5 typowych wyzwań dla zespołu zdalnego i jak sobie z nimi radzić

Wiele zespołów poszło zdalnie w odpowiedzi na pandemię, a wielu spodobało się to na tyle, że od tego czasu kontynuowało pracę zdalną. Nadal czeka Cię wiele wyzwań, podczas gdy Twój zespół przystosowuje się do pracy zdalnej. Jeśli miałeś kilka czkawek, nie jesteś sam. Na szczęście możesz pokonać wszystkie te wyzwania i w pełni czerpać korzyści z pracy zdalnej.

W tym poście omówimy pięć najczęstszych wyzwań związanych z pracą zdalną. Następnie powiemy Ci, jak sobie z nimi radzić.

1. Komunikacja

Hubstaff to platforma do zarządzania pracownikami, która zapewnia dowód pracy, śledzenie czasu i zarządzanie płacami zarówno zespołom w biurze, jak i zdalnym. Według raportu z zarządzania projektami 2021, brak komunikacji jest największym wyzwaniem w zarządzaniu pracą zdalną.

Zespoły zdalne mają mniej możliwości komunikacji. Kiedy się komunikują, zwykle używają wielu narzędzi, takich jak Zoom, Skype i Slack.

Ze względu na to, że polegają na wielu narzędziach komunikacyjnych, ich komunikacja jest często rozproszona i zdezorganizowana. Może to prowadzić do nieporozumień i marnowania czasu z powodu brakujących lub zamaskowanych informacji.

Trudności w komunikacji mogą być bardziej wyraźne w przypadku zespołów pracujących według elastycznych harmonogramów. Menedżerowie często mają trudności z utrzymaniem wszystkich na tej samej stronie, gdy członkowie zespołu rozpoczynają i kończą swoje zmiany w różnym czasie.

Jak sobie z tym poradzić:

Zacznij od ustalenia oczekiwań dotyczących komunikacji w zespole. Poinformuj członków zespołu, jakich zachowań oczekuje się podczas komunikowania się z resztą zespołu, w tym:

• Jak szybko powinni reagować na wiadomości
• Czy powinni być dostępni do komunikacji w określonych porach dnia?
• Jak radzić sobie z komunikacją z członkami zespołu pracującymi w różnych strefach czasowych
  

Dodatkowo zachęcaj członków zespołu do nadmiernej komunikacji. Pomoże to uniknąć nieporozumień i niepewności, a także uniemożliwi członkom zespołu przerabianie pracy.

Hubstaff utrzymuje swój w pełni zdalny, globalny zespół w ciągłej komunikacji dzięki zestawowi prostych zasad nazywanych Manifestem Komunikacyjnym. Jest to pisemny dokument, który określa jasne zasady dotyczące tego, jak i kiedy omawiać sprawy z kolegami z drużyny.

Manifest komunikacji działa, ponieważ jest łatwy do zrozumienia. Każdy w zespole może go użyć jako szybkiego odniesienia do odświeżenia zasad, a menedżerowie używają go do przypominania swoim bezpośrednim podwładnym, czego się od nich oczekuje.

Kiedy wdrażasz nowe zasady ze swoim zespołem, kierownictwo powinno być przygotowane na częste ich wzmacnianie. W końcu ludzie uczą się przez powtarzanie.

2. Planowanie

Zespoły, które w dużym stopniu polegają na pracy zmianowej, mogą mieć trudności z przejściem na styl pracy zdalnej. Menedżerowie mogą nie zauważyć, że ktoś nie jest zalogowany na czas, dopóki nie zobaczą problemów spowodowanych przez brakującego członka zespołu, takich jak długi czas oczekiwania na połączenie lub wąskie gardło produkcyjne.

Nawet jeśli Twój zespół jest w 100% niezawodny, problemy z planowaniem, takie jak nierówny zasięg, mogą być trudniejsze do wykrycia, gdy wszyscy pracują w domu.

