5つの一般的なリモートチームの課題とその対処方法
公開: 2021-11-07多くのチームがパンデミックに対応して遠隔地に行き、多くのチームがそれ以来遠隔地で働き続けるのに十分なほど気に入っていました。 チームがリモートワークに適応している間、取り組むべき課題はまだたくさんあります。 いくつかの問題が発生した場合は、あなただけではありません。 幸いなことに、これらの課題をすべて克服し、リモートワークのメリットを完全に享受することができます。
この投稿では、リモートワークを取り巻く5つの最も一般的な課題について説明します。 次に、それらに取り組む方法を説明します。
1.コミュニケーション
Hubstaffは、社内チームとリモートチームの両方に、作業の証明、時間追跡、および給与管理を提供する労働力管理プラットフォームです。 2021年のプロジェクト管理レポートによると、コミュニケーションの欠如は、リモートワークを管理する上での最大の課題です。
リモートチームは通信する機会が少なくなります。 通信するときは、通常、Zoom、Skype、Slackなどの複数のツールを使用します。
複数のコミュニケーションツールに依存しているため、コミュニケーションは分散し、まとまりがないことがよくあります。 これは、情報の不足やサイロ化による誤解や時間の浪費につながる可能性があります。
柔軟なスケジュールで作業するチームでは、コミュニケーションの難しさがより顕著になる可能性があります。 チームメンバーが異なる時間にシフトを開始および終了するときに、マネージャーは多くの場合、全員を同じページに保つのに苦労します。
対処方法：
チームのコミュニケーションに対する期待を設定することから始めます。 チームの他のメンバーと通信するときに予想される行動の種類をチームメンバーに知らせます。これには次のようなものがあります。
- メッセージにどのくらいの速さで応答する必要があるか
- 1日の特定の時間帯にコミュニケーションをとることができるかどうか
- 異なるタイムゾーンで作業するチームメンバーとのコミュニケーションを処理する方法
さらに、チームメンバーに過剰なコミュニケーションを促す。 これにより、誤解や不確実性を回避し、チームメンバーが作業をやり直す必要をなくすことができます。
Hubstaffは、コミュニケーションマニフェストと呼ばれる一連の単純なルールを使用して、完全にリモートのグローバルチームと常にコミュニケーションを取ります。 これは、チームメートと物事をいつどのように話し合うかについて明確なルールを設定する文書です。
コミュニケーションマニフェストは、理解しやすいため機能します。 チームの全員がルールをブラッシュアップするためのクイックリファレンスとして使用でき、マネージャーは直属の部下に何が期待されているかを思い出させるために使用します。
チームで新しいルールを実装するときは、それらのルールを頻繁に強化するためにリーダーシップを準備する必要があります。 結局のところ、人々は繰り返しによって学びます。
2.スケジューリング
シフト勤務に大きく依存しているチームは、リモートワークスタイルへの移行に苦労する可能性があります。 管理者は、通話の待ち時間が長くなったり、本番環境のボトルネックが発生したりするなど、チームメンバーが行方不明になっていることが原因で問題が発生するまで、誰かが時間どおりにログインしていないことに気付かない場合があります。
チームの信頼性が100％であっても、全員が自宅で作業している場合、カバレッジの不均一などのスケジュールの問題を見つけるのは難しい場合があります。
多くのリモートチームが複数のタイムゾーンに分散しています。 これらのタイプのチームでは、チームの他の人がシフトを開始する前にシフトを終了するチームメンバーがいる場合があります。 これにより、会議のスケジュール設定のプロセスが複雑になり、チームが会議や共同作業を行うための共通の時間を見つけることが難しくなる可能性があります。
その他のスケジュールの問題は次のようになります。
- 人々は突然、あなたが毎週予想するよりもはるかに多くの、またははるかに少ない時間を記録しています。
- 人々がいつオンラインになり、いつ離れているかを追跡するのに問題があります。
- あなたはスケジュールを設定しますが、あなたのチームメンバーはそれらに従いません。
これらのいずれかがおなじみのように聞こえる場合は、次のようにします。
対処方法：
チームが機能するために実際に必要なオーバーラップの量を決定することから始めます。 非同期アプローチの方が生産性が高い場合、マネージャーはリアルタイムコミュニケーションを強調しすぎる傾向があります。
