5 تحديات مشتركة لفريق التحكم عن بعد وكيفية التعامل معها

ذهب الكثير من الفرق بعيدًا استجابةً للوباء ، وأحبها الكثيرون بما يكفي لمواصلة العمل عن بُعد منذ ذلك الحين. لا يزال هناك الكثير من التحديات التي يجب معالجتها بينما يتكيف فريقك مع العمل عن بُعد. إذا كنت قد تعرضت لبعض الفواق ، فأنت لست وحدك. لحسن الحظ ، يمكنك التغلب على كل هذه التحديات وجني فوائد العمل عن بُعد بالكامل.

في هذا المنشور ، سنناقش التحديات الخمسة الأكثر شيوعًا المحيطة بالعمل عن بُعد. بعد ذلك ، سنخبرك بكيفية التعامل معها.

1. الاتصالات

Hubstaff عبارة عن نظام أساسي لإدارة القوى العاملة يوفر دليلًا على العمل وتتبع الوقت وإدارة كشوف المرتبات لكل من الفرق داخل المكتب وعن بُعد. وفقًا لتقرير إدارة المشروع لعام 2021 ، يعد نقص الاتصال هو التحدي الأكبر لإدارة العمل عن بُعد.

الفرق البعيدة لديها فرص أقل للتواصل. عندما يتواصلون ، يستخدمون عادةً أدوات متعددة ، مثل Zoom و Skype و Slack.

نظرًا لاعتمادهم على أدوات الاتصال المتعددة ، فإن اتصالاتهم غالبًا ما تكون مشتتة وغير منظمة. يمكن أن يؤدي هذا إلى سوء الفهم وإضاعة الوقت بسبب نقص المعلومات أو حجبها.

يمكن أن تكون صعوبات الاتصال أكثر وضوحًا للفرق التي تعمل بجداول زمنية مرنة. غالبًا ما يكافح المديرون لإبقاء الجميع في نفس الصفحة عندما يبدأ أعضاء الفريق مناوباتهم وينهونها في أوقات مختلفة.

كيفية معالجته:

ابدأ بوضع توقعات لتواصل الفريق. دع أعضاء الفريق يعرفون نوع السلوك المتوقع عند التواصل مع بقية الفريق ، بما في ذلك:

• ما مدى سرعة الرد على الرسائل
• ما إذا كان ينبغي أن يكونوا متاحين للتواصل خلال أوقات معينة من اليوم
• كيفية التعامل مع التواصل مع أعضاء الفريق الذين يعملون في مناطق زمنية مختلفة
  

بالإضافة إلى ذلك ، شجع أعضاء الفريق على الإفراط في التواصل. سيساعد هذا على تجنب سوء الفهم وعدم اليقين ، وكذلك منع أعضاء الفريق من الاضطرار إلى إعادة العمل.

تحتفظ Hubstaff بفريقها العالمي البعيد تمامًا على اتصال دائم بمجموعة من القواعد البسيطة تسمى بيان الاتصال. إنها وثيقة مكتوبة تحدد قواعد واضحة حول كيفية وموعد مناقشة الأمور مع زملائك في الفريق.

يعمل بيان الاتصال لأنه سهل الفهم. يمكن لأي شخص في الفريق استخدامه كمرجع سريع لصقل القواعد ، ويستخدمه المديرون لتذكير تقاريرهم المباشرة بما هو متوقع منهم.

عندما تطبق قواعد جديدة مع فريقك ، يجب أن تكون القيادة مستعدة لتعزيز هذه القواعد بشكل متكرر. يتعلم الناس بالتكرار بعد كل شيء.

2. الجدولة

قد تواجه الفرق التي تعتمد بشكل كبير على العمل بنظام الورديات صعوبة في التحول إلى أسلوب العمل عن بُعد. قد لا يلاحظ المديرون أن شخصًا ما لم يسجل الدخول في الوقت المحدد حتى يروا المشكلات التي تسبب فيها عضو الفريق المفقود ، مثل وقت انتظار مكالمة ضخم أو اختناق في الإنتاج.

حتى لو كان فريقك موثوقًا به بنسبة 100٪ ، فقد يكون من الصعب تحديد مشكلات الجدولة مثل التغطية غير المتكافئة عندما يعمل الجميع من المنزل.

