5 ความท้าทายทั่วไปของทีมระยะไกลและวิธีจัดการกับพวกเขา

มีหลายทีมที่ต้องห่างไกลเพื่อรับมือกับการแพร่ระบาด และหลายทีมชอบมันมากพอที่จะทำงานทางไกลต่อตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา ยังมีความท้าทายมากมายให้จัดการในขณะที่ทีมของคุณปรับตัวเข้ากับการทำงานทางไกล หากคุณมีอาการสะอึกเล็กน้อย แสดงว่าคุณไม่ได้อยู่คนเดียว โชคดีที่คุณสามารถเอาชนะความท้าทายเหล่านั้นและเก็บเกี่ยวผลประโยชน์จากการทำงานทางไกลได้อย่างเต็มที่

ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดห้าประการเกี่ยวกับการทำงานระยะไกล จากนั้นเราจะบอกวิธีจัดการกับมัน

1. การสื่อสาร

Hubstaff เป็นแพลตฟอร์มการจัดการกำลังคนที่แสดงหลักฐานการทำงาน การติดตามเวลา และการจัดการเงินเดือนให้กับทั้งทีมในสำนักงานและทางไกล ตามรายงานการจัดการโครงการปี 2564 การขาดการสื่อสารเป็นความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดในการจัดการงานทางไกล

ทีมที่อยู่ห่างไกลมีโอกาสสื่อสารน้อยลง เมื่อสื่อสารกัน พวกเขามักจะใช้เครื่องมือหลายอย่าง เช่น Zoom, Skype และ Slack

เนื่องจากการพึ่งพาเครื่องมือสื่อสารที่หลากหลาย การสื่อสารจึงมักกระจัดกระจายและไม่เป็นระเบียบ นี้อาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดและเสียเวลาเนื่องจากขาดหรือแยกข้อมูล

ปัญหาในการสื่อสารอาจชัดเจนยิ่งขึ้นสำหรับทีมที่ทำงานตามตารางเวลาที่ยืดหยุ่น ผู้จัดการมักจะพยายามไม่ให้ทุกคนเข้าใจตรงกันเมื่อสมาชิกในทีมเริ่มต้นและสิ้นสุดกะในเวลาที่ต่างกัน

วิธีการจัดการกับมัน:

เริ่มต้นด้วยการกำหนดความคาดหวังสำหรับการสื่อสารในทีม แจ้งให้สมาชิกในทีมทราบถึงพฤติกรรมที่คาดหวังเมื่อสื่อสารกับคนอื่นๆ ในทีม รวมถึง:

• พวกเขาควรตอบข้อความเร็วแค่ไหน
• ไม่ว่าพวกเขาจะพร้อมสำหรับการสื่อสารในบางช่วงเวลาของวันหรือไม่
• วิธีจัดการกับการสื่อสารกับสมาชิกในทีมที่ทำงานในเขตเวลาต่างกัน
  

นอกจากนี้ ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมสื่อสารกันมากเกินไป วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและความไม่แน่นอน ตลอดจนป้องกันไม่ให้สมาชิกในทีมต้องทำงานซ้ำ

Hubstaff รักษาทีมระดับโลกจากระยะไกลอย่างเต็มที่ในการสื่อสารอย่างต่อเนื่องด้วยชุดกฎง่ายๆ ที่เรียกว่าแถลงการณ์การสื่อสาร เป็นเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งกำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีและเวลาในการพูดคุยเรื่องต่างๆ กับเพื่อนร่วมทีม

Communication Manifesto ใช้งานได้เพราะเข้าใจง่าย ทุกคนในทีมสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงอย่างรวดเร็วในการทบทวนกฎ และผู้จัดการใช้เพื่อเตือนผู้รายงานโดยตรงถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา

เมื่อคุณนำกฎใหม่ไปใช้กับทีมของคุณ ผู้นำควรเตรียมพร้อมที่จะเสริมสร้างกฎเหล่านั้นบ่อยๆ ผู้คนเรียนรู้จากการทำซ้ำ

