5 desafios comuns da equipe remota e como lidar com eles

Muitas equipes se tornaram remotas em resposta à pandemia, e muitas gostaram o suficiente para continuar trabalhando remotamente desde então. Ainda há muitos desafios a serem enfrentados enquanto sua equipe se adapta ao trabalho remoto. Se você teve alguns soluços, você não está sozinho. Felizmente, você pode superar todos esses desafios e colher plenamente os benefícios do trabalho remoto.

Neste post, discutiremos os cinco desafios mais comuns em torno do trabalho remoto. Então, vamos dizer-lhe como enfrentá-los.

1. Comunicação

O Hubstaff é uma plataforma de gerenciamento de força de trabalho que fornece prova de trabalho, rastreamento de tempo e gerenciamento de folha de pagamento para equipes no escritório e remotas. De acordo com seu Relatório de Gerenciamento de Projetos de 2021, a falta de comunicação é o maior desafio para gerenciar o trabalho remoto.

Equipes remotas têm menos oportunidades de se comunicar. Quando eles se comunicam, geralmente usam várias ferramentas, como Zoom, Skype e Slack.

Devido à sua dependência de múltiplas ferramentas de comunicação, sua comunicação é muitas vezes dispersa e desorganizada. Isso pode levar a mal-entendidos e perda de tempo devido à falta ou informações isoladas.

As dificuldades de comunicação podem ser mais pronunciadas para equipes que trabalham com horários flexíveis. Os gerentes muitas vezes lutam para manter todos na mesma página quando os membros da equipe começam e terminam seus turnos em momentos diferentes.

Como abordá-lo:

Comece definindo as expectativas para a comunicação da equipe. Deixe os membros da equipe saberem que tipo de comportamento é esperado ao se comunicar com o restante da equipe, incluindo:

• Com que rapidez eles devem responder às mensagens
• Se eles devem estar disponíveis para comunicação durante determinadas horas do dia
• Como lidar com a comunicação com membros da equipe que trabalham em fusos horários diferentes
  

Além disso, incentive os membros da equipe a se comunicarem demais. Isso ajudará a evitar mal-entendidos e incertezas, além de evitar que os membros da equipe tenham que refazer o trabalho.

A Hubstaff mantém sua equipe global totalmente remota em constante comunicação com um conjunto de regras simples chamado Manifesto de Comunicação. É um documento escrito que define regras claras sobre como e quando discutir as coisas com os colegas de equipe.

O Manifesto de Comunicação funciona porque é fácil de entender. Todos na equipe podem usá-lo como uma referência rápida para revisar as regras, e os gerentes o usam para lembrar a seus subordinados diretos o que se espera deles.

Ao implementar novas regras com sua equipe, a liderança deve estar preparada para reforçar essas regras com frequência. Afinal, as pessoas aprendem pela repetição.

2. Agendamento

As equipes que dependem muito do trabalho por turnos podem ter dificuldades com a mudança para um estilo de trabalho remoto. Os gerentes podem não perceber que alguém não está conectado a tempo até verem os problemas causados ​​por esse membro da equipe ausente, como um grande tempo de espera de chamada ou um gargalo de produção.

Mesmo que sua equipe seja 100% confiável, problemas de agendamento, como cobertura irregular, podem ser mais difíceis de detectar quando todos trabalham em casa.

Muitas equipes remotas estão espalhadas por vários fusos horários. Nesses tipos de equipes, pode haver membros da equipe que encerram seus turnos antes que outras pessoas da equipe comecem a deles. Isso pode complicar o processo de agendamento de reuniões e tornar mais difícil para a equipe encontrar um horário comum para se reunir e colaborar.

Outros problemas de agendamento podem ser assim:

• De repente, as pessoas estão registrando muito mais ou muito menos horas do que você espera toda semana.
• Você está tendo problemas para acompanhar quando as pessoas estão on-line e quando estão ausentes.
• Você define horários, mas os membros de sua equipe não os seguem.
  

Se algum desses parece familiar, aqui está o que fazer sobre isso.

Como abordá-lo:

Comece determinando quanta sobreposição você realmente precisa para que sua equipe funcione. Os gerentes tendem a enfatizar demais a comunicação em tempo real quando uma abordagem assíncrona costuma ser mais produtiva.

A flexibilidade é um dos maiores pontos fortes do trabalho remoto, mas é preciso alguns ajustes no seu estilo de liderança para acertar.

Padrão para comunicação assíncrona usando ferramentas como o Slack. Só faça reuniões se forem absolutamente necessárias.