تنتشر الكثير من الفرق البعيدة عبر مناطق زمنية متعددة. في هذه الأنواع من الفرق ، قد يكون هناك أعضاء الفريق الذين ينهون نوباتهم قبل أن يبدأ الأشخاص الآخرون في الفريق نوباتهم. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تعقيد عملية جدولة الاجتماعات ويجعل من الصعب على الفريق العثور على وقت مشترك للالتقاء والتعاون.

قد تبدو مشكلات الجدولة الأخرى كما يلي:

• يقوم الأشخاص فجأة بتسجيل ساعات أكثر أو أقل بكثير مما تتوقعه كل أسبوع.
• تواجه مشكلة في تتبع أوقات اتصال الأشخاص بالإنترنت وأوقات تواجدهم بعيدًا.
• أنت تحدد الجداول الزمنية ، لكن أعضاء فريقك لا يتبعونها.
  

إذا كان أي من هذه الأشياء مألوفًا ، فإليك ما يجب فعله حيال ذلك.

كيفية معالجته:

ابدأ بتحديد مقدار التداخل الذي تحتاجه حقًا لكي يعمل فريقك. يميل المديرون إلى المبالغة في التركيز على الاتصال في الوقت الفعلي عندما يكون النهج غير المتزامن أكثر إنتاجية.

المرونة هي واحدة من أعظم نقاط القوة في العمل عن بعد ، ولكن الأمر يتطلب بعض التعديل على أسلوب قيادتك للحصول عليها بالشكل الصحيح.

افتراضي إلى الاتصال غير المتزامن باستخدام أدوات مثل Slack. عقد اجتماعات فقط إذا كانت ضرورية للغاية.

معظم الفرق لديها اجتماعات كثيرة للغاية ، على أي حال. قبل جدولة مشاركتك التالية ، فكر فيما إذا كانت المشكلة التي تريد مناقشتها تتطلب اجتماعًا. هل هو شيء يمكن حله من خلال رسالة بريد إلكتروني أو رسالة Slack؟ إذا كان الأمر كذلك ، فلا داعي حقًا لتنظيم اجتماع.

من ناحية أخرى ، إذا قررت أن الاجتماع ضروري ، فتأكد فقط من دعوة الأشخاص الذين يجب أن يكونوا هناك. ليست هناك حاجة لأن يحضر الفريق بأكمله اجتماعًا إذا كان الموضوع يتعلق فقط بثلاثة أو أربعة أشخاص.

تأتي مشكلات الجدولة الأخرى من نقص الرؤية. استخدم البرنامج لإعلامك عندما يبدأ أعضاء فريقك المناوبات وينتهونها. يمكن لأداة برمجية رائعة أن تخبرك أيضًا عندما يكون أعضاء الفريق في وضع الخمول لفترة أطول مما تتوقع خلال ساعات عملهم ، ويمكنها تلقائيًا إنشاء جداول زمنية ومعالجة كشوف المرتبات بناءً على البيانات المسجلة.

3. إدارة عبء العمل

من السهل معرفة ما إذا كان شخص ما مرهقًا أو غير مستغل بشكل كافٍ عندما تعمل في نفس المكتب الذي يعمل فيه. عندما يعمل الأشخاص عن بُعد ، قد يكون من الصعب فهم أداء أعضاء الفريق وما إذا كانوا قادرين على التعامل مع أعباء العمل الخاصة بهم.

يمكن أن تصبح هذه مشكلة أكبر إذا لم يكن أعضاء فريقك سباقين في مناقشة عبء العمل الخاص بهم والإبلاغ عن مخاطر فقدان المواعيد النهائية.

يعني عبء العمل المتوازن أن كل فرد في الفريق يساهم ، ولا يوجد لدى أي شخص الكثير أو القليل جدًا من العمل للقيام به. بهذه البساطة ، فإن هذا النوع من التوازن ليس تلقائيًا. يتطلب الأمر إدارة مستمرة للتأكد من توزيع المهام بشكل عادل واستخدام مواردك بحكمة.

مثل الكثير من أعطال الاتصالات ، يمكن أن يؤثر عدم توازن عبء العمل بشكل كبير على إنتاجية فريقك.

يمكن أن تسبب مشكلات عبء العمل أيضًا ضغطًا إضافيًا في فريقك. عندما يشعر شخص ما أنه يحمل وزنًا أكبر بكثير من زملائه في الفريق ، فقد يعاني من الإرهاق أو يشعر وكأنه يتم استغلاله.

يتكون إصلاح هذه المشكلة من جزأين: اكتشاف المشكلة ، ثم موازنة عبء العمل.