2. การจัดตารางเวลา

ทีมที่ต้องพึ่งพางานเป็นกะมากอาจมีปัญหากับการเปลี่ยนไปใช้รูปแบบการทำงานทางไกล ผู้จัดการอาจไม่ได้สังเกตว่ามีบางคนไม่ได้เข้าสู่ระบบตรงเวลาจนกว่าจะเห็นปัญหาที่เกิดจากสมาชิกในทีมที่หายไป เช่น เวลารอสายจำนวนมากหรือปัญหาคอขวดในการผลิต

แม้ว่าทีมของคุณจะเชื่อถือได้ 100% แต่ปัญหาด้านการจัดกำหนดการ เช่น ความครอบคลุมที่ไม่สม่ำเสมออาจสังเกตได้ยากกว่าเมื่อทุกคนทำงานจากที่บ้าน

ทีมที่อยู่ห่างไกลจำนวนมากกระจายอยู่ตามเขตเวลาต่างๆ ในทีมประเภทนั้น อาจมีสมาชิกในทีมที่จบกะก่อนที่คนอื่นในทีมจะเริ่มกะใหม่ด้วยซ้ำ ซึ่งอาจทำให้ขั้นตอนการจัดกำหนดการประชุมยุ่งยากขึ้น และทำให้ทีมหาเวลาร่วมกันในการพบปะและทำงานร่วมกันได้ยากขึ้น

ปัญหาการจัดกำหนดการอื่นๆ อาจมีลักษณะดังนี้:

• จู่ๆ ผู้คนก็บันทึกชั่วโมงทำงานมากหรือน้อยกว่าที่คุณคาดไว้ทุกสัปดาห์
• คุณกำลังมีปัญหาในการติดตามว่าผู้คนออนไลน์เมื่อใดและไม่อยู่
• คุณกำหนดตารางเวลา แต่สมาชิกในทีมของคุณไม่ปฏิบัติตาม
  

หากสิ่งเหล่านี้ฟังดูคุ้นเคย นี่คือสิ่งที่ควรทำ

วิธีการจัดการกับมัน:

เริ่มต้นด้วยการกำหนดว่าคุณต้องการให้ทีมของคุณทำงานจริงมากน้อยเพียงใด ผู้จัดการมักจะเน้นย้ำการสื่อสารตามเวลาจริงมากเกินไปเมื่อวิธีการแบบอะซิงโครนัสมักมีประสิทธิผลมากกว่า

ความยืดหยุ่นเป็นหนึ่งในจุดแข็งที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของการทำงานทางไกล แต่ต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบความเป็นผู้นำของคุณเพื่อให้ถูกต้อง

ค่าเริ่มต้นของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสโดยใช้เครื่องมือเช่น Slack จัดประชุมเมื่อจำเป็นเท่านั้น

ทีมส่วนใหญ่มีการประชุมมากเกินไปอยู่แล้ว ก่อนจัดกำหนดการในครั้งต่อไป ให้คิดว่าปัญหาที่คุณต้องการหารือนั้นจำเป็นต้องมีการประชุมหรือไม่ เป็นสิ่งที่สามารถแก้ไขได้ผ่านอีเมลหรือข้อความ Slack หรือไม่? ถ้าใช่ คุณไม่จำเป็นต้องจัดการประชุมจริงๆ

ในทางกลับกัน ถ้าคุณตัดสินใจว่าจำเป็นต้องมีการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เชิญเฉพาะคนที่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่นเท่านั้น ไม่จำเป็นต้องให้ทั้งทีมเข้าร่วมการประชุมหากหัวข้อเกี่ยวข้องกับคนเพียงสามหรือสี่คนเท่านั้น

ปัญหาด้านการจัดกำหนดการอื่นๆ มาจากการขาดการมองเห็น ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อสมาชิกในทีมของคุณเริ่มต้นและสิ้นสุดกะ เครื่องมือซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยมยังสามารถบอกคุณได้เมื่อสมาชิกในทีมไม่ได้ใช้งานเป็นเวลานานกว่าที่คุณคาดหวังในระหว่างชั่วโมงทำงาน และสามารถสร้างไทม์ชีทและดำเนินการจ่ายเงินเดือนตามข้อมูลที่บันทึกไว้ได้โดยอัตโนมัติ

3. การจัดการภาระงาน

เป็นเรื่องง่ายที่จะเห็นเมื่อมีคนล้นมือหรือไร้ประโยชน์เมื่อคุณทำงานในสำนักงานเดียวกันกับที่พวกเขาเป็นอยู่ เมื่อผู้คนทำงานจากระยะไกล อาจเป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจว่าสมาชิกในทีมเป็นอย่างไรและพวกเขาสามารถจัดการกับภาระงานได้หรือไม่