柔軟性はリモートワークの最大の強みの1つですが、それを正しく行うには、リーダーシップのスタイルをある程度調整する必要があります。
Slackなどのツールを使用したデフォルトの非同期通信。 どうしても必要な場合にのみ会議を開催してください。
とにかく、ほとんどのチームは会議が多すぎます。 次の問題をスケジュールする前に、話し合いたい問題に会議が必要かどうかを検討してください。 メールやSlackメッセージで解決できるものですか？ もしそうなら、あなたが会議を組織する必要は本当にありません。
一方、会議が必要であると判断した場合は、出席する必要のある人だけを招待するようにしてください。 トピックが3〜4人だけの場合は、チーム全体が会議に参加する必要はありません。
その他のスケジューリングの問題は、可視性の欠如に起因します。 ソフトウェアを使用して、チームメンバーがシフトを開始および終了したときに通知します。 優れたソフトウェアツールは、チームメンバーが勤務時間中に予想よりも長くアイドル状態になったことを通知し、ログに記録されたデータに基づいてタイムシートを自動的に作成し、給与を処理することもできます。
3.ワークロード管理
同じオフィスで働いているときに、誰かが圧倒されたり、十分に活用されていないことを簡単に確認できます。 人々がリモートで作業する場合、チームメンバーがどのように作業しているか、およびチームメンバーがワークロードを処理できるかどうかを理解するのが難しくなる可能性があります。
チームメンバーが自分のワークロードについて積極的に話し合い、期限を逃すリスクを伝えることに積極的でない場合、これはより大きな問題になる可能性があります。
バランスの取れたワークロードとは、チームの全員が貢献していることを意味し、誰もやることが多すぎたり少なすぎたりすることはありません。 単純に聞こえますが、この種のバランスは自動ではありません。 タスクを公平に分散し、リソースを賢く使用していることを確認するには、継続的な管理が必要です。
通信障害と同様に、ワークロードの不均衡はチームの生産性に大きな影響を与える可能性があります。
ワークロードの問題は、チームに余分なストレスを引き起こす可能性もあります。 誰かがチームメートよりもはるかに多くの体重を運んでいると感じると、燃え尽き症候群を経験したり、利用されているように感じたりすることがあります。
この問題の修正には、問題の特定とワークロードのバランス調整という2つの部分があります。
対処方法：
HubstaffやHubstaffTasksなどの時間追跡およびプロジェクト管理ツールを使用すると、リモートチームのワークロードをより簡単に把握できます。 各人に割り当てられたタスクの数、パイプラインにある作業、および各チームメンバーが作業を完了するのにかかる時間に注意してください。
これらのツールは、チームメンバーが勤務時間中に何をしているか、およびToDoリストを通過するために必要な時間を理解するのに役立ちます。 また、テクノロジーを使用して支援する場合は、ワークロードのバランスを取り直すのも簡単です。
優れたタスク管理ツールでは、タスクに割り当てられたチームメンバーを変更できます。また、履歴がすべて1か所にあるため、チームメンバーは簡単に追いつくことができます。 時間追跡データを使用して、事前に計画を立て、各人が新しい作業を引き受けるための十分なスペースがあることを確認します。
さらに、フリーランサーとの協力をためらわないでください。 計画が不十分であろうと予期しない状況であろうと、リモートチームが自分で行う必要のあるすべての作業を処理できない場合があります。
このような状況では、Fiverrを使用して、タスクやプロジェクトを外部委託できる専門家を見つけてください。
場合によっては、完了する時間よりも多くの作業が必要になることがあります。 そのため、優先順位を設定することが非常に重要です。 リモートチームメンバーが最初に最も重要なことに取り組むことができるように、各タスクとプロジェクトの優先順位を明確に伝えます。
4.信頼の構築
チームメイトと同じオフィスで働いている場合でも、社内で信頼を築くには、時間、集中力、そして多くの作業が必要です。
チームメンバー間の社会的交流の機会が少なくなると、リモートチームへの信頼を築くのが難しくなる可能性があります。
ただし、分散したチームとの信頼関係を構築することが重要です。 それがなければ、文化を構築し、人々を引き付け続けるのに苦労するでしょう。
信頼性の高いチームで働く人々は、ストレスが少なく、仕事でより多くのエネルギーを持っています。 また、生産性が高く、病欠日数も少なくなります。
対処方法：
