5 desafíos comunes del equipo remoto y cómo lidiar con ellos

Muchos equipos se volvieron remotos en respuesta a la pandemia, y a muchos les gustó lo suficiente como para continuar trabajando de forma remota desde entonces. Todavía hay muchos desafíos que enfrentar mientras su equipo se adapta al trabajo remoto. Si ha tenido algunos contratiempos, no está solo. Afortunadamente, puede superar todos esos desafíos y aprovechar al máximo los beneficios del trabajo remoto.

En esta publicación, analizaremos los cinco desafíos más comunes relacionados con el trabajo remoto. A continuación, te diremos cómo abordarlos.

1. Comunicación

Hubstaff es una plataforma de gestión de la fuerza laboral que proporciona pruebas de trabajo, seguimiento del tiempo y gestión de nóminas tanto para equipos en la oficina como remotos. Según su Informe de gestión de proyectos de 2021, la falta de comunicación es el mayor desafío para gestionar el trabajo remoto.

Los equipos remotos tienen menos oportunidades de comunicarse. Cuando se comunican, suelen utilizar varias herramientas, como Zoom, Skype y Slack.

Debido a su dependencia de múltiples herramientas de comunicación, su comunicación suele estar dispersa y desorganizada. Esto puede dar lugar a malentendidos y pérdida de tiempo debido a la falta de información o a la información aislada.

Las dificultades de comunicación pueden ser más pronunciadas para los equipos que trabajan en horarios flexibles. Los gerentes a menudo luchan por mantener a todos en la misma página cuando los miembros del equipo comienzan y terminan sus turnos en diferentes momentos.

Cómo abordarlo:

Comience por establecer expectativas para la comunicación del equipo. Informe a los miembros del equipo qué tipo de comportamiento se espera al comunicarse con el resto del equipo, incluido:

• Qué tan rápido deben responder a los mensajes
• Si deben estar disponibles para la comunicación durante ciertos momentos del día.
• Cómo manejar la comunicación con los miembros del equipo que trabajan en diferentes zonas horarias
  

Además, anime a los miembros del equipo a sobrecomunicarse. Esto ayudará a evitar malentendidos e incertidumbres, así como a evitar que los miembros del equipo tengan que rehacer el trabajo.

Hubstaff mantiene a su equipo global totalmente remoto en comunicación constante con un conjunto de reglas simples llamado Manifiesto de comunicación. Es un documento escrito que establece reglas claras sobre cómo y cuándo discutir las cosas con los compañeros de equipo.

El Manifiesto de la Comunicación funciona porque es fácil de entender. Todos en el equipo pueden usarlo como una referencia rápida para repasar las reglas, y los gerentes lo usan para recordar a sus subordinados directos lo que se espera de ellos.

Cuando implemente nuevas reglas con su equipo, el liderazgo debe estar preparado para reforzar esas reglas con frecuencia. La gente aprende por repetición, después de todo.

2. Programación

Los equipos que dependen en gran medida del trabajo por turnos pueden tener dificultades con el cambio a un estilo de trabajo remoto. Es posible que los gerentes no se den cuenta de que alguien no inició sesión a tiempo hasta que vean los problemas causados ​​por ese miembro del equipo que falta, como un gran tiempo de espera de llamadas o un cuello de botella en la producción.

Incluso si su equipo es 100% confiable, los problemas de programación como la cobertura desigual pueden ser más difíciles de detectar cuando todos trabajan desde casa.

Muchos equipos remotos se distribuyen en varias zonas horarias. En esos tipos de equipos, puede haber miembros del equipo que finalicen sus turnos antes de que otras personas del equipo comiencen los suyos. Esto puede complicar el proceso de programar reuniones y dificultar que el equipo encuentre un momento común para reunirse y colaborar.

Otros problemas de programación podrían verse así:

• De repente, las personas registran muchas más o muchas menos horas de las que esperas cada semana.
• Tiene problemas para saber cuándo las personas están en línea y cuándo están fuera.
• Establece horarios, pero los miembros de su equipo no los siguen.
  

Si alguno de estos le suena familiar, esto es lo que debe hacer al respecto.

Cómo abordarlo:

Comience por determinar cuánta superposición necesita realmente para que su equipo funcione. Los gerentes tienden a enfatizar demasiado la comunicación en tiempo real cuando un enfoque asíncrono suele ser más productivo.

La flexibilidad es una de las mayores fortalezas del trabajo remoto, pero se necesita un poco de ajuste en su estilo de liderazgo para hacerlo bien.

Predeterminado a la comunicación asíncrona mediante el uso de herramientas como Slack. Celebre reuniones solo si son absolutamente necesarias.