Wiele zdalnych zespołów jest rozmieszczonych w wielu strefach czasowych. W tego typu zespołach mogą istnieć członkowie zespołu, którzy kończą swoje zmiany, zanim inne osoby w zespole w ogóle zaczną swoją zmianę. Może to skomplikować proces planowania spotkań i utrudnić zespołowi znalezienie wspólnego czasu na spotkania i współpracę.

Inne problemy z planowaniem mogą wyglądać tak:

• Ludzie nagle rejestrują o wiele więcej lub o wiele mniej godzin, niż się spodziewasz każdego tygodnia.
• Masz problem ze śledzeniem, kiedy ludzie są online, a kiedy ich nie ma.
• Ty ustalasz harmonogramy, ale członkowie Twojego zespołu ich nie przestrzegają.
  

Jeśli któryś z nich brzmi znajomo, oto co z tym zrobić.

Jak sobie z tym poradzić:

Zacznij od określenia, ile nakładania się naprawdę potrzebujesz, aby Twój zespół mógł funkcjonować. Menedżerowie mają tendencję do przeceniania komunikacji w czasie rzeczywistym, gdy podejście asynchroniczne jest często bardziej produktywne.

Elastyczność to jeden z największych atutów pracy zdalnej, ale aby to zrobić, trzeba trochę dostosować styl przywództwa.

Domyślna komunikacja asynchroniczna przy użyciu narzędzi takich jak Slack. Organizuj spotkania tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne.

Większość zespołów i tak ma za dużo spotkań. Przed zaplanowaniem kolejnego zastanów się, czy sprawa, którą chcesz omówić, wymaga spotkania. Czy jest to coś, co można rozwiązać za pomocą wiadomości e-mail lub wiadomości na Slacku? Jeśli tak, to naprawdę nie ma potrzeby organizowania spotkania.

Z drugiej strony, jeśli zdecydujesz, że spotkanie jest konieczne, pamiętaj, aby zaprosić tylko te osoby, które muszą tam być. Nie ma potrzeby, aby cały zespół uczestniczył w spotkaniu, jeśli temat dotyczy tylko trzech lub czterech osób.

Inne problemy z planowaniem wynikają z braku widoczności. Korzystaj z oprogramowania do powiadamiania o rozpoczęciu i zakończeniu zmiany przez członków zespołu. Świetne narzędzie programowe może również informować, kiedy członkowie zespołu są bezczynni dłużej niż oczekiwano w godzinach pracy, a także może automatycznie tworzyć arkusze czasu pracy i przetwarzać listy płac na podstawie zarejestrowanych danych.

3. Zarządzanie obciążeniem pracą

Łatwo zauważyć, że ktoś jest przytłoczony lub niewykorzystany, gdy pracujesz w tym samym biurze, co on. Kiedy ludzie pracują zdalnie, może być trudniej zrozumieć, jak radzą sobie członkowie zespołu i czy są w stanie poradzić sobie z obciążeniem pracą.

Może to stać się większym problemem, jeśli członkowie Twojego zespołu nie będą aktywnie omawiać swojego obciążenia pracą i informować o ryzyku niedotrzymania terminów.

Zrównoważone obciążenie pracą oznacza, że ​​wszyscy w zespole mają swój wkład i nikt nie ma za dużo ani za mało pracy. Choć brzmi to prosto, ten rodzaj równowagi nie jest automatyczny. Aby upewnić się, że zadania są rozdzielane sprawiedliwie i mądrze wykorzystujesz swoje zasoby, konieczne jest ciągłe zarządzanie.

Podobnie jak awarie komunikacji, nierównowaga obciążenia może drastycznie wpłynąć na produktywność Twojego zespołu.

Problemy z obciążeniem pracą mogą również powodować dodatkowy stres w Twoim zespole. Kiedy ktoś czuje, że niesie o wiele większą wagę niż jego koledzy z drużyny, może doświadczyć wypalenia lub poczuć się, jakby był wykorzystywany.

Rozwiązanie tego problemu składa się z dwóch części: wykrycia problemu, a następnie zrównoważenia obciążenia.