チームメンバーがカジュアルな環境でリラックスしたり、楽しんだり、お互いに交流したりできる仮想チームビルディングアクティビティを整理します。 いくつかの例には、仮想ハッピーアワー、映画の夜、雑学クイズが含まれます。
Hubstaffは、仮想チームのリトリートを組織することで大きな成功を収めています。 これらは1日から3日続くオンラインイベントであり、その間、チームメンバーは一緒に多くの楽しい活動に参加します。
会社の最後のバーチャルリトリートでは、チームメンバーはお互いにおいしい食事の作り方を教え、オンラインマルチプレイヤーゲームに参加し、マーダーミステリーパーティーも開催しました。
これらの社会的相互作用は、本当の関係を築くために重要です。 しかし、それらはほんの始まりに過ぎません。
信頼は信頼性から生まれます。 あなたは自分が信頼できることを証明する必要があります。つまり、自分の言うことを実行し、人々が助けを求めたときにそれを実行し、常にチームの最善の利益のために行動することを意味します。
チームの信頼にすでに何らかのダメージがある場合は、人々が匿名であなたと通信する方法を作成することから始めます。 HubstaffはこれにOfficevibeを使用します。
次に、受け取ったフィードバックに基づいて迅速かつ断固として行動します。 あなたのチームはあなたが彼らの幸福と成功を気にかけていることを確認する必要があります、そしてあなたが以前のダメージを修復する間あなたはこれに余分な努力を払わなければならないかもしれません。
5.ワークライフバランスの維持
自宅で仕事をしていると、仕事と自由の境界線が曖昧になることがあります。 これにより、チームメンバーが過労になり、ワークライフバランスが失われる可能性があります。
チームがより多くの時間を費やしても大きな問題には思えないかもしれませんが、この習慣は、チームがプラグを抜いて仕事から離れることができないように感じるため、燃え尽き症候群のリスクを高めます。
パンデミックの間、ストレスの多いリモートトランジションでよくある不満の1つは、自宅で仕事をするよりも仕事で生活するように感じたことでした。
営業時間外にメールをチェックしたり、夕食後にいくつかのことをやめたり、夜遅くまで仕事をしたりする人は、ワーカホリックになるリスクが高くなります。 仕事中毒は深刻な問題であり、身体的および精神的健康の問題を引き起こす可能性があります。 また、チームメンバーの生産性と仕事の満足度に悪影響を与える可能性があります。
通常の営業時間外に多くのメッセージが届いたり、個人的な時間を楽しむ代わりにデスクで夜を過ごしている人がいることに気付いた場合は、会社の仕事と生活のバランスを改善する方法を検討する必要があります。
対処方法：
チームメンバーに休暇を取るように勧めることから始めます。 休暇の多くの時間が使われなくなるので、企業は間違いなく、従業員が休暇を使い切るように促すためにもっと多くのことをしている可能性があります。
チームに休暇を取る方法の1つは、休暇申請の期限を設定することです。 これにより、チームメンバーはできるだけ早く休暇を予約する必要があります。 休暇のロールオーバーを制限または禁止することも検討できます。
チームメンバーがより健康的なワークライフバランスを保つのに役立つもう1つの方法は、柔軟な勤務時間を提供することです。 これにより、チームは自分たちにとってより効果的な方法で1日を計画することができます。 それはまた彼らが最も生産的であるそれらの時間の間に彼らが働くことを可能にするでしょう。
最も重要なのは、自分で例を設定することです。
勤務時間外はメールを送信しないでください。 代わりに、月曜日の朝、またはその人が仕事に戻る予定のときはいつでも送信するようにスケジュールします。
休暇を取って、休暇でした楽しいことについて話してください。 メンタルヘルスの日を取り、自分で必要なときは正直になるように人々に勧めてください。
覚えておいてください、あなたは一生懸命働き、それでも仕事の外で充実した人生を送ることができます。 そこでバランスが生まれます。自分のバランスを見つけて、チームが自分のバランスを見つけるのを手伝ってください。
リモートチームの課題を解決する
リモートワークには一連の課題がありますが、これらに対処する方法はいくつかあります。 HubstaffとFiverrは、リモートチームの多くの課題を解決するために使用できる2つのプラットフォームです。
Hubstaffの時間追跡、生産性測定、および給与管理機能を利用して、リモートチームをより簡単に管理します。 次に、Fiverrを使用して、チームがワークロードを常に把握し、期限を一貫して満たすのに役立つリモートエキスパートを採用します。