كيفية معالجته:

يمكن أن تساعدك أدوات تتبع الوقت وإدارة المشروع مثل Hubstaff و Hubstaff Tasks في البقاء على اطلاع بأعباء عمل فريقك البعيد بسهولة أكبر. راقب عدد المهام المعينة لكل شخص ، والعمل الجاري ، ومقدار الوقت الذي يستغرقه كل عضو في الفريق لإنهاء المهمة.

ستساعدك هذه الأدوات على فهم ما يفعله أعضاء الفريق أثناء ساعات العمل ومقدار الوقت الذي يحتاجون إليه لتصفح قوائم المهام الخاصة بهم. من السهل أيضًا إعادة موازنة أعباء العمل عند استخدام التكنولوجيا للمساعدة.

في أداة جيدة لإدارة المهام ، يمكنك تغيير عضو الفريق المعين لمهمة ، ويسهل عليهم اللحاق بالركب لأن المحفوظات كلها في مكان واحد. استخدم بيانات تتبع الوقت لمساعدتك على التخطيط المسبق والتأكد من أن كل شخص لديه متسع كبير لتولي عمل جديد.

بالإضافة إلى ذلك ، لا تخجل من العمل مع المستقلين. ستكون هناك أوقات لن يتمكن فيها فريقك البعيد من التعامل مع جميع الأعمال التي يجب القيام بها بأنفسهم ، سواء كان ذلك بسبب سوء التخطيط أو الظروف غير المتوقعة.

في هذه المواقف ، استخدم Fiverr للعثور على خبراء يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية للمهام والمشاريع.

في بعض الأحيان ، سيكون لديك عمل أكثر مما لديك الوقت لإكماله. هذا هو السبب في أن تحديد الأولويات أمر حيوي للغاية. قم بالإبلاغ بوضوح عن أولوية كل مهمة ومشروع حتى يتمكن أعضاء فريقك عن بُعد من معالجة الأشياء الأكثر أهمية أولاً.

4. بناء الثقة

يستغرق بناء الثقة داخل شركتك وقتًا وتركيزًا وكثيرًا من العمل ، حتى لو كنت تعمل في نفس المكتب مثل زملائك في الفريق.

مع وجود فرص أقل للتفاعلات الاجتماعية بين أعضاء الفريق ، قد يكون من الصعب بناء الثقة في فريق بعيد.

ومع ذلك ، من الضروري بناء الثقة مع فريقك الموزع. بدونها ، سوف تكافح لبناء الثقافة وتحافظ على مشاركة شعبك.

الأشخاص الذين يعملون في فرق عالية الثقة يعانون من ضغوط أقل ولديهم طاقة أكبر في العمل. كما أنها أكثر إنتاجية وتستغرق عددًا أقل من الأيام المرضية.

كيفية معالجته:

نظّم أنشطة افتراضية لبناء الفريق حيث يمكن لأعضاء الفريق الاسترخاء والاستمتاع والتفاعل مع بعضهم البعض في بيئة غير رسمية. تتضمن بعض الأمثلة ساعة التخفيضات الافتراضية وليالي الأفلام ومسابقات التوافه.

شهد Hubstaff نجاحًا كبيرًا في تنظيم معتكفات الفريق الافتراضية. هذه أحداث عبر الإنترنت تستمر في أي مكان من يوم إلى ثلاثة أيام ، يشارك خلالها أعضاء الفريق في عدد من الأنشطة الترفيهية معًا.

في آخر ملاذ افتراضي للشركة ، قام أعضاء الفريق بتعليم بعضهم البعض كيفية طهي وجبات لذيذة ، والتنافس في ألعاب متعددة اللاعبين عبر الإنترنت ، وحتى أقاموا حفلة القتل الغامضة.

هذه التفاعلات الاجتماعية مهمة لبناء علاقات حقيقية. لكنهم مجرد البداية.

الثقة تأتي من الموثوقية. عليك أن تثبت أنك جدير بالثقة ، وهذا يعني أنك تفعل ما تقول أنك ستفعله ، وتتابع عندما يطلب الناس المساعدة ، وتتصرف في مصلحة فريقك طوال الوقت.

إذا كان هناك بالفعل بعض الضرر الذي لحق بالثقة في فريقك ، فابدأ بإنشاء طريقة يتواصل بها الأشخاص معك دون الكشف عن هويتهم. يستخدم Hubstaff Officevibe لهذا الغرض.

