5 défis courants d'équipe à distance et comment les gérer

De nombreuses équipes se sont éloignées en réponse à la pandémie, et beaucoup l'ont suffisamment appréciée pour continuer à travailler à distance depuis lors. Il y a encore beaucoup de défis à relever pendant que votre équipe s'adapte au travail à distance. Si vous avez eu quelques hoquets, vous n'êtes pas seul. Heureusement, vous pouvez surmonter tous ces défis et profiter pleinement des avantages du travail à distance.

Dans cet article, nous aborderons les cinq défis les plus courants liés au travail à distance. Ensuite, nous vous dirons comment les aborder.

1. Communications

Hubstaff est une plateforme de gestion des effectifs qui fournit une preuve de travail, un suivi du temps et une gestion de la paie aux équipes au bureau et à distance. Selon son rapport de gestion de projet 2021, le manque de communication est le plus grand défi de la gestion du travail à distance.

Les équipes distantes ont moins d'occasions de communiquer. Lorsqu'ils communiquent, ils utilisent généralement plusieurs outils, tels que Zoom, Skype et Slack.

En raison de leur dépendance à de multiples outils de communication, leur communication est souvent dispersée et désorganisée. Cela peut entraîner des malentendus et une perte de temps en raison d'informations manquantes ou cloisonnées.

Les difficultés de communication peuvent être plus prononcées pour les équipes qui ont des horaires flexibles. Les managers ont souvent du mal à garder tout le monde sur la même longueur d'onde lorsque les membres de l'équipe commencent et terminent leurs quarts de travail à des moments différents.

Comment y remédier :

Commencez par définir les attentes en matière de communication d'équipe. Informez les membres de l'équipe du type de comportement attendu lors de la communication avec le reste de l'équipe, notamment :

• À quelle vitesse doivent-ils répondre aux messages
• S'ils doivent être disponibles pour communiquer à certains moments de la journée
• Comment gérer la communication avec les membres de l'équipe qui travaillent dans des fuseaux horaires différents
  

De plus, encouragez les membres de l'équipe à trop communiquer. Cela aidera à éviter les malentendus et les incertitudes, ainsi qu'à éviter aux membres de l'équipe d'avoir à refaire le travail.

Hubstaff maintient son équipe mondiale entièrement distante en communication constante avec un ensemble de règles simples appelées Manifeste de communication. Il s'agit d'un document écrit qui établit des règles claires sur la façon et le moment de discuter de choses avec des coéquipiers.

Le Manifeste de la communication fonctionne parce qu'il est facile à comprendre. Tous les membres de l'équipe peuvent l'utiliser comme référence rapide pour approfondir les règles, et les managers l'utilisent pour rappeler à leurs subordonnés directs ce qu'on attend d'eux.

Lorsque vous mettez en œuvre de nouvelles règles avec votre équipe, la direction doit être prête à renforcer ces règles fréquemment. Les gens apprennent par la répétition, après tout.

2. Planification

Les équipes qui dépendent fortement du travail posté peuvent avoir du mal à passer à un style de travail à distance. Les responsables peuvent ne pas remarquer que quelqu'un n'est pas connecté à temps jusqu'à ce qu'ils voient les problèmes causés par ce membre de l'équipe manquant, comme un temps d'attente d'appel énorme ou un goulot d'étranglement de production.

Même si votre équipe est fiable à 100 %, les problèmes de planification tels que la couverture inégale peuvent être plus difficiles à détecter lorsque tout le monde travaille à domicile.

De nombreuses équipes distantes sont réparties sur plusieurs fuseaux horaires. Dans ces types d'équipes, il peut y avoir des membres de l'équipe qui terminent leur quart de travail avant même que d'autres personnes de l'équipe ne commencent le leur. Cela peut compliquer le processus de planification des réunions et rendre plus difficile pour l'équipe de trouver un moment commun pour se rencontrer et collaborer.

D'autres problèmes de planification peuvent ressembler à ceci :

• Les gens enregistrent soudainement beaucoup plus ou beaucoup moins d'heures que prévu chaque semaine.
• Vous avez du mal à savoir quand les gens sont en ligne et quand ils sont absents.
• Vous définissez des horaires, mais les membres de votre équipe ne les suivent pas.
  

Si l'un de ces éléments vous semble familier, voici ce qu'il faut faire.

Comment y remédier :

Commencez par déterminer le degré de chevauchement dont vous avez vraiment besoin pour que votre équipe fonctionne. Les managers ont tendance à trop insister sur la communication en temps réel alors qu'une approche asynchrone est souvent plus productive.

La flexibilité est l'une des plus grandes forces du travail à distance, mais il faut ajuster votre style de leadership pour bien faire les choses.

Par défaut, communication asynchrone à l'aide d'outils tels que Slack. N'organisez des réunions que si elles sont absolument nécessaires.