De todos modos, la mayoría de los equipos tienen demasiadas reuniones. Antes de programar la próxima, piense si el tema que desea tratar requiere una reunión. ¿Es algo que podría resolverse a través de un correo electrónico o un mensaje de Slack? Si es así, realmente no hay necesidad de que organices una reunión.

Por otro lado, si decide que es necesaria una reunión, asegúrese de invitar solo a las personas que necesitan estar allí. No es necesario que todo el equipo asista a una reunión si el tema solo concierne a tres o cuatro personas.

Otros problemas de programación provienen de la falta de visibilidad. Use software para notificarle cuándo los miembros de su equipo comienzan y terminan los turnos. Una excelente herramienta de software también puede indicarle cuándo los miembros del equipo están inactivos durante más tiempo del esperado durante sus horas de trabajo, y puede crear automáticamente hojas de tiempo y procesar la nómina en función de los datos registrados.

3. Gestión de la carga de trabajo

Es fácil ver cuando alguien está abrumado o subutilizado cuando está trabajando en la misma oficina que ellos. Cuando las personas trabajan de forma remota, puede ser más difícil comprender cómo les está yendo a los miembros del equipo y si pueden manejar su carga de trabajo.

Esto puede convertirse en un problema mayor si los miembros de su equipo no son proactivos al discutir su carga de trabajo y comunicar el riesgo de no cumplir con los plazos.

Una carga de trabajo equilibrada significa que todos los miembros del equipo están contribuyendo y nadie tiene demasiado o muy poco trabajo por hacer. Tan simple como suena, este tipo de equilibrio no es automático. Se necesita una gestión constante para asegurarse de que está distribuyendo las tareas de manera justa y utilizando sus recursos de manera inteligente.

Al igual que las fallas en la comunicación, un desequilibrio en la carga de trabajo puede afectar drásticamente la productividad de su equipo.

Los problemas de carga de trabajo también pueden causar estrés adicional en su equipo. Cuando alguien siente que lleva mucho más peso que sus compañeros de equipo, puede experimentar agotamiento o sentir que se está aprovechando de él.

Solucionar este problema tiene dos partes: detectar el problema y luego equilibrar la carga de trabajo.

Cómo abordarlo:

Las herramientas de seguimiento de tiempo y gestión de proyectos como Hubstaff y Hubstaff Tasks pueden ayudarlo a mantenerse al tanto de la carga de trabajo de su equipo remoto con mayor facilidad. Esté atento a la cantidad de tareas asignadas a cada persona, el trabajo que está pendiente y la cantidad de tiempo que le toma a cada miembro del equipo terminar un trabajo.

Estas herramientas lo ayudarán a comprender qué hacen los miembros del equipo durante las horas de trabajo y cuánto tiempo necesitan para completar sus listas de tareas pendientes. También es más fácil reequilibrar las cargas de trabajo cuando utiliza la tecnología para ayudar.

En una buena herramienta de administración de tareas, puede cambiar el miembro del equipo asignado a una tarea y es fácil para ellos ponerse al día porque el historial está todo en un solo lugar. Use sus datos de seguimiento de tiempo para ayudarlo a planificar con anticipación y asegurarse de que cada persona tenga suficiente espacio para asumir un nuevo trabajo.

Además, no dude en trabajar con autónomos. Habrá momentos en los que su equipo remoto no podrá manejar todo el trabajo que debe hacerse por sí mismo, ya sea por una mala planificación o por circunstancias imprevistas.

En estas situaciones, use Fiverr para encontrar expertos a quienes puede subcontratar tareas y proyectos.

A veces, simplemente tendrá más trabajo del que tiene tiempo para completar. Es por eso que establecer prioridades es tan vital. Comunique claramente la prioridad de cada tarea y proyecto para que los miembros de su equipo remoto puedan abordar primero las cosas más importantes.

4. Generar confianza

Desarrollar confianza dentro de su empresa requiere tiempo, enfoque y mucho trabajo, incluso si trabaja en la misma oficina que sus compañeros de equipo.

Con menos oportunidades para las interacciones sociales entre los miembros del equipo, puede ser más difícil generar confianza en un equipo remoto.

Sin embargo, es crucial generar confianza con su equipo distribuido. Sin ella, tendrá dificultades para desarrollar una cultura y mantener a su gente comprometida.

Las personas que trabajan en equipos de alta confianza experimentan menos estrés y tienen más energía en el trabajo. También son más productivos y se enferman menos.