สิ่งนี้จะกลายเป็นปัญหาใหญ่ขึ้นได้หากสมาชิกในทีมของคุณไม่กระตือรือร้นเกี่ยวกับการอภิปรายปริมาณงานและการสื่อสารความเสี่ยงที่จะถึงกำหนดส่งที่ขาดหายไป

ปริมาณงานที่สมดุลหมายความว่าทุกคนในทีมมีส่วนร่วม และไม่มีใครมีงานมากเกินไปหรือน้อยเกินไปที่ต้องทำ ฟังดูเหมือนง่าย ความสมดุลแบบนี้ไม่ได้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ต้องใช้การจัดการอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังแจกจ่ายงานอย่างเป็นธรรมและใช้ทรัพยากรของคุณอย่างชาญฉลาด

เช่นเดียวกับความล้มเหลวในการสื่อสาร ความไม่สมดุลของปริมาณงานอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณ

ปัญหาภาระงานยังสามารถทำให้เกิดความเครียดมากขึ้นในทีมของคุณ เมื่อมีคนรู้สึกว่าตนเองมีน้ำหนักมากกว่าเพื่อนร่วมทีมมาก พวกเขาอาจรู้สึกเหนื่อยหน่ายหรือรู้สึกเหมือนถูกเอาเปรียบ

การแก้ไขปัญหานี้มีสองส่วน: การระบุปัญหา จากนั้นจึงสร้างสมดุลของปริมาณงาน

วิธีการจัดการกับมัน:

เครื่องมือติดตามเวลาและการจัดการโครงการ เช่น Hubstaff และ Hubstaff Tasks สามารถช่วยให้คุณติดตามปริมาณงานของทีมระยะไกลได้ง่ายขึ้น คอยดูจำนวนงานที่มอบหมายให้กับแต่ละคน งานที่อยู่ในไปป์ไลน์ และระยะเวลาที่สมาชิกในทีมแต่ละคนทำงานให้เสร็จ

เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าสมาชิกในทีมทำอะไรระหว่างชั่วโมงทำงาน และใช้เวลาเท่าไรในการผ่านรายการสิ่งที่ต้องทำ นอกจากนี้ยังสามารถปรับสมดุลปริมาณงานได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณใช้เทคโนโลยีเพื่อช่วย

ในเครื่องมือการจัดการงานที่ดี คุณสามารถเปลี่ยนสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายให้กับงานได้ และมันง่ายสำหรับพวกเขาที่จะตามทันเพราะประวัติทั้งหมดรวมอยู่ในที่เดียว ใช้ข้อมูลการติดตามเวลาของคุณเพื่อช่วยคุณวางแผนล่วงหน้า และทำให้แน่ใจว่าแต่ละคนมีพื้นที่เหลือเฟือสำหรับการทำงานใหม่

นอกจากนี้ อย่าอายที่จะทำงานกับฟรีแลนซ์ จะมีบางครั้งที่ทีมระยะไกลของคุณจะไม่สามารถจัดการงานทั้งหมดที่ต้องทำด้วยตนเองได้ ไม่ว่าจะเป็นเพราะการวางแผนที่ไม่ดีหรือสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน

ในสถานการณ์เหล่านี้ ให้ใช้ Fiverr เพื่อค้นหาผู้เชี่ยวชาญซึ่งคุณสามารถจ้างงานและโครงการจากภายนอกได้

บางครั้ง คุณก็จะมีงานมากกว่าที่คุณมีเวลาทำ นั่นเป็นเหตุผลที่การจัดลำดับความสำคัญมีความสำคัญมาก สื่อสารลำดับความสำคัญของแต่ละงานและโครงการให้ชัดเจน เพื่อให้สมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกลสามารถจัดการกับสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อนได้

4. สร้างความไว้วางใจ

การพัฒนาความไว้วางใจภายในบริษัทของคุณต้องใช้เวลา ความมุ่งมั่น และการทำงานมากมาย แม้ว่าคุณจะทำงานในสำนักงานเดียวกันกับเพื่อนร่วมทีมก็ตาม

