5 個常見的遠程團隊挑戰以及如何應對

許多團隊為了應對這一流行病而進行了遠程工作，許多人都非常喜歡它，從那時起就可以繼續遠程工作。 當您的團隊適應遠程工作時，仍有許多挑戰需要解決。 如果你有過幾次打嗝，你並不孤單。 幸運的是，您可以克服所有這些挑戰並充分享受遠程工作的好處。

在這篇文章中，我們將討論圍繞遠程工作的五個最常見的挑戰。 然後，我們將告訴您如何解決它們。

1. 溝通

Hubstaff 是一個勞動力管理平台，可為辦公室和遠程團隊提供工作證明、時間跟踪和工資管理。 根據其 2021 年項目管理報告，缺乏溝通是管理遠程工作的最大挑戰。

遠程團隊溝通的機會更少。 當他們進行交流時，他們通常會使用多種工具，例如 Zoom、Skype 和 Slack。

由於他們依賴多種溝通工具，他們的溝通往往是分散和雜亂無章的。 由於缺乏或孤立的信息，這可能會導致誤解和浪費時間。

對於靈活安排工作的團隊來說，溝通困難會更加明顯。 當團隊成員在不同的時間開始和結束他們的輪班時，經理們常常很難讓每個人都在同一頁面上。

如何解決：

首先設定團隊溝通的期望。 讓團隊成員知道在與團隊其他成員溝通時期望什麼樣的行為，包括：

• 他們應該以多快的速度回复消息
• 他們是否應該在一天中的某些時間進行交流
• 如何處理與在不同時區工作的團隊成員的溝通
  

此外，鼓勵團隊成員過度溝通。 這將有助於避免誤解和不確定性，並防止團隊成員不得不重做工作。

Hubstaff 使用一組稱為“溝通宣言”的簡單規則與他們完全遠程的全球團隊保持持續溝通。 這是一份書面文件，就如何以及何時與隊友討論事情制定了明確的規則。

溝通宣言之所以有效，是因為它易於理解。 團隊中的每個人都可以用它作為快速參考來複習規則，經理們用它來提醒他們的直接下屬對他們的期望。

當您與團隊一起實施新規則時，領導層應該準備好經常強化這些規則。 畢竟，人們通過重複學習。

2. 調度

嚴重依賴輪班工作的團隊可能會在轉向遠程工作方式時遇到困難。 經理們可能不會注意到有人沒有按時登錄，直到他們看到由缺少的團隊成員引起的問題，例如巨大的呼叫等待時間或生產瓶頸。

即使您的團隊是 100% 可靠的，但當每個人都在家工作時，可能更難發現諸如覆蓋不均等調度問題。

許多遠程團隊分佈在多個時區。 在這些類型的團隊中，可能有團隊成員在團隊中的其他人開始輪班之前就結束了輪班。 這會使安排會議的過程複雜化，並使團隊更難找到共同的時間來開會和協作。

其他調度問題可能如下所示：

• 人們突然每週記錄的時間比您預期的多或少得多。
• 您無法跟踪人們何時在線以及何時離開。
• 您設置了時間表，但您的團隊成員不遵守它們。
  

如果其中任何一個聽起來很熟悉，這就是如何處理它。

如何解決：

首先確定您的團隊真正需要多少重疊才能發揮作用。 當異步方法通常更有效率時，管理人員往往會過分強調實時通信。

靈活性是遠程工作的最大優勢之一，但需要對您的領導風格進行一些調整才能使其正確。

默認使用 Slack 等工具進行異步通信。 僅在絕對必要時舉行會議。

無論如何，大多數團隊的會議太多了。 在安排下一個之前，請考慮您要討論的問題是否需要開會。 是否可以通過電子郵件或 Slack 消息解決？ 如果是這樣，你真的沒有必要組織會議。

另一方面，如果您確實決定有必要開會，請確保只邀請那些需要參加的人。 如果話題只涉及三四個人，則不需要整個團隊參加會議。

其他調度問題來自缺乏可見性。 使用軟件在您的團隊成員開始和結束輪班時通知您。 一個出色的軟件工具還可以告訴您團隊成員在工作時間內的空閒時間比您預期的時間長，並且它可以自動創建時間表並根據記錄的數據處理工資單。

3. 工作量管理

當您與他們在同一個辦公室工作時，很容易看出某人何時不堪重負或未充分利用。 當人們遠程工作時，可能更難了解團隊成員的工作方式以及他們是否能夠處理他們的工作量。

如果您的團隊成員不主動討論他們的工作量並傳達錯過最後期限的風險，這可能會成為一個更大的問題。

平衡的工作量意味著團隊中的每個人都在做出貢獻，沒有人有太多或太少的工作要做。 聽起來很簡單，這種平衡不是自動的。 需要持續的管理來確保您公平地分配任務並明智地使用您的資源。

就像溝通中斷一樣，工作負載不平衡會極大地影響團隊的生產力。

工作量問題也會給您的團隊帶來額外的壓力。 當有人覺得他們比隊友承受更多的重量時，他們可能會感到倦怠或覺得自己被利用了。

解決這個問題有兩個部分：發現問題，然後平衡工作量。

如何解決：

Hubstaff 和 Hubstaff Tasks 等時間跟踪和項目管理工具可以幫助您更輕鬆地掌控遠程團隊的工作量。 密切關注分配給每個人的任務數量、正在進行的工作以及每個團隊成員完成工作所需的時間。