A maioria das equipes tem muitas reuniões, de qualquer maneira. Antes de agendar seu próximo, pense se o assunto que você quer discutir requer uma reunião. É algo que poderia ser resolvido por meio de um e-mail ou mensagem do Slack? Se for, não há realmente necessidade de você organizar uma reunião.

Por outro lado, se você decidir que uma reunião é necessária, certifique-se de convidar apenas as pessoas que precisam estar lá. Não há necessidade de toda a equipe participar de uma reunião se o assunto envolver apenas três ou quatro pessoas.

Outros problemas de agendamento vêm da falta de visibilidade. Use o software para notificá-lo quando os membros de sua equipe começarem e terminarem os turnos. Uma ótima ferramenta de software também pode informar quando os membros da equipe ficam ociosos por mais tempo do que o esperado durante o horário de trabalho e pode criar automaticamente planilhas de horas e processar a folha de pagamento com base nos dados registrados.

3. Gerenciamento de carga de trabalho

É fácil ver quando alguém está sobrecarregado ou subutilizado quando você está trabalhando no mesmo escritório que eles. Quando as pessoas trabalham remotamente, pode ser mais difícil entender como os membros da equipe estão se saindo e se conseguem lidar com sua carga de trabalho.

Isso pode se tornar um problema maior se os membros de sua equipe não forem proativos em discutir sua carga de trabalho e comunicar o risco de perder prazos.

Uma carga de trabalho equilibrada significa que todos na equipe estão contribuindo e ninguém tem muito ou pouco trabalho a fazer. Por mais simples que pareça, esse tipo de equilíbrio não é automático. É preciso um gerenciamento constante para garantir que você esteja distribuindo as tarefas de maneira justa e usando seus recursos com sabedoria.

Assim como as falhas de comunicação, um desequilíbrio de carga de trabalho pode afetar drasticamente a produtividade de sua equipe.

Problemas de carga de trabalho também podem causar estresse extra em sua equipe. Quando alguém sente que está carregando muito mais peso do que seus companheiros de equipe, eles podem experimentar o esgotamento ou sentir que estão sendo aproveitados.

A correção desse problema tem duas partes: identificar o problema e, em seguida, equilibrar a carga de trabalho.

Como abordá-lo:

Ferramentas de controle de tempo e gerenciamento de projetos, como Hubstaff e Hubstaff Tasks, podem ajudá-lo a controlar a carga de trabalho de sua equipe remota com mais facilidade. Fique de olho no número de tarefas atribuídas a cada pessoa, no trabalho que está em andamento e no tempo que cada membro da equipe leva para concluir um trabalho.

Essas ferramentas ajudarão você a entender o que os membros da equipe estão fazendo durante o horário de trabalho e quanto tempo eles precisam para percorrer suas listas de tarefas. Também é mais fácil reequilibrar as cargas de trabalho quando você usa a tecnologia para ajudar.

Em uma boa ferramenta de gerenciamento de tarefas, você pode alterar o membro da equipe atribuído a uma tarefa e é fácil para eles se atualizarem porque o histórico está todo em um só lugar. Use seus dados de controle de tempo para ajudá-lo a planejar com antecedência e garantir que cada pessoa tenha bastante espaço para assumir novos trabalhos.

Além disso, não deixe de trabalhar com freelancers. Haverá momentos em que sua equipe remota não será capaz de lidar com todo o trabalho que precisa ser feito, seja por causa de um planejamento ruim ou circunstâncias imprevistas.

Nessas situações, use o Fiverr para encontrar especialistas para quem você pode terceirizar tarefas e projetos.

Às vezes, você simplesmente terá mais trabalho do que tempo para concluir. É por isso que definir prioridades é tão vital. Comunique claramente a prioridade de cada tarefa e projeto para que os membros de sua equipe remota possam lidar primeiro com as coisas mais importantes.

4. Construindo confiança

Desenvolver a confiança dentro de sua empresa leva tempo, foco e muito trabalho, mesmo que você trabalhe no mesmo escritório que seus colegas de equipe.

Com menos oportunidades de interações sociais entre os membros da equipe, pode ser mais difícil criar confiança em uma equipe remota.

No entanto, é crucial criar confiança com sua equipe distribuída. Sem isso, você terá dificuldades para construir cultura e manter seu pessoal engajado.

Pessoas que trabalham em equipes de alta confiança experimentam menos estresse e têm mais energia no trabalho. Eles também são mais produtivos e levam menos dias de doença.