ด้วยโอกาสที่น้อยลงสำหรับการปฏิสัมพันธ์ทางสังคมระหว่างสมาชิกในทีม การสร้างความไว้วางใจในทีมระยะไกลจึงเป็นเรื่องยากขึ้น

อย่างไรก็ตาม การสร้างความไว้วางใจกับทีมที่กระจายตัวเป็นสิ่งสำคัญ หากไม่มีสิ่งนี้ คุณจะลำบากในการสร้างวัฒนธรรมและทำให้ผู้คนมีส่วนร่วม

คนที่ทำงานในทีมที่มีความน่าเชื่อถือสูงจะพบกับความเครียดน้อยลงและมีพลังงานในการทำงานมากขึ้น พวกเขายังมีประสิทธิภาพมากขึ้นและใช้เวลาป่วยน้อยลง

วิธีการจัดการกับมัน:

จัดกิจกรรมการสร้างทีมเสมือนจริงที่สมาชิกในทีมสามารถผ่อนคลาย สนุกสนาน และโต้ตอบกันในบรรยากาศสบายๆ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ ชั่วโมงแห่งความสุขเสมือนจริง คืนดูหนัง และแบบทดสอบเรื่องไม่สำคัญ

Hubstaff ประสบความสำเร็จอย่างมากในการจัดทีมเสมือนจริง เหล่านี้เป็นกิจกรรมออนไลน์ที่ใช้เวลาหนึ่งถึงสามวัน ในระหว่างที่สมาชิกในทีมเข้าร่วมในกิจกรรมสนุก ๆ มากมายด้วยกัน

ในการล่าถอยเสมือนจริงครั้งสุดท้ายของบริษัท สมาชิกในทีมได้สอนวิธีทำอาหารรสเลิศ แข่งขันกันในเกมออนไลน์ที่มีผู้เล่นหลายคน และแม้แต่มีปาร์ตี้ Murder Mystery

ปฏิสัมพันธ์ทางสังคมเหล่านี้มีความสำคัญต่อการสร้างความสัมพันธ์ที่แท้จริง แต่พวกเขาเป็นเพียงจุดเริ่มต้น

ความไว้วางใจมาจากความน่าเชื่อถือ คุณต้องพิสูจน์ว่าคุณเชื่อถือได้ และนั่นหมายความว่าคุณทำในสิ่งที่คุณบอกว่าจะทำ คุณทำตามเมื่อมีคนขอความช่วยเหลือ และคุณทำหน้าที่เพื่อประโยชน์สูงสุดของทีมตลอดเวลา

หากสร้างความเสียหายให้กับความไว้วางใจในทีมของคุณแล้ว ให้เริ่มต้นด้วยการสร้างวิธีที่ผู้คนสามารถสื่อสารกับคุณโดยไม่เปิดเผยตัวตน Hubstaff ใช้ Officevibe สำหรับสิ่งนี้

จากนั้นดำเนินการตามความคิดเห็นที่คุณได้รับอย่างรวดเร็วและเด็ดขาด ทีมของคุณต้องเห็นว่าคุณใส่ใจเกี่ยวกับความอยู่ดีมีสุขและความสำเร็จของพวกเขา และคุณอาจต้องทุ่มเทมากกว่านี้ในขณะที่คุณซ่อมแซมความเสียหายก่อนหน้านี้

5. รักษาสมดุลชีวิตการทำงาน

เมื่อคนทำงานจากที่บ้าน เส้นแบ่งระหว่างเวลาทำงานกับเวลาว่างอาจเบลอได้ ซึ่งอาจส่งผลให้สมาชิกในทีมทำงานหนักเกินไปและขาดสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน

แม้ว่าอาจดูเหมือนไม่ใช่ปัญหาใหญ่หากทีมของคุณใช้เวลาหลายชั่วโมงมากขึ้น แต่นิสัยนี้เพิ่มความเสี่ยงที่จะเกิดภาวะหมดไฟ เพราะจะทำให้ทีมของคุณรู้สึกว่าไม่สามารถถอดปลั๊กและออกจากงานได้

ในช่วงที่มีการระบาดใหญ่ การร้องเรียนที่พบบ่อยในช่วงการเปลี่ยนผ่านจากระยะไกลที่มีความเครียดสูงคือรู้สึกเหมือนอยู่ในที่ทำงานมากกว่าทำงานจากที่บ้าน