Jak sobie z tym poradzić:

Narzędzia do śledzenia czasu i zarządzania projektami, takie jak Hubstaff i Hubstaff Tasks, pomogą Ci łatwiej kontrolować obciążenie zespołu zdalnego. Miej oko na liczbę zadań przydzielonych do każdej osoby, pracę, która jest w przygotowaniu, i czas potrzebny każdemu członkowi zespołu na ukończenie zadania.

Te narzędzia pomogą Ci zrozumieć, co członkowie zespołu robią w godzinach pracy i ile czasu potrzebują na przebrnięcie przez swoje listy rzeczy do zrobienia. Łatwiej jest też ponownie zrównoważyć obciążenia, korzystając z technologii do pomocy.

W dobrym narzędziu do zarządzania zadaniami możesz zmienić członka zespołu przypisanego do zadania i łatwo im to nadrobić, ponieważ cała historia jest w jednym miejscu. Wykorzystaj swoje dane śledzenia czasu, aby pomóc Ci planować z wyprzedzeniem i upewnij się, że każda osoba ma dużo miejsca na nową pracę.

Dodatkowo nie wahaj się współpracować z freelancerami. Będą chwile, kiedy Twój zdalny zespół nie będzie w stanie samodzielnie wykonać całej pracy, czy to z powodu złego planowania, czy nieprzewidzianych okoliczności.

W takich sytuacjach skorzystaj z Fiverr, aby znaleźć ekspertów, którym możesz zlecić zadania i projekty na zewnątrz.

Czasami po prostu będziesz miał więcej pracy, niż masz czasu do wykonania. Dlatego tak ważne jest ustalanie priorytetów. Jasno komunikuj priorytet każdego zadania i projektu, aby członkowie Twojego zdalnego zespołu mogli najpierw zająć się najważniejszymi sprawami.

4. Budowanie zaufania

Budowanie zaufania w Twojej firmie wymaga czasu, skupienia i dużo pracy, nawet jeśli pracujesz w tym samym biurze co koledzy z zespołu.

Mniej możliwości interakcji społecznych między członkami zespołu może utrudniać budowanie zaufania w zdalnym zespole.

Jednak bardzo ważne jest budowanie zaufania w zespole rozproszonym. Bez tego będziesz miał trudności z budowaniem kultury i zaangażowaniem swoich ludzi.

Osoby pracujące w zespołach o wysokim poziomie zaufania odczuwają mniejszy stres i mają więcej energii w pracy. Są również bardziej produktywni i mają mniej dni chorobowych.

Jak sobie z tym poradzić:

Organizuj wirtualne zajęcia integracyjne, w których członkowie zespołu mogą się zrelaksować, dobrze bawić i wchodzić w interakcje w swobodnej atmosferze. Niektóre przykłady obejmują wirtualną happy hour, wieczory filmowe i quizy z ciekawostkami.

Hubstaff odniósł wielki sukces, organizując wirtualne wyjazdy zespołowe. Są to wydarzenia online, które trwają od jednego do trzech dni, podczas których członkowie zespołu uczestniczą razem w wielu zabawnych zajęciach.

Podczas ostatniego wirtualnego odosobnienia firmy członkowie zespołu uczyli się nawzajem, jak gotować smaczne posiłki, rywalizowali w grach online dla wielu graczy, a nawet zorganizowali imprezę Murder Mystery.

Te interakcje społeczne są ważne dla budowania prawdziwych relacji. Ale to dopiero początek.

Zaufanie pochodzi z niezawodności. Musisz udowodnić, że jesteś godny zaufania, a to oznacza, że ​​robisz to, co mówisz, podążasz za ludźmi proszącymi o pomoc i cały czas działasz w najlepszym interesie swojego zespołu.

Jeśli zaufanie w Twoim zespole jest już nadszarpnięte, zacznij od stworzenia sposobu, w jaki ludzie będą się z Tobą komunikować anonimowo. Hubstaff używa do tego Officevibe.

Następnie szybko i zdecydowanie reaguj na otrzymane informacje zwrotne. Twój zespół musi dopilnować, abyś dbał o ich dobre samopoczucie i sukces, i być może będziesz musiał włożyć w to dodatkowy wysiłek podczas naprawiania wcześniejszych uszkodzeń.

5. Utrzymanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym

Kiedy ludzie pracują w domu, granica między czasem pracy a czasem wolnym może się zacierać. Może to skutkować przepracowaniem członków zespołu i brakiem równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Chociaż może to nie wydawać się dużym problemem, jeśli Twój zespół poświęca więcej godzin, ten nawyk zwiększa ryzyko wypalenia, ponieważ sprawia, że ​​Twój zespół ma wrażenie, że nigdy nie będzie mógł się odłączyć i uciec od pracy.

Podczas pandemii jedną z powszechnych skarg związanych ze zdalnymi przejściami w dużym stresie było to, że bardziej przypominało to życie w pracy niż pracę w domu.

Ci, którzy sprawdzają pocztę e-mail poza godzinami pracy, przestają zrobić kilka rzeczy po obiedzie lub pracują do późna w nocy, są bardziej narażeni na to, że zostaną pracoholikami. Uzależnienie od pracy jest poważnym problemem i może powodować zarówno problemy ze zdrowiem fizycznym, jak i psychicznym. Może również mieć negatywny wpływ na produktywność członków zespołu i satysfakcję z pracy.

Jeśli zauważysz, że otrzymujesz wiele wiadomości poza normalnymi godzinami pracy lub gdy przychodzisz i zauważasz, że niektórzy ludzie spędzają wieczór przy biurku zamiast cieszyć się swoim osobistym czasem, powinieneś zastanowić się, jak poprawić równowagę między pracą a życiem prywatnym w firmie.

Jak sobie z tym poradzić:

Zacznij od zachęcania członków zespołu do wzięcia wolnego. Wiele urlopów jest niewykorzystanych, więc firmy zdecydowanie mogą robić więcej, aby zachęcić pracowników do wykorzystania urlopu.

Jednym ze sposobów na zmuszenie zespołu do wzięcia urlopu jest wyznaczenie terminu składania wniosków o urlop. Powinno to zmusić członków zespołu do jak najszybszego zarezerwowania sobie wolnego. Możesz również rozważyć ograniczenie lub zabronienie kumulacji urlopu.

Innym sposobem na pomoc członkom zespołu w zdrowszej równowadze między życiem zawodowym a prywatnym jest oferowanie elastycznych godzin pracy. Umożliwi to Twojemu zespołowi zaplanowanie dnia w sposób, który będzie dla niego lepszy. Umożliwi im także pracę w tych okresach, w których są najbardziej produktywni.

Co najważniejsze, sam dawaj przykład.

Nie wysyłaj e-maili poza godzinami pracy. Zamiast tego zaplanuj ich wysłanie w poniedziałek rano lub za każdym razem, gdy ta osoba ma wrócić do pracy.

Zrób sobie wolne i porozmawiaj o fajnych rzeczach, które zrobiłeś podczas wakacji. Zachęcaj ludzi do spędzania dni ze zdrowiem psychicznym i bądź szczery, kiedy tego potrzebujesz dla siebie.

Pamiętaj, że możesz ciężko pracować i nadal prowadzić satysfakcjonujące życie poza pracą. Tu właśnie pojawia się równowaga. Znajdź własną równowagę i pomóż swojemu zespołowi znaleźć swoje.

Rozwiązuj wyzwania swojego zdalnego zespołu

Praca zdalna wiąże się z szeregiem wyzwań, ale istnieją sposoby na rozwiązanie ich. Hubstaff i Fiverr to dwie platformy, których możesz użyć do rozwiązania wielu wyzwań Twojego zdalnego zespołu.

Skorzystaj z funkcji śledzenia czasu pracy Hubstaff, pomiaru produktywności i zarządzania płacami, aby łatwiej zarządzać zdalnym zespołem. Następnie użyj Fiverr, aby zatrudnić zdalnych ekspertów, którzy pomogą Twojemu zespołowi utrzymać kontrolę nad obciążeniem i konsekwentnie dotrzymywać terminów.