Cómo abordarlo:

Organice actividades virtuales de creación de equipos en las que los miembros del equipo puedan relajarse, divertirse e interactuar entre sí en un entorno informal. Algunos ejemplos incluyen hora feliz virtual, noches de cine y cuestionarios de trivia.

Hubstaff ha tenido un gran éxito con la organización de retiros de equipos virtuales. Estos son eventos en línea que duran de uno a tres días, durante los cuales los miembros del equipo participan juntos en una serie de actividades divertidas.

En el último retiro virtual de la compañía, los miembros del equipo se enseñaron unos a otros cómo cocinar comidas sabrosas, compitieron en juegos multijugador en línea e incluso tuvieron una fiesta Murder Mystery.

Estas interacciones sociales son importantes para construir relaciones reales. Pero son solo el comienzo.

La confianza proviene de la fiabilidad. Tienes que demostrar que eres digno de confianza, y eso significa que haces lo que dices que harás, cumples cuando las personas piden ayuda y actúas en el mejor interés de tu equipo todo el tiempo.

Si ya hay algún daño a la confianza en su equipo, comience por crear una forma para que las personas se comuniquen con usted de forma anónima. Hubstaff usa Officevibe para esto.

Luego, actúe de acuerdo con los comentarios que reciba de manera rápida y decisiva. Tu equipo necesita ver que te preocupas por su bienestar y éxito, y es posible que tengas que esforzarte más en esto mientras reparas el daño anterior.

5. Mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Cuando las personas trabajan desde casa, la línea entre el tiempo de trabajo y el tiempo libre puede volverse borrosa. Esto puede resultar en miembros del equipo con exceso de trabajo y una falta de equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Si bien puede no parecer un gran problema si su equipo dedica más horas, este hábito aumenta el riesgo de agotamiento porque hace que su equipo sienta que nunca puede desconectarse y ausentarse del trabajo.

Durante la pandemia, una queja común durante las transiciones remotas de alto estrés fue que se sentía más como vivir en el trabajo que trabajar desde casa.

Aquellos que revisan su correo electrónico fuera del horario laboral, se detienen para hacer un par de cosas después de la cena o trabajan hasta altas horas de la noche, corren un mayor riesgo de convertirse en adictos al trabajo. La adicción al trabajo es un problema grave y puede causar problemas de salud física y mental. También puede tener un impacto negativo en la productividad y la satisfacción laboral de los miembros del equipo.

Si nota que recibe muchos mensajes fuera del horario comercial normal o si entra y descubre que algunas personas pasaron la noche en su escritorio en lugar de disfrutar de su tiempo libre, debe considerar cómo mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal de su empresa.

Cómo abordarlo:

Comience animando a los miembros del equipo a tomarse un tiempo libre. Una gran cantidad de tiempo de vacaciones termina sin usarse, por lo que las empresas definitivamente podrían estar haciendo más para alentar a los empleados a usar sus días de vacaciones.

Una forma de hacer que su equipo se tome un tiempo libre es establecer una fecha límite para las solicitudes de tiempo libre. Esto debería obligar a los miembros del equipo a reservar tiempo libre lo antes posible. También puede considerar limitar o prohibir la transferencia de tiempo de vacaciones.

Otra forma de ayudar a los miembros del equipo a tener un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida es ofrecer horarios de trabajo flexibles. Esto permitirá a su equipo planificar su día de una manera que funcione mejor para ellos. También les permitirá trabajar durante los momentos en que son más productivos.

Lo más importante es que dé usted mismo el ejemplo.

No envíe correos electrónicos fuera del horario laboral. En su lugar, prográmelos para que se envíen el lunes por la mañana o cuando esa persona esté programada para regresar al trabajo.

Tómese un tiempo libre y hable sobre las cosas divertidas que hizo durante sus vacaciones. Anime a las personas a tomarse días de salud mental y sea honesto cuando necesite uno para usted.

Recuerde, puede trabajar duro y aun así tener una vida plena fuera del trabajo. Ahí es donde entra el equilibrio. Encuentra tu propio equilibrio y ayuda a tu equipo a encontrar el suyo.

Resuelve los desafíos de tu equipo remoto

El trabajo remoto tiene su conjunto de desafíos, pero hay formas de abordarlos. Hubstaff y Fiverr son dos plataformas que puede usar para resolver una serie de desafíos de su equipo remoto.

‍
Aproveche las funciones de seguimiento del tiempo, medición de la productividad y administración de nómina de Hubstaff para administrar su equipo remoto más fácilmente. Luego, use Fiverr para contratar expertos remotos que ayudarán a su equipo a mantenerse al tanto de su carga de trabajo y cumplir con los plazos de manera constante.