بعد ذلك ، تصرف بناءً على التعليقات التي تتلقاها بسرعة وحسم. يحتاج فريقك إلى التأكد من أنك تهتم برفاهيته ونجاحه ، وقد تضطر إلى بذل جهد إضافي في ذلك أثناء إصلاح الضرر السابق.

5. الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة

عندما يعمل الناس من المنزل ، يمكن أن يتلاشى الخط الفاصل بين وقت العمل ووقت الفراغ. يمكن أن يؤدي ذلك إلى إرهاق أعضاء الفريق ونقص التوازن بين العمل والحياة.

على الرغم من أن هذه العادة قد لا تبدو مشكلة كبيرة إذا وضع فريقك ساعات أكثر ، إلا أن هذه العادة تزيد من خطر الإرهاق لأنها تجعل فريقك يشعر أنه لا يمكنهم أبدًا فصل الكهرباء والابتعاد عن العمل.

أثناء الوباء ، كانت إحدى الشكاوى الشائعة أثناء عمليات الانتقال عن بُعد عالية الضغط هي الشعور بأن الأمر أشبه بالعيش في العمل أكثر من العمل من المنزل.

أولئك الذين يتفقدون بريدهم الإلكتروني خلال ساعات الراحة ، أو يتوقفون لإنجاز بعض الأشياء بعد العشاء ، أو العمل في وقت متأخر من الليل ، هم أكثر عرضة لخطر أن يصبحوا مدمني العمل. يعد إدمان العمل مشكلة خطيرة ويمكن أن يسبب مشاكل صحية جسدية وعقلية. يمكن أن يكون لها أيضًا تأثير سلبي على إنتاجية أعضاء الفريق ورضاهم الوظيفي.

إذا لاحظت أنك تتلقى الكثير من الرسائل خارج ساعات العمل العادية أو تأتي لتجد أن بعض الأشخاص يقضون المساء على مكاتبهم بدلاً من الاستمتاع بوقتهم الشخصي ، فيجب أن تفكر في كيفية تحسين التوازن بين العمل والحياة في شركتك.

كيفية معالجته:

ابدأ بتشجيع أعضاء الفريق على أخذ إجازة. ينتهي الأمر بالكثير من وقت الإجازة غير مستخدم ، لذلك يمكن للشركات بالتأكيد بذل المزيد من الجهد لتشجيع الموظفين على قضاء أيام إجازتهم.

إحدى الطرق لجعل فريقك يأخذ إجازة هي تحديد موعد نهائي لطلبات الإجازة. يجب أن يجبر هذا أعضاء الفريق على حجز بعض الوقت في أقرب وقت ممكن. يمكنك أيضًا التفكير في تقييد وقت الإجازة أو منعه.

هناك طريقة أخرى لمساعدة أعضاء الفريق على تحقيق توازن أكثر صحية بين العمل والحياة وهي توفير ساعات عمل مرنة. سيسمح هذا لفريقك بالتخطيط ليومهم بطريقة تناسبهم بشكل أفضل. سيمكنهم أيضًا من العمل خلال تلك الأوقات التي يكونون فيها أكثر إنتاجية.

والأهم من ذلك ، أن تكون قدوة لنفسك.

لا ترسل رسائل بريد إلكتروني في غير ساعات العمل. بدلاً من ذلك ، حدد موعدًا لإرسالها يوم الاثنين صباحًا أو كلما تمت جدولة ذلك الشخص للعودة إلى العمل.

خذ إجازة وتحدث عن الأشياء الممتعة التي فعلتها في إجازتك. شجع الناس على قضاء أيام للصحة العقلية وأن يكونوا صادقين عندما تحتاج إلى يوم خاص بك.

تذكر أنه يمكنك العمل بجد ولا يزال لديك حياة مُرضية خارج العمل. هذا هو المكان الذي يأتي فيه التوازن. اعثر على رصيدك وساعد فريقك في العثور على رصيدهم.

قم بحل تحديات فريقك البعيد

العمل عن بعد له مجموعة من التحديات ، ولكن هناك طرق يمكن معالجتها. Hubstaff و Fiverr هما منصتان يمكنك استخدامهما لحل عدد من تحديات فريقك البعيد.

‍
استفد من ميزات تتبع وقت Hubstaff وقياس الإنتاجية وإدارة كشوف المرتبات لإدارة فريقك البعيد بسهولة أكبر. بعد ذلك ، استخدم Fiverr لتوظيف خبراء عن بعد سيساعدون فريقك على البقاء على رأس عبء العمل والوفاء بالمواعيد النهائية باستمرار.