這些工具將幫助您了解團隊成員在工作時間內做什麼，以及他們需要多少時間來完成他們的待辦事項。 當您使用技術提供幫助時，重新平衡工作負載也更容易。

在一個好的任務管理工具中，您可以更改分配給任務的團隊成員，並且他們很容易趕上，因為歷史記錄都在一個地方。 使用您的時間跟踪數據來幫助您提前計劃並確保每個人都有足夠的空間來承擔新的工作。

此外，不要迴避與自由職業者合作。 有時您的遠程團隊將無法處理需要自己完成的所有工作，無論是由於計劃不周還是意外情況。

在這些情況下，使用 Fiverr 尋找可以將任務和項目外包給他們的專家。

有時，您的工作量會比您有時間完成的要多。 這就是為什麼設置優先級如此重要的原因。 清楚地傳達每個任務和項目的優先級，以便您的遠程團隊成員可以首先處理最重要的事情。

4. 建立信任

在公司內部建立信任需要時間、專注和大量工作，即使您與隊友在同一個辦公室工作。

由於團隊成員之間社交互動的機會越來越少，因此很難在遠程團隊中建立信任。

但是，與分佈式團隊建立信任至關重要。 沒有它，您將難以建立文化並保持員工的參與度。

在高度信任的團隊中工作的人壓力更小，工作精力也更多。 他們的工作效率也更高，請病假的天數也更少。

如何解決：

組織虛擬團隊建設活動，團隊成員可以在休閒環境中放鬆、玩樂並相互交流。 一些示例包括虛擬歡樂時光、電影之夜和瑣事測驗。

Hubstaff 在組織虛擬團隊務虛會方面取得了巨大成功。 這些是持續一到三天的在線活動，在此期間，團隊成員一起參加了許多有趣的活動。

在公司的最後一次虛擬靜修中，團隊成員互相教如何烹製可口的飯菜，參加在線多人遊戲，甚至還舉辦了謀殺之謎派對。

這些社交互動對於建立真正的關係很重要。 但他們只是一個開始。

信任來自可靠性。 你必須證明你是值得信賴的，這意味著你會按照你說的去做，當人們尋求幫助時你會堅持到底，並且始終以團隊的最大利益行事。

如果您對團隊的信任已經受到損害，請首先創建一種讓人們匿名與您交流的方式。 Hubstaff 為此使用 Officevibe。

然後，迅速果斷地根據收到的反饋採取行動。 您的團隊需要看到您關心他們的幸福和成功，您可能需要在修復之前的損壞時付出額外的努力。

5. 保持工作與生活的平衡

當人們在家工作時，工作時間和空閒時間之間的界限會變得模糊。 這可能會導致團隊成員過度勞累和缺乏工作與生活的平衡。

雖然如果您的團隊投入更多時間似乎不是什麼大問題，但這種習慣會增加倦怠的風險，因為它會讓您的團隊覺得他們永遠無法擺脫工作的束縛。

在大流行期間，高壓力遠程過渡期間的一個常見抱怨是，感覺更像是在工作中生活，而不是在家工作。

那些在下班時間查看電子郵件、晚餐後停下來做幾件事情或工作到深夜的人更有可能成為工作狂。 工作成癮是一個嚴重的問題，會導致身心健康問題。 它還可能對團隊成員的生產力和工作滿意度產生負面影響。

如果您注意到您在正常工作時間之外收到了很多消息，或者您進來發現有些人晚上在辦公桌前度過，而不是享受他們的個人時間，您應該考慮如何改善公司的工作與生活平衡。

如何解決：

首先鼓勵團隊成員請假。 很多假期最終都被閒置了，所以公司肯定可以做更多的事情來鼓勵員工用完他們的假期。

讓您的團隊休假的一種方法是為休假請求設置截止日期。 這應該會迫使團隊成員盡快預訂一些休假時間。 您還可以考慮限製或禁止休假時間翻轉。

幫助團隊成員實現更健康的工作與生活平衡的另一種方法是提供靈活的工作時間。 這將使您的團隊能夠以更適合他們的方式計劃他們的一天。 這也將使他們能夠在他們最有效率的時候工作。

最重要的是，自己樹立榜樣。

不要在非工作時間發送電子郵件。 相反，請安排他們在星期一早上或該人計劃返回工作時發送。

抽出時間談談你在假期中所做的有趣的事情。 鼓勵人們參加心理健康日，並在​​您需要自己的時候誠實。

請記住，您可以努力工作，但在工作之外仍然可以過上充實的生活。 這就是平衡的來源。找到你自己的平衡並幫助你的團隊找到他們的平衡。

解決您的遠程團隊的挑戰

遠程工作有其一系列挑戰，但有一些方法可以解決這些挑戰。 Hubstaff 和 Fiverr 是您可以用來解決許多遠程團隊挑戰的兩個平台。

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利用 Hubstaff 時間跟踪、生產力衡量和工資管理功能更輕鬆地管理您的遠程團隊。 然後，使用 Fiverr 聘請遠程專家，幫助您的團隊掌握工作量並始終如一地按時完成任務。