5 provocări comune ale echipei de la distanță și cum să le faceți față

O mulțime de echipe au mers la distanță ca răspuns la pandemie și multora le-a plăcut suficient de mult încât să continue să lucreze de la distanță de atunci. Există încă o mulțime de provocări de rezolvat în timp ce echipa ta se adaptează la munca de la distanță. Dacă ai avut câteva sughițuri, nu ești singur. Din fericire, puteți depăși toate aceste provocări și puteți beneficia pe deplin de beneficiile lucrului de la distanță.

În această postare, vom discuta cele mai frecvente cinci provocări legate de munca de la distanță. Apoi, vă vom spune cum să le abordați.

1. Comunicare

Hubstaff este o platformă de gestionare a forței de muncă care oferă dovada muncii, urmărirea timpului și gestionarea salariilor atât echipelor din birou, cât și celor de la distanță. Potrivit Raportului său de management al proiectelor din 2021, lipsa de comunicare este cea mai mare provocare pentru gestionarea muncii de la distanță.

Echipele aflate la distanță au mai puține oportunități de a comunica. Când comunică, de obicei folosesc mai multe instrumente, cum ar fi Zoom, Skype și Slack.

Datorită dependenței lor de mai multe instrumente de comunicare, comunicarea lor este adesea dispersată și dezorganizată. Acest lucru poate duce la neînțelegeri și pierderi de timp din cauza lipsei sau a informațiilor secrete.

Dificultățile de comunicare pot fi mai pronunțate pentru echipele care lucrează cu program flexibil. Managerii se luptă adesea să-i țină pe toți pe aceeași pagină atunci când membrii echipei încep și își încheie schimburile în momente diferite.

Cum să o rezolvi:

Începeți prin a stabili așteptări pentru comunicarea în echipă. Informați membrii echipei ce fel de comportament este de așteptat atunci când comunică cu restul echipei, inclusiv:

• Cât de repede ar trebui să răspundă la mesaje
• Dacă ar trebui să fie disponibile pentru comunicare în anumite momente ale zilei
• Cum să gestionați comunicarea cu membrii echipei care lucrează în diferite fusuri orare
  

În plus, încurajați membrii echipei să comunice excesiv. Acest lucru va ajuta la evitarea neînțelegerilor și a incertitudinilor, precum și a preveni ca membrii echipei să fie nevoiți să refacă munca.

Hubstaff își menține echipa globală complet la distanță în comunicare constantă cu un set de reguli simple numit Manifest de comunicare. Este un document scris care stabilește reguli clare despre cum și când să discutăm lucrurile cu colegii de echipă.

Manifestul de comunicare funcționează pentru că este ușor de înțeles. Toată lumea din echipă îl poate folosi ca referință rapidă pentru a perfecționa regulile, iar managerii îl folosesc pentru a reaminti subordonaților lor direcți ce se așteaptă de la ei.

Când implementați reguli noi împreună cu echipa dvs., conducerea ar trebui să fie pregătită să întărească acele reguli frecvent. La urma urmei, oamenii învață prin repetare.

2. Programare

Echipele care se bazează foarte mult pe munca în ture se pot lupta cu trecerea la un stil de lucru la distanță. Este posibil ca managerii să nu observe că cineva nu este conectat la timp până când nu văd problemele cauzate de acel membru al echipei dispărut, cum ar fi un timp mare de așteptare a apelurilor sau un blocaj de producție.

Chiar dacă echipa ta este 100% de încredere, problemele de programare precum acoperirea neuniformă pot fi mai greu de detectat atunci când toată lumea lucrează de acasă.

O mulțime de echipe de la distanță sunt răspândite în mai multe fusuri orare. În aceste tipuri de echipe, s-ar putea să existe membri ai echipei care își încheie schimburile înainte ca alți oameni din echipă să înceapă chiar pe a lor. Acest lucru poate complica procesul de programare a întâlnirilor și poate face mai dificilă pentru echipă să găsească un moment comun pentru a se întâlni și a colabora.

Alte probleme de programare ar putea arăta astfel:

• Oamenii înregistrează brusc mult mai multe sau mult mai puține ore decât vă așteptați în fiecare săptămână.
• Întâmpinați probleme în a ține evidența când oamenii sunt online și când sunt plecați.
• Tu stabilești programe, dar membrii echipei tale nu le respectă.
  

Dacă vreuna dintre acestea sună familiară, iată ce trebuie să faceți.

Cum să o rezolvi:

Începeți prin a determina cât de multă suprapunere aveți nevoie cu adevărat pentru ca echipa dvs. să funcționeze. Managerii tind să accentueze prea mult comunicarea în timp real atunci când o abordare asincronă este adesea mai productivă.

Flexibilitatea este unul dintre cele mai mari puncte forte ale lucrului de la distanță, dar este nevoie de unele ajustări la stilul tău de conducere pentru a-l face corect.

Comunicarea implicită este asincronă utilizând instrumente precum Slack. Țineți întâlniri doar dacă sunt absolut necesare.