La plupart des équipes ont trop de réunions, de toute façon. Avant de planifier votre prochaine réunion, demandez-vous si le problème dont vous souhaitez discuter nécessite une réunion. Est-ce quelque chose qui pourrait être résolu par un e-mail ou un message Slack ? Si c'est le cas, vous n'avez vraiment pas besoin d'organiser une réunion.

D'un autre côté, si vous décidez qu'une réunion est nécessaire, assurez-vous de n'inviter que les personnes qui doivent y être. Il n'est pas nécessaire que toute l'équipe assiste à une réunion si le sujet ne concerne que trois ou quatre personnes.

D'autres problèmes de planification proviennent d'un manque de visibilité. Utilisez un logiciel pour vous avertir du début et de la fin des quarts de travail des membres de votre équipe. Un excellent outil logiciel peut également vous dire quand les membres de l'équipe sont inactifs plus longtemps que prévu pendant leurs heures de travail, et il peut créer automatiquement des feuilles de temps et traiter la paie en fonction des données enregistrées.

3. Gestion de la charge de travail

Il est facile de voir quand quelqu'un est débordé ou sous-utilisé lorsque vous travaillez dans le même bureau qu'eux. Lorsque les gens travaillent à distance, il peut être plus difficile de comprendre comment vont les membres de l'équipe et s'ils sont capables de gérer leur charge de travail.

Cela peut devenir un problème plus important si les membres de votre équipe ne sont pas proactifs dans la discussion de leur charge de travail et la communication du risque de dépassement des délais.

Une charge de travail équilibrée signifie que tous les membres de l'équipe contribuent et que personne n'a trop ou trop peu de travail à faire. Aussi simple que cela puisse paraître, ce type d'équilibre n'est pas automatique. Il faut une gestion constante pour s'assurer que vous répartissez les tâches équitablement et que vous utilisez vos ressources à bon escient.

Tout comme les pannes de communication, un déséquilibre de la charge de travail peut avoir un impact considérable sur la productivité de votre équipe.

Les problèmes de charge de travail peuvent également causer un stress supplémentaire dans votre équipe. Lorsqu'une personne a l'impression de porter beaucoup plus de poids que ses coéquipiers, elle peut s'épuiser ou avoir l'impression d'être exploitée.

La résolution de ce problème comporte deux parties : repérer le problème, puis équilibrer la charge de travail.

Comment y remédier :

Les outils de suivi du temps et de gestion de projet comme Hubstaff et Hubstaff Tasks peuvent vous aider à maîtriser plus facilement la charge de travail de votre équipe distante. Gardez un œil sur le nombre de tâches assignées à chaque personne, le travail en cours et le temps nécessaire à chaque membre de l'équipe pour terminer un travail.

Ces outils vous aideront à comprendre ce que font les membres de l'équipe pendant les heures de travail et combien de temps ils ont besoin pour parcourir leurs listes de tâches. Il est également plus facile de rééquilibrer les charges de travail lorsque vous utilisez la technologie pour vous aider.

Dans un bon outil de gestion des tâches, vous pouvez changer le membre de l'équipe affecté à une tâche, et il est facile pour eux de rattraper leur retard car l'historique est au même endroit. Utilisez vos données de suivi du temps pour vous aider à planifier à l'avance et assurez-vous que chaque personne dispose de suffisamment d'espace pour entreprendre de nouvelles tâches.

De plus, n'hésitez pas à travailler avec des indépendants. Il y aura des moments où votre équipe distante ne sera pas en mesure de gérer elle-même tout le travail qui doit être fait, que ce soit en raison d'une mauvaise planification ou de circonstances imprévues.

Dans ces situations, utilisez Fiverr pour trouver des experts à qui vous pouvez sous-traiter des tâches et des projets.

Parfois, vous aurez simplement plus de travail que vous n'avez le temps d'accomplir. C'est pourquoi il est si vital d'établir des priorités. Communiquez clairement la priorité de chaque tâche et projet afin que les membres de votre équipe à distance puissent s'attaquer d'abord aux choses les plus importantes.

4. Bâtir la confiance

Développer la confiance au sein de votre entreprise demande du temps, de la concentration et beaucoup de travail, même si vous travaillez dans le même bureau que vos coéquipiers.

Avec moins d'opportunités d'interactions sociales entre les membres de l'équipe, il peut être plus difficile d'établir la confiance dans une équipe distante.

Cependant, il est crucial d'établir une relation de confiance avec votre équipe distribuée. Sans cela, vous aurez du mal à créer une culture et à maintenir l'engagement de vos collaborateurs.

Les personnes qui travaillent dans des équipes de confiance vivent moins de stress et ont plus d'énergie au travail. Ils sont également plus productifs et prennent moins de jours de maladie.

