kararlı bir şekilde hareket edin. Ekibinizin, onların refahını ve başarısını önemsediğinizi görmesi gerekir ve önceki hasarları onarırken bunun için ekstra çaba sarf etmeniz gerekebilir.

5. İş-yaşam dengesini korumak

İnsanlar evden çalışırken, çalışma zamanı ile boş zaman arasındaki çizgi bulanıklaşabilir. Bu, aşırı çalışan ekip üyelerine ve iş-yaşam dengesi eksikliğine neden olabilir.

Ekibiniz daha fazla saat harcarsa büyük bir sorun gibi görünmese de, bu alışkanlık tükenmişlik riskini artırır çünkü ekibinize asla fişlerini çekip işten çıkamayacakmış gibi hissettirir.

Pandemi sırasında, yüksek stresli uzaktan geçişler sırasında yaygın bir şikayet, evden çalışmaktan çok işte yaşıyormuş gibi hissettirmesiydi.

Mesai saatleri dışında e-postalarını kontrol edenler, akşam yemeğinden sonra birkaç şey yapmak için duranlar veya gece geç saatlere kadar çalışanlar işkolik olma riski altındadır. İş bağımlılığı ciddi bir sorundur ve hem fiziksel hem de zihinsel sağlık sorunlarına neden olabilir. Ayrıca ekip üyelerinin üretkenliği ve iş tatmini üzerinde olumsuz bir etkisi olabilir.

Normal çalışma saatleri dışında çok fazla mesaj aldığınızı fark ederseniz veya bazı kişilerin kişisel zamanlarının tadını çıkarmak yerine akşamı masalarında geçirdiklerini fark ederseniz, şirketinizin iş-yaşam dengesini nasıl iyileştirebileceğinizi düşünmelisiniz.

Nasıl ele alınır:

Ekip üyelerini izin almaya teşvik ederek başlayın. Birçok tatil zamanı kullanılmaz hale gelir, bu nedenle şirketler, çalışanlarını tatil günlerini kullanmaya teşvik etmek için kesinlikle daha fazlasını yapıyor olabilir.

Ekibinizin mola almasını sağlamanın bir yolu, mola talepleri için bir son tarih belirlemektir. Bu, ekip üyelerini mümkün olan en kısa sürede izin almaya zorlayacaktır. Ayrıca, tatil zamanı geçişini sınırlamayı veya yasaklamayı da düşünebilirsiniz.

Ekip üyelerinin daha sağlıklı bir iş-yaşam dengesine sahip olmalarına yardımcı olmanın bir başka yolu da esnek çalışma saatleri sunmaktır. Bu, ekibinizin günlerini kendileri için daha iyi çalışacak şekilde planlamasına olanak tanır. Aynı zamanda, en üretken oldukları zamanlarda çalışmalarını da sağlayacaktır.

En önemlisi, kendiniz örnek alın.

Çalışma saatleri dışında e-posta göndermeyin. Bunun yerine, onları Pazartesi sabahı veya o kişinin işe geri dönmesi planlandığında göndermeleri için planlayın.

Kendinize zaman ayırın ve tatilinizde yaptığınız eğlenceli şeyler hakkında konuşun. İnsanları akıl sağlığı günleri almaya ve kendiniz için bir gün geçirmeniz gerektiğinde dürüst olmaya teşvik edin.

Unutmayın, çok çalışıp iş dışında da tatmin edici bir hayatınız olabilir. İşte burada denge devreye girer. Kendi dengenizi bulun ve ekibinizin kendi dengesini bulmasına yardımcı olun.

Uzak ekibinizin zorluklarını çözün

Uzaktan çalışmanın bir takım zorlukları vardır, ancak bunların ele alınabileceği yollar vardır. Hubstaff ve Fiverr, uzak ekibinizin çeşitli zorluklarını çözmek için kullanabileceğiniz iki platformdur.

‍
Uzak ekibinizi daha kolay yönetmek için Hubstaff zaman takibi, üretkenlik ölçümü ve bordro yönetimi özelliklerinden yararlanın. Ardından, ekibinizin iş yükünün üstesinden gelmesine ve son teslim tarihlerini tutarlı bir şekilde karşılamasına yardımcı olacak uzaktan uzmanlar işe almak için Fiverr'ı kullanın.