Majoritatea echipelor au oricum prea multe întâlniri. Înainte de a vă programa următoarea, gândiți-vă dacă problema pe care doriți să o discutați necesită o întâlnire. Este ceva care ar putea fi rezolvat printr-un e-mail sau un mesaj Slack? Dacă este, chiar nu este nevoie să organizezi o întâlnire.

Pe de altă parte, dacă decideți că o întâlnire este necesară, asigurați-vă că invitați doar acele persoane care trebuie să fie acolo. Nu este nevoie ca întreaga echipă să participe la o întâlnire dacă subiectul se referă doar la trei sau patru persoane.

Alte probleme de programare provin din lipsa de vizibilitate. Utilizați software-ul pentru a vă anunța când membrii echipei dvs. încep și termină turele. Un instrument software grozav vă poate spune, de asemenea, când membrii echipei sunt inactivi mai mult decât vă așteptați în timpul orelor de lucru și poate crea automat foi de pontaj și procesa salariile pe baza datelor înregistrate.

3. Managementul volumului de muncă

Este ușor să vezi când cineva este copleșit sau subutilizat atunci când lucrezi în același birou cu el. Când oamenii lucrează de la distanță, poate fi mai greu de înțeles cum se descurcă membrii echipei și dacă sunt capabili să-și facă față sarcinii de lucru.

Aceasta poate deveni o problemă mai mare dacă membrii echipei dvs. nu sunt proactivi în a discuta despre volumul lor de muncă și în a comunica riscul de a ne pierde termenele limită.

Un volum de muncă echilibrat înseamnă că toată lumea din echipă contribuie și nimeni nu are prea mult sau prea puțin de lucru. Oricât de simplu pare, acest tip de echilibru nu este automat. Este nevoie de un management constant pentru a vă asigura că distribuiți sarcinile în mod echitabil și că vă folosiți resursele cu înțelepciune.

La fel ca întreruperea comunicării, un dezechilibru al volumului de muncă poate afecta drastic productivitatea echipei tale.

Problemele legate de volumul de muncă pot provoca, de asemenea, un stres suplimentar în echipa ta. Când cineva simte că poartă mult mai multă greutate decât colegii de echipă, poate experimenta epuizare sau simte că este profitat de el.

Remedierea acestei probleme are două părți: identificarea problemei, apoi echilibrarea volumului de lucru.

Cum să o rezolvi:

Instrumentele de urmărire a timpului și de gestionare a proiectelor, cum ar fi Hubstaff și Hubstaff Tasks, vă pot ajuta să rămâneți mai ușor la curent cu volumul de lucru al echipei de la distanță. Urmăriți numărul de sarcini atribuite fiecărei persoane, munca care este în curs și timpul necesar fiecărui membru al echipei pentru a termina o lucrare.

Aceste instrumente vă vor ajuta să înțelegeți ce fac membrii echipei în timpul orelor de lucru și de cât timp au nevoie pentru a-și parcurge listele de sarcini. De asemenea, este mai ușor să reechilibrați sarcinile de lucru atunci când folosiți tehnologia pentru a ajuta.

Într-un instrument bun de gestionare a sarcinilor, puteți schimba membrul echipei atribuit unei sarcini și este ușor pentru ei să ajungă din urmă, deoarece istoricul este totul într-un singur loc. Folosiți-vă datele de urmărire a timpului pentru a vă ajuta să planificați din timp și să vă asigurați că fiecare persoană are suficient spațiu pentru a-și ocupa o nouă muncă.

În plus, nu te sfii să lucrezi cu liber profesioniști. Vor exista momente în care echipa dvs. de la distanță nu va putea să se ocupe singură de toată munca care trebuie făcută, fie din cauza unei planificări proaste, fie din cauza unor circumstanțe neprevăzute.

În aceste situații, utilizați Fiverr pentru a găsi experți cărora le puteți externaliza sarcini și proiecte.

Uneori, pur și simplu veți avea mai multă muncă decât aveți timp de finalizat. De aceea, stabilirea priorităților este atât de vitală. Comunicați clar prioritatea fiecărei sarcini și proiect, astfel încât membrii echipei dvs. de la distanță să poată aborda mai întâi cele mai importante lucruri.

4. Construirea încrederii

Dezvoltarea încrederii în cadrul companiei dumneavoastră necesită timp, concentrare și multă muncă, chiar dacă lucrați în același birou cu colegii dvs. de echipă.

Cu mai puține oportunități de interacțiuni sociale între membrii echipei, poate fi mai greu să construiți încredere într-o echipă de la distanță.

Cu toate acestea, este esențial să construiți încredere cu echipa dvs. distribuită. Fără ea, te vei lupta să construiești cultura și să-ți menții oamenii implicați.

Oamenii care lucrează în echipe de mare încredere experimentează mai puțin stres și au mai multă energie la locul de muncă. De asemenea, sunt mai productivi și iau mai puține zile de boală.

Cum să o rezolvi:

Organizați activități virtuale de teambuilding în care membrii echipei se pot relaxa, se pot distra și interacționa între ei într-un cadru casual. Câteva exemple includ happy hour virtual, seri de film și chestionare cu trivia.

