5 sfide comuni del team remoto e come affrontarle

Molti team sono andati a distanza in risposta alla pandemia e a molti è piaciuto abbastanza da continuare a lavorare in remoto da allora. Ci sono ancora molte sfide da affrontare mentre il tuo team si adatta al lavoro a distanza. Se hai avuto qualche singhiozzo, non sei solo. Fortunatamente, puoi superare tutte queste sfide e sfruttare appieno i vantaggi del lavoro a distanza.

In questo post, discuteremo le cinque sfide più comuni relative al lavoro a distanza. Quindi, ti diremo come affrontarli.

1. Comunicazione

Hubstaff è una piattaforma di gestione della forza lavoro che fornisce prove del lavoro, monitoraggio del tempo e gestione delle buste paga sia ai team in ufficio che a quelli remoti. Secondo il suo Project Management Report 2021, la mancanza di comunicazione è la sfida più grande per la gestione del lavoro a distanza.

I team remoti hanno meno opportunità di comunicare. Quando comunicano, di solito usano più strumenti, come Zoom, Skype e Slack.

A causa della loro dipendenza da molteplici strumenti di comunicazione, la loro comunicazione è spesso dispersa e disorganizzata. Ciò può portare a incomprensioni e perdite di tempo a causa di informazioni carenti o nascoste.

Le difficoltà di comunicazione possono essere più pronunciate per i team che lavorano con orari flessibili. I manager spesso faticano a mantenere tutti sulla stessa pagina quando i membri del team iniziano e finiscono i loro turni in momenti diversi.

Come affrontarlo:

Inizia impostando le aspettative per la comunicazione del team. Fai sapere ai membri del team che tipo di comportamento è previsto quando comunichi con il resto del team, tra cui:

• Quanto velocemente dovrebbero rispondere ai messaggi
• Se dovrebbero essere disponibili per la comunicazione in determinati momenti della giornata
• Come gestire la comunicazione con i membri del team che lavorano in fusi orari diversi
  

Inoltre, incoraggia i membri del team a comunicare in modo eccessivo. Ciò contribuirà a evitare incomprensioni e incertezze, oltre a impedire ai membri del team di dover rifare il lavoro.

Hubstaff mantiene il suo team globale completamente remoto in costante comunicazione con una serie di semplici regole chiamate Manifesto della comunicazione. È un documento scritto che stabilisce regole chiare su come e quando discutere le cose con i compagni di squadra.

Il Manifesto della Comunicazione funziona perché è facile da capire. Tutti i membri del team possono usarlo come riferimento rapido per rispolverare le regole e i manager lo usano per ricordare ai loro subalterni cosa ci si aspetta da loro.

Quando implementi nuove regole con il tuo team, la leadership dovrebbe essere preparata a rafforzare tali regole frequentemente. Le persone imparano ripetendo, dopotutto.

2. Programmazione

I team che fanno molto affidamento sul lavoro a turni potrebbero avere difficoltà con il passaggio a uno stile di lavoro a distanza. I manager potrebbero non notare che qualcuno non ha effettuato l'accesso in tempo fino a quando non vedono i problemi causati da quel membro del team mancante, come un enorme tempo di attesa di chiamata o un collo di bottiglia della produzione.

Anche se il tuo team è affidabile al 100%, problemi di pianificazione come una copertura irregolare possono essere più difficili da individuare quando tutti lavorano da casa.

Molti team remoti sono distribuiti su più fusi orari. In questi tipi di team, potrebbero esserci membri del team che terminano i loro turni prima ancora che le altre persone del team inizino i loro. Ciò può complicare il processo di pianificazione delle riunioni e rendere più difficile per il team trovare un momento comune per incontrarsi e collaborare.

Altri problemi di pianificazione potrebbero assomigliare a questo:

• Le persone all'improvviso registrano molte più o molte meno ore di quanto ti aspetti ogni settimana.
• Hai difficoltà a tenere traccia di quando le persone sono online e quando sono assenti.
• Tu imposti i programmi, ma i membri del tuo team non li seguono.
  

Se qualcuno di questi suona familiare, ecco cosa fare al riguardo.

Come affrontarlo:

Inizia determinando la quantità di sovrapposizione di cui hai davvero bisogno per il funzionamento del tuo team. I manager tendono a enfatizzare eccessivamente la comunicazione in tempo reale quando un approccio asincrono è spesso più produttivo.

La flessibilità è uno dei maggiori punti di forza del lavoro a distanza, ma è necessario un adeguamento al tuo stile di leadership per farlo bene.

L'impostazione predefinita è la comunicazione asincrona utilizzando strumenti come Slack. Tieni riunioni solo se assolutamente necessarie.