Comment y remédier :

Organisez des activités de consolidation d'équipe virtuelles où les membres de l'équipe peuvent se détendre, s'amuser et interagir les uns avec les autres dans un cadre décontracté. Certains exemples incluent l'happy hour virtuel, les soirées cinéma et les jeux-questionnaires.

Hubstaff a connu un grand succès en organisant des retraites d'équipe virtuelles. Ce sont des événements en ligne qui durent de un à trois jours, au cours desquels les membres de l'équipe participent ensemble à un certain nombre d'activités amusantes.

Lors de la dernière retraite virtuelle de l'entreprise, les membres de l'équipe se sont appris à cuisiner de délicieux repas, ont participé à des jeux multijoueurs en ligne et ont même organisé une soirée Murder Mystery.

Ces interactions sociales sont importantes pour construire de vraies relations. Mais ce n'est qu'un début.

La confiance vient de la fiabilité. Vous devez prouver que vous êtes digne de confiance, ce qui signifie que vous faites ce que vous dites que vous ferez, que vous donnez suite lorsque les gens demandent de l'aide et que vous agissez tout le temps dans le meilleur intérêt de votre équipe.

S'il y a déjà des dommages à la confiance dans votre équipe, commencez par créer un moyen pour que les gens puissent communiquer avec vous de manière anonyme. Hubstaff utilise Officevibe pour cela.

Ensuite, agissez sur les commentaires que vous recevez rapidement et de manière décisive. Votre équipe doit voir que vous vous souciez de son bien-être et de son succès, et vous devrez peut-être déployer des efforts supplémentaires pour réparer les dommages antérieurs.

5. Maintenir l'équilibre travail-vie personnelle

Lorsque les gens travaillent à domicile, la frontière entre le temps de travail et le temps libre peut devenir floue. Cela peut entraîner une surcharge de travail des membres de l'équipe et un manque d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Bien que cela ne semble pas être un gros problème si votre équipe consacre plus d'heures, cette habitude augmente le risque d'épuisement professionnel, car elle donne à votre équipe l'impression qu'elle ne pourra jamais se débrancher et s'éloigner du travail.

Pendant la pandémie, une plainte courante lors des transitions à distance très stressantes était que cela ressemblait plus à vivre au travail qu'à travailler à domicile.

Ceux qui consultent leurs e-mails en dehors des heures de travail, s'arrêtent pour faire quelques choses après le dîner ou travaillent tard dans la nuit sont plus à risque de devenir des bourreaux de travail. La dépendance au travail est un problème grave et peut causer des problèmes de santé physique et mentale. Cela peut également avoir un impact négatif sur la productivité et la satisfaction au travail des membres de l'équipe.

Si vous remarquez que vous recevez beaucoup de messages en dehors des heures normales de bureau ou si vous constatez que certaines personnes ont passé la soirée à leur bureau au lieu de profiter de leur temps personnel, vous devriez réfléchir à la manière d'améliorer l'équilibre travail-vie personnelle de votre entreprise.

Comment y remédier :

Commencez par encourager les membres de l'équipe à prendre des congés. Une grande partie du temps de vacances finit par être inutilisée, de sorte que les entreprises pourraient certainement faire plus pour encourager les employés à utiliser leurs jours de vacances.

Une façon d'amener votre équipe à prendre du temps est de fixer une date limite pour les demandes de congé. Cela devrait obliger les membres de l'équipe à réserver du temps libre dès que possible. Vous pouvez également envisager de limiter ou d'interdire le report des vacances.

Une autre façon d'aider les membres de l'équipe à avoir un équilibre travail-vie plus sain est d'offrir des horaires de travail flexibles. Cela permettra à votre équipe de planifier sa journée d'une manière qui lui convient le mieux. Cela leur permettra également de travailler pendant les périodes où ils sont les plus productifs.

Surtout, donnez vous-même l'exemple.

N'envoyez pas d'e-mails en dehors des heures de travail. Planifiez plutôt leur envoi le lundi matin ou chaque fois que cette personne doit retourner au travail.

Prenez du temps et parlez des choses amusantes que vous avez faites pendant vos vacances. Encouragez les gens à prendre des journées de santé mentale et soyez honnête lorsque vous en avez besoin pour vous-même.

N'oubliez pas que vous pouvez travailler dur et avoir une vie épanouie en dehors du travail. C'est là qu'intervient l'équilibre. Trouvez votre propre équilibre et aidez votre équipe à trouver le sien.

Résolvez les défis de votre équipe à distance

Le travail à distance a son lot de défis, mais il existe des moyens de les relever. Hubstaff et Fiverr sont deux plates-formes que vous pouvez utiliser pour résoudre un certain nombre de défis de votre équipe à distance.

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