Hubstaff a înregistrat un mare succes în organizarea de retrageri virtuale pentru echipe. Acestea sunt evenimente online care durează între una și trei zile, timp în care membrii echipei participă împreună la o serie de activități distractive.

La ultima retragere virtuală a companiei, membrii echipei s-au învățat reciproc cum să gătească mâncăruri gustoase, au concurat în jocuri multiplayer online și au avut chiar o petrecere Murder Mystery.

Aceste interacțiuni sociale sunt importante pentru a construi relații reale. Dar ei sunt doar începutul.

Încrederea vine din fiabilitate. Trebuie să demonstrezi că ești de încredere, iar asta înseamnă că faci ceea ce spui că vei face, te descurci când oamenii cer ajutor și acționezi tot timpul în interesul echipei tale.

Dacă există deja un anumit prejudiciu în ceea ce privește încrederea în echipa ta, începe prin a crea o modalitate prin care oamenii să comunice cu tine în mod anonim. Hubstaff folosește Officevibe pentru asta.

Apoi, acționează rapid și hotărât asupra feedback-ului pe care îl primești. Echipa dvs. trebuie să vadă că vă pasă de bunăstarea și succesul lor și poate fi necesar să depuneți un efort suplimentar în acest sens în timp ce reparați daunele anterioare.

5. Menținerea echilibrului dintre viața profesională și viața privată

Când oamenii lucrează de acasă, limita dintre timpul de lucru și timpul liber poate deveni neclară. Acest lucru poate duce la suprasolicitarea membrilor echipei și la lipsa echilibrului dintre viața profesională și viața privată.

Deși s-ar putea să nu pară o problemă majoră dacă echipa ta investește mai multe ore, acest obicei crește riscul de epuizare, deoarece face ca echipa ta să simtă că nu se poate deconecta niciodată de la locul de muncă.

În timpul pandemiei, o plângere comună în timpul tranzițiilor de la distanță cu stres ridicat a fost că se simțea mai mult ca a trăi la serviciu decât a munci de acasă.

Cei care își verifică e-mailurile în afara orelor de program, se opresc pentru a face câteva lucruri după cină sau lucrează până târziu în noapte, riscă mai mult să devină dependenti de muncă. Dependența de muncă este o problemă serioasă și poate cauza atât probleme de sănătate fizică, cât și psihică. De asemenea, poate avea un impact negativ asupra productivității și satisfacției în muncă a membrilor echipei.

Dacă observi că primești o mulțime de mesaje în afara orelor normale de lucru sau dacă intri pentru a descoperi că unii oameni și-au petrecut seara la birou în loc să se bucure de timpul lor personal, ar trebui să te gândești la cum să îmbunătățești echilibrul dintre viața profesională și cea privată a companiei tale.

Cum să o rezolvi:

Începeți prin a încuraja membrii echipei să-și ia timp liber. Multe perioade de vacanță ajung să fie nefolosite, așa că companiile ar putea face cu siguranță mai mult pentru a încuraja angajații să-și consume zilele de vacanță.

O modalitate de a determina echipa să-și ia concediu este să stabiliți un termen limită pentru cererile de concediu. Acest lucru ar trebui să-i oblige pe membrii echipei să își rezerve un timp liber cât mai curând posibil. De asemenea, puteți lua în considerare limitarea sau interzicerea transferului timpului de vacanță.

O altă modalitate de a ajuta membrii echipei să aibă un echilibru mai sănătos dintre viața profesională și viața privată este de a oferi un program de lucru flexibil. Acest lucru va permite echipei dvs. să-și planifice ziua într-un mod care funcționează mai bine pentru ei. De asemenea, le va permite să lucreze în acele momente în care sunt cei mai productivi.

Cel mai important, dați singur exemplul.

Nu trimiteți e-mailuri în afara orelor de lucru. În schimb, programează-le să trimită luni dimineața sau ori de câte ori acea persoană este programată să se întoarcă la serviciu.

Fă-ți timp liber și vorbește despre lucrurile distractive pe care le-ai făcut în vacanță. Încurajează-i pe oameni să-și ia zile de sănătate mintală și să fie sinceri atunci când ai nevoie de unul pentru tine.

Amintiți-vă, puteți munci din greu și încă aveți o viață împlinită în afara muncii. Aici intervine echilibrul. Găsește-ți propriul echilibru și ajută-ți echipa să-l găsească pe al lor.

Rezolvați provocările echipei de la distanță

Lucrarea la distanță are setul său de provocări, dar există moduri în care acestea pot fi abordate. Hubstaff și Fiverr sunt două platforme pe care le poți folosi pentru a rezolva o serie de provocări ale echipei tale de la distanță.

‍
Profitați de funcțiile Hubstaff de urmărire a timpului, de măsurare a productivității și de gestionare a salariilor pentru a vă gestiona mai ușor echipa de la distanță. Apoi, utilizați Fiverr pentru a angaja experți de la distanță care vă vor ajuta echipa să rămână la curent cu volumul de muncă și să respecte în mod constant termenele limită.