La maggior parte delle squadre ha comunque troppi incontri. Prima di programmare il tuo prossimo, pensa se il problema che vuoi discutere richiede una riunione. È qualcosa che potrebbe essere risolto tramite un'e-mail o un messaggio Slack? Se lo è, non c'è davvero bisogno che tu organizzi una riunione.

D'altra parte, se decidi che è necessario un incontro, assicurati di invitare solo le persone che devono essere presenti. Non è necessario che l'intero team partecipi a una riunione se l'argomento riguarda solo tre o quattro persone.

Altri problemi di pianificazione derivano dalla mancanza di visibilità. Utilizza un software per avvisarti quando i membri del tuo team iniziano e finiscono i turni. Un ottimo strumento software può anche dirti quando i membri del team sono inattivi più a lungo del previsto durante l'orario di lavoro e può creare automaticamente fogli presenze ed elaborare le buste paga in base ai dati registrati.

3. Gestione del carico di lavoro

È facile vedere quando qualcuno è sopraffatto o sottoutilizzato quando lavori nel suo stesso ufficio. Quando le persone lavorano in remoto, può essere più difficile capire come stanno i membri del team e se sono in grado di gestire il loro carico di lavoro.

Questo può diventare un problema più grande se i membri del tuo team non sono proattivi nel discutere il loro carico di lavoro e nel comunicare il rischio di mancare le scadenze.

Un carico di lavoro equilibrato significa che tutti i membri del team stanno contribuendo e nessuno ha troppo o troppo poco lavoro da fare. Per quanto possa sembrare semplice, questo tipo di equilibrio non è automatico. È necessaria una gestione costante per assicurarsi di distribuire le attività in modo equo e utilizzare le risorse in modo saggio.

Proprio come le interruzioni di comunicazione, uno squilibrio del carico di lavoro può influire drasticamente sulla produttività del tuo team.

I problemi di carico di lavoro possono anche causare ulteriore stress nel tuo team. Quando qualcuno si sente come se stesse portando molto più peso dei suoi compagni di squadra, potrebbe sperimentare un esaurimento o sentirsi sfruttato.

La risoluzione di questo problema si compone di due parti: individuare il problema, quindi bilanciare il carico di lavoro.

Come affrontarlo:

Gli strumenti di monitoraggio del tempo e di gestione dei progetti come Hubstaff e Hubstaff Tasks possono aiutarti a tenere sotto controllo il carico di lavoro del tuo team remoto più facilmente. Tieni d'occhio il numero di attività assegnate a ciascuna persona, il lavoro in preparazione e la quantità di tempo necessaria a ciascun membro del team per completare un lavoro.

Questi strumenti ti aiuteranno a capire cosa stanno facendo i membri del team durante l'orario di lavoro e quanto tempo hanno bisogno per sfogliare le loro liste di cose da fare. È anche più facile ribilanciare i carichi di lavoro quando si utilizza la tecnologia per aiutare.

In un buon strumento di gestione delle attività, puoi cambiare il membro del team assegnato a un'attività ed è facile per loro recuperare perché la cronologia è tutta in un unico posto. Usa i tuoi dati di monitoraggio del tempo per aiutarti a pianificare in anticipo e assicurarti che ogni persona abbia molto spazio per intraprendere un nuovo lavoro.

Inoltre, non esitare a lavorare con i liberi professionisti. Ci saranno momenti in cui il tuo team remoto non sarà in grado di gestire tutto il lavoro che deve essere svolto da solo, a causa di una scarsa pianificazione o di circostanze impreviste.

In queste situazioni, usa Fiverr per trovare esperti a cui affidare attività e progetti.

A volte, avrai semplicemente più lavoro di quanto hai tempo per completare. Ecco perché stabilire le priorità è così vitale. Comunica chiaramente la priorità di ogni attività e progetto in modo che i membri del tuo team remoto possano affrontare per primi le cose più importanti.

4. Costruire la fiducia

Sviluppare la fiducia all'interno della tua azienda richiede tempo, concentrazione e molto lavoro, anche se lavori nello stesso ufficio dei tuoi compagni di squadra.

Con meno opportunità di interazioni sociali tra i membri del team, può essere più difficile creare fiducia in un team remoto.

Tuttavia, è fondamentale creare fiducia con il tuo team distribuito. Senza di essa, farai fatica a costruire cultura e a mantenere il coinvolgimento della tua gente.

Le persone che lavorano in team altamente affidabili sperimentano meno stress e hanno più energia al lavoro. Sono anche più produttivi e impiegano meno giorni di malattia.

Come affrontarlo:

Organizza attività di team building virtuali in cui i membri del team possono rilassarsi, divertirsi e interagire tra loro in un ambiente informale. Alcuni esempi includono happy hour virtuale, serate al cinema e quiz a quiz.