Como abordá-lo:

Organize atividades virtuais de formação de equipe onde os membros da equipe possam relaxar, se divertir e interagir uns com os outros em um ambiente casual. Alguns exemplos incluem happy hour virtual, noites de cinema e quizzes de perguntas e respostas.

A Hubstaff obteve grande sucesso na organização de retiros de equipe virtual. São eventos online que duram de um a três dias, durante os quais os membros da equipe participam de várias atividades divertidas juntos.

No último retiro virtual da empresa, os membros da equipe ensinaram uns aos outros como cozinhar refeições saborosas, competiram em jogos multijogador online e até fizeram uma festa de Murder Mystery.

Essas interações sociais são importantes para construir relacionamentos reais. Mas eles são apenas o começo.

A confiança vem da confiabilidade. Você tem que provar que é confiável, e isso significa que você faz o que diz que fará, segue quando as pessoas pedem ajuda e age no melhor interesse de sua equipe o tempo todo.

Se já houver algum dano à confiança em sua equipe, comece criando uma maneira de as pessoas se comunicarem com você anonimamente. Hubstaff usa Officevibe para isso.

Em seguida, aja de acordo com o feedback recebido de forma rápida e decisiva. Sua equipe precisa ver que você se preocupa com o bem-estar e o sucesso deles, e talvez seja necessário fazer um esforço extra para isso enquanto repara os danos anteriores.

5. Manter o equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Quando as pessoas trabalham em casa, a linha entre o tempo de trabalho e o tempo livre pode ficar turva. Isso pode resultar em membros da equipe sobrecarregados e falta de equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Embora possa não parecer um grande problema se sua equipe dedicar mais horas, esse hábito aumenta o risco de esgotamento porque faz com que sua equipe sinta que nunca poderá se desconectar e se afastar do trabalho.

Durante a pandemia, uma queixa comum durante as transições remotas de alto estresse era que parecia mais viver no trabalho do que trabalhar em casa.

Aqueles que verificam seus e-mails fora do expediente, param para fazer algumas coisas depois do jantar ou trabalham até tarde da noite correm mais risco de se tornarem viciados em trabalho. O vício em trabalho é um problema sério e pode causar problemas de saúde física e mental. Também pode ter um impacto negativo na produtividade dos membros da equipe e na satisfação no trabalho.

Se você perceber que recebe muitas mensagens fora do horário comercial normal ou descobrir que algumas pessoas passaram a noite em suas mesas em vez de aproveitar seu tempo pessoal, considere como melhorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal da sua empresa.

Como abordá-lo:

Comece incentivando os membros da equipe a tirar uma folga. Muito tempo de férias acaba não sendo utilizado, então as empresas definitivamente poderiam estar fazendo mais para incentivar os funcionários a usar seus dias de férias.

Uma maneira de fazer com que sua equipe tire uma folga é definir um prazo para solicitações de folga. Isso deve forçar os membros da equipe a reservar uma folga o mais rápido possível. Você também pode considerar limitar ou proibir o rollover do tempo de férias.

Outra maneira de ajudar os membros da equipe a ter um equilíbrio mais saudável entre vida profissional e pessoal é oferecer horários de trabalho flexíveis. Isso permitirá que sua equipe planeje seu dia de uma maneira que funcione melhor para eles. Isso também permitirá que eles trabalhem nos momentos em que são mais produtivos.

Mais importante ainda, dê o exemplo você mesmo.

Não envie e-mails fora do horário comercial. Em vez disso, agende-os para enviar na segunda-feira de manhã ou sempre que essa pessoa estiver programada para retornar ao trabalho.

Tire um tempo e fale sobre as coisas divertidas que você fez nas férias. Incentive as pessoas a tirar dias de saúde mental e ser honesto quando precisar de um para si mesmo.

Lembre-se, você pode trabalhar duro e ainda ter uma vida satisfatória fora do trabalho. É aí que entra o equilíbrio. Encontre seu próprio equilíbrio e ajude sua equipe a encontrar o deles.

Resolva os desafios da sua equipe remota

O trabalho remoto tem seu conjunto de desafios, mas existem maneiras de solucioná-los. Hubstaff e Fiverr são duas plataformas que você pode usar para resolver vários desafios de sua equipe remota.

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Aproveite os recursos de controle de tempo, medição de produtividade e gerenciamento de folha de pagamento da Hubstaff para gerenciar sua equipe remota com mais facilidade. Em seguida, use o Fiverr para contratar especialistas remotos que ajudarão sua equipe a manter a carga de trabalho e cumprir os prazos de forma consistente.