5 Tantangan Umum Tim Jarak Jauh dan Cara Mengatasinya

Banyak tim bekerja dari jarak jauh sebagai tanggapan terhadap pandemi, dan banyak yang cukup menyukainya untuk terus bekerja dari jarak jauh sejak saat itu. Masih banyak tantangan yang harus dihadapi saat tim Anda beradaptasi dengan pekerjaan jarak jauh. Jika Anda pernah mengalami beberapa cegukan, Anda tidak sendirian. Untungnya, Anda dapat mengatasi semua tantangan tersebut dan sepenuhnya menuai manfaat dari kerja jarak jauh.

Dalam posting ini, kita akan membahas lima tantangan paling umum seputar pekerjaan jarak jauh. Kemudian, kami akan memberi tahu Anda cara mengatasinya.

1. Komunikasi

Hubstaff adalah platform manajemen tenaga kerja yang menyediakan bukti kerja, pelacakan waktu, dan manajemen penggajian untuk tim di kantor dan jarak jauh. Menurut Laporan Manajemen Proyek 2021, kurangnya komunikasi adalah tantangan terbesar untuk mengelola pekerjaan jarak jauh.

Tim jarak jauh memiliki lebih sedikit kesempatan untuk berkomunikasi. Ketika mereka berkomunikasi, mereka biasanya menggunakan beberapa alat, seperti Zoom, Skype, dan Slack.

Karena ketergantungan mereka pada beberapa alat komunikasi, komunikasi mereka sering tersebar dan tidak teratur. Hal ini dapat menyebabkan kesalahpahaman dan pemborosan waktu karena informasi yang kurang atau terbungkam.

Kesulitan komunikasi dapat lebih terasa untuk tim yang bekerja dengan jadwal yang fleksibel. Manajer sering berjuang untuk menjaga semua orang pada halaman yang sama ketika anggota tim memulai dan mengakhiri shift mereka pada waktu yang berbeda.

Cara mengatasinya:

Mulailah dengan menetapkan harapan untuk komunikasi tim. Beri tahu anggota tim perilaku seperti apa yang diharapkan saat berkomunikasi dengan anggota tim lainnya, termasuk:

• Seberapa cepat mereka harus menanggapi pesan
• Apakah mereka harus tersedia untuk komunikasi selama waktu-waktu tertentu dalam sehari
• Bagaimana menangani komunikasi dengan anggota tim yang bekerja di zona waktu yang berbeda
  

Selain itu, dorong anggota tim untuk berkomunikasi secara berlebihan. Ini akan membantu menghindari kesalahpahaman dan ketidakpastian, serta mencegah anggota tim harus mengulang pekerjaan.

Hubstaff menjaga tim global mereka yang sepenuhnya terpencil dalam komunikasi konstan dengan seperangkat aturan sederhana yang disebut Manifesto Komunikasi. Ini adalah dokumen tertulis yang menetapkan aturan yang jelas tentang bagaimana dan kapan mendiskusikan berbagai hal dengan rekan satu tim.

Manifesto Komunikasi berfungsi karena mudah dipahami. Setiap orang di tim dapat menggunakannya sebagai referensi cepat untuk memoles aturan, dan manajer menggunakannya untuk mengingatkan bawahan langsung mereka tentang apa yang diharapkan dari mereka.

Ketika Anda menerapkan aturan baru dengan tim Anda, kepemimpinan harus siap untuk sering memperkuat aturan tersebut. Bagaimanapun juga, orang belajar dengan pengulangan.

2. Penjadwalan

Tim yang sangat bergantung pada kerja shift mungkin kesulitan dengan peralihan ke gaya kerja jarak jauh. Manajer mungkin tidak menyadari bahwa seseorang tidak masuk tepat waktu sampai mereka melihat masalah yang disebabkan oleh anggota tim yang hilang itu, seperti waktu tunggu panggilan yang besar atau hambatan produksi.

Meskipun tim Anda 100% andal, masalah penjadwalan seperti cakupan yang tidak merata bisa lebih sulit dikenali saat semua orang bekerja dari rumah.

Banyak tim jarak jauh tersebar di beberapa zona waktu. Dalam tipe tim seperti itu, mungkin ada anggota tim yang mengakhiri shift mereka bahkan sebelum orang lain dalam tim memulai shift mereka. Hal ini dapat memperumit proses penjadwalan rapat dan mempersulit tim untuk menemukan waktu yang sama untuk bertemu dan berkolaborasi.

Masalah penjadwalan lainnya mungkin terlihat seperti ini:

• Orang-orang tiba-tiba mencatat lebih banyak atau lebih sedikit dari yang Anda harapkan setiap minggu.
• Anda mengalami kesulitan melacak saat orang online dan saat mereka pergi.
• Anda mengatur jadwal, tetapi anggota tim Anda tidak mengikutinya.
  

Jika salah satu dari ini terdengar familier, inilah yang harus dilakukan.

Cara mengatasinya:

Mulailah dengan menentukan seberapa banyak tumpang tindih yang benar-benar Anda butuhkan agar tim Anda berfungsi. Manajer cenderung terlalu menekankan komunikasi waktu nyata ketika pendekatan asinkron seringkali lebih produktif.

Fleksibilitas adalah salah satu kekuatan terbesar dari pekerjaan jarak jauh, tetapi dibutuhkan beberapa penyesuaian pada gaya kepemimpinan Anda untuk melakukannya dengan benar.

Default untuk komunikasi asinkron dengan menggunakan alat seperti Slack. Hanya adakan rapat jika benar-benar diperlukan.

Kebanyakan tim memiliki terlalu banyak pertemuan. Sebelum menjadwalkan yang berikutnya, pikirkan apakah masalah yang ingin Anda diskusikan memerlukan pertemuan. Apakah itu sesuatu yang dapat diselesaikan melalui email atau pesan Slack? Jika ya, sebenarnya Anda tidak perlu mengatur pertemuan.

Di sisi lain, jika Anda memutuskan bahwa pertemuan itu perlu, pastikan hanya mengundang orang-orang yang perlu hadir di sana. Tidak perlu seluruh tim menghadiri pertemuan jika topiknya hanya menyangkut tiga atau empat orang.

Masalah penjadwalan lainnya berasal dari kurangnya visibilitas. Gunakan perangkat lunak untuk memberi tahu Anda saat anggota tim Anda memulai dan mengakhiri shift. Alat perangkat lunak yang hebat juga dapat memberi tahu Anda ketika anggota tim menganggur lebih lama dari yang Anda harapkan selama jam kerja mereka, dan itu dapat secara otomatis membuat lembar waktu dan memproses penggajian berdasarkan data yang dicatat.

3. Manajemen beban kerja

Sangat mudah untuk melihat ketika seseorang kewalahan atau kurang dimanfaatkan saat Anda bekerja di kantor yang sama dengan mereka. Saat orang bekerja dari jarak jauh, akan lebih sulit untuk memahami bagaimana kinerja anggota tim dan apakah mereka mampu menangani beban kerja mereka.

Ini bisa menjadi masalah yang lebih besar jika anggota tim Anda tidak proaktif mendiskusikan beban kerja mereka dan mengomunikasikan risiko melewatkan tenggat waktu.

Beban kerja yang seimbang berarti bahwa setiap orang dalam tim berkontribusi, dan tidak ada yang memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit pekerjaan yang harus dilakukan. Sesederhana kedengarannya, keseimbangan semacam ini tidak otomatis. Dibutuhkan manajemen yang konstan untuk memastikan Anda mendistribusikan tugas secara adil dan menggunakan sumber daya Anda dengan bijak.

Sama seperti gangguan komunikasi, ketidakseimbangan beban kerja dapat secara drastis memengaruhi produktivitas tim Anda.

Masalah beban kerja juga dapat menyebabkan stres ekstra dalam tim Anda. Ketika seseorang merasa seperti membawa beban lebih banyak daripada rekan satu timnya, mereka mungkin mengalami kelelahan atau merasa dimanfaatkan.

Memperbaiki masalah ini memiliki dua bagian: menemukan masalah, lalu menyeimbangkan beban kerja.

Cara mengatasinya:

Alat pelacakan waktu dan manajemen proyek seperti Hubstaff dan Hubstaff Tasks dapat membantu Anda tetap di atas beban kerja tim jarak jauh dengan lebih mudah. Perhatikan jumlah tugas yang diberikan kepada setiap orang, pekerjaan yang sedang berjalan, dan jumlah waktu yang dibutuhkan setiap anggota tim untuk menyelesaikan pekerjaan.

Alat-alat ini akan membantu Anda memahami apa yang dilakukan anggota tim selama jam kerja dan berapa banyak waktu yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan daftar tugas mereka. Menyeimbangkan kembali beban kerja juga lebih mudah saat Anda menggunakan teknologi untuk membantu.

Dalam alat manajemen tugas yang baik, Anda dapat mengubah anggota tim yang ditugaskan untuk suatu tugas, dan mudah bagi mereka untuk mengejar karena semua riwayat ada di satu tempat. Gunakan data pelacakan waktu Anda untuk membantu Anda merencanakan ke depan dan memastikan bahwa setiap orang memiliki banyak ruang untuk melakukan pekerjaan baru.

Selain itu, jangan menghindar dari bekerja dengan freelancer. Akan ada saat-saat ketika tim jarak jauh Anda tidak dapat menangani semua pekerjaan yang perlu dilakukan sendiri, baik itu karena perencanaan yang buruk atau keadaan yang tidak terduga.

Dalam situasi ini, gunakan Fiverr untuk menemukan pakar yang dapat Anda alihkan ke tugas dan proyek.

Terkadang, Anda hanya akan memiliki lebih banyak pekerjaan daripada yang Anda punya waktu untuk menyelesaikannya. Itulah mengapa menetapkan prioritas sangat penting. Komunikasikan dengan jelas prioritas setiap tugas dan proyek sehingga anggota tim jarak jauh Anda dapat menangani hal yang paling penting terlebih dahulu.

4. Membangun kepercayaan

Mengembangkan kepercayaan dalam perusahaan Anda membutuhkan waktu, fokus, dan banyak pekerjaan, bahkan jika Anda bekerja di kantor yang sama dengan rekan satu tim Anda.

Dengan lebih sedikit kesempatan untuk interaksi sosial antara anggota tim, akan lebih sulit untuk membangun kepercayaan dalam tim jarak jauh.

Namun, sangat penting untuk membangun kepercayaan dengan tim terdistribusi Anda. Tanpa itu, Anda akan berjuang untuk membangun budaya dan membuat orang-orang Anda tetap terlibat.

Orang-orang yang bekerja dalam tim kepercayaan tinggi mengalami lebih sedikit stres dan memiliki lebih banyak energi di tempat kerja. Mereka juga lebih produktif dan mengambil lebih sedikit hari sakit.

Cara mengatasinya:

Atur aktivitas pembangunan tim virtual di mana anggota tim dapat bersantai, bersenang-senang, dan berinteraksi satu sama lain dalam suasana santai. Beberapa contoh termasuk happy hour virtual, film malam, dan kuis trivia.

Hubstaff telah melihat kesuksesan besar dengan mengorganisir retret tim virtual. Ini adalah acara online yang berlangsung dari satu hingga tiga hari, di mana anggota tim berpartisipasi dalam sejumlah kegiatan menyenangkan bersama.

Pada retret virtual terakhir perusahaan, anggota tim saling mengajari cara memasak makanan lezat, berkompetisi dalam game multipemain online, dan bahkan mengadakan pesta Misteri Pembunuhan.

Interaksi sosial ini penting untuk membangun hubungan yang nyata. Tapi mereka baru permulaan.

Kepercayaan datang dari keandalan. Anda harus membuktikan bahwa Anda dapat dipercaya, dan itu berarti Anda melakukan apa yang Anda katakan akan Anda lakukan, Anda mengikuti ketika orang meminta bantuan, dan Anda bertindak demi kepentingan terbaik tim Anda sepanjang waktu.

Jika sudah ada kerusakan pada kepercayaan dalam tim Anda, mulailah dengan menciptakan cara bagi orang-orang untuk berkomunikasi dengan Anda secara anonim. Hubstaff menggunakan Officevibe untuk ini.

Kemudian, bertindak berdasarkan umpan balik yang Anda terima dengan cepat dan tegas. Tim Anda perlu melihat bahwa Anda peduli dengan kesejahteraan dan kesuksesan mereka, dan Anda mungkin harus melakukan upaya ekstra saat memperbaiki kerusakan sebelumnya.

5. Menjaga keseimbangan kehidupan kerja

Ketika orang bekerja dari rumah, batas antara waktu kerja dan waktu luang bisa menjadi kabur. Hal ini dapat mengakibatkan anggota tim yang terlalu banyak bekerja dan kurangnya keseimbangan kehidupan kerja.

Meskipun mungkin tidak tampak seperti masalah besar jika tim Anda bekerja lebih lama, kebiasaan ini meningkatkan risiko kelelahan karena membuat tim Anda merasa mereka tidak akan pernah bisa melepaskan diri dari pekerjaan.

Selama pandemi, satu keluhan umum selama transisi jarak jauh dengan stres tinggi adalah rasanya lebih seperti tinggal di tempat kerja daripada bekerja dari rumah.

Mereka yang memeriksa email di luar jam kerja, berhenti untuk menyelesaikan beberapa hal setelah makan malam, atau bekerja hingga larut malam, lebih berisiko menjadi pecandu kerja. Kecanduan kerja adalah masalah serius dan dapat menyebabkan masalah kesehatan fisik dan mental. Ini juga dapat berdampak negatif pada produktivitas anggota tim dan kepuasan kerja.

Jika Anda memperhatikan bahwa Anda mendapatkan banyak pesan di luar jam kerja normal atau Anda datang untuk menemukan bahwa beberapa orang menghabiskan malam di meja mereka alih-alih menikmati waktu pribadi mereka, Anda harus mempertimbangkan bagaimana meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja perusahaan Anda.

Cara mengatasinya:

Mulailah dengan mendorong anggota tim untuk mengambil cuti. Banyak waktu liburan yang akhirnya tidak digunakan, sehingga perusahaan pasti bisa berbuat lebih banyak untuk mendorong karyawan menggunakan hari libur mereka.

Salah satu cara untuk membuat tim Anda mengambil cuti adalah dengan menetapkan tenggat waktu untuk permintaan cuti. Ini akan memaksa anggota tim untuk memesan waktu istirahat sesegera mungkin. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk membatasi atau melarang perpanjangan waktu liburan.

Cara lain untuk membantu anggota tim memiliki keseimbangan kehidupan kerja yang lebih sehat adalah dengan menawarkan jam kerja yang fleksibel. Ini akan memungkinkan tim Anda untuk merencanakan hari mereka dengan cara yang bekerja lebih baik untuk mereka. Ini juga akan memungkinkan mereka untuk bekerja pada saat-saat ketika mereka paling produktif.

Yang terpenting, beri contoh sendiri.

Jangan mengirim email di luar jam kerja. Alih-alih, jadwalkan mereka untuk dikirim pada Senin pagi atau kapan pun orang itu dijadwalkan untuk kembali bekerja.

Luangkan waktu dan bicarakan hal-hal menyenangkan yang Anda lakukan dengan liburan Anda. Dorong orang untuk mengambil hari kesehatan mental dan jujur ​​​​ketika Anda membutuhkannya untuk diri sendiri.

Ingat, Anda dapat bekerja keras dan masih memiliki kehidupan yang memuaskan di luar pekerjaan. Di situlah keseimbangan masuk. Temukan keseimbangan Anda sendiri dan bantu tim Anda menemukan keseimbangan mereka.

Selesaikan tantangan tim jarak jauh Anda

Pekerjaan jarak jauh memiliki serangkaian tantangan, tetapi ada beberapa cara untuk mengatasinya. Hubstaff dan Fiverr adalah dua platform yang dapat Anda gunakan untuk menyelesaikan sejumlah tantangan tim jarak jauh Anda.

Manfaatkan fitur pelacakan waktu Hubstaff, pengukuran produktivitas, dan manajemen penggajian untuk mengelola tim jarak jauh Anda dengan lebih mudah. Kemudian, gunakan Fiverr untuk merekrut pakar jarak jauh yang akan membantu tim Anda tetap di atas beban kerja mereka dan memenuhi tenggat waktu secara konsisten.