Hubstaff ha riscontrato un grande successo nell'organizzazione di ritiri di team virtuali. Si tratta di eventi online che durano da uno a tre giorni, durante i quali i membri del team partecipano a una serie di attività divertenti insieme.

All'ultimo ritiro virtuale dell'azienda, i membri del team si sono insegnati a vicenda come cucinare pasti gustosi, hanno gareggiato in giochi multiplayer online e hanno persino organizzato una festa di Murder Mystery.

Queste interazioni sociali sono importanti per costruire relazioni reali. Ma sono solo l'inizio.

La fiducia viene dall'affidabilità. Devi dimostrare di essere degno di fiducia, e questo significa che fai quello che dici che farai, segui quando le persone chiedono aiuto e agisci sempre nel migliore interesse della tua squadra.

Se c'è già qualche danno alla fiducia nel tuo team, inizia creando un modo per consentire alle persone di comunicare con te in modo anonimo. Hubstaff usa Officevibe per questo.

Quindi, agisci in base al feedback che ricevi in ​​modo rapido e deciso. Il tuo team ha bisogno di vedere che ti preoccupi del loro benessere e del loro successo e potresti dover fare uno sforzo extra in questo mentre ripari i danni precedenti.

5. Mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata

Quando le persone lavorano da casa, il confine tra tempo di lavoro e tempo libero può diventare sfocato. Ciò può comportare un sovraccarico dei membri del team e una mancanza di equilibrio tra lavoro e vita privata.

Anche se potrebbe non sembrare un grosso problema se la tua squadra impiega più ore, questa abitudine aumenta il rischio di esaurimento perché fa sentire la tua squadra come se non potesse mai staccare la spina e allontanarsi dal lavoro.

Durante la pandemia, una lamentela comune durante le transizioni remote ad alto stress era che sembrava più vivere al lavoro che lavorare da casa.

Coloro che controllano la posta elettronica durante le ore di riposo, si fermano per fare un paio di cose dopo cena o lavorano fino a tarda notte, sono più a rischio di diventare maniaci del lavoro. La dipendenza dal lavoro è un problema serio e può causare problemi di salute fisica e mentale. Può anche avere un impatto negativo sulla produttività e sulla soddisfazione lavorativa dei membri del team.

Se noti che ricevi molti messaggi al di fuori del normale orario lavorativo o ti accorgi che alcune persone hanno trascorso la serata alla scrivania invece di godersi il loro tempo personale, dovresti considerare come migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata della tua azienda.

Come affrontarlo:

Inizia incoraggiando i membri del team a prendersi una pausa. Un sacco di tempo di ferie finisce per essere inutilizzato, quindi le aziende potrebbero sicuramente fare di più per incoraggiare i dipendenti a consumare i giorni di ferie.

Un modo per convincere il tuo team a prendersi una pausa è fissare una scadenza per le richieste di permesso. Ciò dovrebbe costringere i membri del team a prenotare un po' di tempo libero il prima possibile. Puoi anche considerare di limitare o vietare il rollover del tempo di vacanza.

Un altro modo per aiutare i membri del team ad avere un equilibrio più sano tra lavoro e vita privata è offrire orari di lavoro flessibili. Ciò consentirà al tuo team di pianificare la giornata in un modo che funzioni meglio per loro. Inoltre consentirà loro di lavorare nei periodi in cui sono più produttivi.

La cosa più importante è dare l'esempio da soli.

Non inviare e-mail durante le ore non lavorative. Invece, programmali per l'invio il lunedì mattina o ogni volta che quella persona dovrebbe tornare al lavoro.

Prenditi del tempo libero e parla delle cose divertenti che hai fatto durante la tua vacanza. Incoraggia le persone a prendersi giornate di salute mentale e ad essere onesto quando ne hai bisogno per te stesso.

Ricorda, puoi lavorare sodo e avere comunque una vita appagante al di fuori del lavoro. È qui che entra in gioco l'equilibrio. Trova il tuo equilibrio e aiuta la tua squadra a trovare il loro.

Risolvi le sfide del tuo team remoto

Il lavoro a distanza presenta una serie di sfide, ma ci sono modi per affrontarle. Hubstaff e Fiverr sono due piattaforme che puoi utilizzare per risolvere una serie di sfide del tuo team remoto.

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Sfrutta le funzionalità di monitoraggio del tempo, misurazione della produttività e gestione delle buste paga di Hubstaff per gestire più facilmente il tuo team remoto. Quindi, utilizza Fiverr per assumere esperti remoti che aiuteranno il tuo team a rimanere al passo con il proprio carico di lavoro e rispettare le scadenze in modo coerente.