ผู้ที่เช็คอีเมลในช่วงนอกเวลางาน หยุดทำงานสองสามอย่างหลังอาหารเย็น หรือทำงานจนดึกดื่น มีความเสี่ยงที่จะกลายเป็นคนบ้างานมากกว่า การเสพติดงานเป็นปัญหาร้ายแรงและอาจทำให้เกิดปัญหาทั้งทางร่างกายและจิตใจ นอกจากนี้ยังสามารถส่งผลเสียต่อผลงานของสมาชิกในทีมและความพึงพอใจในงาน

หากคุณสังเกตเห็นว่าคุณได้รับข้อความจำนวนมากนอกเวลาทำการปกติหรือคุณเข้ามาพบว่ามีบางคนใช้เวลาช่วงค่ำที่โต๊ะทำงานแทนที่จะใช้เวลาส่วนตัวอย่างสนุกสนาน คุณควรพิจารณาวิธีปรับปรุงสมดุลชีวิตการทำงานและการทำงานของบริษัทของคุณ

วิธีการจัดการกับมัน:

เริ่มต้นด้วยการส่งเสริมให้สมาชิกในทีมมีเวลาว่าง วันหยุดพักร้อนส่วนใหญ่จะไม่ได้ใช้ ดังนั้นบริษัทต่างๆ จึงสามารถทำอะไรได้มากขึ้นเพื่อส่งเสริมให้พนักงานใช้วันหยุดพักผ่อนอย่างเต็มที่

วิธีหนึ่งในการทำให้ทีมของคุณมีเวลาหยุดพักคือการกำหนดเส้นตายสำหรับการขอเวลาพัก สิ่งนี้ควรบังคับให้สมาชิกในทีมจองเวลาพักโดยเร็วที่สุด คุณยังพิจารณาจำกัดหรือห้ามโรลโอเวอร์เวลาพักร้อนได้อีกด้วย

อีกวิธีหนึ่งในการช่วยให้สมาชิกในทีมมีความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและการทำงานที่ดียิ่งขึ้น คือการเสนอชั่วโมงการทำงานที่ยืดหยุ่น วิธีนี้จะช่วยให้ทีมของคุณสามารถวางแผนวันของตนในลักษณะที่จะทำงานได้ดีขึ้นสำหรับพวกเขา นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขาทำงานได้ในช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลมากที่สุด

ที่สำคัญที่สุด เป็นตัวอย่างด้วยตัวคุณเอง

อย่าส่งอีเมลในช่วงเวลานอกเวลางาน ให้กำหนดเวลาส่งในเช้าวันจันทร์หรือเมื่อใดก็ตามที่บุคคลนั้นถูกกำหนดให้กลับไปทำงาน

หาเวลาว่างและพูดคุยเกี่ยวกับกิจกรรมสนุก ๆ ที่คุณทำในช่วงวันหยุดพักร้อน ส่งเสริมให้ผู้คนใช้วันสุขภาพจิตและซื่อสัตย์เมื่อคุณต้องการสำหรับตัวคุณเอง

จำไว้ว่าคุณสามารถทำงานหนักและยังคงมีชีวิตที่สมบูรณ์นอกเวลางาน นั่นคือที่มาของความสมดุล ค้นหาสมดุลของคุณเองและช่วยทีมของคุณค้นหาจุดสมดุล

แก้ปัญหาความท้าทายของทีมระยะไกล

งานระยะไกลมีชุดของความท้าทาย แต่มีวิธีแก้ไขปัญหาเหล่านี้ Hubstaff และ Fiverr เป็นสองแพลตฟอร์มที่คุณสามารถใช้แก้ปัญหาความท้าทายของทีมระยะไกลได้

‍
ใช้ประโยชน์จากการติดตามเวลาของ Hubstaff การวัดประสิทธิภาพการทำงาน และคุณสมบัติการจัดการเงินเดือนเพื่อจัดการทีมระยะไกลของคุณได้ง่ายขึ้น จากนั้น ใช้ Fiverr เพื่อจ้างผู้เชี่ยวชาญจากระยะไกลที่จะช่วยให้ทีมของคุณทำงานตามกำหนดเวลาและตรงตามกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอ